材料写作小标题

第二节　应用文写作基础

一、应用文的主题

主题又称主旨，是作者通过文章的具体材料所表达的中心思想或基本观点。主题是文章的灵魂，决定着文章的质量。

1.应用文主题的类型

应用文主题的类型大致包括思想型主题和信息型主题两种。

（1）思想型主题。这种主题与说理文中的论点较为接近，它通过对各种问题、事实和材料的分析综合，表明观点和意旨。例如，会议纪要、调查报告以及法律文书中的起诉状、答辩状等，大多是针对某些带有指导意义或具体的问题加以分析论证，表明态度和主张。这些文体的主题就是论点。还有一些文体，如请示、公函等，其主旨就是意见、态度、看法和要求，它虽无需严谨周密地进行论证或说理，但是有关意见、态度均需明确表示，这些意见、态度、看法和要求就是主题。

（2）信息型主题。作者的写作意图是向读者提供某种信息，不表明对信息的态度，只对事物的性状特点及数量指标作实事求是的介绍，如启事、合同、消息、产品说明书等的主题大体属于此类。

2.应用文主题的特点

首先，从主题的确立方式看，应用文具有“主题先行”的特点，即先确定观点、目的，再组织材料。

其次，从主题的形成过程来看，多数应用文的主题酝酿时间比较短，尤其篇幅短小的公文更是如此。

再次，从主题的产生形式来看，它是集体智慧的结晶，强调组织、集体、民众意愿，要求作者站在客观立场上，参照有关组织和领导的意图而确立。

3.确立主题的要求

应用文体的主题，必须做到正确、鲜明、集中。

所谓正确，就是要符合党和国家的方针政策，符合有关的法律法规，符合客观实际情况，能够正确反映客观事物的本质规律，对工作起积极指导作用，经得起实践的检验。一篇应用文稿，首要的问题是主旨正确，它决定着文稿的质量和价值。如果主题错误，会给工作带来损失。

所谓鲜明，就是文章的基本思想、作者的态度表现得明确清楚。赞成什么，反对什么，肯定什么，否定什么，都要表述和交代得一清二楚，毫不含糊。主旨鲜明必须做到：第一，主旨要有针对性，不能只是笼统地讲一般性原则；第二，主旨要清晰明确，对内容的解释必须是惟一的而不是模棱两可的，表达主旨的语言必须是确定的而不是模糊的；第三，主旨要有完整性，不能只提出问题而不解决问题，也不能含而不露，让受文者去猜测。

所谓集中，就是文稿的主题要单一、突出，即“一意贯底”，把文章的基本观点集中、突出地表现出来，把中心思想写深写透。主旨集中必须做到：第一，坚持一文一事。这不但是主题集中的重要保证，同时可以有效地防止行文关系错乱，提高办事效率，有利于解决实际问题。第二，坚持一意贯底。作者下笔时，要有明确的写作目的，并且目标始终如一，集中材料充分说明一个问题。有些内容比较复杂的应用文，如会议纪要、会议工作报告、总结等文体，更要统观全局，在更高层次上确立主旨，做到集中。

4.提炼主题的方法

所谓提炼，就是从大量芜杂的素材中经过筛选提取出有用的、精华的材料。文章素材是提炼主题的原料。主题的提炼是一个萌芽、形成、发展、成熟与深化的复杂过程。研究这个过程，对于了解并掌握主题的形成规律，逐步深化主题是非常必要的。

首先，要把握材料的具体性质。主题的提炼，取决于材料的具体性质和蕴涵其中的深层意义。主题是从材料中概括和抽象出来的，因此，在提炼主题时，应该立足于全部材料，深入把握材料的特殊性质，寻找其深广的思想性、现实性和情感内涵。这样提炼的主题，才有可能引起读者的共鸣，具有针对性和现实意义。

其次，要理解时代和社会的需求。应用文的主题，应该具有强烈的现实针对性，触及时代和社会所面临的问题；应与时代的旋律相共鸣，能够触摸社会的脉搏，拨动人们的心弦。如果远离社会现实，无视广大群众所关注的问题或热点，文章的主题就会失去针对性及其价值和意义。作者提炼主题时，应该站在时代和社会的高度，充分理解时代和社会的需求，在一个宽阔的视野和背景中，去开掘材料的深层内涵。

再次，要选取新的切入角度。文章选取新的切入角度，常常会带来新的视野，开掘出新的主题内涵。它是作者新的思维方式的体现。选取新颖独特的角度，主要体现在两个方面：一是新的观察角度，一是新的认识角度。采用新的观察角度，就是要善于从不同方位观察写作对象，从不同的侧面开掘主题；选取新的认识角度，就是要尽可能地表现出作者的独到见解。

5.主题表现的形式

（1）题目题旨。在文章标题中概括点明文章主旨，如《立即刹住用公款请客送礼的歪风》《××省人民政府关于严厉打击非法出版活动有关事项的通知》。目前，党政领导机关印发公文时，常在正件文尾附注部分标明主题词，以极简练的词语概括指出文章主旨的方向和范围。

（2）开宗明义。在文章开头，以简要的文字揭示文章的主题，使读者一目了然。这种方法能为读者节省时间，便于更快地阅读，适应现代社会的快节奏、高效率。一般的公文、总结、简报都采用此种方法。

（3）篇末点题。文章结尾一语道破主题。应用文常见的结尾方式有：总结式，运用简洁明了的语言，概括全文内容，或得出结论，进一步加深读者印象；要求式，向受文者发出指示，提出要求和希望；祈请式，请求有关部门的批准、支持或协助；号召式，发出希望或号召，指明方向，激励读者。

二、应用文的材料

材料是作者为一定的写作目的而搜集并写入文章中的一系列事实、道理、数据、资料。它有两个含义：一是作者为写作而搜集的各种材料，包括被作者选材时舍去的部分；二是指作者经过挑选后写入文章中的那些事实和道理。

1.材料的种类

根据不同的标准，材料可分为多种类型。

（1）直接材料和间接材料。直接材料是指耳闻目睹、调查采访、亲身经历所获得的第一手资料。这类材料真实可靠，富有活力和感染力，最有价值。搜集这类材料，可以激活作者的写作灵感，举一反三，发现新的观点，完善主题。间接材料是指通过有关方面的介绍，查阅有关的书面材料所获得的资料。这类材料客观全面，经过了一定的筛选和整理，甚至经过了时间的检验，同样极具价值。通过横比材料，列举同期参照材料，或纵向对比，考察历史与现状，会使内容更全面、更客观，主旨更正确、更深刻，也更具普遍意义。

（2）静态材料和动态材料。静态材料是指过去和现在基本无变化的资料和数据，如反映部门单位历史面貌、基本状况的材料。它有利于作者把握事件情况的全貌，更好地了解其前因后果、发展变化，为及时准确地预测未来趋势提供参照。动态材料是指正在发展变化的情况及事件，一般包括现状及发展动向，如部门单位目前的情况及变化，企业的经济效益，员工的思想、工作、生活等各种情况。它可以为作者提供鲜活的材料，有利于把握动向，预测趋势。

一般情况下，静态材料是历史的材料，动态材料是现实的材料，但动态材料经过一段时间后可转化为静态材料。两者相辅相成，才能全方位地反映事物的全貌和发展。

（3）典型材料和一般材料。典型材料是指具有特殊意义的重点材料，它可以是一个部门的一个成功经验，一个员工的先进事迹，也可以是一个失败的教训，一个事故。典型材料反映事物深刻独特的一面，它可以增强文章的可信度和感染力。一般材料是指全面的材料，概括的材料，它反映的是全貌、全过程，体现了事物的普遍性和感染力。典型材料和一般材料相结合，既有点，又有面，具体、深刻、广泛、全面；既有特殊意义，又有普遍意义，更具有说服力和感染力。

（4）正面材料和反面材料。正面材料是指反映成绩、经验、优势的材料，它有助于发扬成绩，推广经验，普及提高。反面材料是指反映问题、教训、劣势的材料，它有助于正反对比，找出差距，吸取教训，全面、正确地认识事物。

（5）事实材料和理论材料。事实材料是指工作中的人物、事物、现象，工作进程和工作情况，各种调查统计的原始数据，比较分析的数字、图表等。数字图表材料简洁明确，一目了然，能精辟醒目地说明情况，同时可增加文章形式的活泼性，避免了呆板和单调。理论材料有经典著作、领导人讲话文稿、各级领导机关的正式文件、报刊的重要社论、法律法规和重要文章等。

2.材料的搜集

搜集丰富的写作材料，是进行写作的基础工作，不占有材料，就不可能有以后的工作。因此，它影响到写作过程中的认识和表达。材料的搜集主要有观察、调查研究、查阅检索等几种途径。

观察是指借助人的感官全面、深入、细致地认识客观事物和现象的知觉过程。观察的目的主要是了解事物和现象外部的形态及特征，同时又须进一步透视其内在本质，考察其运动规律。因此，观察虽然富有直观性，却需要理性思维的介入。观察有多种方法：

第一，点面结合观察法。就是把对事物整体的全面观察同局部深入细致的观察相结合。事物整体观察是深入观察的基础，而局部深入地观察则有助于认识事物总体的特征。

第二，多角度观察法。就是变换观察点，从不同方向、不同位置多侧面地观察事物和人。从不同角度作全面观察，有利于把握事物的复杂特征，深入认识事物的本质。

第三，比较观察法。通过比较把握认识事物的差异，发现事物的特征。这种方法又可分为纵向比较观察和横向比较观察。纵向比较观察是就某一事物在发展进程中不同阶段的变化所进行的观察；横向比较观察是对两个或两个以上的同类事物进行跨地区的对比观察。

第四，连续观察法。就是对同一事物进行不间断的、多次的观察，也称为跟踪观察法。这种观察法有助于人们积累系统的资料，认识事物发展的趋势和规律性。

调查研究是获得可靠真实、丰富生动的第一手资料的重要途径。一般常用的调查方法有全面调查、重点调查、典型调查、抽样调查几种。

全面调查是对构成调查对象总体的所有单位进行调查。因为全面调查往往耗费大量的人力、物力和时间，所以除了全面、系统地搜集基本统计资料外，只对某些必须掌握的全社会基本情况才进行全面调查，其调查内容仅限于最重要的少数基本指标。

重点调查就是在研究对象整体中，选择其中的重点单位进行调查。所谓的重点单位，是着眼于现象的量的方面来说的，即这些单位在全部单位中只是少部分，但它们在所研究的现象的标志总量中却占有很大比重。对这些单位进行调查，就能够从数量上反映整个总体在该标志总量方面的基本情况。

典型调查是根据调查的目的和要求，在对所研究的对象进行初步分析的基础上，从中选择具有代表性的单位，作周密系统的调查，借以认识事物的本质及其发展变化的规律性。典型调查既可纵向判断其发展前景，亦可横向研究其构成要素。典型调查范围小、单位少、省时省力、方法灵活多样，可弥补全面调查的不足。

抽样调查是按照随机原则，从总体中抽取部分单位进行观察，借以从数量上推断总体的一种非全面调查。抽样方式主要有随机抽样、机械抽样、类型抽样和整群抽样。运用这几种抽样调查方式，可以对全面调查的结果加以补充，并对全面调查的质量进行检测，有效提高调查质量。抽样调查是一种节省人力、物力、财力的好方法。

检索就是利用各种物质条件查阅写作所需的文字资料。它包括读书看报、翻阅档案，从中查找同类问题或相关问题的现实研究资料及历史资料。这些资料的搜集与积累，对研究问题、撰写文章有重要的借鉴作用和参考价值，可以从中总结他人研究这类问题的得失，促进对问题的深入探讨和研究，有利于文章主题的确定。对材料的积累和整理可采用笔记式、剪贴式、卡片式、电脑软盘式的方法。

3.材料的选择

选择是对所搜集到的材料进行取舍。表现主题的材料应该是以一当十，而不是多多益善。只有选择典型、有力的材料，主题才能得到突出和强化；如果不加取舍地堆砌材料，主题反而会被削弱甚至淹没。在严格按照主题需要进行选材的同时，还应注意下面几点：

首先，材料要真实准确。应用文的材料真实是指事实性材料应该和客观事物的实际情况相符。凡是信息情报、调查研究、决策计划、组织指挥、协调监督、宣传推广类的应用文，都应该做到真实准确。引用材料不能有任何误差，必须与原文一致，不可随意篡改、增删；同时，还须与原意相合，切忌断章取义；有时还要注意局部真实和整体真实之间的关系，不可以次要问题来掩盖主要问题。

其次，材料要典型。所谓典型材料，就是指那些有独特个性的、能够揭示事物本质且具有代表性和说服力的材料。运用典型材料来说明问题，能收到以少胜多，以一当十的作用，对证明观点有很强的说服力。

再次，材料要新颖。新颖主要是指别人没有用过的新材料或不常用的材料，也包括一些可以生发出新意的旧材料。因为新材料往往反映新事物、新情况、新思想，更符合时代的特点，容易引起人们的共鸣，给读者以思想上的启示。

4.材料的使用

使用材料是指在行文中如何调动、平衡材料，它包括材料安排顺序和详略两方面的内容。

安排顺序就是根据材料的特点、性质、形态、作用及相互关系，将材料合理地组合起来，形成文章的先后顺序。安排材料的先后顺序，首先要根据表达主旨的需要给材料排队。其次还要根据读者的阅读心理，来安排材料顺序。如果结论较易为读者认同，结论放在文章的前面效果较好；如果作者观点难于为读者接受，就应放在文章的结尾，经过充分论证之后，画龙点睛，自有水到渠成之势。此外，作者在文章中论述某一观点时，先安排说明自己观点的材料，后介绍说明与自己相左的观点及所使用的材料，然后再回头来说明自己的观点，这样勾连照应，能大大提高材料的说服力。

详略是指用笔的繁简、轻重、疏密等。详略要根据文章的撰写目的来确定。在实际写作中，之所以出现详略不当的毛病，主要是不懂得处理材料详略的原则。哪些材料应该详写，哪些应该略写，不能平均使用笔墨。对主题有重要作用的材料应详写，对主题仅有辅助作用的材料可略写；对人们不熟悉和不易理解的材料要详细些，对人们比较熟悉的事物就可以略写。对一篇文章前后出现的相同材料，既不能都详写，也不能都略写，前后详略要有所不同，这样既便于读者全面了解所引事例，又不致因重复　嗦而厌烦。

三、应用文的表达

文章的表达方式有记叙、描写、抒情、说明、议论五种，应用文通常使用的是记叙、说明和议论，抒情和描写除了在一些通讯报道、广告语中使用外，其他应用文基本不用或很少使用。

1.记叙

记叙也叫叙述，是以记述人物或事件的发展过程、变化过程来表达思想的一种表达方式。在应用文写作中，记叙是最基本、最常用的一种表达方式。在议论中，记叙主要陈述某些事实，为论点提供充分的论据；在说明中，记叙主要用来介绍事物的外貌特征及发展变化情况，举出典型事例以阐明事物的特征等。

（1）叙述的方式。叙述的方式很多，可以从不同角度分类。从叙述的详略程度分，有概括叙述和具体叙述。前者又叫概叙；后者又叫详叙。从叙述的先后次序上分，有顺叙、倒叙、插叙、补叙等。

概叙就是以概括的语言，粗线条地对人物、事件、环境的全貌进行的介绍和交代，目的是给读者一个总的印象。详叙，是对人物活动、事件过程及环境作详尽具体的叙述。应用文中情况通报、调查报告等文体中常用此方法，详叙的内容多为文章重点所在。

顺叙是对人物和事件按时间发生的先后次序所作的叙述。这种方法最适于表现事物的发展过程，能使读者直接了解事件的整个过程及其各个环节。它与应用文所要求的平实风格是一致的，因此在应用文体中使用较多。但使用时容易导致呆板枯燥，要注意详略与剪裁，做到简洁、不拖沓。倒叙是先写结局或事件中最突出的片断，后写事件经过的一种叙述方法。插叙是在叙述主要事件过程中暂时中断线索，插入另一件事的叙述手法。补叙是在叙述过程中，对前面事件所作的某些补充叙述。

在应用文的写作中，倒叙、插叙、补叙用得较少，一般只在通讯、调查报告的写作中才用得上，在此不作详细介绍。

（2）叙述的要求。一般文章对叙述的要求是交代明白，线索清晰，详略得当。应用文写作中的叙述，与一般文章，尤其是文学作品，有较大的区别。

首先，叙述要准确。应用文应当真实反映客观事物，叙述时要保持客观中立的态度，力求不让作者的主观感情影响客观事实的真实性和准确性。

其次，叙述要有序。应用文写作中，叙述可以按时间顺序、空间顺序和逻辑顺序进行。叙述事物的历史发展和某些工作进程，可以按时间顺序进行；叙述的对象散布在多个空间，可以按空间顺序进行；叙述对事物的认识，可以按逻辑顺序（因果关系、主从关系、并列关系、递进关系）进行。当表达的内容比较复杂时，也可以以某一种方法为主，插入另一方法，结合起来进行叙述。

再次，叙述要完整。为了如实反映事物发生发展的全过程，并使读者对其来龙去脉有清楚的了解，叙述必须完整表现其全貌。

2.说明

说明是用简明的文字解释客观事物的形状、性质、特征、构造、成因、关系和功能，或剖析事物抽象的事理的表达方式。在应用文写作中，诸如说明书、广告、规章制度、司法文书、行政公文等文体，都要广泛用到说明的表达方式。

（1）说明的方法。应用文中的说明，主要使用以下几种说明方法：

定义说明：定义说明就是下定义，它用简练的语言对某一事物的本质属性或某一概念的内涵和外延作出确切的说明。这种方法常用于科技说明书、新产品介绍等。

分类说明：就是将被说明的对象，按照一定的标准划分成不同的类型，根据其不同类别进行分门别类说明的方法。

举例说明：就是用具体事例来说明事物特点、本质及其规律。所用事例必须有代表性、典型性，能体现事物的本质特征，便于读者理解和接受。

引用说明：就是引用有关文献资料或作品片断来说明事理。它引用的是文献或他人原话，并在形式上有明显标志。

比较说明：就是把两种或两种以上的事物放在一起对照，以突出说明对象的特点、性质、构造等。

数字说明：就是用数字来说明事物的特点、性质等。这种定量描述的方法，能使行文表述大大简化，从而使立意更加清晰。

图表说明：就是用图像或表格来说明事物。表格能显示事物的某种体系，图像能辅助文字说明并使之形象化，使行文大大简化。

（2）说明的要求。在应用文写作中，运用说明这一方法时应特别注意以下几点：

第一，把握特点。把要说明的事物与其他事物区别开来，就应当抓住并表达这一事物的特点。例如，先用归纳法把这一事物与其关系较远的事物分开，再讲述它的特殊之处，以及与同类事物的区别，这就使该事物的特点突显出来了。把握事物的特点，必须先深入调查了解，才能做到准确无误。

第二，剖析异同。说明事物的特点，如果只从事物本身去表述，读者往往难以深入理解，只有采用比较的方法，剖析并揭示这一事物与其他事物的异同，其特点才能变得清晰可辨。

第三，客观表述。说明不同于叙述或议论，不能带有个人感情和好恶，必须完全客观地进行表述，才能保证说明的准确、客观和公正。

第四，语言浅显。说明的文字力求通俗易懂，使读者能够毫无障碍地读懂。但这并不意味着说明可以　嗦繁杂，仍要求要简洁明快。

3.议论

议论是作者对客观事物进行分析、评论以表明自己的观点和态度的一种表达方式。议论的主要特点是证明性，即通过摆事实，讲道理，或证明自己观点的正确，或驳斥对方观点的错误。

（1）议论“三要素”。所谓议论“三要素”，就是论点、论据和论证。议论要言之有理，以理服人，就必须做到论点正确，论据充分，论证严密。

论点是作者在实践基础上明确提出的对事物的观点与见解。它是议论的出发点和归宿。论点的成立与否，需要论据来证明。在应用文中，论点可以在开头出现，开宗明义，让读者先明确议论的中心；也可以在结尾点明，即开头提出问题，然后分析问题，最后得出结论，顺理成章。

论据是证明论点的根据，也是议论的基础。在应用文中，论据有事实论据和理论论据两种。事实论据包括作者调查研究得到的事实、文献检索获得的事实、数据等；理论论据包括已被证实和公认的原理、定律、结论和观点等，在某些应用文体中，也包括已被公布、实施的法律和法规。

论证是揭示论点与论据之间的逻辑关系，也就是用论据证明论点的过程和方法。论点和论据本是各自独立存在的，只有通过论证的过程，才能将两者联系起来，构成一段完整的议论。

（2）论证的方法。论证是用论据证明论点的方法。这一过程是采取运用概念、判断和推理的逻辑形式进行的。在实际写作中，论证经常要使用下列方法：

例证法：运用具体事例或统计数字作为论据证明论点的方法。

引证法：引用权威性的论述、科学上的公理和定律、生活中的道理等作为论据证明论点的方法。

类比法：把两个相同或相似的事物进行比较，从而证明它们具有某些共同特点的论证方法。

反证法：从待证明的论点反面假设，并通过推理否定假设，从而间接证明论点的方法。

喻证法：通过打比方讲道理来证明论点的方法。

因果法：分析事物的前因后果，剖析论点与论据之间的逻辑关系，并以此证明论点的方法。

归谬法：把错误的观点进行合乎逻辑的推理，引出其荒谬的结论，从而间接证明论点的方法。

归纳法：从一系列的事实中找出其共性来证明论点的方法。

对比法：把两个截然相反的事物或观点进行横向对比，辨明是非、优劣，或进行过去与现在的纵向的对比，从而证明其变化的论证方法。

（3）议论的要求：①论点正确鲜明。首先必须正确，确实是客观事物或发展规律的正确反映和概括；其次是鲜明，表达清楚而不含混；再次是保持论点的同一性，所表述的含义前后完全一致。②论据充分翔实。论据首先要真实可靠，并交代出处；其次要典型，有说服力；再次是论据和论点之间要有必然的联系。③论证规范有力。首先论证要严密，合乎逻辑；其次要讲究论证技巧，以增强说服力和可读性。

四、应用文的结构

结构是指文章内容的组织和构造。具体说，就是依据主题的要求和表述内容的需要，把纷繁众多的材料进行合理的组织和安排，使之成为一个有机的整体。应用文的结构既要反映客观事物固有的联系和程序，又要表现作者观察、认识客观事物的思维运行轨迹。

1.结构的作用

（1）更好地表现主题。要使主题能统率全文，就必须精心布局，把主要的事件摆在显要的地位。要把主题、材料、结构三者之间有机统一起来，使内容深刻而有意义。好文章应有好结构，应用文更是如此。

（2）调整和组织材料。文章的布局实际上就是安排材料。材料的好坏、主次，材料安置得妥当与否，都在布局时得到检验。有些材料孤立地看，似乎很重要，但一经布局就会发现必须另换材料；有些一般材料通过布局以后发现很重要，就应该调整位置，充分使用。因此，应用文写作必须精心、严密布局其结构。

（3）制约文章的层次。首先，布局结构能使层次清楚有序，惟有布局得法，才能逐层深入，一气贯通；其次，布局结构使文章层次轻重分明，避免了平板、单调，有抑扬顿挫之致，从而使文章获得比较理想的效果。

2.结构的基本内容

文体结构的基本内容包括层次与段落、过渡与照应、开头与结尾等几个部分。

（1）层次和段落。层次指文章内容的表现次序。为了说明应用文的主题，即总观点，需要设若干分观点，用一个层次来表述一个分观点，而后安排为文中的各个层次，各层次所表述的分观点的总和，即应用文的主题。段落，这里指自然段，即应用文中能够表达一个完整意思而又相对独立的基本构成单位，是在行文中由于转折、间歇、强调等情况而自然形成的分隔、停顿。

应用文体常见的层次安排有总分式、并列式、递进式三种。

总分式：文章开头先对全文的内容作简要概述，然后依次分别对其展开叙述。总分式结构可分为先总后分式和先分后总式。总分式通常适用于篇幅较长的应用文，如调查报告、经济活动分析报告、科技论文等。

并列式：亦称横式结构。文章中几个层次之间的关系是平行的。这样的结构方式通常按空间或场面的转换安排层次，如综合简报、通讯报道中的事件通讯，常把不同地区、不同部门的动态情况，按同一主题，采用并列结构方式进行综合报道；按材料的性质归类安排层次，在计划、规划、合同等文体的写作中，多采用此种类型；按中心论点的若干侧面，提炼各个分论点，从不同的角度共同论证论点，许多说理性文体常用此种方式。

递进式：也叫纵式结构。文章是以时间为推移或从因到果等逻辑关系逐层深入展开的结构形式，情况通报、事件通讯、经济诉状等文体常用此种方式。

文章的层次与段落既有联系又有区别。层次着眼于思想内容上的划分；段落则侧重于文字表达的需要。层次要靠段落来表现，但段落不等于层次。一般说来，层次小于篇章、大于段落，但有时也会有层次和段落一致的现象。有的文章因为简短，全篇就只有一个自然段，如条据、启事、简单的通知等。

层次及段落的划分，首先要注意单一性，就是每层每段的内容要相对集中，不能把不相关的意思掺杂在一起；其次要强调完整性，就是不要把一层或一段能表达清楚的意思硬性拆开，使文章显得支离破碎，每个层次和段落都应是表达主题的一个相对完整的部分；再次要讲究匀称性，即长短适度，开合有致，使文章整体布局匀称、优美。

安排层次段落要着眼于文章思想内容的逻辑关系，换句话说，就是必须首先锤炼一个合理的、清晰的思路。写文章层次混乱，或者互相交叉，或者位置颠倒，其根源就在于思路不清楚、不合理。

（2）过渡与照应。过渡是指文章的层次和段落之间的连接承转。常见需要过渡的情况有以下几种：①文章内容转换时需要过渡。例如，“我们不但要做好……我们还要做好其他各项工作。”②表达方式或方法改变时需要过渡。例如，由记叙转为议论时；运用插叙、补叙、倒叙等表现手法时；由概括说明到具体叙述时。③议论文由总论到分论、由分论到总论，也可能需要过渡。

过渡通常有三种方法。①用关联词语：在意义转折不大的情况下，采用关联词过渡，如首先、其次、以上、以下、总而言之、由此可见、综上所述等；②用过渡句：在前一段的末尾或后一段的开头，用富于提示性的句子或设问句加以过渡，如公文的复函常用的过渡句：“来函收悉，经研究，现函复如下……”；③用过渡段：在上下文转折、跳跃性较大的情况下，采用承上启下的过渡段。

照应是指文章前后内容的照顾和呼应。在一篇作品里前面写的事物，后面要有交代，后面写到的问题，前面要有伏笔。这种照应是作者有意安排的，它能使所写事物或问题互相补充、加深，并使全文线索清楚、严密周到。在应用文中，通常的照应有两种方式。一种是首尾照应，即文章开头和结尾遥相呼应。这种照应方法，具有卒章显志，画龙点睛之妙，使文章首尾圆合、结构和谐统一。例如，有些论文、总结、调查报告等，开头将总的观点、主要工作、主要结论先作概述，然后在结尾部分再作概括、归纳，这样可以加深对文章的理解，也使文章结构完整。另一种是题文照应，即行文与标题相呼应。这种方法是突出文章主题，加深读者印象的有效手段。有的标题直接表明文章主题，在行文中再多次呼应，就可以使文章内容和标题紧紧相扣。

（3）开头与结尾。开头是作者立言之始，即文章的开端部分。它可能是头几句话，也可能是第一个自然段，须视具体情况而定。应用文常用的开头方式有以下几种：①目的式，交代写作动机、缘由和目的，常用“为了”“为”等介词作为文章开端之语，公文中常用这种开头；②根据式，交代写作根据，增加文章的权威性，常用“根据”“按照”“遵照”等介词组成的介词短语作为文章开端之语，在公文、规章制度、计划、调查报告中多用这种开头方式；③引述式，引述对方的来文或来函，作为拟写文章的依据，公文中的复函、批复常用此方法开头；④提问式，用提问的方式将论述或叙述的问题提出，让读者首先对全文要说明的问题心中有数，并引起对问题的注意和思考，科技论文、调查报告、某些新闻类文章等常用此开头；⑤结论式，开头先提出结论性意见，下文再具体解释、说明、阐述；⑥概述式，将全文主要内容在开头部分简要介绍出来，便于读者了解文章的基本内容，新闻、总结、调查报告、经济活动分析等常用此开头。

结尾是文章内容发展的自然收束。应用文常见的结尾方式有：①总结式，运用简洁明了的语言，概括全文内容，或得出结论，进一步加深读者印象；②要求式，向受文者发出指示，提出要求和希望；③祈请式，请求有关部门的批准、支持或协助；④号召式，发出希望和号召，指明方向，激励读者。

3.结构的原则

应用文结构的最大特点在于它的程式化。在一个相当长的时间里不会有很大的变动，即所谓特定性和稳定性，即使有所变更，也相当缓慢。应用文体的结构同文学作品相比，它更强调明晰、严谨、规范。

明晰就是条分缕析，纲目清楚，分门别类地把问题写清楚、写明白，给人一种主次分明、一目了然的感觉，如规章制度、合同、计划等。

严谨是指结构严密完整，衔接紧密，浑然一体。比如，公文的写作，要有标题、主送单位、正文、落款等；正文的结构又要有开头、主体、结尾、结束语等部分。任何一个部分都不能缺少，不能顾此失彼，残缺不全，从而影响文章内容的表达。

规范是指符合文体的结构格式。应用文大都有比较固定的规范格式，必须严格遵守。例如，公文的格式由文头、正文、文尾三部分组成；合同由首部、主体、尾部组成。这些结构形式是在长期的实践中约定俗成的较固定的模式，不得随意更改。

五、应用文的语言

1.应用文的语言特点

应用文包含的种类繁多，其语言要求也比较复杂。不同的文种，对语言有不同的要求。但是，对绝大多数应用文来说，其语言要求以实用为准则，必须体现精确、简要、平实、规范的特点。

所谓准确，就是应用文作者必须正确地反映客观事物，表达精确。首先，注意词语之间的细微差别，因为一些政策性极强或具有法律效力的应用文，有时一字之差会带来严重后果，如条据、经济合同、规章制度的文字表达必须字斟句酌；其次，语法正确，不犯语法、逻辑错误，保证语言的精确表达，如“我们要尽量节约不必要的开支和浪费”，其中“节约”不能与“浪费”搭配使用，犯了动宾搭配不当的错误。

所谓简要，就是指语言的简明和扼要。应用文的语言要求言简意赅，词约义丰。要做到文字简练，一是要删去与基本观点的表达没有关系或关系不大的字、句、段，杜绝假话、大话、空话和套话；二是要简化层次，意思表达集中单一；三是力戒语言的重复、累赘、堆砌和冗长，尽量使用专用词语、固定习惯用语。

所谓平实，就是语言质朴，不夸张，无雕琢，少粉饰，客观地反映客观事物。在应用文写作中，除了有些文章在引述事实时使用概括叙述和描写方式之外，一般使用说明方式。它不追求语言的形象生动，更不需要“神来之笔”“惊人之语”，除了必须使用的专门术语外，整篇的词句都要明白、自然。

所谓规范，是指行文必须符合国家有关规定，如标点符号的用法、运用名称应注意的事项、时间和数字的使用规定、简化字的使用、缩略语和简称的规定、主题词的选用等。有些专业文书，必须按有关规定统一用语，不得自行其是，以免造成混乱。

2.应用文的语体特点

应用文的语体特点是由应用文的性质决定的。在其书面交流中形成了与其他语体有明显区别的事务语体。因此，要掌握应用文的写作技能，就必须在明确应用文特点的同时，掌握事务语体的运用。

（1）词语：①使用明确的单义词、专业词、偏正词语和单音节词，如“外汇”“终审”“兹”“悉”“现代住宅制度”“全面深化改革”等；②一般不用语气词、感叹词、儿化词，不用富于描写性的词语，在一些陈述性的应用文中，即使有时引用具有描写性的习惯用语，如“一刀切”“一条龙”等，也仅是为了陈述得更简明、通俗；③一般不使用口语和方言，要求使用规范化的书面词语；④不滥用简称、略语，但其中有些已被全民语言所吸收、不会引起误解的简称、略语，在应用文中也广泛使用，如“两个文明建设”“四项基本原则”等，有些简称、略语只在某些行业、部门或特定情况下使用，还应加以说明；⑤使用一套常用的事务性词语，这些词语往往反映了各种事务的行文关系和工作程序，形成固定的语言形式。例如，公文的固定语言表达形式，开端用语：根据、查、兹、为了、关于、按照等；称谓用语：第一人称用“本”，第三人称用“该”；经办用语：兹经、业经等；引述用语：悉、前接、近接等；祈请用语：即请查照、希即遵照、希等；表态用语：照办、同意、可行、不宜、不可等；征询用语：当否、可否、是否可行等；期复用语：请指示、请复等；结尾用语：为要、为盼、为荷、特此函达等。

（2）语法：应用文语言表达普遍运用主、谓、宾成分齐全的完整句；恰当使用附加成分复杂的长句；使用插说成分。单、复句应分清。若违背语法规则，就会出现文理不通现象，影响对应用文思想、内容的表达。例如，行政公文的行文讲究简练，但不能太简，任意压缩句子成分，从而造成句子成分残缺不全，甚至将两层意思混在一起，造成语意混乱。应用文写作中，在单句句式结构齐备的前提下，应注意相关句子成分的搭配，特别是运用联合短语作句子成分时，并列谓语动词同宾语是否对应；在运用句群时，要注意多组状语与单一动词的使用是否和谐，多组定语与同一名词的搭配是否相称等。

（3）修辞：应用文以实用为目的，主要表达方式是叙述、说明、议论，一般不要求抒情和描写，不追求语言的艺术化，不用或少用夸张、比拟、委婉、含蓄等积极修辞手段，为了使语言明白、通畅、严密，主要采用消极修辞。

消极修辞并不意味着不讲究词章，不追求语言美，而是要以质朴流畅的语言叙事表意，于平淡之中见神采，显示精神美、平直美、朴实美。这比藻饰铺陈更见功力。因此说：“文章不难于巧，而难于拙；不难于曲，而难于直；不难于细，而难于粗；不难于华，而难于实。”

为了增强文章气势，显示应用文阐明事理程度上的差异，也适当运用排比、反复、对偶等修辞手法。