发文处理程序

第二节　发文处理程序

发文处理是指以本机关名义制发公文所进行的拟制、处置与管理活动的过程。

发文处理是发文机关履行法定职责，表达自身意志和愿望，收集、加工和记录、传递有用信息，由众多工作人员共同参与的集体创造性活动过程。主要包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等过程。

一、草拟

草拟又称撰写、起草，是公文形成的第一道环节，草拟的意图来自三个方面：领导交办起草、办文终结起草和议定事项起草。一般经过准备阶段、写作阶段和修改阶段。草拟人员，或者是秘书，或者是领导同志自己亲自动笔。根据《办法》第二十五条的规定，草拟公文应当做到：

第一，符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

第二，情况确实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

第三，公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

第四，拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

第五，人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

第六，结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1，”，第四层为“（1）”。

第七，应当使用国家法定计量单位。

第八，文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

第九，公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用词、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

草拟公文时，对涉及其他部门职权范围内的事项，应当进行会商。会商是指公文内容涉及有关机关（部门）的职权范围，需征得其同意和配合时所进行的协商活动。它有利于维护公文的合法性、有效性，维护政令的一致。会商由发文部门主动组织，应注意协商的对象齐全没有遗漏，可采取“跑会”“函会”以及召集会议等多种方式会商。如未就有关问题取得一致意见，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定，不得擅自按照自己意见对外行文。

二、审核

又称核稿，指在拟定的公文文稿送交有关领导签发或者会议讨论之前，应当由办公厅（室）对文稿所作的全面审核与修正。这项工作是对机关发文数量与质量的控制，有利于提高发文的质量。

审核的重点是：

第一，控制发文的数量，审核是否需要行文，发文的名义是否恰当。

第二，控制发文的方向，检查文种是否正确，有无多头主送、滥抄滥报、随意越级行文的现象。

第三，审核文稿内容是否符合法律、法规与方针政策，是否真实准确、符合实际、界限清楚、前后一致、切实可行。

第四，语言表述是否准确、简明、得体，是否符合语法、逻辑；人名、地名、时间、数字、引文是否准确，标点是否正确，字迹是否工整规范，字迹材料是否耐久等。

第五，文体、文件格式是否正确、规范；结构是否齐全完整，是否层次清楚，详略得当。

第六，是否经过会商或履行了必要的讨论、审批手续。

以上诸项，都需要仔细审核，使公文符合规范要求，以维护公文的权威性和严肃性。

审核中发现的问题，一般是或对原稿作具体的修改，最后返回作者征求意见，或提出原则性的修改意见后退回由撰稿人自己修改。在实践中，以上活动常常是改后审，审后再改，反复进行的，直至消除一切差错为止。

三、签发

签发即指由机关领导人对发文稿批注核准发出的意见并签署姓名及日期的活动。一般公文的文稿，一经履行签发手续即为定稿，具有正式文件的效用。

签发是责任人依法行使职权的表现，具有严肃性和权威性。做好签发工作，应请注意以下几点要求：

根据国家规定，以机关名义制发的公文，由机关领导人签发。其中内容重要或涉及面广的公文由主要负责人或主持工作的负责人签发，有些公文可由主要负责人授权其他负责人代签。以机关内设部门名义发文时，由部门领导人签发。会议决议、会议纪要等，由会议主持人签发。

签发人审阅后，认为可以发布的公文，应在“签发栏”内签批“发”字并签上姓名和时间，姓名要写全名，时间应年月日俱全。如是代别人签的，要标注“代签”或“代”等字样。

联合行文时，要做好会签工作，让各机关或部门负责人均履行签发手续，不能有遗漏。

根据签发人的身份、地位及工作程序的不同，签发可划分为正签、代签、核签、会签几种。正签是指签发人在法定权限内签发公文；代签是指根据授权代替他人签发公文；核签（又称加签）是指上级负责人签发下级机关或部门的重要公文；会签是指两个或两个以上机关联合行文时，由各机关的负责人共同签发公文。

四、复核

公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，这是对公文质量的保证，复核可以从程序、材料、公文格式等各方面进行。复核的重点包括：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

五、缮印

缮印是指文稿的缮写与印刷。为了保证公文的质量，在缮印过程中必须建立严格的检查、校对与复核制度。

对付印前的文稿，要审查签批手续、公文格式、时限与印刷数量要求、字迹材料、书写字迹等是否齐备、准确和规范。在印刷过程中，要以定稿为基准，对正本（或校样）进行从文字、格式、标点符号到编排技术等全面的校对工作；对于缮印完毕的公文，要经过复核后才能发出。

六、用印

用印是指对将要发出的公文加盖公章，这是公文生效的凭证和标志。用印前要经领导批准，原则上是以谁的名义发布公文就用谁的印章，不能出现落款名与印章不同的现象。印章须由文书部门专人保管，用印时由其监印，用毕迅速退回，并履行用印登记手续。印迹须清晰、端正，要“骑年盖月”，上不能压正文，下应压日期。应使用质量较好的红色印泥。

七、登记

登记是指明确公文的具体发放范围、阅读范围和级别，标注密级和缓急程度，确定印制份数，标明印刷和发出时间。明确公文的制作方式（缮写、印刷）与发送方式，赋予发文字号。

八、分发

清点核对公文印数；根据主送、抄送机关分别封装；正确填写封套封面，有密级的或急件，应加盖印戳；核对封面与封装公文一致后严密封缄；填写《发文登记簿》。完成上述工作后，要将准备发出的公文交给对外发送人员，机要公文需交机要通讯员，双方点清、交接并由接受者在《发文登记簿》上签名，然后由他们负责送达。最后，把应该归档的公文正本（有发文机关公章或有关负责人的签署），一式两份或三份连同定稿和有价值的修改稿一起立卷存档。