事务文书知识概述

第一节　事务文书知识概述

一、事务文书的含义

事务文书是机关、团体、企事业单位为处理公务、交流情况、传递信息而撰写制作的文书。事务文书不是法定形式的公文，发文机关并不一定限于单位，个人也常常用其来处理具体事务。

二、事务文书的特点

1.广泛性

无论事务文书所涉猎的内容，还是事务文书所发挥的作用，它都体现了一种广泛的特性。如开展工作前要做计划，工作告一段落或完成后要进行总结，反映情况、问题要写调研报告，追踪工作情况要写简报和信息等等。因此事务文书可以用来指导工作、总结经验教训、传递信息、沟通情况等，随着社会的不断发展，事务文书将起到更广泛的作用。

2.指导性

事务文书没有法定的权威性和强制执行的作用，一般只具有指导性和辅助决策、交流信息、留存备考的用途。

事务文书虽然不具有行政公文的法定权威性，但它仍然具有相应的约束力。事务文书的这种约束力主要体现在一定的权限范围之内，对单位内部产生指导作用。如总结、调研报告所提炼总结的经验教训，简报所传递的信息，计划所设计的工作思路和方案等，往往都有具有很强的现实指导价值。

3.规范性

事务文书的格式虽没有法定公文严格，但多数文种都有其惯用体式和样式。这些体式、样式是人们在长期的实际生活和工作中形成的，具有相对的稳定性，不能随意更改。

4.灵便性

与行政公文和法规文书相比，事务文书写作在遵循一定规范的前提下，有着更大的灵便性。这主要体现在发文程序较简便，行文顺序较灵活，采用的表达方法也较多样，没有其他公文那般严格的审批程序、制作规矩和表达方式上的限定，表现出一种随事就文的特点。

5.及时性

事务文书的及时性特征比较明显，其写作往往是以具体工作中出现的问题或情况为出发点的，它要紧紧跟随工作和时代的脚步，及时对出现的新问题、新情况作出反应。比如计划、总结对于具体工作事务的指导，会议简报对于会议会务的关注，调研报告对于建议决策的深入研究和准备等，都是为了更好地开展工作，都具有应时、应事的特征。

三、事务文书的类别

事务文书的种类较多，目前对具体的体裁划分标准还处于认识探讨中。根据文体实践、实际运用和内容、体式在新形势下的发展变化，我们把事务文书分为计划类(含策划书)、总结类(含述职报告)、调研类(含市场调查)、信息类(含简报)等4大类。这样对事务文书的认识，比传统的计划、总结、调研报告和简报4大体裁要宽泛一些。尤其是策划书、述职报告、述廉报告、市场调查、信息等文体的加盟，充分体现了“文体随时”的特性。

四、事务文书的写作要领

1.写作目的要明确

要根据不同的具体事项选择不同的文种来写作，使事务文书具有很强的针对性。这种针对性往往体现在发文单位对开展某项工作的指导性需求上，如:计划要对今后的工作提出明确的设想;总结则是对前一阶段工作的经验教训作出认识，以便今后更好地开展工作;调研报告是对某些具体问题进行研究，其目的是弄清事实、解决问题，从而促进工作;简报则是要及时反映工作进展、出现的情况、存在的问题等，其目的在于了解和掌握工作的全局。

2.运用材料要真实

由于事务文书运用于具体的工作实践中，对工作具有很强的指导性和规约性。如果对基层工作缺少深入研究，对某些问题缺乏真实了解，那么所写的事务文书只能停留工作的浅层，不可避免地会给工作带来某些缺失。写作中运用的材料要力求具体、翔实和充分，这样才可能有选择的机会;所选择的材料必须是真切的，是符合生活真实的，没有虚假或做秀的成分;所选材料还要尽可能具有代表性和典型的价值，这样才能使材料所提示的主旨能揭示事物的本质。

3.写作态度要端正

所谓写作态度端正，是说要正确认识事务文书的写作，要有实事求是的态度和精神。对事务文书写作态度的要求，往往就是对工作态度的要求。实事求是的态度是写好事务文书的重要条件，事务文书所涉及的内容多是预见未来、发现问题、解决问题、总结经验教训或作出工作评价等诸方面。这些内容的写作往往需要建立在作者对工作的一种正确认识之上，而对某些问题(情况、工作)的认识，在很大程度上又取决于态度。所以无论是做好工作，还是写好事务文书，都需要有实事求是的态度和精神。