种类和作用

第二节　种类和作用

一、种类

2000年8月24日，国务院颁布了《国家行政机关公文处理办法》，其第二章“公文种类”按照公文的适用范围确定了共13类文种，即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。这就是所谓国家行政机关、社会团体和企事业单位在处理公务活动中形成和使用的通用公文，自2001年1月1日起施行。

公文体现着国家的权力意志，表达着行政机关的主张，显现着公务行为的目的。因此，各级行政机关在拟制公文时，必须从实际需要出发，充分考虑本机关的职权范围、所处地位，以及行文关系、公文内容和发文目的，正确选用文种。《国家行政机关公文处理办法》第二十五条第三款规定：“公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定”，对此，各级行政机关，特别是草拟公文的人员应当认真贯彻执行。

二、作用

（一）规范制约

为了贯彻落实依法治国的战略，加强法制建设，保障我国经济社会的稳定与发展，党和国家制定了一系列的路线、方针、政策、法律、法规和法令。这些路线、方针、政策、法律、法规和法令都是依靠公文颁布的。因此，在有效期和实施范围之内，公文的内容对受文机关和个人的行为具有法律的规范和准绳作用，有着行政的强制约束力，受文机关及个人必须认真遵行，如有违反，视情节轻重，将分别受到批评教育、行政处罚或者法律制裁。

（二）公务指导

公文能够有效地传递公务活动所需的各种信息。国家行政机关经常通过制作、发布公文贯彻、实施党和国家的路线、方针、政策、法律、法规和法令。例如，本单位可以通过公文传达上级机关有关指令，指导下级机关开展工作，指示、部署与处理日常公务，表达对工作的意见和建议。所以说，公文是国家行政机关开展公务活动的行动纲领和主要依据，公文的正常制发与处理是保证国家政务渠道畅通无阻的有力手段。

（三）宣传教育

公文的宣传教育作用主要表现在知照和启示方面。例如，公告、通告、通报等内容直接表明行政机关或者领导对事物的褒贬态度，陈述对具体人和事的表扬或者批评意见，往往还要解释和说明为什么，目的在于以生动而确凿的事实教育干部群众，帮助人们提高思想认识，调动广大干部群众的工作积极性，保证党和国家的路线、方针和政策得到贯彻、落实。对受文机关和个人来说，承办公文的过程，同时也是接受公文的宣传教育的过程。

（四）联系沟通

公文在上下级机关之间、平级机关之间和不相隶属机关之间运转，联系工作、商洽公务、反映情况、交流信息、通知事项等，是纵向沟通上下级机关的重要途径，横向联络各相关机关的重要渠道。在这一作用下，人们才能够达到思想认识上和行动步调上的一致，提高工作效率，有力推动各项工作顺利进行。当今，在信息化社会和市场经济社会里，公文在联系沟通方面的作用显得越来越重要。

（五）依据凭证

公文具有现实价值和历史效用。公文的现实价值表现在，它是贯彻执行上级机关指示、完成上级机关交办任务、开展公务活动的客观依据；也是公文制发和承办机关对现实公务活动的客观记录。当公文进入立卷、归档阶段后，公文主要是具有历史效用，它可以被人们查阅，作为当年的公务活动资料印证有关历史事实。例如，人们写地方志、校史、公司史或者对以往公务活动进行调查研究，都可以通过查阅存档的公文从中发现有意义的材料。