电子文书概述

第一节　电子文书概述

1946年2月15日，第一台电子计算机“埃尼阿克”（ENIAC，即Electronic Numerical Inte-grator And Calculator的缩写）在美国宾西法尼亚大学诞生。计算机及网络技术的发展将人们带入了信息社会，彻底地改变了人们的的生活方式。社会生活的每一个领域几乎都受计算机的影响。随着信息化、网络化时代的来临，计算机也改变了传统的的写作方式，产生了电子文书的写作。

电子文书是通过计算机制作、存储、传输等处理的数字化产物。计算机和网络是电子文书的基本工具。与传统的纸质文书相比，电子文书的突出特点是制作传输速度快，其排版、编辑功能使人们能够更加准确、快捷、方便地从事写作及文字编辑，极大地提高了写作的效率，而依靠互联网和数字化的信息中心，方便传输，方便保存。

一、电子文书的分类

电子文书根据写作内容和表现形式的不同，可以分为以下几类。

（1）电子公文。电子公文是伴随着电子政务的逐步深入推广和应用而产生的一种新的表现形式。随着电子政务的开展，政府将一部分职能通过网络来实现，并逐步实现政务的信息化。如很多政府工作部门内部实现了计算机无纸化办公，政府日常内部文件的起草、审批、流转通过计算机网络来实现电子公文信息化处理，大大地节省了资源和时间，提高了政府的办公效率。电子公文与纸质公文的格式与写法基本一致。

（2）电子邮件（E-mail）。电子邮件是电子形式的信件，是建立在计算机网络基础上的用户之间进行信息沟通的一种方式。具体地说，电子邮件就是通过计算机网络传送信件、单据、资料等信息的通信方法，这些电子邮件可以是文字、图像、声音等多种形式。同时，用户还可以得到大量免费的新闻、专题邮件，并实现轻松的信息搜索。目前，很多网络用户都在广泛地使用电子邮件，取代了大部分的传统信件。

（3）论坛帖子（BBS）。论坛帖子是在互联网上开放的信息服务系统，用户可以在网络论坛上发表看法，交流信息，共享资源等。用户在论坛上发布的各种信息被称为“帖子”。

（4）手机短信。手机短信是伴随数字移动通信系统而产生的一种电信业务，通过移动通信系统的信令信道和信令网，传送文字或数字短信息，属于一种非实时的、非语音的数据通信业务，因为篇幅短小而被称为“短信”。近年来，手机短信以其便捷、灵活的特点迅速成为人们日常沟通信息的主要方式之一。

（5）电子贺卡。电子贺卡是通过电子邮件传递祝福和表达情感的一种新型的贺卡。

它通过传递一张贺卡的网页链结，收卡人在收到这个链接地址后，点击就可打开贺卡图片。贺卡分类很多，有静态图片的，也可以是动画的，甚至带有美妙的音乐。

除此之外，网络日志（Blog或Weblog，译名“博客”），即时通信工具（MSN、Messenger等）中的“共享空间”等都给网络用户提供了一些表达思想、交流情感的新的渠道，浏览的人也可以发表观点，交换意见。

二、电子文书的特点

（1）电子文书是在一定现代信息管理技术的条件下进行的。电子文书是适应现代信息管理技术要求的组织体制、运行机制和工作人员的技术素质等基本要求的数据文件。与纸质文书相比，电子文书具有存储体积小、检索速度快、远距离快速传递及同时满足公众和组织资源共享等优点。

（2）电子文书是一种数字化了的电子文件。电子文书是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。但与纸质文书相比，电子文书也存在自身无法克服的局限性，如信息与载体分离、不能直接阅读，必须依赖于软件和硬件才能识别和利用；电子文书容易被人修改、复制，修改之后几乎不留痕迹，在真实性、完整性、凭证性方面比较难认可。

因此，电子文书的写作必须具备写作信息、写作者、写作设备、写作环境等因素才能完成电子文书的写作。

三、电子文书写作的要素

电子文书作为一种一种新兴的写作方式，必须具备四个要素。

1.硬件设备

电子文书的制作是物质基础是以计算机为中心、以数字化信息网络为依托，辅助以输入输出设备、各种系统软件和应用软件组成的现代化写作系统。大多数电脑至少包括主机、显示器、输入设备、输出设备等。

2.软件系统

只有硬件设备，没有系统软件，计算机是无法进行工作的，当然也就无法制作电子文书了。计算机必须具有系统软件和应用软件。用来支持应用软件运行的软件称为系统软件。系统软件主要有操作系统如DOS、WINDOWS、UNIX等，数据库管理系统如FoxPro、DB-2、Access等，编译软件如VB、C＋＋、JAVA等。应用软件是专门为某一应用目的而编制的软件，较常见的有：文字处理软件如WORD、WPS，信息管理软件如人事管理软件、计划管理软件等，辅助设计软件等如CAD。

3.技术设施

电子文书的形成必须基于数字通讯技术和邮件技术。前者是电子文档传输的物理基础，后者则是电子文档传输系统的软件平台。最后通过工作流技术，使人们可以通过手机、电脑等电子设备来收发电子邮件、上网发帖等，使电子文书处理处于电子化控制之下。

4.操作者

电脑只是一个帮助人们工作的工具，如果没有具有电脑操作能力的人，它也无法发挥其作用。具有操作电脑能力的人，是指掌握一定的电脑基础知识，对操作系统有一定的了解，并能够使用各种办公软件能力的人。只有具备了这些能力，才能在制作出电子文书。同理，用手机制作电子文书也离不开操作者。