研究生院制度创新应注意的若干基本关系_鉴往思来

研究生院制度创新应注意的若干基本关系_鉴往思来_研究生

第四节　研究生院制度创新应注意的若干基本关系

我国高校研究生院已经试办了10多年，经过工作总结和评估，国家已批准33所试办研究生院的高校正式建立研究生院，这标志着我国高校研究生院已从试办阶段进入了一个新的发展阶段；亦即老的研究生院将逐渐成熟，成为国家培养研究生特别是博士生的重要基地。与此同时，还将增加新的研究生院，以扩大研究生培养基地，这对于实现我国硕士生、博士生的培养在本世纪末立足国内的目标，将起到十分重要的保证作用。

然而，研究生院对研究生教育改革和发展所应或所能起到的重要作用，不可能是自然产生的，其作用的基础是研究生院具备的各种功能及其综合发挥。所以，研究生院是要进行建设的。研究生院的建设有其自身内涵，包括对研究生院的组织机构、管理队伍、规章制度及内部运行机制等的创立、设置、规划、制定、调整、改革、发展等等。研究生院作为适应成批培养高层次专门人才的特点、规律及其要求，在研究生规模较大的部分重点大学里对研究生教育进行集中、系统、全面管理的组织机构，其自身的建设及其功能的发挥，必然离不开研究生院与学校有关方面的关系，以及在研究生工作中形成的不同方面的各种关系等的状况。研究生院建设，或者说研究生院要达到能有效发挥自身应有功能的良好状况，在一定意义上就是对这些关系的调适，使其相互作用的合力与研究生院应发挥的作用趋于一致。因此，加强研究生院建设必须正确处理研究生院在校内的各种内外关系。

基于我国的具体国情和各有关高等学校普遍的实际情况，高校是作为一个基本独立的自行组织教学或科学研究的实体；在高等学校中，作为全校研究生工作管理的领导和协调机构，它又不同于执行某方面职能的处、室等机构，而是作为相对独立的管理机构。为了履行自身的职能，一方面，它必然要与学校内不同方面进行协作，形成一系列在校内的“外部”关系，其中最主要的有3个方面的关系。即：（1）全校办研究生院与研究生院发挥相对独立职能的关系；（2）与校学位评定委员会的并行及互补的关系；（3）与各学院、系、所的枢纽、中心、领导及基层的相互配合的关系。另一方面，研究生院作为相对独立的管理机构，其内部又有不同的组织机构和包括院长及其以下不同层面的管理干部，他们在履行各自职责或发挥作用时，也形成了一系列“内部”关系，其中最重要的也有3个方面的关系。即：（1）研究生院内构成研究生教育管理自身运行诸方面的关系；（2）研究生院内研究生教育管理自身运行系统与虽非本系统但仍作为研究生院职能的诸方面的关系；（3）研究生院院长与副院长及他们与研究生院内职能处、室及其负责人的关系。

一、全校办研究生院与发挥研究生院相对独立职能的关系(www.guayunfan.com)

目前，我国高等学校研究生院都是在校长领导下的本校研究生教育管理的领导和协调机构，这就从根本上规定了研究生院与学校整体及相关职能部门的关系。就是说，研究生院从本质上仍不成其为“院”，而是行政性的机构。因而研究生院的相对独立性，主要是就其担负的对本校研究生进行集中、有序管理的职能而言的，是规模较大的研究生培养单位根据成批培养高层次人才的规律、特点及要求，为保证办学质量和提高办学效益，实施研究生教育有效管理的形式。可见，作为研究生教育的组织管理形式，其产生具有客观必然性，即内容决定形式、形式适应内容的要求。因此，研究生院之为“院”，基本上还是“形式的”。其独立性主要是形式上的，绝不是本质上的，因而也是相对的。这样必然要引出一个基本的关系，即办研究生院，谁来办？或者说，该怎么处理全校办研究生院与研究生院发挥相对独立职能的关系。因为，从目前的实际情况来看，办研究生院必须是全校办研究生院与研究生院发挥相对独立职能的统一或结合。

研究生院必须全校来办，是指研究生教育必须学校来办，这是因为形成一定规模的研究生教育涉及办学的各个方面，研究生教育本身不仅是学校人才培养的重要组成部分，而且与学校的科研工作、学科建设等有着密切的关系。然而研究生院不可能包揽与研究生教育有关的一切工作和事务，它必须得到学校各个方面的协力合作，诚如大学本科教育办学那样，融入到学校各项工作中去。建立研究生院正是为了加强对研究生教育的领导和管理，探索适合高层次人才培养的规律、特点及要求的培养方式和模式，提高研究生培养质量和办学效益，同时发挥其对本校与研究生教育有关的其他方面的协调作用。全校办研究生院，同时也包括学校领导对研究生院自身建设的重视和支持，使研究生院能真正履行其职能。因此，全校办研究生院并不是对研究生院发挥相对独立职能的限制，而是要更有利于发挥研究生院对本校与研究生教育有关的各个方面的协调作用，建立起全校办研究生院、把研究生工作落到实处、并融入到学校各项工作中去的机制和渠道，使研究生工作与学校其他工作相互促进，提高学校整体办学水平。

在正确处理全校办研究生院与研究生院发挥相对独立职能的关系时，要充分重视或注意以下两点。

1.研究生院目前虽然在本质上仍难成其“院”，但它毕竟不同于学校其他部门、处、室和具体担负教学、科研工作的学院、系、研究所或中心。它在学校工作中具有较大的综合性和全局性，与学校的科学研究、学科建设、师资队伍和干部队伍建设等关系紧密，对上述各方面更易于结合，具有较强的可容性。因此，发挥研究生院相对独立职能，不仅要发挥它对本校研究生教育进行集中、有序管理的领导和协调作用，而且还要根据它在学校工作中所具有的综合性、全局性和可容性等特点，注意加强研究生培养工作与科研工作、学科建设的有机结合，发挥研究生院对于提高学校整体办学水平的重要促进作用。这一结合本身就是全校办研究生院的体现。

2.最近几年，高校研究生院职能变化总的趋势是职能扩大。其显著特点是：①属于研究生教育工作范围的职能日趋完整；②大部分研究生院都积极发挥了在学校学科建设、“211工程”建设等事关学校全局工作中的作用。因此，研究生院在各高校普遍得到重视，地位和作用也愈显重要。然而，研究生院担负的研究生教育改革和发展的任务，面临的困难和问题也不少。因此，在发挥研究生院的相对独立职能时，既要给予研究生院对本校研究生工作进行集中、有序管理的领导和协调权力，包括参与或协调与研究生工作有关的工作机会或权力；又要注意防止研究生院因承担过多的职能（尤其是与作为其主体的研究生教育管理运行系统无直接关系的职能），而削弱其对研究生教育进行集中、有序管理主要职能的发挥。

二、研究生院与校学位评定委员会的关系

这一问题较为复杂，且有歧见。主要在两者究竟是何关系上有不同看法，但对于这两者有密切关系则没有相反意见。一种意见认为，校学位评定委员会是研究生院的学术权威机构或评审机构，这源于研究生学位的最终评定、博士生导师和学科点的评审（包括自行审定调整或申报名单确定）等涉及研究生教育的几项重大决定都是由评定委员会审核决定的。并且学位评定委员会的日常管理机构——学位办公室一般都设在研究生院，是研究生院内的一个机构。在有些研究生院，有关研究生教育的一些重大决策，包括培养方案、教学计划，甚至有关规章制度等的审定，也大都由学位评定委员会，或学位评定分委员会来担当。这一意见事实上也会产生歧义，即：学位评定委员会作为学术权威机构或权力机构，究竟是研究生院内的机构，还是凌驾于研究生院之上的机构？

另一种看法则认为，校学位评定委员会与研究生院大体上是并行的和互补的关系。我们持后一种意见。这主要是基于以下情况：第一，研究生院一般是由校长或主管科研或教学工作的副校长兼任，是协助校长进行研究生教育管理的机构；根据学位条例暂行实施办法，学位评定委员会主席是由高等学校校长，主管教学、科学研究和研究生工作的副校长担任。所以，两者地位大体相当。第二，研究生院的职能较为广泛，既包括研究生教育管理运行系统各个环节和方面的职能，又依各校实际情况具有若干与研究生工作直接关联或有较密切关系的职能，其工作虽然也不乏学术性，但更多的是行政性的；学位评定委员会的职能，根据学位条件规定，主要是负责审查通过学士学位获得者名单，批准或否决学位论文答辩委员会报请硕士学位或博士学位的决议，决定授予硕士学位或博士学位的名单。事实上，10多年来试办研究生院高校的学位评定委员会的职责与研究生院职责的扩大一样，也扩大了，主要表现为超出了“学位评定”的范围，如审批博士生导师、自行审批和调整硕士点。如前所述，在一些研究生院也对研究生教育中的重大问题，如培养方案、教学计划和有关规章制度等进行审定。然而，研究生院与校学位评定委员会虽有密切关系，但两者在功能上还是可以区别的。尽管学位评定委员会在学位与研究生教育两个方面都有着举足轻重的地位和作用，尤其是在审定博士生导师和学科点方面有毋庸置疑的权力，但是这一切，既不能代替研究生院对本校研究生教育进行集中、有序管理的领导和协调的作用，又不得不依靠研究生院进行实际操作。所以，在这一点上两者确实是互补的。

综上所述，研究生院与校学位评定委员会在性质、功能上有重要区别，前者主要是行政性的，且主要是作为研究生教育的行政管理机构发挥作用；后者是作为权力机构，主要是表决性的，具有审议、裁定等作用，且主要在学位评定、与授予学位有关的学位授予权的领域。至于一些研究生院将研究生教育有关问题也交学位评定委员会审核，并不表明学位评定委员会具有这方面的法定性权力，这也从一个方面体现了在研究生教育方面目前仍缺乏有效的评议、咨询的制度和机构，遂使校学位评定委员会担负了这一方面的职能。

研究生院与校学位评定委员会的关系实质上是研究生教育与学位工作的相互关系。随着学位工作和研究生教育改革的深入，如何从制度上、运行体制上处理和协调研究生院与校学位评定委员会或学位工作的关系，我们以为要注意以下几点。

1.必须对两者作适当区分，不能把两者的相互补充关系混淆为一种可相互代替的关系。既不能以研究生院来包容校学位评定委员会，作为自己的权力机构，也不能把校学位评定委员会的职能过分扩大，过多地替代研究生院应尽的职责。事实上，学位工作也有自身丰富的内涵，虽然它与研究生教育休戚相关，但不可能也没必要通过替代研究生院的部分职能来形成自身的关系。相反，保持学位评定委员会的相对独立性，充分发挥其作为学校最高的学位审议（包括学位评定、审查和学位授予权审核）机关的作用，对督促研究生院的工作和保证学位授予及研究生培养质量等，均有着不可替代的重要保证作用。所以，学位审议机构由校长直接负责，研究生院则作为校长领导下相对独立的研究生教育的领导和管理机构，直接向校长负责。

2.与此相应在体制上，学位评定委员会下设学位评定分委员会（大部分高校以学科划分建立学位评定分委员会），研究生院直接领导基层学院、系、所的研究生工作。然而，随着学位工作和研究生教育改革的深化，这一体制确有改革和完善之必要。学位评定分委员会大都由所属学院或相关系、所的导师和系主任（所长）组成，对本单位负责的色彩甚浓，建议作为学科评议分组附属于校学位评定委员会，直接对校学位评定委员会负责，其成员以专家身份参加学科评议组，不代表任何单位和个人，由校学位评定委员会聘任，与现行的国家学位工作组织体制相一致。各学院或系、所成立研究生教学委员会或研究生教育指导委员会，作为协助学院或系、所开展有关工作的研究生教育的审议、咨询机构，致力于改革和加强研究生培养工作，也可以包括学科建设的有关工作。其成员可以由学院或系、所推荐，由研究生院聘任。这也是在运行体制上加强研究生培养工作所需要的，可以使研究生院对基层系、所的领导、管理由点（主管研究生工作的系主任、教学秘书等）扩大到面，更充分地发挥专家（导师）群体的作用。

三、研究生院与基层学院、系、所的关系

基于研究生院并不是一个独立的自行组织教学或科学研究的实体，因而这一关系也可列入研究生院的“外在”关系。这一基本关系完全不同于上述两个关系，在于它是属于研究生院在校内发挥相对独立作用的自身管理运行系统中一个基本关系。在研究生教育管理运行系统中，研究生院无疑处于领导和中心或枢纽的位置，各学院、系、所等是这一管理运行系统的基层单位。但是与学校及各职能处、室与上述各基层单位的关系相比，研究生院与基层学院、系、所的关系具有不同的性质和情况。

根据1984年国家教育部《关于在部分全国重点高等学校试办研究生院的几点意见》和1995年原国家教委制定的《研究生院设置暂行规定》，研究生院可召集主管研究生工作的系主任（院长、所长）、学校职能部门负责人会议，协调有关工作。可见，在与各学院、系、所的关系上，研究生院与学校相比范围要小一些。但是，研究生院与学校各职能处室相比，在与基层单位关系的口径上显然又要来得大而丰富。这主要是因为学校职能处、室基本上只担负某一方面的专门职能，而研究生院作为集中管理研究生教育的机构，则包括了对同一对象进行管理的多方面职能，以及对与研究生教育相关的其他部门的协调作用。

由此，要正确处理好研究生院与基层学院、系、研究所等基层教学科研单位的关系，保证研究生教育管理运行系统的有效性或稳定性，必须充分重视和处理好以下几个方面关系。

1.研究生院作为研究生教育管理的领导和协调机构，在与基层单位发生工作关系时，一定要做到集中、统一、有序，注意本院内不同单位、部门的方案、计划、措施之间的协调性。而这一点往往与研究生院机构及人际关系的现状，特别是管理水平和院长的协调能力等有着密切关系。

2.加强与学校有关职能处、室的相互协调。使学校的有关政策、措施和研究生院的工作相配套，使之在面向基层学院、系、所时，尽可能避免因有关职能处、室间信息不畅导致令出多门而使基层学院、系、所无所适从等情况。

3.要重视加强对基层有关管理干部和管理人员进行研究生教育有关政策的学习和业务培训。据我们观察，研究生院的机构和人员一般较为稳定，而基层学院、系、所领导班子更替相对频繁，管理人员流动变化也较大，因而在研究生工作管理方面，基层的“新人”层出不穷。因此，做好此项工作，使研究生院对基层学院、系、所的领导及研究生教育管理的运行系统趋于规范，提高效率。与此同时，研究生院对于基层学院或系、所有关主管领导及管理人员的任免，也应有较充分的发言权和协调权。

四、研究生院内构成研究生教育管理运行系统诸方面的相互关系

研究生教育管理运行系统诸方面是指对研究生教育实行集中、有序管理的基本职能，这些职能的有机结合构成了研究生院内研究生教育管理运行系统。研究生院的有关组织机构是为适应研究生院诸项职能而建立的。因此，对研究生院组织机构间关系的分析，莫如对研究生院诸项职能相互关系的分析，后者更为本质，具有共性。因为组织机构的设定还须依各校的实际情况而定，因而各个高校研究生院组织机构设置的情况有一定的差异。不仅机构的数量和名称有区别，而且同一机构所履行的职责也不尽相同。

对构成研究生院内研究生教育管理运行系统各项职能的关系进行分析，我们认为，必须牢固地确立研究生培养工作在研究生院各项工作中的中心地位。这是因为研究生院作为高层次专门人才的培养基地，其根本任务就是培养适应国家经济建设、科技进步和社会发展需要的合格的高层次专门人才，研究生院各个方面的工作都必须服从于这一根本任务。研究生培养工作从广义上讲，包括对研究生的德育教育和业务培养，也可包括研究生招生等。从一般意义讲，主要是指对研究生的业务培养。然而，无论从哪个意义上讲，保证研究生的全面培养质量，是研究生培养工作的基本目标。确立研究生培养工作在研究生院工作中的中心地位，就是要以保证和提高研究生全面培养质量来统摄研究生院内研究生教育管理运行系统的各个方面。在研究生院内，不可能有单纯的招生工作、学籍管理、教学管理、德育工作、学位管理、就业指导等，唯有以研究生培养工作为中心，才使得上述各项职能或要素结合成一个具有统一目标、相互有机联系、有序的整体或系统。由此，正确处理研究生院内研究生教育管理运行系统诸方面相互关系，实质上就是如何确立研究生培养工作的中心（或核心）地位，正确处理研究生培养工作与其他研究生管理工作相互关系的问题。

1.必须以研究生培养工作为核心，理顺研究生院内研究生教育管理运行系统各方面的关系。

如上所述，以培养工作为核心，就是要以提高研究生全面培养质量来统摄研究生教育管理各方面的工作，因此，把德育教育作为研究生培养的一个重要组成部分，顺理成章，很多研究生院都担负起了研究生德育工作，并注意与业务培养管理结合，取得了较好的效果。当然，研究生的德育教育和思想政治工作也有其自身的工作内涵和工作系统，而且与招生、就业指导等有密切的关系。招生工作主要包括招生计划的制定和考务组织及录取工作，且都与培养工作密不可分。首先招生计划不可能凭空产生，虽然有国家计划，但招什么专业、什么专业招多少人是学校自己定的，依据何在，则离不开培养工作及其他工作的信息反馈；其次，考试范围、科目及方法，在一定程度上也是对可塑之才的预定设计，是一定的教育思想和人才培养观念的体现。实践证明，为招生而招生，为计划而计划，不仅会割裂人才培养质量与招生质量的统一性，而且也会使培养工作受到一定的牵制。培养管理工作与学位管理工作有很密切的关系，但是两者各有自身的内涵。前者是过程性的，体现为受教育者自身的潜质在施教者的指导、引导下的显现、释放、丰富、升华等过程，因而也是基础性的。后者则是收敛的、总结性的，是对培养质量、学位申请人学术水平的鉴定，因而也是反馈性的，对培养工作具有十分重要的促进作用。所以相当多的研究生院把研究生培养管理工作与学位管理工作并为一个机构。研究生培养管理工作就业务培养管理而言，主要包括学籍管理、教学管理，也包括培养过程主要环节及教学计划等管理。有时也包括对研究生导师的管理工作，管理内容比较广泛，头绪也比较多。

2.必须正确处理研究生教育改革与研究生教育管理日常运行工作的关系。

高校研究生院虽然已经过了10多年试办，积累了一定的经验，完善了有关制度和相应的组织机构，基本上形成了各具特点的研究生教育管理日常工作运行系统，如何建立起符合高层次人才培养特点、规律及要求，与我国政治、经济、科技等体制改革相适应的研究生培养制度，任务十分艰巨。这里包含着两方面的内容：一方面，改革的任务十分紧迫。因为研究生教育较大规模的发展是在十一届三中全会之后，其发展基本上是处于由计划经济向社会主义市场经济转变的过程之中，无论是教育观念，还是人才培养的规格、模式、方式和体制等都面临着重大的转变或转折；另一方面，我国培养研究生的历史，尤其是较大规模培养研究生的历史不长，因而研究生教育制度的规范化、科学化的建设任务也十分繁重。因此，必须坚持改革与建设相结合，以改革促进建设，以建设巩固改革成果，从而促进发展的方针。这是目前研究生院自身建设和研究生教育改革与发展中必须正确处理好的一个基本关系。

五、研究生院内研究生教育管理运行系统与非该系统但仍由研究生院担负的职能之间相互关系

这是研究生院职能扩大后，研究生院建设中面临的一个现实问题。实际情况是，绝大部分研究生院除了承担研究生教育内部管理运行过程的各个环节的职责和职能之外，为了优化研究生教育的基本条件和环境，也承担了诸如学科建设、导师队伍、博士后等管理工作。还有的研究生院也承担了诸如科研管理、师资培训等职能。这些职能虽然不直接属于研究生教育管理运行系统，但是如学科建设、导师队伍等工作无疑与研究生教育管理有着十分密切的关系，并且对促进研究生培养条件的改善和培养质量的提高起到了十分重要的作用。学科建设管理是近年来研究生院职能扩大中最突出的一项职能，33所高校研究生院中有29所研究生院都具有学科建设管理职能，证明各个高校普遍重视研究生院对于提高学校整体办学水平的重要作用。同时也说明，研究生院确实比学校其他部门更适宜于作为学校学科建设的管理部门。这是由于作为培养研究生前提或据点的博士点和硕士点的申报和管理，主要是由研究生院承担的。同时国家重点学科也是从博士点中遴选的，故也有较多的研究生院成为本校重点学科建设的管理部门。学科建设作为结合科研工作、人才培养和师资队伍建设的综合性工作，其基本任务就是要推进人才培养与科研工作、师资队伍建设的结合，促进高层次人才培养基地的建设，为人才培养创造良好的条件或环境。因此，抓学科建设，对研究生教育所起的重要作用是不言而喻的，包括导师队伍也有类似的情况。然而，在总体上，不属于研究生教育自身管理运行系统，但仍由研究生院担负的职能不都完全具有如上所述的学科建设同样的性质和情形。在当前，要正确处理研究生院内研究生教育管理运行系统与非该系统但仍由研究生院担负的职能之间的相互关系，必须注意以下几个问题。

1.正确处理好研究生教育（主要是研究生培养工作）与学科建设、导师队伍建设等与研究生教育有密切联系的工作关系。就学校提高整体办学水平，改善办学条件而言，以学科建设为龙头确实是抓住了纲。然而就研究生教育而言，抓学科建设固然十分重要，但是仍应以提高研究生培养质量为核心。因为学科的建设和发展，归根到底是为了出人才、出成果，为教学和科研创造条件。因此，必须防止为抓学科建设而抓学科建设，使学科建设与研究生教育脱离开来等不利于研究生教育改革和发展的情况。

2.对一些已经事实证明与研究生教育关系不很密切，过多地牵扯研究生院主要工作职能或增加研究生院工作负担的职能，均应坚决予以转换。否则，将很不利于研究生院集中精力抓好教学改革和人才培养工作。

六、研究生院院长与副院长及他们与院内职能处、室及其负责人的关系

与上述各个关系相比较，这些关系是依职能及职责形成的人际关系，综合了研究生院组织机构、队伍及管理运行等多方面的因素。实践证明，在研究生院建设中，研究生院管理队伍建设，尤其是领导班子及骨干队伍的建设是关键，有了一支有着强烈事业心和很强战斗力、团结合作、密切联系院内外群众的领导班子及骨干队伍，那么研究生院自身工作范围内的大部分矛盾和困难就能积极地得到克服和缓解。由于研究生院是校长领导下的主管研究生工作的行政机构，为了进行系统管理，需要就不同的职能建立若干具有较明确分工的组织机构。并且，人们的主观愿望有时并不能消解在实际工作中因不合理的职责关系产生的矛盾。因此，如何协调好院长与副院长，以及他们与这些组织机构（主要是这些机构的负责人）的相互关系，对于形成有机统一、规范、高效的研究生教育管理运行系统具有十分重要的意义。

1.加强院长与副院长的分工合作。研究生院院长一般由校长或主管教学、科研工作和研究生工作的副校长兼任，因而研究生院的日常全面工作应该由研究院副院长担任。试办研究生院实践的宝贵经验之一，就是研究生院必须要有一名能与院长进行很好合作、熟悉研究生教育的有关政策、有一定教学和科学研究的经验、并有较强管理工作能力和协调能力的副院长主持研究生院的日常全面工作。赋予该副院长以这一专门化的重要责任，提高其与履行职责相应的地位，有利于排解校长或副校长兼任研究生院院长而卷入研究生院日常性工作的可能，同时也有利于研究生院介入学校的有关工作，发挥重要作用。除了院长和常务副院长，根据各校的实际情况，不少学校研究生院另设1～2名副院长协助院长工作，或分担常务副院长可能过重的担子。但是，实践证明，副院长岗位的设置宁少不宜多，即使增设，也应按需而设，而且必须保持研究生院行政领导的统一。

2.加强院长、副院长与院内职能处、室负责人之间的协调，建立院长协调院内各处、室相互关系，以及各处、室之间既相互分工、又相互协作的规范。根据履行职能的需要，研究生院内建立若干处或办公室，确实很有必要。因为机构的设立，易于使分工及职能专门化，推动机构任职人员去钻研本职工作业务，提高局部工作的管理业务水平和工作责任心。而另一方面，也必须加强对不同岗位及岗位部门之间的协调，或在分工基础上合作，这是提高研究生院工作效率和管理水平十分重要的一环。对现状进行分析，研究生院组织机构建设也存在着若干矛盾。其一，设立处或室之后，处、室负责人与分管本部门工作的院长或常务副院长之间如何划分职权，做到相互协调；其二，各处、室之间如何既相互分工、各司其职，又相互合作；其三，研究生院的处、室究竟属于什么性质，与学校的职能处、室有什么相同或不同之处？这些都是目前研究生院组织机构建设面临的实际问题。我们认为，如果研究生院仍然是作为学校的一个行政性机构，无论它自身在学校有多高的地位，其内部的职能处、室只能是它内部管理运行系统的一个有机组织部分。所以，对研究生院内的处、室等机构的建设和管理也应实事求是，从它应担负的实际的工作职能，赋予其应有的职责、职权和相应地位，而不宜过分拔高，使其从自身所处的研究生工作管理系统中脱离出来。因此，加强院长和副院长的协调作用就显得尤为必要。院长或副院长的协调能力是院长、副院长领导能力和工作水平的重要表现，对于如何发挥院内各部门及其负责人的工作积极性和创造性至关重要。因此，院长和副院长不能过多地包揽应属于部门负责人处理解决的事务，而应着力于有关整个研究生教育及研究生院建设的重大问题和事关研究生工作的全局及战略性的问题，致力于应由不同处、室相互合作才能处理的有关事务的协调等。从某种意义上讲，院长或副院长应是“帅才”，部门负责人则应是能够顾全大局、具有很强的处理事务能力的“能手”。