研究生招生档案科学化管理初探_学科建设与研究生

研究生招生档案科学化管理初探_学科建设与研究生

研究生招生档案科学化管理初探

研究生招生档案是研究生教育的入口档案，也是每一位研究生新的学习阶段的第一手档案。研究生档案非常复杂，不仅包括国家、省级、学校等的管理及政策文件，同时还涉及学生的人事和学业档案。研究生档案的管理也呈现出保密性高、精确度高以及时效性强等特征。因此，科学完善地做好研究生招生档案的管理，对于研究生招生工作，甚至是整个研究生教育，都具有十分重要的意义。

一、研究生招生档案的内容

研究生招生档案总体上包括政策类材料、操作类材料和考生类材料三大部分。

（一）政策类材料(www.guayunfan.com)

政策类材料主要包括国家、省级以及招生单位的各项政策文件、指标分配等材料，具体包含：

（1）学校向上级部门报送的招生计划以及上级部门下达的招生数据，包括各类型、各层次、各种考试形式的研究生招生计划。

（2）各招生环节由国家、省和学校各级机构形成的有关政策、规定、办法等资料。

（3）学校发布的招生专业目录。

（二）操作类材料

操作类材料主要包括研究生招生考试各个环节涉及具体操作规章、办法、制度等，这些操作类材料同样涉及国家、省级主管部门以及学校自身三个层面。具体包含：

（1）国家向省级，省级向学校以及学校向校内发布的各种招生工作规定和具体办法、通知。

（2）业务课命题阅卷的小组组成及命题与阅卷人名单，各专业课的考试大纲等。

（3）招生过程涉及的考务人员名单、监考人员名单及试卷保密职守记录等材料。

（4）招生复试的复试方案和录取规定等。

（5）特殊情况的处理材料。

（三）考生类材料

凡是涉及考生个人或群体的材料均属考生类材料，具体包括：

（1）推免生申报、审批表，考生资格审查表。

（2）报名阶段形成的报名数据和照片。

（3）考试阶段形成的考生试卷、成绩、违规记录，考生现实表现政审表、复试结果表等。

（4）录取阶段形成的拟录取名单汇总表、录取库、考生签订的协议书、破格录取原则及名单、录取新生名册、录取考生档案、录取通知书报到联等。

二、研究生招生档案管理的特点

（一）研究生招生档案类型多样，要求复杂

研究生招生档案类型多样体现在两个方面，一是招生类型多样，包括博士、硕士不同层次，以及全日制学术型、各种类别的全日制专业学位、各类别非全日制硕士专业学位、中职硕士、高师硕士、农村硕师计划、推免生等不同类型等；二是招生档案产生于招生的各个环节，包括招生政策、招生计划、招生专业目录、网上报名、现场确认、命题、阅卷、复试、录取、调剂、提档以及所有学生的个人档案，等等。因此，招生档案管理的工作量大、环节繁多。

招生档案的要求高且复杂，包含了纸质材料与电子材料等不同形式的材料归档，以及对加密材料和非加密材料的归档等。同时，对加密材料有绝密、机密、秘密等级的区分处理，以及各种不同档案材料的保存期限及销毁年限等的处理。任何一项对归档材料的要求都必须保证万无一失，对招生档案管理者的要求甚高。

（二）研究生招生涉及考生档案规模与日俱增

研究生招生涉及考生档案规模与日俱增首先表现为研究生招生规模的不断扩大。自新中国成立以来，研究生招生规模呈现出了大幅增长的态势，尤其是在研究生扩招时期，研究生规模日益扩大，对研究生招生档案的管理提出了严峻的挑战。

研究生招生涉及考生档案规模与日俱增还表现为研究生招生类型的不断多元化，尤其是在专业学位不断壮大的今天，十种类型的专业学位得到了空前的大发展，导致了研究生招生档案工作量的急剧增加，管理工作日益繁杂。

（三）研究生招生档案呈现出很强的动态变化性

自国家1978年开始恢复研究生招生，开始招收两年制和四年制的研究生；1981年我国实行学位制度，开始招收硕士、博士生；尔后不断开展了一系列新的研究生招生工作，包括代招出国预备研究生、招收委托代培研究生、推行推荐与考试相结合的招生办法、招收定向委培培养研究生、对符合一定工龄的在职人员实行单独考试招生、开展联合培养研究生，等等。上述种种招生制度改革，表明了研究生招生工作的不断变化和动态调整，对研究生招生档案的统一化管理提出了巨大的挑战。

（四）研究生招生档案管理工作意义重大

研究生招生档案影响到研究生教育的方方面面，意义重大。

其一，研究生招生档案记载了招生单位学位与研究生教育的发展历程，对于记载学位授权增列、学科专业及研究方向的变化、考试科目的调整、培养方案的改革、招生规模变化以及招生类型的丰富都起到了非常重要的历史记录价值。

其二，研究生招生档案记录着年度招生录取情况，是研究生个人取得学籍的凭据。也是招生单位和上级主管部门审核及发放相关学历学位证书和进行就业管理的重要依据，具有原始凭证的权威性。

其三，每年招生过程中的大量统计数据，反映着招生单位的招生规模变化，生源结构与质量的对比、变化及趋势等。招生档案的管理，对于利用招生档案进行分析、研究、总结招生工作政策执行中存在的问题及所提出的改进办法，不断提高研究生招生工作水平和招生质量具有十分重要的意义。

其四，以科学发展观为指导的研招工作，其研究生招生档案还是向考生及社会体现研招工作公开、公正、透明和坚持以人为本的重要凭据。尤其是招生工作体现出很强的政策性，对于历年的招生指标、招生办法、录取原则以及公费自费名单确定等，都具有重要的凭证意义。

三、研究生招生档案科学管理的途径

针对研究生招生档案的具体内容和管理特征，探索研究生招生档案的科学化管理途径，不断提高研究生招生档案管理水平，可以从以下几个方面进行尝试。

（一）提高研招档案重要性的认识，重视研招档案管理工作

相对于研究生招生诸如下达计划、命题阅卷、复试调剂等研招环节，研究生招生档案管理一直处于相对忽视的位置，对研招档案归档的及时性、保护性等重视不够，研招档案的管理也一直处于制度尚不健全和管理边缘化的无序状态。尤其是对一些重要的保密档案，还存在着对其保密意识的不够和档案管理的缺失而造成严重的后果。因此，进一步提高研究生档案管理工作重要性的认识，加强相关制度建设和人员的业务培训，严格相关纪律，不断提高研究生档案的管理水平。

（二）以双轨管理为主，逐步向单轨管理过渡

伴随信息科技和网络数据库等数字化时代的不断成熟，面对我国日益扩大的研招规模和多样化的研招类型，研招档案的管理一味地采取传统的纸质管理，既未顺应时代的发展进步，也无法应对现实的研招档案管理需要。因此现阶段的研究生招生档案管理主要应尽快实现“双轨制”的档案管理模式，即采取纸质文档管理和电子数据库文档管理相结合的管理模式。对于能够进行纸质化的电子档案，在条件允许的情况下，尽可能转换成纸质文档同时保存；而对于重要的纸质文档，采取一定手段的电子存储进行同时保存，以确保研招档案的万无一失。

当然，随着国家无纸化办公工程的不断深入和网络数据库等电子技术的不断成熟，我们也应该做好完全实行电子化存档的时代发展趋势，提前做好人员的业务培训和相关设备的完善和学习，从而逐步将研招档案的管理由双轨向电子化存档这一单轨管理的模式迈进。

总之，研究生招生档案作为我国学位与研究生教育改革与发展的历史写照和现实总结，其管理工作是一个复杂而重要的系统工程，需要我们在管理的科学性、规范性和实效性上不断探索创新。档案如镜、以史为鉴，做好研究生档案管理工作，将为我国研究生教育事业的健康发展提供必要的资源保障。

（作者：万伦）