新闻发布会的操作技巧

9.2　新闻发布会的操作技巧

新闻发布会如何准备

新闻发布会和记者招待会会前无疑都应做好充分准备。新闻发言人因事先不知记者会提什么问题，因此要进行必要的准备，否则现场回答问题就会疲于应付，处于被动局面，甚至有表态失误的可能。特别是新闻发言人的讲话，新闻媒体将予以广泛报道，任何一点失误都将造成极大影响。

在确定新闻发布会的目的后，就应认真准备有关口径。首先必须要全面跟踪和研究全世界的形势，既要注重宏观研究，也要注重对具体事件和热点问题的微观研究。要不断跟踪形势的发展，掌握动态，做到对每天发生的有关重大事件和媒体报道动向心中有数，并对其背景、经过、影响、事件的现象本质以及内在联系都要了解清楚。只有搞清了这些问题，发布工作的准备工作才能做到有的放矢。

具体来说，新闻发布会的准备工作的基本流程包括以下一些方面。

跟踪和研究国内国外有关舆情，做好日常调研工作

国际国内舆论对事件的看法或对自己部门的工作有哪些看法？积极的有哪些？消极的有哪些？哪些对我国不利，需要澄清？哪些不宜炒热？哪些对我国有利的信息没有报道？这些都需要经常性的跟踪和分析。否则，在新闻发布会上既不知道记者会问什么，也不知道怎么回答效果更好。

现在媒体很发达，应该多方面跟踪和收集信息和舆情，电视、电台、外刊、外报、上网都是了解信息的重要渠道。例如，中国外交部新闻发言人有一个班子专门帮助新闻发言人收集信息和舆情，并进行有关新闻发布会的准备。美国也一样。美国国务院新闻办公室24小时有人跟踪新闻动态和舆情，随时监督是否有任何新的或突发性新闻。大约有20人左右参与新闻发布会的准备工作。

危机期间，公众的疑问和反馈有很多，可考虑设立一个热线电话，并开通电子信箱，在第一时间对外公布，以回答和受理记者和公众的问题，并从中了解舆论动向和公众所关心、担心和害怕的究竟是什么，以便有针对性地进行准备。

准备问题

准备新闻发布会的过程就是预测新闻发布会上记者提什么问题的过程。预测得准，命中率高，准备工作就是成功的，否则，就不能算是成功的。如果一场新闻发布会问了30个问题，你只准备到了一半，很难说准备工作做好了。

如何才能提高预测问题的命中率？

（1）了解记者提问规律。记者在新闻发布会上问什么问题是有一定规律可循的。所提问题基本上都与新闻报道、传闻、谣言有关。美国国务院发言人里克说，他发现，每天记者在新闻发布会上所提的问题基本上都是从已经报道过的事件中引申出来的。所以，如果一段时间某个问题在主流报纸或者电视上出现过，记者在新闻发布会上就会问更多与此有关的问题。假如他每天早上醒来，看到报纸的头版有新的信息，今天记者就一定会问与此有关的问题，因为他们想知道这个消息是不是真的，而其他的记者也会紧追该报道不放。另外，如果出现重大事件，如自然灾害和恐怖主义袭击，记者也肯定会问及。

（2）了解出席新闻发布会记者的成分和特点。做好这一工作有助于新闻发布会的准备。新闻发言人对于哪些记者出席新闻发布会应事先做到心中有数。来自不同性质和不同国家媒体的记者兴趣点不同，提问会有不同的侧重点和角度。一般内地记者主要关心内地的问题，香港、台湾的记者更多关心本地区的问题，西方记者问的问题涉及面广，除外交问题外，还非常关注中国国内的政治、社会及经济等各方面的情况，并且提问的角度较偏，有时甚至很刁钻；我国领导人出访时举行的新闻发布会，当地记者参加较多，关心的重点是本国的突出问题和与访问有关的问题。所以，了解哪些记者参加新闻发布会对预测记者可能提出哪些方面的问题，从什么角度提以及对发言人临场应对至关重要。

（3）如有突发事件，记者关心的问题更为集中。了解这些情况对新闻发布会的准备会更有的放矢。

一般有这样一些方面：发生了什么事？什么时间？什么地点？涉及什么人？什么原因？是否有伤亡？谁负责处理危机？死伤者是否得到妥善处理？局面是否得到了控制？今后还会不会有危险？公众或消费者应该做些什么？危机发生前，有关部门是否知道情况？是否提出过警告？采取了什么措施？有关部门什么时候开始处理危机的？危机会产生哪些负面影响，还会产生什么负面影响？等等。

准备答问口径

无论新闻发言人对新闻发布的内容多么熟悉，都要准备答问口径。新闻发言人是政府或机构的代言人，不能信口开河，随心所欲，表态内容是需要授权的，特别是敏感问题的口径，需要请示上级同意或与其他部门会签；跨部门问题的答问口径一般需要与有关部门协调确定或向上级请示。关于如何准备口径、部门间如何配合、如何报批、什么性质的口径由哪一级领导批准等等，各部门都要根据部门特点，建立一套有效的工作程序。否则，即使新闻发言人办公室或新闻办公室准备及时到位，但由于有关兄弟部门会签时拖拖拉拉，上级领导审批时不急不慌而耽误最佳表态时机。在这上面总的原则是要打破常规，建立一套跟得上新闻发布的会签和审批机制。

准备新闻背景材料

有时，由于时间的限制和从新闻发布会的效果考虑，新闻发言人在新闻发布会上不可能把所有想讲的话都讲完，尤其是一些解释性的背景材料，并不是记者最感兴趣的，却是记者需要的。因此，应该准备一份与新闻发布内容密切相关的书面背景材料，使记者便于准确报道有关内容。背景材料的内容，可以是发布会上发言人将要发布的详细内容加上政策阐述，也可以不是发言人直接讲述的内容。但无论如何，一定要与新闻发布的内容有直接关系。背景材料的撰写，同样需要注意新闻性，简明扼要，避免空话。

准备多媒体资料

除口头和文字、图片资料以外，还有更多直观的形式可以帮助传递发言人要表达的信息，比如电视录像片、多媒体图表等，以更好地说明问题。

彩排

新闻发布会与做报告、讲话都有所不同。首先，面对众多摄像机，在众目睽睽之下接受记者的提问，新闻发言人在发布台上有点紧张是人之常情，特别是对刚上台亮相的发言人来说，更是如此。他们需要事先熟悉环境和气氛。其次，一场新闻发布会，给记者讲什么，如何讲，不能给记者讲什么，如何回避自己不愿回答的问题和刁钻问题，最好事先演练。第三，通过彩排有助于了解和掌控新闻发布会的时间。一般发布会只有半个小时或一个小时左右。在彩排中通过计算回答每个问题的时间可确定什么问题可讲多长时间。否则，没有时间概念，两三个问题就可以占去一半的时间。一些与传媒打交道很有经验的老手，在接受采访前都要一再彩排，而且每一次都这样做。

彩排可以如下操作：

（1）让新闻发言人的助手们充当记者。让他们问两类问题：一类是你想宣传出去的，即需要找“托”问的问题。这部分问题的回答一是为了熟悉口径，二是计算时间。另一类问题就是敏感问题、刁钻问题，越刁钻越好。让你事先有所准备，事先考虑如何回避。否则，一旦问到，就会不知所措。

（2）找一些专家、行家参加，事后点评发言人所说是否准确、站得住脚。

（3）最好对彩排录像。然后对彩排中的表情、姿势、手势和服装、眼镜、颜色搭配等进行点评。

跟踪媒体对新闻发布会的报道

这一环节非常重要，既可以了解世界反响如何，是否达到预期目的，同时，通过跟踪研究分析，进行总结，从中找出不足和问题，为下次发布会做准备。

时间和地点的选择

新闻发布会的目的是为了造声势，扩大影响，或改变不利的舆论局面，应吸引更多的记者出席；所以，时间安排上就应尽量照顾记者的方便，保证记者的出席率。不能只从自己部门甚至自己部门领导的方便考虑。

在时间选择上不同的媒体有不同的特点和要求，不可能全部照顾到。一般要注意以下几点：

●一般认为周二至周四较好。认为周一不好，是因为记者周一往往都在忙于检查、总结上周的工作；周五也不宜选，因为很多记者考虑更多的是如何过周末。

●避免周末或假日。

●避开重要的政治事件和社会事件或自然灾害等，媒体对这些事件的大篇幅报道任务，会冲淡你的发布会的传播效果。

●如果要请外国记者，应注意避开外交部、国台办和国务院新闻办公室等部门的新闻发布会和记者招待会。如选择与这些部门新闻发布会时间同时进行，外国驻京记者出席率肯定会大打折扣。

另外，至于新闻发布会具体是上午、中午还是下午开，世界各国的实践中，上午、中午、下午举行新闻发布会的都有。但对我国而言，一般来讲最好安排在下午。这样一方面是为了在上午可以继续准备，另外也更符合记者的生活习惯。许多国家新闻发布会也大都安排在下午。

在地点选择上，一般新闻发布会都选择在名声较大的、交通便利的饭店或其他场所进行，以便于记者寻找，同时也可满足新闻发布的硬件因素，如电话、传真、打字、照明设备等。如果是危机期间的新闻发布会，可选择危机现场，但要保证媒体在场不会影响救援工作，记者和工作人员的安全也要有保障。

另外，新闻发布厅或发布室有关注意事项：

●发布厅大小取决于出席记者的多少。发布厅空间大、记者少，给人的印象是新闻发布会的新闻价值不大、没有吸引力，给记者印象不好。

●发言人不要坐在镜子、窗户或其他反射光线的背景之前，以防影响电视效果。

●新闻发布厅要预先安装并调试好有关设备，如音频插口、电源插口、插座等等，发布会前应逐一检查设备是否工作正常？还应检查耳机、话筒是否运行正常？有关干扰因素是否排除等等？否则，一旦出现问题，就会误事。外交部新闻发布会就出现过，突然出现广播体操音乐大作、发言人上台后耳机没打开听不见记者提问等情况。如果不是发言人沉着冷静，就会影响发布会的效果。

●如果有同声传译，应该提前调试设备，尽量让译员提前试一试，适应一下。应尽早将有关资料和口径交给译员，以便其能提前认真准备。新闻发言人本人最好能与译员事先见见面，对有关发布内容进行沟通，如果发言人在发布会上将要引用什么古诗词、什么典故，什么难懂的行话、术语一定要事先告诉译员。否则，你即使在发布会上说得天花乱坠，翻译听不懂或译不出来也是徒劳。

●新闻发布台上要尽量简单，不要排摆鲜花什么的，搞得像表彰会和领导做报告一样。

●新闻发布台上尽量不要有闲人。有些地方的新闻发布会台上不仅坐着新闻发言人，还有许多领导和一些其他人员，坐一大排。这些人整个新闻发布上一言不发，在台上自己难堪，别人也觉得别扭。

邀请记者有关注意事项

确定好具体时间后，向记者发出书面邀请。有几点要注意：

●并非所邀请记者都能到会，因此，最好在邀请函上附一回执，要确定几家重要的媒体，由发言人亲自出面邀请，以保证出席率。

●不要仅用电话邀请。电话打招呼后，应该还发一个书面邀请。

●电话询问信件是否收到，是否与会等。

●将要宣传出去的内容事先找“托”，要确保这些记者到会，否则，你的问题无人提问。如果该记者没到，或迟到，应迅速联系其他记者代替。

●邀请信不能发得过早，否则会被遗忘。

●如请外国记者，可从外交部网站上查找外国记者名单和电话。

●如遇发生突发事件，最好设立新闻中心，或安排固定的新闻发布时间，让记者心里有数，也省去通知的麻烦。

新闻发布会时间多长为宜

新闻发布会的时间一定要掌握好。基辛格说，电视采访一般在三分钟。新闻发布会一般情况下时间也不应过长。半小时左右为宜，最好不要超过一个小时。时间太长，准备的东西有限，言多必失。

另外，一般来说，每次新闻发布会都有一个重点。有需要媒体多报道的，有希望媒体少报道的或不希望媒体炒作的内容。时间太长，易节外生枝，冲淡主题，影响预期目的。再则，新闻发布会不是做报告。做报告可以将一些问题讲深、讲透。新闻发布会则不可能。并且，即使你长篇大论，讲透了也没有用，因为记者不会将你的全文发表，他们只会从发布会中找几条有新闻价值的消息发表。

从记者角度来看，时间长了，也不太受欢迎。一是新闻发布会持续半个多小时后，部分记者想赶快回去抢发新闻，但新闻发布会还没有结束，他们不敢走，担心走后漏点什么，二是一般半个小时后记者问的问题都不是带普遍性的问题，听下去又没什么价值，但离开又怕万一爆出什么有新闻价值的东西，只好无可奈何地坚持下来。

国际上新闻发布会一般都在半小时到一个小时之内。美国国务院的新闻发布天天进行，新闻发布会时间也在35分钟左右。中国外交部的新闻发布会虽没有时间限制，直到问题问完为止，但如无突发事件，一般发布会也都在半小时左右结束。