研究生院制度建设的基本要素_鉴往思来_研究生

研究生院制度建设的基本要素_鉴往思来_研究生

第三节　研究生院制度建设的基本要素

研究生院与研究生教育既有联系，又有区别。但两者建设与发展的关系是相辅相成、相互促进的。就现代意义的研究生教育而言，它始于19世纪初的德国，而研究生院这一以实施研究生教育为主要职能的教育组织形式，则在1876年首创于美国的约翰·霍普金斯大学，随后其他一些国家才相继设立。由此可见，世界范围研究生院的产生、发展历史至今已历经100多年。

在我国，真正意义上的研究生院设置是在20世纪80年代初开始创建的。当时经国务院批准，教育部于1984年下发了《关于在北京大学等22所高等院校试办研究生院的通知》，按文中试办研究生院的条件和分期分批建立的原则，并考虑到院校类别的覆盖面，先批准了北京大学等22所高校试办研究生院，后于1986年又批准了10所高校试办。至此，包括已经批准成立的中国科技大学和中国社会科学院研究生院等，全国已共有34所高等院校和科研单位成立了研究生院。

经过10多年建设与实践，试办研究生院取得了令世人瞩目的成就。为了检验这一成果和明确今后建设的方向，原国家教委于1995年初组织了对33所高校试办研究生院工作情况的全面评估。评估结果表明，试办研究生院是必要的，总体上来说也是成功的。诚如原国家教委所总结的：试办研究生院——在我国研究生教育中发挥了高层次人才培养基地的作用；在学位与研究生教育改革过程中起到了带头和示范作用；为我国科学技术的发展做出了贡献；有力地促进了对研究生教育的有序管理，带动了整个研究生教育的健康发展，对学校本身及全校教育教学改革工作也起到了良好的促进作用。根据评估结果表彰和奖励成绩名列前茅的10所研究生院，并分批下发办理正式建立研究生院手续的指令。

正式建立研究生院是我国研究生院建设上水平、上台阶的又一个良好开端。为迎接新世纪的到来和世界范围新的科学技术革命及其政治、经济、军事、文化等方面激烈竞争的挑战，近几年来，各个研究生院在总结试办工作经验的基础上，纷纷以正式建院为契机，对未来发展进行了探讨和规划，对建设过程中的宏观发展、设置、内部和外部制约因素等多方位开展研究，以切实改进和加强研究生院的建设问题。(www.guayunfan.com)

回顾10多年我国建设研究生院的历程，展望研究生院肩负的重任及今后的前景，克服和解决当前建设中面临的困惑与问题，重视和加强研究生院自身的建设，已成为我国研究生教育在新世纪发展中一个不可忽视的重要方面。

本节想从微观运行的角度，试就高等院校研究生院建设内容中的若干基本要素作一探索，一来与同行共商，二来提出我们的一孔之见。

何谓基本要素？这里指的是：机构、人员、规章、信息、经费等，它是构成了院内建设中的基本要素。这些基本要素在研究生院运行管理系统中，起着举足轻重的作用，而且它们之间的联系十分密切，相互之间的影响颇大。因此，抓好这些基本要素的建设是提高研究生院的工作成效和办好研究生院的重要保证，也是搞好研究生教育管理工作的前提条件。以下试对各基本要素的内涵略作分析。

一、机构——研究生院内建设的第一个基本要素

高等院校一旦被批准设立研究生院，学校领导就应根据研究生院的性质和其应发挥的职能及本单位研究生的发展规模等实际情况，合理设置院内组织管理机构。为其更好地发挥自身的集中、有序管理本单位研究生教育的领导和协调职能，提供组织上的保证。从机构建设的基本内容来看，就是依据研究生院的职能要求科学、合理地设置相关的机构。

（一）研究生院机构设置及建设的根据

研究生院机构及机构建设的根据在于研究生院应发挥的职能，即既包括对研究生教育进行集中有序管理的职能，也包括学校赋予研究生院的其他重要职能。因此，分析研究生院机构的前提，就是要先分析研究生院作为学校研究生教育管理运行系统枢纽中心的各项职能的内涵或意义。与此同时，也有必要分析与研究生教育管理职能相关的，对研究生院发挥某些协调作用，进而发挥自身对提高学校整体水平具有重要促进作用的某些管理职能，如学科建设、博士后工作等。所以，研究生院具体职能大体包含：招生、培养、德育和思想政治工作、学籍管理、经费管理、学位授予工作、毕业分配与就业指导工作、学科建设、导师队伍建设、博士后工作、信息管理工作、行政管理、学位与研究生教育的科学研究与发展研究，以及承担上级部门和学校委托的其他工作。

以上所列各项职能，也许还没有全部包容院内机构现已实际承担的职责（能），但已足够说明，研究生院的职责和承担的工作任务是较重的，头绪也很多。然而，仍应本着精简机构、提高效率的原则，对相关职能进行组合，成立机构，因而不同学校研究生院的机构的职能可以不尽相同。

（二）研究生院机构设置的基本原则

根据形势和任务的变化，各机构的职能范围也会发生变化，研究生院组织机构建设的重要内容之一，就是对机构进行适时的调整。因此，对研究生院内机构设置（划分）或调整，除了考虑上述各职能范围和工作分量外，我们认为，还应注意贯彻以下原则。

1.本着机构数量宜少不宜多的原则，通过优化组合，将相近职能（同类内容）的机构进行归并，或在此基础上设立新的机构。

2.应有利于微观管理机制的运行，尤其是有利于基层（教学实体单位）院、系或所开展研究生培养工作。

3.层次划分不宜分得过多，依我国高校行政管理体制的基本划分；研究生院内机构宜实行院、处二级制管理或院、处、科三级制管理两种。至于哪一种更适合各校情况，可以灵活掌握，但我们更倾向于前者模式。

4.机构设置模式不可能是固定不变的，但一经划定就应保持相对稳定性，这有利于工作连续性和有关经验及资料的积累。

（三）高校研究生院组织机构的基本模式

目前，高等学校研究生院中设2～3个处级机构的占大多数，不设处级机构或只设半处级机构，以及只设1个处级机构的仅是少数。对这些机构的职能进行分析，大体可分为两大类：第一大类是培养处和学位办公室及学科建设工作方面的专门机构；第二大类是管理处、招生分配处（或招生处）、办公室和思想政治工作处。还有一类即研究生处，其工作内容包含了以上两类机构大部分职能，不能包含的则另设机构。

大多数研究生院的机构设置以培养处、管理处（或招生分配处、招生处）为基本框架，在此基础上依学校赋予研究生院的职责或予以加强的侧重点，对相应的机构进行增或减、并或分。

研究生院的组织机构没有一成不变和千篇一律的模式。但是，根据研究生院的基本职能和上述机构设置的基本原则及现状分析，笔者认为，对我国现时性质、类型基本同一的高校研究生院，其基本模式和轮廓还是可以大体描绘的，具体的细节可依不同学校的情况会有所变化。这里描述的是研究生院组织机构的一种模式，研究生院组织机构在学校研究生教育管理运行系统中的方框结构示意图如图10-1所示。

图10-1　研究生院组织机构示意图

有关说明如下。

1.院行政办公室或称院办公室，负责经费管理、行政管理、信息管理工作、院直属单位。

2.一处或称管理处，负责招生、毕业分配与就业指导工作。

3.二处或称培养处，负责教务管理、学籍管理、培养工作、也可与学位授予、学科建设（含博士后、导师队伍建设）等机构合为一体。

4.思想政治教育工作可视各机构承担的工作量之间的平衡，归入有关机构。

5.一处和二处根据各自履行职能的需要及职能专门化的程度，可设置若干办公室，并视规模大小，定为半处级或科级或两者兼有。

6.咨询机构称为院务委员会或研究生教育指导委员会，成员由正、副院长和院内各处室，以及学校的科研处、师资办公室、学生工作部等有关处（室）负责人、导师（专家）代表组成，并在研究生院设研究生教育研究发展中心或研究室。

二、人员——研究生院内建设的第二个基本要素

人员即管理人员，是研究生教育管理运行系统中最为活跃的因素。有了合理的机构设置能否真正得到执行，或者说能否发挥其应有的职能，重要的还是在于这一机构中人和人的素质状况。但人的素质不是一朝一夕形成或随意可以改变的。因此，加强这支管理人员队伍的建设，提高管理干部的素质和思想政治及业务水平，发挥他们工作的积极性、主动性和创造性，是加强和改善研究生院管理与建设水平的关键。

（一）管理人员的基本素质要求

基于研究生教育事业本身所具有高层次性等特点，对从事研究生教育的管理人员所应具备的素质必须提出较高的要求。

1.应有强烈的事业心、责任感和敬业精神。这是管理人员是否称职的重要标志之一。主要表现为：热爱本职工作，无论职位高低和工作能力大小都能全身心地投入；能自觉地尽职并把这视为实现集体或本单位总体目标的一个组成部分，看作是对国家、对社会应尽之责任；能不断地对自己提出新的目标和追求，希望在事业上有所作为，勤于思考、勇于实践，具有求实开拓的创新精神。

2.应有较高的政策水平和较强的工作能力。这是考察管理人员管理水平的一个重要指标。能通过认真学习、掌握党和国家的有关政策，以及掌握学位与研究生教育学和现代管理科学的基本知识，对我国研究生教育的大政方针都应有所了解，尤其是对与自身职责和主管的那一部分工作的有关政策和法规有较透彻的理解，能够不断地进取，努力提高政策水平。作为主要领导干部和骨干应具备一定的组织工作能力，调查研究能力，综合、分析判断的能力，语言和文字表达能力，社会活动能力等等。

3.应有良好的思想、工作作风和较强的组织观念。工作讲求实效，处处起表率作用，为研究生群体树立良好形象；坚持原则，秉公办事，不搞歪门邪道，坚持下级服从上级，个人服从组织的原则；谦虚谨慎，平等待人，有较好的合作共事、协商讨论的品质，努力摆正自己既是组织者，又是服务者的位置。

4.应有积极探索、勇于开拓的精神。研究生教育管理事业在我国属一项较崭新的工作，没有太多现成的东西可以遵循，许多领域需要我们去研究、去开拓。因此，从事研究生教育管理人员尤应加强学习，积极探索和研究研究生教育的特点和规律，善于对自己的工作进行总结，用规律性的东西来指导工作，变传统的经验性管理为科学管理，不断提高管理水平。

5.具有健康的体魄。体质是每一个管理者应具有的素质，它是做好各项工作的必要前提和基本保证。

（二）管理人员的配置

研究生院管理人员配置的要求，除应具备上述所列各项基本的共同素质要求外，应视招生规模的大小而定人员编制。但从总体而言，人员的配置与机构设置一样，应符合精兵简政原则，宜少不宜多，力求精干，要因事择（找）人，而不要因人设事，尤其是不要滥竽充数，不搞人浮于事。从试办研究生院10多年的实践来看，一个研究生院最多的专、兼职人员为27人，最少为11人。大多数院校研究生院管理人员编制过紧，因而疲于应付日常事务，则缺乏调查研究和总结提高的时间和精力。我们认为，高校研究生院专职人员以80～100∶1（研究生数∶管理人员数）的比例配置为宜。对在校研究生总数在2 500～3 000人左右规模的研究生院，其管理人员应不少于25人。

从能完成工作任务和工作高效的角度来看，合理的人员配置固然是一个重要因素（方面），而更重要的还取决于这些人员的质量和素质及他们在同一机构中相互协调合作的程度，以及在能力、原来学习、从事或熟悉的学科专业等方面的互补性。由于研究生教育层次较高，在管理人员的配置上，应注意选择思想和业务较好、办事能力较强的具有一定科研或教学经验的人员充实管理人员队伍，并力求使这支队伍的知识结构、专业结构、年龄结构、素质结构逐步趋于合理。还由于研究生院内职能繁多，常常是在一个部门或岗位中具有多种职能，因而强调个人要一专多能、互相加强配合协调，对于避免分工即分家，提高工作效率，具有不容忽视的重要作用。

由于机构设置级别、层次和职能（部门）不同，因而其所要求配置各种能级的人员也是有差异的。

1.院领导。大多数应配备有较高知名度的专家任院长或副院长，我国研究生院10多年建设实践也证实了这一点。在原33所研究生院院长中，有13人由校长兼任，12人由副校长兼任，8人由副校级的专家兼任；副院长共67人，正副院长人数每院平均达3人，以专家身份兼职数达69%，这个配置是适宜的。

建设一个有着强烈事业心和很强战斗力、能团结合作、密切联系院内外群众的领导班子，既要有具有开拓精神、多谋善断的第一把手，又要注意班子的精干，把兼职和副职保持在最低限度。专家型领导因有一技之长，一般都具备担任领导的有利条件，但这不等于每一个专家都已具有或必然具有领导和管理才能。何况，现代管理本身是一门科学，也都有一个重新学习、不断积累和熟练的过程。目前，我国高校研究生院领导层中，兼职情况较多，为了充分发挥专家型领导的作用，既要要求这部分领导同志应保证必要的时间用于从事领导工作，又要注意发挥集体作用，实行集体办公制。同时应成立一个咨询的“智囊”机构，如院务委员会或研究生教育指导委员会，由院领导班子成员、各有关处室负责人（含院内处室）、研究生指导教师、管理专家组成，作为院领导的咨询部门。日常工作实行院长分工负责制，而事关长远规划和全局性的工作则应共同商讨、集体决策，以提高决策的科学性和正确性。

2.院内处室负责人。这些同志既是院领导的助手，又是面向院、系、所基层组织和研究生，同时还是各办事机构内一般管理干部的领头人，他们起着承担上下、左右关系的组织和协调作用。因此，要求这些人员必须有较高的政策水平、组织协调和办事能力。注意处理好处室负责人之间，以及他们与分管本部门院长（副院长）之间的职权划分问题，对于发挥这些干部的积极性和创造性，加强合作和团结，至关重要。形成处、室间既有分工，能各司其职，又能相互合作的良性关系。

3.一般管理干部。院内各机构的人数、工作量要视各人的能级给予合理安置，岗位要满工作量、苦乐要均匀，人员要少而精。要按现有人员的德识才干，把他们安排到最能发挥其长处和作用的机构或岗位上去；并把学识能力较强的人员或骨干安排到比较重要的岗位上去，促使他们较快地成长。

（三）对管理人员培养和提高的措施

1.对现有管理人员进行调整和充实，适当提高高学历人员的比例，保持管理队伍合理的年龄结构。采取在愿意从事研究生教育管理的硕士、博士中选留充实（并注意成功率），让现有人员中的合适对象攻读学位等方法。在保持院内工作人员相对稳定的前提下，进行不同部门之间工作岗位轮换，并调离不宜从事管理工作的人员。

2.加强学习，提高综合素质和能力。无论是新老管理人员，都要加强政治和业务的学习和培养。熟悉和掌握党和国家有关研究生教育的方针、政策，教育科学和管理科学知识，现代管理技术等，努力提高业务水平和工作能力。尤其是新到研究生院的管理人员（包括院领导层）都应至少参加一期由主管部门或学会主办的（脱产或半脱产）培训班学习，这种培训班原国家教委已对研究生教育管理干部开办多期，效果良好。

3.采取各种激励措施，鼓励管理人员开展经常性的工作经验总结，进行结合实际问题的工作研究和参与教育科学课题的研究。要求他们努力探索和遵循人才培养的规律性，提高理论水平和科学认识，自觉指导工作实践，促进管理工作上水平，进而推动研究生教育事业的改革与发展。

4.通过建立合理的岗位责任制和考核、奖惩制，促进管理人员的进取心。同时，切实关心他们的技术职称、工资待遇等，使他们安心工作，努力提高工作效率。

三、规章——研究生院内建设的第三个基本要素

规章即管理的规则和章程，是管理活动的规范，其体系即形成制度。管理规章制度建设也是研究生院建设中的一个十分重要的组织部分，管理的规章基本上体现了管理者对实施管理并达到预期目标可能产生的各种情形所设定的规则。在某种意义上，也是人们对管理领域本身的规律性，以及管理自身运作规律的一种认识和把握。因此，它同研究生院组织机构结合，构成具体的培养研究生高校的研究生教育管理运行机制。

（一）规章制度建设的必要性

加强研究生院规章制度建设，不仅是加强研究生院自身建设，而且也是直接推进研究生教育改革和发展的重要内容和措施之一，是实现研究生教育管理制度化、规范化的重要途径和标志。

（二）规章制度建设的几个基本要求

制定研究生院内各项规章制度是一件很细致的行政管理工作，如何使规章制度发挥其应有的作用，在制定、修订和完善有关管理规章制度时，应充分注意以下几点要求。

1.目标性：制定或修订研究生教育管理规章制度，其主要目的是为了出高层次人才、调动教与学及管理人员三方的工作积极性，保证各项工作的正常运行秩序，为实现研究生教育的总体目标服务。因而，每项具体的规章制度应有明确的管理目标。

2.科学性：规章制度的内容必须符合和体现党的教育方针的要求，以国家关于研究生教育的有关政策、法律规定为依据，同时符合本校教育的客观实际，体现高层次专门人才培养的规律、特点及其要求。

3.可行性：制定规章制度是为了执行，使每项工作都有章可循，因此，规章一定要具有可行性。制定规章的内容和条文的要求应恰当、符合实际情况，易于对照和操作。

4.稳定性：规章制度的制定，一般都经过一定权威（领导）部门审批后执行的，因而，要保持相对稳定性。但随着形势的变化和时间的推移，对须补充内容的规章也应及时修订，以求不断完善。

5.权威性和合法性：制定规章制度不能忽视其正常的程序，这是使其自身有权威性的重要保证。

（三）规章制度建设的种类和体系

研究生院管理规章制度建设是根据各研究生院工作的范围和包含的职能及自身管理工作的需要而开展，需制定的种类颇多，内容也十分丰富。但涉及教、学、行政管理3方面的院内微观管理运行规章，大体上可分为两个大类。

第一大类，属于研究生院管理和服务对象的规章制度。这一大类又可分为属于研究生教育自身管理运行系统及与其有直接联系的管理规章制度，以及虽不属于研究生教育自身管理运行系统但仍由研究生院承担的工作职能的有关规章制度。严格说来，后者中的大部分均不属研究生教育的管理制度范畴，且各校赋予研究生院的这类职能各不相同可略去不作分析。因而从总体说来，这类规章制度依研究生教育管理运行系统的流程及有机构成，大体上包含了从研究生招生到研究生培养的各方面及环节，包括学籍管理、德育教育，直到学位授予和毕业派遣及就业指导等。与此同时，也包含了与上述管理系统有关的，属于优化研究生培养条件及育人环境的，如学科建设、导师队伍建设等方面的规章制度。

这一大类的规章制度可谓内容丰富，体系林立、纵横交叉，因而必须依其各自的性质及内部层次和相互关系，理顺关系、并行不悖。因为上述各个环节或方面即可单独成为一个规章体系，然而它们之间往往又是交叉的，而且自身的体系内又有丰富的层次。因此，必须注意不同规范体系之间的配套协调，注意同一体系中总体性规章与作为其分支的规章的相互协调和补充，做到有序、协调。同时还应突出重点，强调不同的规范自身应达到的目标和管理范围。

第二大类，是研究生院为加强管理，提高自身工作效率和队伍建设等制定的内部管理规章。这部分规章对于研究生院自身建设具有直接的重要意义，而且往往容易被忽视。它包括院内各种办公制度、工作流程等规定，关于院内从院长到具体工作人员职责，以及队伍建设等各项规章。

四、信息——研究生院内建设的第四个基本要素

信息这里指的是管理信息。信息管理已经成为一切管理活动中的不可缺少的重要组成部分。从某种意义讲，管理活动实际上是上级领导部门通过采集获取信息、筛选信息和利用信息来进行预测、规划、调控、决策，以实现管理组织目标的信息运动。在当今信息社会里，如何运用现代信息技术采集有用信息，以加快研究生教育管理信息化的步伐，已越来越显得非常重要。

1.管理信息的采集与储存。

2.管理信息的处理与利用。

3.提高信息管理计算机化的建设。

上述对研究生院建设基本要素及内容的分析并未包含其全部内容，尤其还没有包括经费、设施、物质条件等方面的建设内容。实际上，一流的研究生院除了合理而健全的组织结构，素质、能力及颇佳的人员队伍，完整和科学的规章制度及丰富的信息资源外，还应有雄厚的经济实力和良好的物质条件，如教学和实验条件、图书资料及学术交流的条件等等。因此，本节所阐述的研究生院建设的基本要素，是属于研究生院自身建设的关系和活动方面的内容，其他方面（包括宏观和外部环境）的建设内容，还有待于今后进一步的探讨和阐述。