第一节 应用文的性质、特点和作用
一、应用文的概念、性质
应用文是国家机关、企事业单位、社会团体和个人在日常工作、学习和生活中处理公务和个人事务时，所使用的具有直接实用价值和惯用体式的文章。
应用文又叫实用文，其目的是为了储存知识、传播信息、实施管理、收集材料、反映情况、明确任务、协调关系、表述意愿，具有极强的实用性。现代社会常用的应用文体包括：行政公文、事务文书、经济文书、法规类文书、诉讼文书、涉外文书、新闻类文体和个人常用文书等形式。应用文是为了解决现实生活和工作中的实际问题，真实记载人们的活动，是人类理性思维的反映。应用文是与文艺作品相对应而存在的。文艺作品是为了陶冶情操、愉悦性情，以满足人们审美需求的文体形式，主要包括诗歌、散文、小说、戏剧等。文艺作品主要通过虚构的艺术形象反映社会生活，是人类感性生活的体现，它不能直接解决现实生活中的具体问题，其价值主要在于审美。
二、应用文的主要特点
一般来说，应用文具有如下一些主要特点：
（一）实用性
实用性是应用文区别于文艺作品的最显著的特点。小说、诗歌、散文、戏剧等文学艺术作品的主要作用是让读者间接地认识生活，陶冶性情，提高审美情趣，产生愉悦之情，但不能用以解决现实生活中的实际问题。每一类应用文都是为了解决某个实际问题、办理一件具体的事情。例如：法规类应用文，一般是根据宪法和实际需要制定的，一经签发便具有法定的权威和行政约束作用，成为一定时期、一定范围内人们的行为规范和准则；产品说明书主要是对产品性能、特点、功用、使用方法、注意事项、维护保养等具有实用价值内容的说明，它可以帮助消费者了解产品、正确使用产品。所以，应用文内容都是从实际需要出发，解决生活、工作中的实际问题，有明确的实用性。那些内容空洞，不能解决实际问题，不务实的文章，就不是应用文。
（二）规范性
各类应用文在长期的使用过程中，逐渐形成了各自比较固定的格式，包括书写式样、结构层次、习惯用语、称谓、签署等内容。有些应用文的格式有严格的规定和要求，如行政公文，文种、格式是法定的。2001年1月1日前施行的行政公文范式是1993年11月21日国务院办公厅发布，1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》，该规定2001年1月1日废止。最新的行政公文的范式是国务院办公厅2000年8月24日发布，2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》，对公文种类，公文格式、行文规则等都有明确的规定。这是写作行政公文时必须要遵守的法定规则，任何人都不能随意更改。当然，这种格式也不是一成不变的，但这种变化一定要由政府统一管理。
应用文的每一文种都具有相对固定的模式，这与文学作品的要求完全不同。文学作品要求形式、表现手法要多样化，提倡标新立异、独出心裁，忌讳雷同。因此，规范化、格式化是应用文区别于文艺作品的又一特征。
（三）时效性
应用文一般是为了处理事务、解决问题而写的，往往在一定的时间范围内起作用，过了规定的时间就失去了它的作用。如会议通知，一定是在开会前有效；紧急指示，一定是在某一时限内有效。应用文的有效期有的是由发文日期确定的，有的明确规定了有效期限。有的应用文在没有新规定发布的情况下持续有效，有的则是按规定的时限办完事后随即失效。文学作品一般没有时效性，只要读者愿意接受，任何时候都能够存在。
（四）真实性
应用文的作用是传递信息、办理实事，文中所涉及的人、事、情节、数字等细节一定要真实，不能虚构，否则，就不能解决现实生活中的实际问题，甚至延时误事，造成损失。这一点也与文学作品形成了鲜明的对照。文学作品一般都是虚构的，作品中的人与事往往都不是现实生活中的真人真事，而是对现实生活进行加工、改造、综合而创造出的艺术形象，其目的主要是让读者在精神上获得审美的享受，而不是用来直接解决现实生活中的某一具体问题。
三、应用文的作用
应用文的使用范围极为广泛，涉及生活的各个领域，既服务于国家机关的政治统治、政务管理、社会团体、行业的业务往来，也服务于个人日常生活中的信息传递。应用文依文种不同而有不同的作用，但总体可以概括为以下几个方面：
（一）管理作用
党和国家管理机构主要通过文件、法规等形式向下级传达方针、政策，阐明指导思想，部署各项工作。政府机关、上级部门发布的“命令”、“决定”、“规定”等，对下属机关、单位具有权威性的领导管理作用。这些文件一经签发，下属机关、单位就必须严格执行。下级则通过不同的应用文向上级汇报工作、反映情况、请示问题，这又成为上级了解情况，调整政策的依据。行政公文通过上情下达、下情上传发挥双向互动的管理作用。
（二）信息作用
任何一种应用文都包含着某种实用信息，这些信息通过应用文这个载体，突破时间和空间的限制，及时有效地向外传播。人们通过信息的交流，不断加强沟通，增进了解，实现合作。因此，应用文是人们交流信息的重要工具。
（三）文献作用
应用文记载的一般都是各个领域人们的真实活动情况和自然科学、人文科学、社会科学等方面的精确数据，各个历史时期的政治、经济、文化和军事等各方面的情况，都真实地反映在各种应用文中。应用文提供的资料都是真实可靠并具有权威性的，因此，应用文是研究历史文化的重要文献。
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