应用文写作基础知识

第二节　应用文写作基础知识

一、应用文的主题和材料

（一）主题

主题又称主旨，是作者通过文章的具体材料所表达的中心思想或基本观点。

应用文的主题形成，往往是“意在笔先”，即根据应用文的撰写目的而确定，根据撰写目的搜集材料、占有材料和选择材料，根据撰写目的确定文体。

撰写应用文对主题有以下要求：写文章应力图使文章的主题正确、集中、深刻与鲜明。

1.应用文主题的特点

（1）主题先行性：文学作品的主题是从生活中、从已获取的材料中提炼出来的，往往反对主题先行。而应用文主题的确立与文学作品主题的确立不同，其主题确立在全文写作之前，所谓“意在笔先”。因为应用文总是先产生了具体问题而后产生写作的需求，而解决这一问题的方法、结论往往也产生在文章写作之前；同时执笔者的写作行为往往也是被动的，是应解决问题而动笔，写作的过程更是确切地体现主题。

（2）主题单一性：一般说文学作品的主题具有其复杂性，对主题的理解更呈多元化。然而应用文的主题则必须单一、明确，读者对主题的理解不允许多元，而要求理解上的同一性，这样才利于统一认识，更有利于问题的解决。

如：《关于当代青年消费问题的调查报告》一文就消费观念、消费现状、消费趋势和消费结构等四个方面，展开调查，尽管涉及面广，材料较丰富，但文章紧紧围绕“当代青年消费”这一中心，内容集中，一题一议，主题单一、明确。

（3）主题显露性：文学作品的主题要求含蓄、曲折，令人回味。而应用文写作就不同，要求直截了当地点明主题，表明态度，提出解决问题的措施和办法，对文章所涉及的各类问题，必须有明确的观点立场，应该怎么做，解决什么问题，达到什么目的，都要明确地表达出来。

2.应用文主题的表现方法

应用文主题的表达要做到明确、显露。那么怎么才能做到主题从文章中显露出来呢?下面就给大家介绍几种表现方法：

（1）标题显旨，就是在文章的标题中直接点明主题。

如《三季度物价水平再次转降，出口增速趋于稳定》，这篇经济活动分析报告的标题就直接点明了主题，让人一看就大致明白了文章的主要内容，主题十分显露。这不失为是一种使主题显现的好方法。

（2）开头点旨，这种方式是在文章的开头或每一段落的开头用简短的语句陈述主题，使主题凸现出来。

（3）结尾点旨，这种方式是在文章的结尾之处点明文章主题。

（二）材料

所谓材料，指作者为了撰写目的而搜集或积累的能够表现文章主题的事实或论据。

应用文写作对材料是十分依赖的，为了表现主题我们需要收集一系列材料，或综合或舍取运用到文章的写作之中，使主题真实立体地表现出来。应用文材料的使用除了与文学作品有共通之处外，更多地体现自身特点：

（1）材料的真实性：应用文在材料的选用过程中不准改变材料本身性质，必须保持材料的真实性，对材料的时间、地点、数据、事实过程及结果都不能任意改动，否则就会使材料本身的价值发生变异，导致歪曲事实的真相，弄虚作假的后果，失去应用文的主题应有的价值，不仅不能解决问题，反而于事无补。

应用文要求的真实是“绝对的真实”，也就是说所有材料要确凿无误、持之有据。不仅对搜集到的材料要反复核实，在材料的解释上，也要有科学的态度，实事求是。

（2）现实和新颖性：应用文写作是为了解决现实问题而作的即时之作，其主要的材料需选取能反映现实的新颖材料。所谓现实，是指围绕文章要解决的问题所存在的事实（数据）材料而非通过联想和推论得到的材料。

如在《新的消费热点：出门旅游过年》一文中，为了陈述出门旅游过年的现状，就采用了大量的事实（数据）材料：“根据国家旅游局对江苏、广东、云南、海南、北京、福建、广西、四川、黑龙江、湖南、山东、山西等13个省、自治区、直辖市的调查，……今年春节期间，这些地区直接由旅行社接待的国内旅游人次比往年至少有15％的增长……以上13个省、区、市的旅行社，春节期间共接待旅游者124万人次，旅行社营业收入14亿元。”文中采用的材料都是新近现实发生的，这是大多数应用文材料的特点。

所谓新颖是指，材料本身是新近产生的，如新事实、新政策、新的统计数据、新发现的问题等和用新的角度重新审视其新意。

（3）典型性：是指那些最能支持主题和说明问题的材料。典型材料可以是一个具体的事例，一些有说服力的数据和一些带有普遍性的现象。

如题为《“小解放”为何俏销湖北》的市场调查报告中，在说明“优质服务获得良好口碑”这一经验时，采用了这样一则事实材料：“去年10月的一天傍晚，河南省郑州市某单位的一辆小解放牌车在去广州途径武汉时，在武汉黄鹤楼处出现问题，求助电话打到了该销售中心，中心经理立即亲自带队迅速赶到现场，发现该车是用户对后驱动桥端面螺钉没拧紧而发生齿轮油漏尽，导致差速器锥齿烧损。当维修人员在后半夜将修好的车交给用户时，用户激动地说虽然我们不属于该省管辖，又没带保用手册，并且问题又是因我们使用不当所致，你们还这样及时、周到地服务，太让我们感动了！‘小解放’走到哪服务到哪，此言不虚，以后再买车，还买‘小解放’。”这一材料就是一则很能表现主题的材料，是典型的材料。

二、应用文的结构

应用文的结构，指对应用文的内容进行的组织安排。

应用文的结构，要求完整、严谨，纲目清楚，层次分明，段落清晰，要避免松散与重复。

一般来讲，应用文的结构包括层次和段落、过渡和照应、开头和结尾等几个部分。但在具体安排时，还要根据不同文体的特点安排不同的结构形态。

例如：工作报告、会议纪要等陈述性文体，大多根据管理活动、管理对象的发展变化及特征来组织文章结构，要求有头有尾，连贯完整；

行政法规、合同和协议书等文体，侧重说明根据、规则及措施，因此，常常使用条款和表格式组织结构；

调研报告、学术论文等说理性的文体则要运用论据对论点进行论证，其结构一般按提出问题——分析与论证问题——解决问题的次序组织。如果某文章兼用记叙文与议论文两种体裁，其结构就要更复杂些。

（一）层次和段落

1.层次

层次是应用文思想内容表现的次序。

每个层次要具有相对的完整性，对层次的划分，要前后有序，条理清楚，为此，要求撰写者对所写的事物进行深入地分析，以便使自己具有清晰的思路。

（1）应用文中层次的安排方式主要有以下几种：

A.总分式：即总述与分述的层次关系。

B.递进式：即各层次之间是“进层”关系，彼此互为因果，其顺序是不能颠倒的。

例如：意见、报告、通报、议案、经济活动分析报告等文体就常常是按照提出问题——分析问题——解决问题这样的“递进”关系安排层次的。

C.并列式：即层次与层次之间没有隶属关系或因果关系，顺序是可以互换的。

D.时间顺序式：即按照事件发生、发展、结局的时间顺序来安排层次。

例如：对某个事件的通报、对某项工作进展的报告、对某些事物或事故的调查报告等，就常常是按照时间顺序来安排层次的。

（2）层次的表述方法

A.用小标题表示。如《中共中央关于加快农业发展若干问题的决定》一文的各层次间即用下述小标题表示：

（一）统一全党对我国农业问题的认识；

（二）当前发展农业生产力的二十五条政策和措施；

（三）实现农业现代化的部署。

B.用数量词表示。如：一、二、三、四……，（一）、（二）、（三）、（四）……，1、2、3、4……，A、B、C、D、……

C.用词、词组表示。如：“首先，……”、“其次……”；“关于×××的问题……”或“会议认为……”、“会议决定……”等。

2.段落

段落，这里指自然段，即应用文中能够表达一个完整意思而又相对独立的基本构成单位，是在行文中，由于转折、间歇及强调等情况而自然形成的分隔、停顿。

规范段落一般应遵循的原则：

（1）段落要有单一性。

（2）段落要有完整性。

（3）段落要有条项。

（4）注意“撮要”：对于较长的段落，把一个段落的中心和要点即“段旨”，用一两句高度概括，简明扼要的话在段首写出，称为段首“撮要”。

（二）过渡和照应

1.过渡

过渡是指文章层次或段落之间表示衔接转换的结构形式。它的作用是承上启下，使文章脉络畅通，完整严谨。

过渡在应用文中主要用于两种情况：一是层次与层次之间由总到分或由分到总，中间一般需要过渡；二是段与段之间的对比转折处常常需要过渡。

常见的过渡形式有：过渡词语、过渡句和过渡段。

常见的过渡词语有：

“综上所述”、“总之”、“因此”、“另外”、“鉴于”、“总的看来”、“概括地说”、“实践证明”、“会议认为”、“会议希望”等。

常见的过渡句有：

“现将有关事项通知如下”、“现请示（报告、批复）如下”、“现将有关问题函复如下”、“我们的主要做法是”、“今年下半年应作好以下几项工作”等。

2.照应

照应是指文章前后内容的关照呼应。它的作用是使所表达的内容首尾圆合，前后连贯，使文章成为一个有机的整体。

在应用文中，最常见的照应方式是首尾呼应、开头与标题呼应和前后内容呼应。

（三）开头与结尾

1.开头

应用文，尤其是较长的应用文，需要在开头处书写导语。所谓导语，即采用开门见山的方法，提出要点，在开端处用极简要文句，说明全文的目的或结论。应用文的开头，一般常用的形式有如下几种：

（1）根据式。有关的方针政策、规章制度、文件精神、领导指示以及实际情况或问题常常被当作拟写文稿的根据。这类开头一般用“根据”、“按照”、“遵照”等介词与名词组成介词结构，作为文稿的开端之语。

例如：“根据《中华人民共和国国库券发行条例》和财政部1998年第一号公告，现就1998年凭证式国债发行有关事项公告如下……”

（2）原因式。即在开头部分交代行文的原因，或者对文章内容的背景、基本情况做简要的介绍。这种开头方式有时用“因为”、“由于”、“鉴于”等表示原因的词语表达，有时用所阐述的情况予以表达。“调查报告”、“经济活动分析报告”、“总结”、“通报”、“通知”等文种常用这种方式。

（3）提问式。即在开头部分提出问题，然后引起下文，回答问题。“调查报告”、“学术论文”的开头有时用这种方式。例如调查报告《减轻课业负担推进素质教育》的开头：

学生心目中的素质教育是什么样子?学生们的困惑是什么，希望又是什么?河南省郑州市政协教育界委员选择了三所有代表性的中学，对不同年龄段，近200名学生进行了有关课业负担、理想信念、思想品德、喜怒哀乐等问题的问卷调查。

（4）引叙式。即在开头部分引用上级文件精神，或下级来文，或有关法令，以此作为撰写该文的根据。例如，《国务院办公厅关于出国举办经济贸易展览会审批管理工作有关问题的函》（国办［2000］76号）的开头，就是引叙收到了贸促会的请示：

贸促会《关于出国举办经济贸易展览会审批管理工作有关问题的请示》（贸促展览［2000］54号）收悉。经国务院领导批准，现就有关问题函复如下……

（5）结论式。把结论写在开头，揭示事件的意义和拟稿者的主张、观点，然后再做具体阐述。例如：

“大学生就业已由原先计划经济体制下的分配转变为培育人才市场，作为产品进入市场，实现了自主择业，双向选择。就今年人才供需的情况来看，明年的分配形势会更加严峻。”

（6）规定式。即那些有明文规定如何开头，或虽无明文规定，但大家习惯上用法比较一致的文种的开头方式。“合同”、“协议书”以及一些司法文书和规章制度的开头部分常用这种方式。

在实际写作时，对应用文的开头方式，可以灵活运用，有时选用一种，有时可同时选用几种。

2.结尾

应用文的结尾方式常用的有以下几种：

（1）总结式。运用简洁明了的语言，概括全文内容，或得出结论，进一步加深读者的印象。“总结”、“调查报告”、“学术论文”等篇幅较长、内容较多的文种常用这种结尾方式。例如：

“灾区的党政军民在抗震救灾中，万众一心，团结奋斗，取得了全面胜利，充分展示了中国人民的力量和精神风貌。”

（2）要求式。（上对下）向受文者发出指示，提出希望和要求。例如：

“中央要求，全党同志在新的历史条件下，继承和发扬我党密切联系群众的优良传统，更加紧密地依靠和团结各族人民，把建设有中国特色的社会主义事业不断推向前进。”

（3）祈请式。（下对上）请求有关部门的批准、支持或协助。例如：

“以上意见当否，请批示。”“以上意见，如无不妥，请批转各地区、各部门执行。”

（4）号召式。即在结尾部分展望未来，发出号召，鼓舞斗志。这种方式常用于“决定”、“计划”、“总结”、“报告”等文种的结尾。例如：

《中共中央关于加强和改进党风建设的决定》的结尾部分是这样写的：中央号召，全党紧密团结在以江泽民同志为核心的党中央周围，高举邓小平理论伟大旗帜，认真实践“三个代表”重要思想，以新的精神风貌，开拓进取，扎实工作，夺取建设有中国特色社会主义事业的更大胜利。

（5）说明式。即在结尾处交代说明一些与文件内容有关的问题，以提起读者的注意。例如：

《中共中央办公厅国务院办公厅关于2001年元旦、春节期间继续不搞互访和拜年的通知》（厅字［2000］59号）文件的结尾：“今后每年元旦、春节期间都按以上精神办理，中央不再发文。”

有的应用文主要内容写完后，事尽言止，就不再写结尾了，这叫自然首尾。

三、语言

应用文语言的特点是：庄重得体、朴实平易、准确规范、言简意赅。

（一）庄重得体

为使语言庄重得体，常用的手法有：

1.使用规范化的书面语言

规范化的书面语言是应用文语言的主要表达形式，不宜用口语。例如，《国务院关于实行公民身份证制度的决定》是这样写的：

建立和实行公民身份证号码制度，是国家加强社会管理的一项重要基础建设，也是实行社会信息化管理的重要措施，对于促进我国社会主义现代化建设和经济体制改革，方便群众生活和保护公民合法利益，具有十分重要的作用。为此，国务院决定，自1999年10月1日起在全国建立和实行公民身份证号码制度。

这段话使用的就是规范化的书面语言，选词多用双音节词和联合词组，造句使用多重定语和复句，句子较长，表意严谨、周密，郑重而又严肃。

2.使用文言词语

文言词语是指古文中使用的词语。例如，“兹有”、“兹定于”、“收悉”、“业经”、“业已”、“特此”、“致以”、“为荷”、“拟请”、“恳请”、“届时”、“鉴于”、“光临”等文言词语就在应用文中经常使用。

3.使用祈使句

在公文的种类中，下行文占绝大多数，祈使句是表示命令或禁止时使用的句子，正符合下行文的要求。

表示肯定的祈使句，常用“必须”、“坚决”、“要”、“应该”等词语。

表示否定的祈使句，常用“严禁”、“不得”、“不准”、“不能”、“不要”、“不许”等词语。

4.使用全称和规范化简称、统称

应用文在涉及机关、企事业单位的名称、人名、职务名称、时间名称、地点名称以及有关事物的名称时，为了表示庄重，往往使用全称，而不宜用简称。如果使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。例如：

《国务院办公厅关于出国举办经济贸易展览会审批管理工作有关问题的函》一文中的“出国办展”就是个非规范化简称，因此，在第一次使用时用全称“出国举办经济贸易展览会”，并在后面用圆括号注明，即（以下简称“出国办展”）。

5.使用敬词、谦词

例如：“拜托”、“烦交”、“恭候”、“敬请光临”、“惠临”、“恳请”、“拟请”、“为荷”、“致以亲切的问候”、“表示最诚挚的感谢”等。

（二）朴实平易

1.运用“三易”词语

“三易”指易识、易读、易懂。

2.忌用大话、空话、套话

有的人写应用文，开头总爱先国内，再省内，再市内，后公司或局里，写一大篇内容不沾边的话。例如某厂写的一份工作总结，其中有一段：

在党的十二大路线的指挥下，在中央一号文件精神鼓舞下，在全国工业交通工作会议的推动下，在局、公司领导的具体指导下，在党委的关怀下，我厂×千名职工同心同德，艰苦努力，完成了企业整顿的五项任务。

这段话是“前提式”套话、空话，一连用了五个“在……下”的句式，仅仅开了一个头，叫人厌烦。

3.少用溢美之词

溢美之词指过分夸张藻饰的词语。例如：

我公司出口的女服装，品种繁多：有美如垂柳的长裙和睡衣；有艳比玫瑰的旗袍和裙衫；有花团锦簇、五彩缤纷的锈衣。大衣和短衫，有的富如牡丹。淡雅如幽兰的罩衣和衬衣，艳而不凡，美而不俗。无论在选用衣料、设计款式，以及一针一线上，均经精心加工制作。

（三）准确规范

为使应用文的语言准确规范，常用的语法修辞手段有：

1.使用限制性词语

应用文要准确如实地反映客观事实，就必须对反映客观事实是词语的外延和内涵作出精确限定，使词语意义具有确定性。

2.使用模糊词语

分寸感是应用文语言准确的重要标志之一。讲分寸，就是不能把话说“绝”，而要留有余地。

模糊语言正是一种外延不确定的、表意比较含糊、运用具有弹性的词语。在某种情况下，使用含义准确的词语不能完全说明问题，而用模糊语言，反而能真实准确地反映事物。

例如：“社会主义工业体系已基本形成”、“人民生活有了很大改善”。其中的“基本”、“很大”均属于模糊词语。

常见的模糊词语有：

时间：目前、近来、当前、近年来、不久前

地点：附近、周围、各地、一带

数量：大量、少量、许多、个别、大部分

频率：多次、屡次、再三、经常

程度：很好、较好、较差

3.使用专业术语

应用文写作涉及各个部门、各种行业中的问题，因此，它总是和一定数量的专业术语相联系。

例如，在财会专业中，经常使用预算、决算、税率、成本、资金、利润亏损、呆账、坏账等；在司法专业中，经常使用被告、原告、辩护人、上述等；在国际贸易专业中经常使用发票、提单、信用证、即期付款等。还有许多业务术语符号化，如“FOB”（装运港船上交货）、“CFR”（成本加运费）、“CIF”（成本加运保费）等价格术语，便于国际间的交流。

4.使用专用词语

长期以来，人们在应用文中沿用一些使用频率较高的专用词语。这些专用词语用途稳定，约定俗成，词义确定，有助于语言的准确与简练。常见的专用词语有以下几类：

称谓词——本、我、贵、你、该等。

领叙词——根据、据、本着、奉、为……特、现……如下、兹介绍、兹定于、关于、为了、遵照等。

追述词——经、业经、并经。

承转词——为此、据此、对此、有鉴于此、综上所述、总之。

告诫词——不得有误、以……为要、引以为戒等。

表态词——应、理应、应于、本应、同意、准予、拟于、缓议、暂缓、可行、不可行、以……为妥、以……为宜。

询问词——当否、是否妥当、可否、是否可行、是否同意、意见如何等。

判定词——是、系、显系、以……论等。

时态词——兹、届时、行将、值此、如期、按期、展期、亟待等。

结尾词——此复、此令、此致敬礼、特此报告、特此公告、谨此、望……执行、自……起施行、请查收、请予批准等。

5.造句符合语法与逻辑

造句符合语法，即要注意词语的正确搭配、词序的正确排列和关联词的搭配。一般说来，语句合语法就是合逻辑的，但有时也有合语法不合逻辑的。例如：主要日用工业品，如棉布、呢绒、丝绸、服装、自行车、半导体收音机、书籍杂志、儿童玩具等，节日供应量也比去年同期增加很多。（概念划分不清）

（四）言简意赅

应用文是用来解决实际问题的，为加快交流速度，提高办事效率，语言上必须平和利索，简明扼要。常用的语法、修辞手法有：

1.用介词结构

大量使用介词结构，将目的、根据、条件、范围、对象、方式、时间、地点等内容纳入简单的介词结构之中的写法，是应用文用语严密化、简练化的重要手段。例如：

根据国家物价局的通知，××市将从一九××年一月一日起，对供应外宾的部分粮食、食油的价格有所调整，按优质优价实行国内议销价格。为不使享受我国奖学金的外国留学生的生活受到影响，决定从一九××年一月一日起，调整在我国学习的外国留学生的奖学金。

文中加着重的词都是介词，分别从目的、过程、时间、对象等方面表达内容，直截了当，言简意赅。

2.使用单音节词

应用文语体中较多使用双音节词，但为了更庄重、更简练，有些文种，如“命令”、“公告”、“通知”、“批复”、“函”等，也常使用单音节词。例如，中华人民共和国财政部给东北财经大学的《关于同意你校成立高等职业技术学院的批复》（财人函［1999］290号）的正文是这样写的：

你校《关于成立东北财经大学高等职业技术学院的请示》（东北财大发［1999］177号）悉。经研究并报部领导批准，同意你校成立“东北财经大学高等职业技术学院”。该院为你校二级学院，我部不再增加经费。

文中加着重的词就是单音节词。如果使用双音节词，显然就会有失庄重和简练。

3.使用简缩词组

简缩词组是指通过一定方式省略若干语素或词而简缩了的专用名称。恰当地运用简缩词组，可以收到以少胜多，以简驭繁的效果。

例如“三个代表”、“四项基本原则”、“中小学”、“节假日”、“纪委”、“体改办”等。

运用简缩词组要以不产生歧义为前提，该简则简，不能随意简缩。

例如，“开封刀具厂”就不能简称为“开刀厂”；“上海吊车厂”也不能简称为“上吊厂”。

四、表达方式

在文学作品中，常用的表达方式主要有五种：叙述、描写、抒情、议论和说明。

应用文的表达方式通常只用叙述、议论和说明，而描写和抒情除了在一些广告、演讲、私人信件等少部分应用文中适当使用外，大部分应用文中基本不用或很少使用。

（一）叙述

把人物的经历、行为或事件的发生、发展、变化的过程表达出来就是叙述。

钱学森同志是我国著名科学家，他早年在空气动力学、航空工程、喷气推进、工程控制论等技术科技领域作出许多开创性的贡献。1955年9月，在毛泽东、周恩来等老一辈无产阶级革命家的关怀下，他冲破重重阻力，离开美国回到社会主义祖国。1959年8月，他光荣地加入了中国共产党。数十年来，他对祖国、对人民无限热爱和忠诚，满腔热情地投入我国国防科研事业，为我国火箭、导弹和航天事业的创建与发展作出了杰出的贡献。他潜心研究的工业控制论，发展成为系统工程理论，并广泛地运用于军事运筹、农业、林业乃至社会经济各个领域的实践活动，在我国现代化建设中发挥了重要作用。

（二）议论

对客观事物进行分析和评论，以表达作者观点和态度的表达方式就是议论。

应用文中的议论要以事实为依据，以法律为准绳，就事论事，简明扼要。除了学术论文以议论为主要表达方式外，一般应用文的议论都不要长篇大论，不需要旁征博引，反复论证。例如，《广东省人民政府关于加强水污染防范工作的通知》是这样来议论广东省的水污染情况的严重性的：

目前全省水污染态势仍然严峻，水环境负荷沉重，饮用水源受到威胁，水质性缺水突出，地区间水污染纠纷增多，影响我省可持续发展战略的实施以及社会、经济持续健康、快速发展。为此必须采取切实有效的措施，防止污染，改善水环境。

（三）说明

用简明的文字，把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等说清楚，或把人物的经历、特点表述明白，就是说明。

关于市中级人民法院重建办公机关需划拨土地的函

×××市规划局：您好！

我院原址在市××区××街××号，因这里是老城区，居住人口众多，街面狭窄，加上原有房屋设计格局的局限等原因，已无法适应现代化办公情况的需要。经报市人民政府批准，同意我院在×区×地重建，请市规划局尽快研究，在该地划拨出××亩土地，请于××月××日前复函。

此致

敬礼

××市中级人民法院

××××年××月××号

思考题

1.如何理解“应用文”这一概念?

2.怎样理解应用文的时效性?

3.应用文的语言有哪些特点?

写作训练

就如何学好应用文写作给任课老师写一封信，把你的愿望、要求、建议提出来，要求主题鲜明，要求具体，建议明确。字数在600字以上。