传真的商务应用及其范例分析

一、传真机的商务应用

什么电信业务颇受用户欢迎？什么电信设备在制造业比在其他任何部门中更加普及？什么电信设备是将近四分之一公司经理们亲自使用的办公机器？答案是传真机。这是香港电话公司某年对所有电信用户进行普查后得到的结果。电信用户普遍反映传真机传送图片、文件、表格要比电传机还要灵活，可以十分方便地输入汉字、朝鲜文、日文等非罗马体的报文。另外一个调查结果表明，使用传真机不需要经过专门训练便可操作，同时不会发生差错。在香港，有1/4的传真机是安装在制造公司内，其次是批发零售和贸易商行，各占总数的20%。一个值得注意的动向是目前越来越多的经理自己操作传真机发送文件资料，这对经理们由于担忧过多依赖于秘书而产生的不安心理，无疑是一副安慰剂，这正是传真业务深受用户欢迎的原因之一。

1.利用传真与客户进行交易磋商

对于一笔具体的进出口交易，其函电磋商过程一般包括询盘、发盘、还盘、接受四个环节，其中发盘和接受是达到交易必不可少的两个基本环节和必经的法律步骤。

通过传真就一笔具体业务进行磋商的步骤如下：

1）就价格或其他交易条件向交易另一方进行询盘。

2）向一个或一个以上特定的对象提出内容确定的发盘。

3）对不能接受的条件向发盘人进行还盘。

4）在发盘或还盘的有效期内对其内容表示接受。

例子：在某公司松香的出口业务磋商中，往来传真如下：

（A）询盘

请报100公吨中国松香WW级成本加运费之美国纽约最低价，五月份装运，尽速以传真告知。

Please quote the lowest price CFR New York for Chinese rosin WWgrade 100M/T May shipment telex promptly.

（B）发盘

自发盘100公吨中国松香WW级铁桶装，每公吨CFR纽约价195.00美元，五月份装运，以不可撤销即期信用证支付，限本月20日复到。

Offer Chinese rosin WWgrade iron drum 100M/T USD195.00 per M/T CFR New York May shipment irrevocable sight L/C reply here 20th.

（C）还盘

你10日传真收悉，还盘每公吨185.00CFR纽约，26日复到。

Your fax 10 th counter offer USD185.00 per M/T CFR New York till 26th our time.

（D）接受

你18日传真我接受，100公吨中国松香WW级铁桶装，每公吨185.00美元CFR纽约，五月份装运，不可撤销即期信用证付款。

Your 18th we accept Chinese rosin WWgrade iron drum 100M/T USD185.00 Per M/T CFR New York May shipment irrevocable sight L/C.

2.在国际贸易中，由于长途运输，而使货物发生残损、短少、甚至灭失的情况屡见不鲜，而货物的品质、数量、质量和包装等方面发生的争议也比比皆是。为了尽快查明货损原因，确定责任归属，传真以它的快捷、准确发挥重要作用。利用传真买方可以及时通知卖方，以便双方进行磋商，当协商不成而提出诉讼时，同时传真也可以作为法律证据。

例如：

2003年1月，中国A公司与日本B公司签订合同，由B公司按CIF交货条件将合同项下8万支用于显像管生产的电子枪按时交付中国A公司，货到后，A公司在实验性使用中发现电子枪存在质量问题。A公司立即传真给B公司，双方进行协商，同意由中国商检机构进行品质检验，经检验证明，电子枪的质量确实存在较大质量缺陷。A公司随即与B公司交涉并达成索赔协议，协议规定：（1）A公司对已收到货物中已使用的部分电子枪暂不退还B公司。（2）B公司应该在3个月内将符合质量要求的7.5万支电子枪发运给A公司。（3）更换的货物运到后，买方将抽样检测，若不合格率大于20%，则整批退货。结果，B公司交来的货仍然不符合质量要求。双方再次协商，A公司提出B公司可将应该提出的电子枪品牌更换为“日天”或“星星”牌，B公司同意并将此作为索赔协议的一部分，后由于新供货方原因，B公司仍然未能履行义务。2004年4月，A公司向仲裁委员会提起仲裁，向B公司提出索赔要求，因而A公司可以上述以传真形式达成的协议作为有利法律证据。

传真极大地促进了国际贸易，但是同时也给某些投机者提供了欺诈的机会。因此在利用传真时要审慎。

二、运用传真的实际范例

传真广泛地运用于商务活动中，特别是国际贸易往来，合同双方利用传真进行磋商，就交易的数量、价格及各项附加条款达成协议。传真极大地促进了国际贸易，但是同时也给某些投机者提供了欺诈的机会。传真在实际业务中有大量促进贸易的成功案例，但是也有少数负面的案例。

正面范例：

某年6月27日我公司向荷兰某公司出售棉花，于是向荷兰客户发盘：“按C514 200M/T CIF鹿特丹USD1 950不可撤销即期信用证付款立即装船请即复。”由于荷兰客户对该发盘中的价格和数量都不同意，便传真我公司要求提高数量但是降低价格，并延长有效期。我公司7月17日回荷兰公司：“数量增至300M/T，价格降至USD1 900，有效期延至7月25日。”同时，用传真发给荷兰客户有关该棉花的品质情况。之后，荷兰方表示接受。交易正式达成。我公司在货物装运后，又将船名、船次及预期到达时间等事项传真告知荷兰方，同时传真发出该项货物的各项合格单据以供荷兰方复核。

此案例中，双方公司利用传真进行交易磋商，最终保证了交易的正常进行。用传真向荷兰方告知棉花的品质情况比用其他方式要方便、快捷。如用航空邮寄速度比较慢，而电话又没有书面凭证，不具有法律效力。之后，又用传真发出各项单据可以让荷兰方及时发现单据中的不足，以便及时补救，同时传真保证了单据的真实性，具有法律效力。

负面范例：

我方A公司代表在美国的一次展销会上，曾与美国B公司签订了一批价值80多万美元的出口五金工具合同。其中规定分批装运；每批的出口数量及规模以买方的详细订单为准；货款的支付方式为买方下订单时先T/T预付该订单总额的30%，其余的70%采取D/A90天支付。为考查B公司的情况，A公司业务员在美期间专程拜访了该公司，亲自看过该公司及各大货仓及办公楼，根据该公司的规模，A公司业务员认为是一家大公司，基本可以接受以上支付方式。不久，B公司发来了第一份订单，总值14 000多美元并告知请抓紧备货。

接着A公司又收到B公司传真发来的汇票样例，同时声明已将汇票寄出。为确保按时装运，A公司便开始备货，但却迟迟未收到B公司的T/T订货款。为此，A公司业务员几次去电查询，但B公司答复确实已按时汇出，并解释不能按时收到的原因可能是中美双方银行间渠道不通的问题，也就是汇出银行与我方银行无直接业务联系，要通过其他银行中转。这样拖了一个来月，我方终于收到了B公司第一批订单项下的30%T/T货款，接着我方便报关出运和制单结汇。

紧接着B公司又接连发出了该合同项下的六七个订单，并告知全部订单的预付金按订单金额的30%已分单号分批汇出。接着传真发来了六七份汇票样例。随后B公司来电称，现他们销售情况非常好，希望我方配合尽快交货，以免错过销售时机。这时A公司业务员在对方的花言巧语下便放松了警惕，忽视了此种支付方式的收汇风险。在第一批出口货款未安全收回前，连续出运了40多万美元的商品，直到第一批收汇到期时，才发觉B公司没有按时支付余下70%的货款，而且其后的六、七份订单的预付金也没有到账。A公司去电查询却发现B公司已人去楼空，货物也被该公司提走，导致A公司蒙受了巨大的损失。

此案例中，便是B公司利用传真进行欺诈，在第一批订单中用传真发出汇票样例，而实际延缓真正汇款的时间，并用中美双方银行沟通不顺作为借口，骗取A公司的信任。然后在其后的六、七份订单中采用同样的方法，只用传真发出汇票样例，让A公司相信他们已经汇出了货款，最终成功骗取货物。

当然，传真在商务中的影响绝大部分是积极的。例如，现今的移动传真对于目前经常驾车奔波的高级商务人士和出差在外的中小型私营企业人士来说，在自驾车或搭乘工具上如果要处理紧急事务，尤其是在必须签字盖章的情况下，显然电子邮件、移动电话尚不能完全承担起传真的独有职责。相信随着科技的不断发展，将会有越来越多方便商务活动的传真技术出现，传真的运用也将会前景广阔。