外贸信函新手段

一、网上传真

随着我国进出口贸易的迅速发展，数额巨大的国际传真费用已成为许多企业的负担。随着因特网（Internet）商务应用在全球如火如荼地展开，其应用领域也不断翻新。因特网对传统电信服务的挑战已显而易见，电子邮件尽管价格低廉且迅速便捷，但使用起来仍不如传真机方便，而且许多外贸人员也习惯了使用传真进行信函谈判。于是一项新的业务——网上传真便诞生了。

网上传真的技术原理是客户将传真文件传送到网上的传真服务器，再由传真器转发到你欲发往收件人的传真机。网上传真将传真机使用便捷和普及的特点与因特网低成本的特点充分结合，给广大贸易人员提供了既经济又有效的商务信函方式。它具有以下一些特点：

1.费用更低。网上传真充分利用了因特网低成本路径和几乎通达全球的特点，利用电话线路向美国发送国际传真每分钟需18元人民币左右，而用网上传真每分钟仅需1.5元人民币左右，可节省费用90%以上。

2.传真内容更清晰。目前我们正处在由模拟时代向数字时代过渡的阶段。网上传真将传真内容的模拟信号转化为数字信号传输，因而传真内容更为清晰。

3.内容保密性更强。传真过程全由网路操作，内容保密性比传统传真有所增强。

4.业务成本管理更容易。对于网上传真目前许多公司采用账户方式，费用可落实到每一个业务员，从而使得企业更容易对业务成本及效益进行核算，作好成本控制。

目前在网上传真服务领域，美国仍处于领先地位，拥有大量的传真服务器，竞争也十分激烈，传真费率正在逐步调低，甚至还有完全免费的服务。网上传真方式目前有电子邮件方式、桌面直接发送方式、使用传真机发送方式等。对于我国绝大多数商贸业务人员来说使用传真机发送方式是简单的事。

美国Faxaway公司（网址：http://www.faxaway.com）提供电子邮件传真服务，服务范围广达200多个国家和地区，主页有多个语言版本。Faxaway对于新用户赠送5美元免费传真，只要在E-mail收件人处采用以下格式发传真：国家区号＋地方区号＋收信人传真号@faxaway.com.Faxaway以60秒为基本收费单位，超过60秒，每6秒为一个计费单位，一般一个2～3页文件大约需要用60秒的时间来发送。

我国的“中国黄页”（Chinapages）（网址：http://www.chinapages.com）是国内最早从事因特网商务应用开发的企业之一，最近也开发了互联网传真系统（FIF），其传真服务器设在美国。你只要购买了该公司的FIF传真卡便可得到一个个人账户，你就可以在任何一台传真机上发送网上传真。杭州FIF营运中心推出第一天就开出了30多个账户，客户遍及浙江、安徽、山东、新疆、广东、辽宁等省份。浙江外贸大户如浙江中大集团（中大股份）等已成为其忠实客户。

当然，尽管网上传真同网上电子商务一样也仍存在安全问题，但广泛运用网上传真的潮流是不可改变的。

二、用电脑收发传真

前些日子，还有“办公虫子”在问到哪里去找收发传真的软件，其实到了WIN2000，细心的用户会发现在其中新增加了发送、接收传真功能。所谓在WIN2000中收发传真，是指利用计算机和具有FAX功能的Modem以及电话线来实现传真的收发。在WIN2000中有两种收发传真的方法：一种是用“开始/程序/附件/通讯/传真”项中的“发送传真首页”命令；另一种是在文档编辑软件中执行：文件/打印（打印机选择为FAX）。下面我们来看一下它的具体操作方法：

1.用“发送传真首页”方法发送传真

在发送传真前，首先应该在控制面板中双击“传真”，进行一些必要的用户基本信息设置，这些你设置的内容都将显示在你发送的传真上。填写完基本信息后，执行“开始/程序/附件/通讯/传真”项中的“发送传真首页”命令，这时会出现发送传真向导界面。点“下一步”，会出现填写收件人名称及对方传真号码页面，再到文本框中收件人的名称，“位置”中选择国家代码（国内发送则选无），“传真号码”后填入接收人的传真号码。点击“下一步”，在“首页模板”中根据需要选择发送传真的模板（WIN2000提供了一般、紧急、参考、机密四个模板），然后在“主题栏”中填写传送传真的正文。完成后，点击“下一步”，选择发送传真的时间可以立即发送，也可以是24小时内的某一时间发送，根据需要选择。点击“下一步”，显示一些基本信息确认无误后，点击“完成”，系统将按你的设置将内容发送给接收人。这一种方法只能发送较少的不带格式的传真内容，如果你发送的内容比较多且包括有表格、图片等信息时就只有通过下一种方法来完成。

2.通过“打印”命令发送传真

将在WPS、PhotoShop等软件中编辑制作的文字图片作为传真发送时，需执行“文件”菜单中的“打印”命令（而不能直接选择工具栏上“打印”按钮），弹出“打印”对话框，在此对话框中选择打印机名称为“FAX”，点击“确定”。计算机就会将当前文件的内容作为传真发送出去。

3.传真的接收

WIN2000默认不接收传真。在接收传真时，需要点击“开始/程序/附件/通讯/传真/传真服务管理”，在左边单击“设备”，然后在右边，用鼠标右击“传真设备”，选择快捷菜单中“接收”，这样才能接收传真。也可以在快捷菜单中选择“属性”，进行应答前响铃次数等更为详细的设置。

三、用E-mail免费收传真

首先，登录互联网，进入http://www.efax.com/这个网址，找到“sign up”，点击进入新用户登记页面，屏幕上会显示“Really，it’s FREE（真的，这是免费的）！”，下面有若干空白项目需要你填写：

1.First Name：

你只需分别填写出你的名字和姓氏即可，例如：Li Ming。

2.“E-mail Address”即要求输入你的电子邮箱地址。需要提醒注意的是，如果你的Fax内容很重要或是用做商务用途，最好填写一个可靠、稳定、快速的邮箱地址；另外，如果你的邮箱是ISP提供给你的收费邮箱，你就应该当心啦！因为即将得到的传真功能会向你的邮箱发送相关内容，且多以图像的形式，字节数较大，一般是几十KB甚至几百KB，而一般来说ISP提供的邮箱容量不会太大，小心ISP邮箱被撑爆！而一旦超出容量，ISP会不客气收取“增容”费的。所以应该经常检查并保持ISP邮箱常空。

3.“Retype E-mail to Confirm”要求你再输入一遍你的E-mail地址，以便确认你的E-mail地址是否正确无误。

4.“Platform”是问你使用的电脑操作系统是什么，是Windows95/98，还是OS2、UNIX等。你的选择一定要正确，因为他会按你填写的操作平台寄给你一个相应版本的实用程序。

5.“E-mail Software”是询问你使用什么E-mail软件，你可从下拉菜单的条目中选出你使用的E-mail软件。

6.“ZIP/Postal Code”需填入你所在地区的邮政编码。

7.“Country”填你的国籍，可从下拉菜单选项中选择一个。

8.“How did you hear about us？”询问你是如何知道服务商的，也可从下拉菜单选项中选出。

填写到这里就算告一段落了。在页面上有两段文字：第一段大意是告诉美国用户一些注意事项，我们可不用理会（除非你和美国用户有来往）；另一段告诉你即将获得的传真号，是属于美国的，没有人向这个号码发送传真时，他必须支付国际长途费用（指用真正意义上的传真机）。当然，如果利用国际互联网的E-mail to Fax功能就不必如此破费了。填好后，点击底部的“Sign up now”（现在就加入）按钮，很快跳出一个页面，内容是一些“规章制度”，这时你需要点击“I agree”以示接受。注意，旁边有句提示：“Please do not click‘IAgree’more than once.”意即千万别点击两次或更多次该按钮，否则你的申请就白费劲儿了。按“同意”后，紧接着出现的页面上显示：“Your Personal eFax Number is（028）293-4202.All received eFaxes will be sent to modemy@126.com.”告知你“你申请到的eFAX传真号是（028）293-4202，而且，所有发往这里的传真均被转发到modemy@126.com邮箱”，这是李明申请的号码和邮箱，如果你想换用其他的邮箱时，就点击“If your E-mail address is incorrect，click here”，填写你指定的邮箱，其实，以后你可以登录自己的设置页面，随时更换邮箱。与此同时，有两封重要的E-mail已经开始发向你刚才登记的邮箱了，注意查收（如果还没有，可能需多等待一会儿。不排除因特殊情况需要半个小时甚至几个小时的可能）。

第一封，正文中有以下内容：“Your XOOMFax number is：（028）293-4202Your Personal Identification Number（PIN）is：8528”，其中（028）293-4202正是李明的传真号码，而8528则是用来确认个人信息的口令号。以后，你可随时进入http://www.efax.com/account，按要求输入你的传真号和口令PIN，就可查看或更新你的个人账户详细资料，包括你接收E-mail、登录口令PIN等。

第二封信也很重要。因为我们免费得到的不是真正的传真机，而是它的取代功能，而且是通过E-mail实现的，即XOOMFAX服务网站将发给你的传真内容转换为一种特殊格式的文档，以E-mail附件的形式发至你的电子邮箱。

所以，如何查看乃至打印到纸面上，就需要这封E-mail附给你的一个叫做“esetup32.exe”的可执行程序（Microviewer Application）来实现了。启动esetup32.exe（大约190KB），首先看到的显示画面（就是标题为“Welcome！And thank you，from...”并在右上角有内含一个“X”圆圈的页面）内容，是一个示范用传真页面。传真文档可以通过FILE/SAVE AS菜单存盘为.efx的文件以作备份，或用软盘拷贝到其他地方。

今后，如果有向你的传真号发来的传真，你都会从E-mail的附件中收到，将附件格式为.efx的文档利用本软件的FILE/OPEN功能调入，可以通过屏幕显示查看传真内容，或用鼠标点击FILE/PRINT通过打印机打印到纸张上。这样，真正的传真出来了！其实有许多传真并不需要打印到纸上，在屏幕上过目就足够了。至此，你的无“机”传真可正常接收了！

四、用E-mail免费发传真

我们知道，通过TPC公司的E-mail-to-Fax服务，利用Internet可以迅速地把电子邮件免费送达特定覆盖范围内的有传真机用户。但对于目前只有E-mail服务而无Internet连接的用户，是否也能用E-mail向传真机用户免费发送传真呢？答案是肯定的。深圳巨潮公司利用TPC公司的E-mail-to-Fax资源与服务，设置了E-mail转发服务器，使得用E-mail账号的公司或个人可以通过先加入该公司的Faxsender邮件组，然后再将电子邮件发往这个转发服务器，再由该服务器免费代转到收件人传真机上的方法，实现真正意义上的E-mail-to-Fax免费转发服务。具体操作如下：

1.首先必须申请加入该公司的Faxsender邮件组，发E-mail到majordomo@shell.cninfo.com.cn；Subject：空白：Body：subscribe faxsender（填上你的E-mail地址）。

2.如申请成功，将会在24小时内收到一封来自majordomo的复函，确认你已成功加入该邮件组（如未收到复函，请发E-mail与postmaster@shell.cninfo.com.cn联系）。

3.加入Faxsender邮件组后，就可以开始你的E-mail至Fax转发了。写好你的电子邮件（目前尚不支持中方邮件）后，在收信人栏写faxsender@shell.cninfo.com.cn，邮件标题栏（Subject）格式如下：国家代码-地区代码-传真机号＋收件人姓名/收件人地址。例如：要发电子邮件给深圳巨潮公司，收件人为该公司的Edward Zhao；中国国家代码：86；深圳地区代码为：755；巨潮公司传真机号为：3202232；邮件的标题写：

86-755-3202232＋Edward＿Zhao/Shenzhen＿Great＿Trend＿Co.Ltd。需要注意的是，收件人公司名和收件人姓名的字符间请勿有空格，空格以下画线代替。

完成以上程序后收件人就可以在传真机上收到电子邮件了。

使用传真应注意的问题

使用传真时，应该注意以下两点：第一，由于传真类似于复印机的复制传递，容易作假。因此，应注意掌握它的使用。对于不会导致法律后果的一般洽商函件与通知，可以采用此种方式。反之，切忌使用。第二，在目前国际商务界中，不同的国家对传真的法律效力持有不同的看法。一些国家和地区认为它不具有法律效力。传真一般在成交前的洽商与技术贸易合同中处理售后服务的问题中使用较多。当然，在一般的贸易中，均可通过传真联系，但对于重要的涉及法律后果的内容，如属时间紧迫的，用电传确认；不太紧迫的，则用信函确认。