涉外商务文书

一、概述

涉外商务文书是进行涉外商务活动和管理的具有特定形式的各类书面材料的总称。

随着我国对外开放的继续扩大和外向型经济的不断发展，我国与世界各国的商务交往日渐频繁。在这种形势下，作为处理涉外商务关系和商务活动的重要工具，涉外商务文书的写作和应用，越来越受到人们的广泛重视。

涉外商务文书与其他经济文书相比较，其最大的特点是涉外性，即涉及海外（国外）的商务活动。除此之外，涉外商务文书还具有以下几个特点：

（一）较强的专业性

涉外商务文书用于涉外商业业务交往和管理的方方面面，如商务交往和联系、商务谈判、商务契约、商品行销、商务诉讼等，而任何一个方面都带有很强的专业性———除了本国的商业业务，还有海外（国际）商业业务。

（二）目的的明确性

涉外商务文书是与商业的经济效益紧密相关的。涉外商务文书中的订购确认书、索取样品书、申请保险书、要求报价书、索赔书、商用函电、商品推销方案、涉外合同、贸易会谈纪要、商务诉讼文书等，其写作目的，无一不从经济利益出发，既不像文学作品那样是为了“怡性”，也不像一般文章那样是为了“载道”，而是为了“赚钱”，为达到一定的经济目的服务。

（三）格式的国际化

涉外商务文书的格式，不能按本民族或本国的通用格式，而要按国际通行的格式和国际惯例。如与某外国某商号老板联系商务，就要按国际通行函件格式；如与外商打官司，就要按国际惯例制作有关诉讼文书。

（四）表述的准确性

涉外商务文书所表述的含义必须十分准确，不能模棱两可或使人产生歧义。如对某些重要商品的发盘，若写要求客户“×月×日复到有效”，就欠准确，而应写“×月×日北京时间复到有效”。有时仅一字之差，但一旦用错，就有可能造成经济损失。涉外商务文书的任何数字、计量单位甚至标点符号，都要十分准确，不能有任何差错。

二、涉外商务文书的分类

涉外商务文书种类很多，根据不同的分法可以有不同的种类，而每一类又有许多具体的文种。根据性质和形式来分，一般把涉外商务文书分为以下几类：

（一）涉外商务信函

涉外商务信函，是用书信形式联系商务及有关事宜的文书。主要有：

1．邀请信函（请约信、邀请信、应邀函、谢绝函）

2．咨询信件（订购确认书、索取样品书、要求刊登广告函、要求资产保险函）

3．推荐信函（推荐人才信、自我推荐信、产品推荐信）

4．要求报价书

5．信用证书

6．索赔书

7．商用通知书

（二）涉外商务电文（国际电报、电传）

（三）涉外商务行政管理文书

1．涉外商用通知书

2．聘请书

3．国际贸易会谈纪要

4．国际贸易交往备忘录

（四）涉外商务契约

1．涉外合同

2．涉外协议书

3．涉外意向书

（五）涉外诉讼文书

1．起诉书

2．答辩书

3．法律意见书

4．仲裁调解书

5．仲裁裁决书

6．公证书

（六）涉外商务礼仪文书

1．演讲词

2．欢迎词欢送词

3．鸣谢词

4．请柬

三、几种涉外商函的写作

涉外商函，是以信函形式联系涉外商务的文书。这种信函，除了掌握英文、日文等特殊的信封和信件书写要求外，主要要掌握以下几种具体商函的写作格式。

（一）邀请函

邀请函包括请约信、邀请信、应邀函、谢绝函等。

如果甲方要出国到乙方去了解投资环境或考察乙方产品生产和经营的情况，希望乙方能发给甲方一份邀请信，这种信就叫请约信。

如果乙方接到甲方的请约信，或者乙方认为需要甲方参加某项商务活动，就要向甲方发出邀请信。

甲方收到乙方寄来的邀请信后，表示愉快接受和衷心感谢，并就参加商务活动的具体事宜提出自己的建议，需要给乙方发出应邀函。

如果甲方收到乙方的邀请信后，由于种种原因不能应邀前往，需要及时向乙方发出谢绝函，尽可能解释清楚不能应邀或暂时不能应邀的原因，以求乙方的谅解。

邀请函的写法，与一般书信相同。如：

【例文3-10】

邀请信

尊敬的戈特华德先生：

您的来信收到了。我很荣幸地通知您：为商谈商务，特邀请先生一行三人于明年五月十五日至十八日来我公司访问考察。我们将十分愉快地迎接先生的到来。往返旅费由贵公司自理，在我处的食宿由我公司负责。谨祝您一切如意。

你诚实的

新潮服装公司总经理

李德华

【例文3-11】

应邀函

李总经理德华先生阁下：

收到了您寄来的邀请信，十分感谢您和您的朋友们给我提供了这样一个令人难忘的良好机会。我的妻子和女儿也和我一样快乐。她们对贵国神往已久，希望能伴我前往，当然，她们的一切开支是由她们自己负责的，不知是否方便。时间安排照您的意思办。最好能多安排一点参观时间，商谈放在参观之后，因为我对你们的情况无所了解。见谅。衷心祝愿您快乐。

您的亲切的朋友

戈特华德

（二）咨询信件

这是一类涉外商业性咨询信函，包括订购确认书、索取样品书、要求刊登广告书、申请保险书等。这类咨询性信函的特点，一是专用性，即其使用范围只限于某一个具体方面；二是单一性，即信的内容单一；三是详尽性，即联系地址等要写得具体详细。

1．订购确认书。这是一种向对方核对所订购的商品名称、数量、款额的信函。具有确认性特点。如：

【例文3-12】

订购确认书

百老汇大街× × × ×号

戈特华德有限公司经理部

电话号码：

电报挂号：

电传号：

年　月　日

中华人民共和国

上海市嘉定县曹王镇××号

新潮服装公司

亲爱的李德华先生：

今天上午9时我曾用电传向贵公司一位姓王的服务人员订购一批服装。现来函确认如下：

仙鹤牌男式衬衫1000件，单价20.01元，合计20010元

嫦娥牌女式衬衫2000件，单价25.70元，合计51400元

共计71410元

现随函附寄71410元支票一张，希望尽快将上述货物寄来。谢谢您！

第二批货待订。

您真挚的

戈特华德

2．索取样品书。这是一种要求对方提供样本或样品的信函。写作时，先要写清索求样本或样品的目的，接着要写清具体要求。如：

【例文3-13】

事由：联系商品销售事宜

李德华先生：

前一批货销售极佳，颇受好评，除电报中向您订购的数量外，公司同仁意欲扩大经营范围，我想请您给我寄上下述样品：

①6岁男式童装 2套

②6岁女式童装 2套

③5岁儿童套裙 2套

并请附上有关资料与说明文字，供我们查看，宣传，倾听消费者的反映。我估计你们的产品是会受到欢迎的。一旦公司作出决定，我们将大批量向贵方订货。具体事宜日后联系。请你们从速寄上样品。谢谢您对此事的关照。渴望赐复。在资料中请附上样品的价格、质量规格说明。

您诚实的

戈特华德

3．要求刊登广告书。为使自己的产品在国外打开销路，就要想方设法利用某国的新闻媒体做广告。这种与国外新闻媒体联系广告事宜的信函，就叫要求刊登广告书。如：

【例文3-14】

要求刊登广告书

中华人民共和国杭州市

半山广济路18号

美利坚合众国纽约市　电话：544437 544370 544601

榆树大街第28号《× ×时报》 电挂：4507

广告部经理　杭州保灵有限公司

2000年10月29日

尊敬的经理先生：

为了让美国公众了解我们的产品，更好地为他们的身体健康服务，希望能借贵报一角刊登一则广告，广告全文附后。

如果贵报能给予支持，可否在12月20日、21日、22日三天连续以显著位置刊登上述广告。广告一经刊出，我们即付缴费用。希望你们及时将广告刊出的样张寄给我们。至盼至盼。

你们的朋友

杭州保灵有限公司经理

×年×月×日

（广告全文略）

4．申请保险书。这是一种写信联系、要求保险的书函。这种书函，可以是个人的，也可以是公司或企业的；可以根据不同的保险类型来写，也可以根据保险的范围来写。书函仅仅是一种联系。如：

【例文3-15】

申请保险书

亲爱的先生：

本人在日本有10万美元的家具与电器设备，准备运往中国，现存放于× ×港第一仓库，共分装× ×箱，标记为 × × × ，× × × ，请贵公司代为保各种危险40天，时间从2000年×月×日算起。希望你们收信后速将保险单照信端地址寄来。如蒙应允，十分感激。谨致谢意。

你们的诚实的

李德华

（三）推荐书

这是在对外商务活动中，向对方推荐人才与产品的信件，包括推荐人才信、自我推荐信、推荐产品信。

推荐人才信要在信的上端写清被推荐者的基本情况，以及与推荐者的关系；信中着重介绍被推荐人的才能，以便对方录用。如：

【例文3-16】

推荐书

被推荐者：黎明，男性，24岁。2000.10.30

职务：本公司管理人员。

从业计划：经营管理。

专业范围：对外文化经营管理。

推荐人与被推荐人的关系：经理与职员。

推荐者：乔羽

希尔顿文化服务公司米勒董事长先生：

欣闻贵公司急需一名对外文化经营管理人员，本公司职员黎明自己前往贵公司应试，并取得了合格成绩，为尊重其本人意愿，兹推荐如下：

黎明1997年毕业于××大学管理系，现任我公司对外文化经济译员。读书期间成绩优良，从业期间，工作勤恳，专业英语能作口头翻译，也能作英语笔译。日语能笔译。潜心于文化经济的研究，著有《对外文化经济》一书，有能力胜任你计划安排的工作。为此，本人乐于推荐他到贵公司任职。顺祈董事长先生一切顺利。

您的亲密的朋友

为民服务公司总经理乔羽

自我推荐信是向对方单位进行自我推荐，如实介绍自己的情况，不能夸大，不能傲慢，也不能卑屈地向对方乞求，信要写得诚恳、朴实、不亢不卑。如：

【例文3-17】

自我推荐书

尊敬的米勒董事长先生：

欣闻贵公司要招收文化经济管理人员，特投书自报。我叫黎明，今年24岁，原在为民服务公司工作。本人大学文化程度，能用英语、日语对话与翻译，主攻对外文化经济专业。由于在为民服务公司专业不太对口，故投书贵公司，愿为贵公司的发展与繁荣助一臂之力。盼能给一个效力的机会。等待您的回复。

您的忠实的

黎明顿首

推荐产品信，要向对方着重介绍产品的特点和市场上的信誉。要根据对方的心理要求和适用要求作如实介绍。如：

【例文3-18】

推荐产品信

横山清照先生：

敬复者：来信收到。得知先生身体健康、精力充沛，十分高兴，谨表庆贺。

先生询问景德镇的瓷器与宜兴的陶瓷，何者为佳，这事颇难尽言。可以说各有特点。就陶制品而言，以宜兴为主，宜兴的紫砂茶具，历史悠久，做工考究，用料独特，且常常以著名诗画家题款设计而传于世，因而往往是十分珍贵的艺术品；如果烹上阳羡茶，与几位朋友倾谈于台亭水榭之间，自然是别有风味。以瓷器而言，以景德镇瓷为上。景德镇的瓷器也同样有悠久的历史，做工考究，早就闻名于海内外。它们之间不同的，一个是以陶名，一个是以瓷名，各享誉千秋。先生若欲馈赠文坛圣者，自然新颖紫砂，更有妙趣。如若为豪华居家增色，景瓷是光彩照人的。抉择由先生自定。

请向先生的太太致问候之意。

陈城敬上

（四）要求报价书

本国公司对外国公司的交易中，要求对方对他们感兴趣的产品报出价格，如果认为价格合适，复信表示接受；如果认为价格不合适，则可以提出降价要求；再次复信表示同意报出降价，双方满意，即成交。

要求报价书，包括报价书和接受报价书。

1．要求四川府绸报价书

【例文3-19】

要求报价书

中国丝绸进出口公司杨新华先生大鉴：

惠寄本公司府绸样品两件已收到，十分满意，客户表示欢迎，为此我们欲先购1万磅，望你方能提出有竞争力的价格。恭候先生复函。

日本大中贸易公司

田中敬启

×月×日

2．四川府绸报价书

【例文3-20】

报价书

日本大中贸易公司田中先生：

祝贵公司生意兴隆，事事如意。

先生大函收悉，知贵公司欲购我方府绸1万磅，甚为高兴。经研究，为满足贵公司期望，即日已电告该批货物的报价，现录如下，书报先生。

丝绸1万磅，单价300便士，以 月 日 时之前接到复信为条件，确认预定。因为该绸料争购者多，故请先生尽量缩短报价期限，以免误事。急盼复信。

中国进出口公司

杨新华敬启

20× ×年×月×日

3．接受四川府绸报价书

【例文3-21】

接受报价书

中国丝绸进出口公司杨新华先生：

来电来函均悉。谢谢您和您的朋友们。

根据你提出的条件，我们与客户洽商，决定接受贵公司提出的报价。电报于今日20时发出，请接信后协助办理合同手续。望复电，接到您的电报，我即派人前往。敬祈繁荣。

日本大中公司

田中敬启

20× ×年×月×日

（五）信用证书

这是对外贸易往来中的信用凭证。生意成交后，发货之前，发货人据此发货装车装船。请求开信用证，应以合同内容条款为依据，要求写明开出时间、开出进出口货物总金额。如：

【例文3-22】

请求开立信用证书

理查德先生：

贵公司11月12日来信悉。深蒙惠顾，谨致谢意。关于001号合同所陈500件工艺品，已分箱包装完毕。如你们能在12月1日前开出信用证，我们即可于年底之前装运。故此，敬希即速开出××万元之信用证。谨此致谢。

黎明再拜

20× ×年×月×日

吴瑛美等编著的《日文书信大全》所拟信用索求书比较详细，连文件号、对方公司公启都一一并载，兹录如下：

【例文3-23】

畜字× ×号

件名：要求速开信用证

贵公司12月11日来函已悉。衷心感谢贵公司愿与我方加强合作的愿望。

关于351号合同30吨茴香，如贵方所开信用证于1月5日前到达我方，我方将尽力提前向日月号轮船装货。

第342号合同之货物，已做好装货准备，希火速开立信用证，我们愿早日装运。

恭候回音

中国土产畜产进出口广西分公司

神户香辣料股份有限公司公启

20× ×年×月×日

（六）索赔书

索赔书即索取赔款书。在对外经济贸易中，一方给另一方造成经济损失，另一方有权要对方赔款。如：

【例文3-24】

件名：关于氯化铵的索赔

拜启者：

12日进港的日本号运送的氯化铵发生了下述意外情况：

一、氮含有量在23％以下者约占10％ 。经查牛皮纸，大抵三层或四层，显然是包装不善所致。首批到货即出现此种不幸，我们自然对今后进货感到不安。因而除希对此次之问题做好善后事宜外，还望保证今后装货不再发生此种不幸。

我方已于×日电告你方，兹将本地商检局检查证附上，再以书面奉知。

中国化工进出口总公司

××贸易股份有限公司公启

20× ×年×月×日

【例文3-25】

件名：支付索赔款问题

拜复者：

关于来函所提索赔问题，已收到制造商下列答复：

“本公司根据× ×股份有限公司送来的检查证，进行了全面调查，终究未能查出明确的根本原因，尽管如此，此项索赔款，将按对方要求支付，并充分注意今后不发生此种事态。”

请速告上述最后确定金额及检查费。

× ×贸易股份有限公司

中国化工进出口总公司公启

20× ×年×月×日

（七）商用通知书

涉外商用通知书，应该归于涉外商用行政管理文书中去，但由于我们这里所指的商用通知书，仅仅是个人之间有关商务问题的书信，因此将它放在“涉外商务信函”中加以介绍。

这里所说的商用通知书，用得最多的是汇款、发货或收款、收货；会议或会谈；通知车、船、飞机的时间等，要求写得简短明确。如：

【例文3-26】

为查询样品未到事

黎明先生台鉴：

您的通知书中说明月前已寄出我所需要的样品，现已是20号，尚未收到，敬希查询。是否在运输途中发生事故，我很怀疑。艺术样品的邮寄需要格外谨慎。恳请先生火速查询此事。并将结果告知。

您的朋友

加拿大工艺品进出口公司

理查德

20××年×月×日

【例文3-27】

通知样品已收到

黎明先生如晤：

给您的信才寄走3天，样品已收到。真使人高兴。这批东西我们非常满意，待我们商量一下，旋即派人前来洽谈订货事宜。样品费用已寄出。希望您不要为这事烦恼了。谢谢您。

您的朋友

理查德再上

20× ×年×月×日

【例文3-28】

关于会期更改事

理查德先生：

给您的邀请书早已发出。原订我们的会议地点在庐山，由于五月是旅游旺季，在庐山开会多有不便，因此把洽谈地址改在上海市× ×路× ×号。特此告知。那里有十里桃园，安静、舒适，又是黄浦江上游，还可一览上海郊区风光，岂不美哉？届时我们在虹桥机场迎接您。欢迎您光临。

您的朋友

黎明

20× ×年×月×日

（本部分涉外商函的例文，引自林士明主编的《企业必备文书》，复旦大学出版社1993年12月版）