公文的基本格式

五、公文的基本格式

（一）通用格式

公文由很多要素组成，这些要素可以划分为眉首、主体和版记三个部分。置于公文红色反线（又叫间隔横线，宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称为眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称为主体；置于主题词以下的各要素统称为版记。

1.眉首部分

（1）公文份数序号

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第l行。

编份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数和分发范围和对象。当文件需要收回保管或销毁的时候，就可以对照份数序号掌握其是否有遗漏或丢失。发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的去向。因此，发文机关在发文和收文机关在收文时，都要登记份数序号。

编制份数序号至少应有两位，即“1”编为“01”。

（2）秘密等级和保密期限

秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。根据《办法》规定，涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围的规定分别标明“绝密”、“机密”和“秘密”。如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，两字之间空l字。保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，秘密等级的两字间则不空l字距离。如“绝密5★个月”，意味着该公文属于绝密等级，保密的期限为5个月，过期即可解密。

（3）紧急程度

紧急程度是对公文送达时限的要求。根据《办法》规定，紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

（4）发文机关标识

由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识。

发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm（高×宽）。

联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文（至少一行）。

（5）发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。机关代字一般由两个层次组成。第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。如铁道部文件的机关代字有“铁财”等，“铁”代铁道部，“财”代主办这份铁道部文件的铁道部的财务部门。

发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识。年份应标全称，无“年”字，用六角括号“〔　〕”括入。序号是发文的流水号。一般都是按文件的形式统一编，即哪个部门主办的，只要是同一发文形式，就要统一按顺序编号。序号不设虚位（如1不编为O1），不加“第”字。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

（6）签发人

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第l行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

2.主体

（1）公文标题

红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

公文标题一般由“发文机关（A）+事由（B）+文种（C）”构成。

或A+C，如《中华人民共和国主席令》；

或B+C，如《关于开展学习宣传×××活动的通知》；

或C，如《公告》、《通告》、《通知》。

（2）主送机关

标题下空l行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

标识主送机关时应标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。所谓同类型机关的统称如“各省、自治区、直辖市人民政府”。

（3）公文正文

主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

正文是公文的主要内容，其结构层次序数为：第一层“一”、第二层“（一）”、第三层“1.”、第四层“（1）”。

（4）附件

公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。公文如有附件，在正文下空l行，左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”），附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”二字，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

公文正文中有一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述，放在公文生效标识印章之后。

（5）成文日期

成文日期是公文生效的时间。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。

成文日期应用汉字（大写）标识，将年、月、日标全；“零”写为“0”。

（6）公文生效标识

公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。

公文生效标识有两种情况，一种是单一发文机关如何标识公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办、机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“（此页无正文）”的方法解决。

（7）附注

公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下l行。

附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“此件发至县团级”、“此件可见报”等，不是对公文的内容作出解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决。

3.版记

（1）主题词

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字，不加顿号。

主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。国务院办公厅1997年12月修订的《国务院公文主题词表》由15类1049个主题词组成，分为主表和附表两大部分，主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类；第二层是类别词，即对主题词的具体分类；第三层是类属词。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。除类别词外，最多不超过5个主题词；标引顺序是先标类别词，再标类属词；在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式（文种）的词。当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词的后面，并在该词的后面“△”以示区别。

（2）抄送机关

公文如有抄送机关，在主题词下l行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”（“抄报”已停止使用），后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

（3）印发机关和印发日期

位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

印发机关不是指公文的发文机关，发文机关已有明显的“红头”标识或在公文标题中显示。这里的印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅（室，）或文秘部门。有的发文机关没有专门的办公厅（室）或文秘部门，也可标识发文机关。

（4）版记中的反线

版记各个要素之下均加一条反线，宽度同版心。

注意最后一个要素之下，也要有一条反线。

（5）版记的位置

版记应置于公文最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。

公文主体之后的空白容不下版记的位置，需另起一页标识版记，此时版记要放在最后一面，即使前一面完全空白也没有关系。

（二）特定格式

1.命令格式

命令的标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，发文机关不能用简称，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；正文下一行右空4字标识签发人名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人名章下一行右空2字标识成文时间。分送机关标识方法同抄送机关。

2.信函格式

信函的发文机关标识用全称，但不加“文件”二字。发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐使用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显页码。发文机关名称及双线均印红色。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。两线之间其他格式要素的标识方法与一般文种相应的格式要素的标法相同。

3.会议纪要格式

会议纪要的标识由“××××会议纪要”组成。其标识位置同下行文标识，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。其他要素的标识方法，与一般文种的标法相同。会议纪要不加盖印章。

（三）其他格式

1.用纸：公文用纸采用A4型，幅面尺寸为210mm×297mm。张贴的公文用纸大小，可根据实际需要来定。

2.排版：正文使用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。

3.页码：用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心边缘之下1行，左右各放一条4号一字线；单页码居右空1字，双页码居左空1字；空白页不标页码。

4.装订：公文一般要求双面印刷，左侧装订。