第五节 函与会议纪要
一、函与会议纪要的概念
函是一种商洽性公文。《办法》规定，函“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题；请求批准和答复审批事项”。
函的使用范围广泛，不同级别的机关、企事业单位均可使用，不同系统、不同行业、单位对个人，个人与单位之间沟通、交流都可使用函这一文种。函可用在上行文、下行文与平行文三种行文关系上，没有公文制发严格的等级界限。
会议纪要是记载会议概况、内容及会议结果，择其要点整理归纳后形成的具有纪实性质的会议公文。《办法》规定，会议纪要“适用于传达会议情况和议定事项”。会议纪要可上报上级领导机关，供上级了解会议的情况，以便取得领导的支持与指导。也可以送有关的平行单位交流信息，沟通情况，以取得他们的协助和配合。
会议纪要不同于会议记录。“记”是实况的记载，“纪”的本义是找出散丝的头绪，引申义为整理、综理。会议纪要是在会议原始记录的基础上，对会议内容进行综合、提炼、概括，以传达会议精神。
二、函的种类及用途列表
三、函的写法
（一）格式、结构与内容
通常由标题、主送机关、正文、结语和落款几部分组成。
1.标题
完全式：“发文机关＋事由＋回复函对象＋文种”，如《国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府办公厅的复函》，这是较重要的复函常用的标题。
省略式：省略发文机关，“事由＋文种”，如《关于请求拨款举办“民间艺术节”的函》，这是去函标题。《关于拨款举办“民间艺术节”的复函》，这是复函标题。
2.主送机关
需要商洽工作、询问情况，或答复问题的有关单位。
3.正文
一般由发函缘由、事项和结语三部分组成。但来函与复函的正文写法有所不同。
来函的缘由部分要写明去函的原因；事项部分要写明商洽、请求、询问或请求批准的事项与问题，这是来函的主体部分。
复函的正文由引语和答复意见两部分组成。引语由引述来函标题、发函字号和概述来函主要内容三部分组成，有时因为来函主旨明确，也可以省略对来函主要内容的概括。例如“你局《关于明确临时工、合同工能否执罚问题的请示》收悉。现复函如下”。答复意见即针对来函所提出的商洽、询问或请求的问题给予的答复，即同意或不同意，不同意原因是什么，或应该怎么办，不应该怎么办，或对询问问题做出说明等。
4.结语部分
根据行文方向与目的不同，结语的惯用语也不同。来函有“特此函达”、“特此函告”；复函称“此复”、“特此函复”、“专此函复”；结尾要求对方答复的“盼复”、“请研究函复”、“以上意见请予函复”等。
5.落款
即署名和日期。标注发文机关，写上成文日期。
（二）写作要求与注意事项
（1）开门见山，直叙其事。这是写作函的最基本的要求。函作为比较简便的行政公文，讲究快捷，因此函一般写得很简短，应简明扼要，切忌空话、套话，或者含糊其辞，不知所云。
（2）注意商洽性。函兼有公文与信件性质，写作要措词得体，平等待人，对上、对下不卑不亢，以商量的口吻、诚恳的态度说明和陈述，一般不用“必须”、“应该”、“注意”等指示性语言。
（3）注意函与请示、批复的区别。函主要用在平级、不相隶属单位之间，有上下业务往来关系的单位之间的工作关系中；请示则用于有隶属关系的上下级机关之间，由下级机关向上级机关行文请求指示批准重要事项时使用请示。只有弄清发文机关和受文机关的关系，才能确定是用函，还是用请示来行文。
函中的复函用于回复不相隶属机关来函提出的事项，批复则是用来批准答复下级机关的请示，从使用范围来看，函比批复更广泛，使用更灵活。
（三）例文写法简析
例文一
关于请求协助解决技术人员进修外语的函
宏远学院校长办公室：
为适应引进国外先进技术和设备的需要，我公司拟选派2名技术员到贵校出国人员英语强化进修班进修半年。为此，特与贵校商洽，恳请给予大力支持。有关进修费用等事宜按贵校有关规定办理。敬请函复。
欧卫企业有限公司经理办公室
二〇一〇年四月二十五日
简析：这是一篇商洽性的公函。标题由发文事由、文种二要素组成。正文先写了自己需要解决的问题，然后用“为此”过渡，引出所要商洽的事宜，末尾“有关……办理”一句主动把问题的症结和自己的处理意见告诉对方，有利于办成所商洽的事项。全文语言简朴、友好、谦和，内容明确，落款、时间规范。
例文二
关于请求协助解决技术人员进修外语的复函
欧卫企业有限公司经理办公室：
贵公司请求协助解决技术人员进修外语的函收悉。现答复如下：
经与外语系研究，同意接受贵公司2名技术人员到我校英语强化班进修。关于经费、时间安排等具体事宜，请贵公司速派人到我校与外语系有关人员作具体商议。此复。
宏远学院校长办公室
二〇一〇年四月三十日
简析：标题由事由、文种二要素组成。“复函”二字表明函的种类，首句引述来函，表明已知来函之意。这种开头是复函惯用的写法。其作用是开门见山，简洁明了。接着写答复事项，表明自己的意见。最后说明办理事项的要求。“此复”是函的惯用语。落款、时间规范。
四、会议纪要的写法
（一）格式、结构与内容
会议纪要一般由标题、成文时间、正文、结尾和落款等部分组成。
1.标题
通常由“会议名称＋文种”构成。如《全国城市爱国卫生现场经验交流会纪要》、《关于贯彻全国教育工作会议精神的讨论纪要》；也有的由“发文机关＋会议名称＋文种”构成，如《××集团公司经理办公室会议纪要》。
2.成文时间
即会议通过的时间或领导人签发的时间。一般在标题下居中位置用括号注明年、月、日。也有把成文时间写在尾部的署名下面。
3.正文
会议纪要正文的结构由前言、主体和结尾三部分组成。写作方法又可分为条项式（决议式）、综合式（概述式）和摘要式三种。
（1）前言。首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果，然后用“现将这次会议研究的几个问题纪要如下：”或“现将会议主要精神纪要如下”等语句转入下文。这项内容主要用以简述会议基本情况，所以文字必须十分简练。
（2）主体。这是会议纪要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把握会议的基本精神，特别是对会议形成的决定、决议，一定要表述准确，表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，必须如实予以反映。常用“会议讨论了”、“与会者认为”、“会议认为”、“会议强调”、“会议指出”等语言来叙述。
主体的写法也各有不同。
条项式会议纪要。把主体内容包括讨论的问题和议定的事项，按主次一条条列出来，使其条理化，一目了然。例如《关于加速设置××市公用电话亭事宜会议纪要》的主体分5条写，每一条写一个问题：第1条写电话亭的选点；第2条写电话亭的照明用电；第3条写电话亭的线路安装；第4条写开展精神文明教育，爱护电话亭；第5条写广告收入的处理。内容清楚，重点突出，便于执行。
综合式会议纪要。把会议的内容或议定事项综合概括后，分成若干个部分。这是一种比较普遍的写法，它有利于突出主要内容，分清主次。一般情况下把主要的、重要的放在前面写，而且尽量写得详细、具体一些，次要的和一般性的内容放在后面，可简略一些。用于批转的会议纪要，多采用这种写法。例如《××省计划生育工作会议纪要》的主体部分，分成四个部分，每部分写一个问题：①进一步深入学习、宣传、贯彻落实中央11号文件精神；②正确贯彻计划生育政策；③正确处理计划生育突击性工作和经常性工作的关系；④加强和健全各级计划生育机构。
摘要式会议纪要。把与会者的具有典型性、代表性的发言要点摘录出来，按发言顺序或按内容性质先后写出。这种写法的好处是，可尽量保留发言人谈话的风格，避免一般化和千篇一律，比较客观具体。
4.结尾
属于选择性项目。一般是向受文单位提出希望和要求，有的则没有这部分，主体内容写完，全文即告结束。
5.落款
包括署名和成文时间两项内容。署名只用于办公会议纪要，写明召开会议的机关单位名称。一般会议纪要则不需要署名，不加盖公章。至于成文时间，如果在首部已注明就不再写。
（二）写作要求与注意事项
“纪”是整理之意，“要”即要点，因此写作时要注意：
（1）纪实性。纪实性是会议纪要的基本特点，也是撰写会议纪要的基本原则。会议纪要必须如实反映会议的内容和议定事项，不能把没有经过会议讨论的问题写进会议纪要，也不能将会议讨论的重要事项随意修改或忽略。这样才能起到传达会议精神，为有关单位提供工作依据，指导有关工作开展的作用。
（2）提要性。会议纪要是会议的要点，不是会议记录，不能有闻必录，平铺直叙，必须对会议繁杂的情况和内容进行综合、概括性的整理，即概括出主要精神，归纳出主要事项，体现出中心思想，使人一目了然，易于把握。
（3）区分会议纪要与会议记录的不同特点。会议纪要与会议记录有着十分密切的联系。一般情况下会议纪要是在会议记录的基础上写成的，会议记录是会议纪要的基础，没有会议记录就没有会议纪要。
“会议纪要”与“会议记录”的不同之处表现在：
（1）文意不同。会议纪要整理会议要点，而会议记录的“记”是记录，是把会议的基本情况如实记录下来的书面材料。而会议纪要经过了概括、整理、提炼，能更加集中地反映会议的精神实质，具有概括性。
（2）文体性质不同。会议纪要是法定公文，一般都作为文件来处理，而且也不是逢会必“纪”的；会议记录则是记录会议内容的一种书面材料，既不上报，也不下发，只作为工作依据和参考材料来处理，或只起备查作用，因此是逢会必记。
（3）基本内容和写法不同。会议纪要只反映会议的主要精神和议定事项，所以它要对会议内容进行分析和综合，使之条理化并具有理论性；会议记录则是对会议内容作客观而详细的记录，即使是摘录，也是较详尽的。
（4）会议纪要报送上级时，会议主办单位需另拟一份报送报告，与会议纪要一并报上。
（三）例文写法简析
之源钢铁公司推行首钢岗位责任制工作安排会纪要
首钢岗位责任制是整顿和改进企业管理的样板，我们要认真学习，积极推行。为此，本公司于3月27日在2会议室召开了推行首钢岗位责任制工作安排会，会期半天。会议由吴总经理主持，刘副总经理作了动员和部署。各车间主任参加了会议。
通过这次学习，有关方面负责人提高了认识，认为有必要向首钢学习，建立健全我厂的生产责任制，使我厂的生产更上一层楼。
会议提出，总的要求是：从4月上旬开始，利用一个半月至两个月的时间，大体完成这项任务。具体安排是：4月上旬，全厂职工学习、讨论首钢经验，提高认识，找出差距。4月15日左右听汇报；4月下旬，各车间、科室提出方案；5月上旬，综合平衡，进一步充实完善；5月下旬，开展检查评比。
会议要求，开好3个会。动员会（4月8日），经验交流会（4月下旬），总结表彰会（5月下旬）。搞好试点。全厂以锻压车间为试点单位，进行改革。希望能搞好这个点，为全厂树立一个榜样。组织职工认真讨论，充分发扬民主。俗话说：三个臭皮匠，顶个诸葛亮。群众的智慧是无穷的，让群众提出岗位责任制的初步方案，班组进行讨论，领导审查批准。
会议决定，党委统一领导，各车间、科室具体负责，工、青、妇积极配合，厂部要定期研究、讨论。一级抓一级，力争提前完成任务。二〇一〇年三月四日（章）
简析：标题由“会议名称＋文种”构成。正文，先是前言，概括交代会议召开的时间、会议名称、会议主题、参加会议人员等基本情况。主体部分归纳了会议结论和要求。
【思考与练习】
1.一个单位在哪些场合要写函？
2.函的结构、格式如何？请批函、商洽函必需写清哪些内容？
3.下面是一份函的两种写法，试分析比较哪一种写法更恰当。恰当和不恰当各表现在哪些地方？
关于请××商厦准备经保工作经验材料的函
××市商业局：
你局××商厦狠抓安全保卫工作，成绩突出。经市综合治理办公室同意，我局准备于12月中旬召开全市经保工作经验交流会，请××商厦在会上介绍加强内部防范工作的经验。请速通知该单位，于12月中旬将此材料报送我局×处秘书科（写作要求附后）。
此致敬礼！
××市公安局
一九××年十一月二十日
关于商请××商厦准备经保工作经验材料的函
××市商业局：
经市综合治理办公室同意，敝局12月下旬召开全市经保工作经验交流会。据悉，贵局××商厦狠抓安全保卫工作，取得了突出的成绩，拟请该商厦在会上介绍加强内部防范工作的宝贵经验。如蒙同意，恳请通知该单位，于12月中旬将经验介绍材料送敝局×处秘书科为盼。
××市公安局
一九××年十一月二十日
4.试指出下面病文的毛病并加以修改。
关于联系教师进修的函
××大学教务处：
首先让我们以××市公关学校的名义，向贵处表示衷心的感谢，过去为我校办学给予了很大的帮助。目前我校又面临一个很难解决的问题。
原来事情是这样的：我校开办不久，师资力量很差，决定派××位年轻教师到贵校旁听进修一年。我校与有关部门多次商量。但××位教师进修住宿问题，至今也没有得到解决。提高教学质量的关键是师资。为提高我校教育质量，恳请贵处设法在贵校给解决住宿问题。但不知贵处是否有什么困难。如果需要我校给贵处办什么事情，请尽管提出，我校会竭力去办。再说一句，贵处如能解决我校进修教师住宿问题，我们以我校领导的名义向贵校领导深深地表示谢意。
××市公关学校（印章）
一九××年×月×日
5.根据下列材料，拟写一份会议纪要。
会议名称：校（院）系学生会主席联席会
会议时间：2004年9月10日下午3：00
会议地点：西区研究生多媒体楼层活动室
出席人员：校学生会主席，分院学生会主席、副主席，各系部学生会主席、副主席
会议主持：校学生会副主席 许峰同学议程：
（1）校学生会主席周密同学介绍学生会有关工作。
a.向各院学生会主席通报了我校将在2005年1月召开第九次学生代表大会一事，请各系部学生会在2004年11月25日前提交工作总结，作为大会交流材料的重要组成部分。
b.为增进校、院各系学生会之间的信息交流，给各院系学生会提供信息发布平台，校学生会网站面向各院系学生会开放，提供了用户名、密码。
（2）商学院学生会主席张兮同学、自控系学生会主席牛磊同学、机械系学生会同学代表分别介绍了本系学生会的工作情况。
（3）校学生会副主席冯文兴同学介绍“2004年度爱迪生杯技术创新竞赛”情况，机电工程系学生会与校学生会共同承办该竞赛的组织工作。
（4）校学生会副主席陆笑天同学介绍“走出校园，融入社会”大型系列活动，号召各系学生会工作跟进，共促以“服务青年成长成才”为目标的实践服务工作。
（5）与会人员讨论合作事宜：
a.经讨论，修改了部分比赛规则。
b.校学生会进行统一宣传，各院系部学生会分别在本院内开展宣传、报名、组织工作，各院系部学生会指定一名联系人专门负责该项工作。
6.组织班级学生召开一次主题班会，讨论网络文化与青少年健康发展或创建文明班级活动的问题，然后根据班会内容写一份会议纪要。
免责声明：以上内容源自网络，版权归原作者所有，如有侵犯您的原创版权请告知，我们将尽快删除相关内容。
