公务文书的含义

第一节　公务文书的含义

一、公务文书的定义及其性质

公务文书简称公文。根据国家规定，国家行政机关的公文“是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具”。（国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》。以下简称《公文处理办法》）

据此，公文具有下列性质：

1.法定效力　法定效力指公文在管理国家中的法定约束力。这种法定约束力的范围、性质、能量等，是由公文制发机关单位的法定权限所决定的。机关单位的法定权限是公文法定效力的基础，它也在公文的制发和运作中体现和发挥出来。因此，在《公文处理办法》中把公文确切地表述为是国家机关“依法行政和进行公务活动的重要工具”。

2.规范体式　规范体式指公文的种类（文种）、名称、作用、具体格式、行文规则和收发文办理等，它们都应按照国家的统一规定和规范执行，不得擅自违反。

3.来源于经验　即指《公文处理办法》包括所有文件中的规定性文字，都属于“行政机关在行政管理过程中形成的”总结，其中包括来自于传达国家方针和政策，发布法规和规章，实施各种行政措施，请示和答复问题，报告情况和交流经验等等的工作实践性的经验。

二、公务文书的广义狭义之分

1.广义公文　广义公文的“广”，是指它所包括的范围、文种和内容比较宽泛，不仅国家行政机关、党的机关使用，社会团体、企事业等也使用；不仅使用的范围广泛、内容丰富，作用也较为巨大，凡用于公务活动的一切形式的文件，包括重要会议的发言记录、调查报告、报表、录音等等，都可归于广义公务文书。

2.狭义公文　狭义公文的“狭”，是指公文的使用范围和公文文种都非常严格，不是平常意义的“狭窄”或“狭小”。以《公文处理办法》来说，它所指的正是这里说的狭义公文。按照《公文处理办法》的规定，用于国家行政机关处理公务的公文只有十三种，文种极少。但是，狭义公文尽管使用范围都有严格规定和仅有十三个文种，却无论就其应用范围大至全国来说，或就其法定效力权居法律之下来说，恰恰体现着它的权威性、严肃性，以及制发和执行中的崇高法定效力。

为了说明公务文书中的狭义公文的权威性和严肃性，而不是使用范围的褊狭性和一般性，我们可以拿公务文书中的“公告”为例。大家知道，2008年5月12日四川汶川大地震后国务院发表公告决定5月19日至21日为全国哀悼日。公告连标题、标点只有102个字，但它的权威性、严肃性几乎无可比拟，它的覆盖范围不仅是中国13亿人民，而且也引起世界的震动。

三、通用公文和专用公文

公文可划分为通用公文和专用公文。

1.通用公文　通用公文顾名思义，指在使用范围上的广泛和适用。首先，党和国家机关制发的公文，包括作为“附件”一并公布的一些文件，无论对全国哪个机关、部门、单位都有法定的或政治的权威，都有一定的约束力。其次，一切党的机关和国家机关及部门为执行公务所制发的而非专用的公文，均属于通用公文。例如法律、法规、章程等，都应称之为通用公文，因为它们都具有普遍的法定效力。

2.专用公文　党和国家机关除使用通用公文以外，还使用一些专用公文。专用公文是除通用公文以外的公文文种，它们是适应各种专门系统、部门、单位的一般不具有普遍规范体式，但是都为它们自己所必需的文件；如工业、农业、财政、金融、文化、教育、外交、军事等单位，根据本系统、本部门、本单位的特殊需要而使用的一些专用规格的文件。这种文件起着联系、记录、交流、交易等作用。

四、狭义通用公文的实际应用范围

狭义通用公文或者称为严格意义上的通用公文，即是指党的和国家机关通行使用的十四种（党的）和十三种（国家的）公文。这种公文除了党的机关和国家行政机关广泛应用外，社会上也广泛地比照使用。

但是，实际上狭义通用公文不仅中国共产党和国家政权机关广泛使用，其他党派、社会团体、企事业单位都在不同程度上参照使用。它们或全盘照搬党和国家的规定而使用，或根据自己的需要变通应用，或在党和国家规定办法之外另行补充若干规定而应用。总之，不仅党的机关和国家行政机关人员要学习狭义通用公文的制发和处理办法，就是身在其他部门或企事业单位的工作人员，甚至普通平民百姓也应学习点公文知识。