医院档案收集归档管理工作中存在的问题探讨

医院档案收集归档管理工作中存在的问题探讨_档案管理理论与实

医院档案收集归档管理工作中存在的问题探讨

乐　斌

（宁波市康宁医院）

摘　要：收集归档工作是档案室获取和积累档案资料的必要途径，是档案业务管理工作的首要环节。本文对医院档案资料在收集归档过程中存在的一些问题进行了探讨，分析原因，提出解决方法，为今后医院档案资料收集归档及保存利用档案资料提供服务。

关键词：医院档案　收集　归档　问题探讨(www.guayunfan.com)

医院档案是记载医院管理、重大事件、业务发展、财务管理、科研教育、大型医疗设备采购等的重要历史资料。在卫生事业飞速发展的今天，将这些档案资料加以收集归档并妥善保管，可以为医院各项工作利用档案资料提供便利。收集归档工作是档案室获取和积累档案资料的必要途径，是档案业务管理工作的首要环节。

一、医院档案收集归档存在的问题

近年来，医院系统虽然加大了对档案资料的收集归档力度，但在实际工作中还存在着一些问题，值得我们思考探讨。

（一）医疗科研业务材料收集归档难

医院整体的工作是由各职能部门按照医院制定的各自职责，由各部门共同完成的。医院文书档案收集归档都按医院制定的归档范围及保管期限执行，在第二年6月份前完成档案收集归档工作。但科研档案、会计档案、基建档案、声像档案等档案资料的形成没有规律性，无法参照其他门类的档案进行有计划、有目的的收集归档。如科研档案，医院重视科研业务工作人员研究项目，编纂业务书籍，发表论文，特别是批准立项后的医疗临床课题，这些科研课题从研究申报到成功结题需要几年或者更长时间，其间形成的大量有价值的第一手档案资料，往往留存于科室和个人手中，由于医疗科研业务人员重视自身的职称晋升，为方便编写业务论文等，不愿将相关材料归入医院综合档案室管理。

（二）医疗设备材料收集归档不全

随着医疗卫生事业的不断创新发展，医院每年都会购进一批先进医疗设备。医疗设备从采购到使用形成的购置申请、论证报告、订购合同、设备验收等资料，都应一一收集归档。但在现实管理中，存在着医疗设备部门和相关科室怕麻烦和为了自己使用方便，不愿移交医院综合档案室，特别是设备工作手册和使用说明书归档收集不全为设备档案收集中较为突出的问题，为今后的设备日常保养、维修带来诸多不便。

（三）忽略实物档案的收集归档

医院档案长期以来受纸质档案管理为基础的传统思维模式影响，造成了重纸质档案而忽视实物档案的收集归档现象。如，病人家属为了感谢医务人员救死扶伤、无私奉献的敬业精神，送锦旗表示感谢，这些送来的锦旗悬挂在本科室内，未将其归入综合档案室，造成实物档案收集不完整。还有医院获得的各类奖牌、奖杯等，往往未统一归档。

二、医院档案收集归档问题产生的原因

（一）档案管理的责任意识有待加强

通过近几年的宣传和教育，工作人员有了一定的档案管理意识，但还是缺乏责任感。一些医院工作人员归档意识不强，归不归档完全凭自己的意愿；医院也缺乏科学严格的考核制度。

（二）医院档案管理体制没有完全实行一体化管理

医院综合档案室一般只管文书档案、科技档案、财务档案、设备档案等，而医疗文书档案、X线胶片、实物档案等由各个业务部门自行管理，不利于档案的收集、利用和开发。

（三）归档资料没有得到很好的开发和利用

医院对大部分归档资料的开发利用重要性认识不足，没有投入人力物力进行开发利用。医院档案的作用没有得到充分发挥，大家对医院档案的价值认识不足，反过来又制约了医院档案收集归档工作的顺利开展。

三、解决医院档案归档收集问题探讨

（一）建立健全档案资料收集归档制度

应按照国家和卫生行业档案管理的有关法律法规，建立健全档案归档收集制度，规定各类不同资料的收缴范围和收缴时间；制定档案归档的责任制度，明确责任，落实到人；制定完善的档案登记和借阅制度，保证档案资料的交接程序完备、资料齐全；建立档案资料保密制度及科学立卷原则，确保档案的保密和安全，以及各类资料的完整，便于今后的查阅及利用。

（二）加强对档案管理员及兼职档案人员的专业培训，提高其业务水平

一是进行档案管理方面的政策法规、相关规章制度等及医院档案制度管理标准等方面知识的培训；二是进行档案归档工作程序、内容专业术语等方面的培训；三是加强档案人员的职业道德培训。

（三）进一步改进医院档案收集归档管理服务模式

医院档案工作者要变被动服务为主动服务，平时做到“四勤”：嘴勤、手勤、眼勤、腿勤，变被动接受各部门归档资料为主动上门指导档案立卷整理业务，主动与档案利用者建立联系，按照档案管理的要求，随时收集档案资料，积极为档案使用者提供方便。

综上所述，在注重档案利用的今天，档案的收集归档工作显得越来越重要。做好医院资料收集归档工作，对推动医院档案事业发展，提高档案工作的地位和作用具有重要意义。