行政公文单元综合练习

第九章　函和会议纪要

第一节　函

一、函的含义

函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项。

函的使用范围广泛，涉及各方面的公务联系，是行政公文中用于平行文的文种。

二、函的特点

（一）行文广泛

平行机关之间，不相隶属机关之间，上下级机关之间，均可以使用函。

（二）内容多样

函既可以用于商洽工作，互通情况；也可以询问或答复问题；还可以向有关部门请求批准事项等，涉及到的内容具有多样性。

（三）灵活简便

一般来说，函的篇幅都比较短小，内容单一。特别是便函，格式上没有严格的要求，写法灵活，使用起来非常方便。

三、函的分类

根据行文的主动与被动，函有发（去、问）函和复函之别。

根据写作形式和规格，函又可分公函与便函两类。

根据内容，函还可分为商洽函、询问函、答复函。

【例文1】

××学院关于合办教师进修班的函

（发文字号略）

××大学：

为贯彻《中国教育改革和发展纲要》，落实我院年轻教师培养计划，以期使教学质量有较大幅度的提高。为此，我院拟同贵校合办我院5个基础课专业的教师进修班。现将协商事项函告如下：

（一）学习期限两年半，总计560学时。利用双休日和每周三晚上授课。必要时占用部分寒暑假时间。教学场地由我院安排，教师由贵校派出，教学计划由贵校制订，授课教师的接送由我院负责。

（二）开办专业及人数：数学20人；外语25人；物理12人；语文12人；哲学10人；共计5个专业79人。

（三）教材由贵校提供。所需经费由我院负责，授课教师的报酬按国家教委制订的有关标准执行。

贵校师资力量雄厚，富有教学经验，如条件允许请给予大力支持。

特此函达，谨候回复。

××学院（印章）　　

二○○九年十二月六日　

（稿件来源：www.xx999.com有删除）

【例文2】

卫生部办公厅

关于《医疗卫生机构信息公开实施办法》（征求意见稿）公开征求意见的函

（发文字号略）

为推进和规范医疗卫生机构信息公开工作，保障公民、法人和其他组织依法获取卫生信息，提高医疗卫生工作的透明度，促进医疗卫生机构科学民主管理，依法行政，依法执业，诚信服务，根据《中华人民共和国政府信息公开条例》和国家有关卫生法律法规，卫生部办公厅组织制订了《医疗卫生机构信息公开实施办法》（征求意见稿）。

欢迎有关医疗卫生机构和社会各界人士就《医疗卫生机构信息公开实施办法》（征求意见稿）提出修改意见，并请于2009年9月7日前，通过信函或者电子邮件方式将修改意见发送至卫生部办公厅。以信函方式邮寄的，请在信封上注明“办法征求意见”字样。

通讯地址：北京市西城区西直门外南路1号卫生部办公厅政务公开办公室

邮政编码：100044

电子信箱：apply＠moh.gov.cn

附件：《医疗卫生机构信息公开实施办法》（征求意见稿）

卫生部（印章）　　

二○○九年八月二十四日　

（选自卫生部公开文件）

【例文3】

国务院办公厅关于同意成立广州2010年亚洲残疾人运动会组委会的复函

国办函〔2009〕80号

广东省人民政府、体育总局、中国残疾人联合会：

你们报来的《关于成立广州2010年亚洲残疾人运动会组织委员会的请示》（粤府〔2009〕75号）收悉。经国务院领导同志批准，现函复如下：

一、同意成立广州2010年亚洲残疾人运动会组织委员会（以下简称组委会）。组委会名誉主席由全国政协副主席、中国残联名誉主席邓朴方担任，组委会主席由体育总局局长刘鹏担任，执行主席由广东省省长黄华华、中国残联理事长王新宪担任。

二、组委会内设机构由组委会根据工作需要自行确定。

国务院办公厅（印章）　　

二○○九年八月二十一日　

（选自《国务院公报》）

公函与便函都是处理公务的文书，但公函的内容往往比较重要，涉及行使权力，故行文郑重，具有完整的公文格式。便函为单位、领导之间处理具体事务时用，格式如同一般书信，不加标题，不编文号，不需存档，但亦需加盖公章。

四、函的写法

（一）标题

由制发机关＋事由＋文种三部分组成。如《国务院办公厅关于调整和增补全国油气田及输油气管道安全保护工作部际联席会议成员单位及成员的复函》。

如果是便函，也可以不写标题。

（二）发文字号

为完全式。如果是便函，可以不写文号。

（三）主送机关

为需要商洽工作、询问情况或答复问题的有关机关。

（四）正文

开头。发函的开头应简述发函的缘由或目的；复函的开头应引述来函的日期、标题和文号等。

主体。发函要写清商洽、询问、告知、请准的主要事项；复函则要针对来函内容，做出具体的、明确的答复。不论去函还是复函主体的内容都要求明确、集中、单一，做到一函一事。

尾语。发函一般用“特此函告”，“敬请函复”等作结；复函多用“此复”、“特此函复”等为结尾。尾语应根据内容、要求来拟写。

（五）落款

在正文之后的右下方标注发文机关名称。

（六）成文时间

写在落款之下。

五、函的写作的注意事项

（1）要体现平等坦诚精神，无论是商洽工作还是询问情况，无论是公函还是便函，文辞都不能象私人函件那样随意，要措辞得体，既有公文的庄重，又有礼貌。

（2）要一函一事，切忌一函数事。

六、函与相近文种的区别

（一）函与请示的区别

相同点：请求批准的函和请示都有请求批准的功用。

不同点：请求批准的函是向不相隶属机关或有关主管部门发出请求批准的公文；请示只限于向具有隶属关系的上级机关请求指示或批准。

（二）复函与批复的区别

相同点：两者都有答复有关事项的功用，都是被动地来行文的，具有被动性。

不同点：复函用于回复平级或不相隶属机关的来函，也可以用于上下级机关之间就一些简单问题进行答复；批复只能用于答复下级机关的请示事项，不如复函使用灵活。

（三）函与报告的区别

相同点：两者都可以用来交流反映情况。

不同点：作为上行文，下级机关用来回答或交流反映比较重要的问题时，一般采用报告；涉及到一些细小的事务性问题时可以使用函。现实中，上下级之间一般不用函互相行文。上级机关遇到一些细小问题可以用函向下级机关行文，但一般情况下，下级机关不用函向上级机关行文。

第二节　会议纪要

一、会议纪要的含义

用于记载会议主要精神和议定事项。

会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是记载和传达会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。

会议纪要基本上是下行文，但与会单位不一定是召集会议机关的下属，有时是协作单位，所以它作为下行文是相对而言的。有时会议纪要也可以作为向上级机关汇报工作的材料，取得上级机关的指导。有时向同级机关发送，使其及时了解会议的相关精神和要点，便于工作的展开和协作。有时也可作为本单位的档案资料记载，是日后进一步开展工作的依据和凭证。

二、会议纪要的特点

（一）纪实性

会议纪要必须是会议宗旨、基本精神和议定事项的概要纪实。会议纪要的撰写者，不能擅自更改会议议定的事项，更不能随意改动会议上达成的共识和形成的决定。除此之外，撰写者也不能根据个人主观感情需要对会议内容进行评论。总之，会议纪要必须忠实反映会议的基本情况，传达会议议定的事项和形成的决议。会议纪要的纪实性特点，使得它具有凭证作用和资料文献价值。特别是一些重要的会议纪要，多年后还会作为人们确认那段历史的依据。

（二）提要性

会议纪要是在会议记录的基础上整理归纳出来的会议要点，并不是把会议的所有内容都原原本本地记录下来。会议纪要重点说明会议的主要参加者，基本议程，与会者有哪些主要观点，最后达成了什么共识，形成了什么决定或决议，把会议的基本情况如实反映出来，不必像记流水账一样事无巨细一律照录。要防止主次不分，甚至主次颠倒的情况，以免会议精神得不到如实的贯彻落实。所以，会议纪要一般是会议后期甚至会议结束之后通过概括整理才能写出，而不像会议记录那样随会议的进行自然而然地产生。

（三）指导性

除凭证作用、资料作用之外，多数会议纪要具有指导工作的作用。会议纪要中传达会议情况、会议精神或要点，对有关部门或单位的实际工作具有指导作用，要求与会单位和相关部门以此为依据展开工作，落实会议的议定事项。

（四）称谓语的特定性

会议纪要通常在段首采用特定的称谓，如“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”、“会议希望”、“会议号召”、“与会代表一致同意”等词语来领起本段的内容。

三、会议纪要的分类

（一）决议型纪要

以会议形成的决定、决议或者议定事项为主要内容的会议纪要，称为决议型纪要。这种会议纪要的特点是指导性强，会议上确定的工作重点，对工作的步骤、方法和措施的安排，都要求与会单位共同遵守或执行。这种会议纪要的内容有些类似于指示和安排工作的通知，只是发出的指导性意见不是由领导机关作出的，而是由会议讨论议定的。这样的会议纪要，除大家共同遵守的内容外，还常常会有一些工作分工，每个与会单位除完成共同任务之外，还要完成会议确定自己承担的那些工作。

（二）情况型会议纪要

以传达会议情况为主要内容的会议纪要。全面概括会议的议程、议案、讨论情况、讨论结果等，起到交流情况的作用。它的主要特点是：以统一思想、达成原则共识或树立学习榜样为目的，而不布置具体工作，有明显的思想引导性，但没有明显的工作指导性。一些理论务虚会、经验交流会、座谈会形成的会议纪要，大多属于这种类型。这样的会议纪要，往往多处采用“会议认为”的说法来表达会议在原则问题上达成的共识。或者将会议上介绍的先进经验以及与会单位的评价、态度作为主要内容。

（三）研讨型会议纪要

这种会议纪要的鲜明特点是并不以共识和议定事项为主要内容，而是以交流信息，交换看法和各种不同的观点与争鸣情况为主。研讨会和学术讨论会的纪要多是这种类型。会议开完了，各家的观点也发表过了，但是并没有形成统一意见，当然更谈不上确定什么议定事项，在这种情况下，仍然有必要发会议纪要，以便让更多的人了解会议的情况，了解不同的观点及其争鸣过程。这对启发和活跃思想，对百花齐放、百家争鸣的学术空气的形成和推动学术深入进展具有促进作用。

作为行政公文中的会议纪要，以决议型和情况型会议纪要多见。

【例文4】

襄樊学院教育学院

2009年第10次党政联席会会议纪要

会议纪要〔2009〕05号

9月4日下午，院长刘伦钊在N8－503会议室主持召开学院第10次党政联席会。会议审议了《教育学院事业发展规划》、《教育学院教职工工作量考核办法》、《教育学院教职工校内工资分配办法》，讨论了第一届教代会筹备工作、新生入学教育、下半年主要工作等事宜，现纪要如下：

一、关于《教育学院事业发展规划》（讨论稿）

会议对《教育学院事业发展规划》（讨论稿）进行了研究。会议决定，会后由杨德军同志根据讨论意见进行修改完善后提交院教代会审议。

二、关于《教育学院教师、职工工作量考核办法》（讨论稿）

会议结合8月27日教研室主任以上会议对《教育学院教职工工作量考核办法》（讨论稿）的讨论意见以及教职工的反馈意见，对讨论稿进行了研究。会议决定，会后由杨德军、汪家宝同志根据讨论意见进行修改完善后印发执行。

三、关于《教育学院教职工校内工资分配办法》（讨论稿）

会议结合8月27日教研室主任以上会议对《教育学院教职工校内工资分配办法》（讨论稿）的讨论意见以及教职工的反馈意见，对讨论稿进行了研究。会议决定，会后由杨德军同志根据讨论意见进行修改完善后印发执行。

四、教育学院第一届教代会事宜

会议对第一届教代会会议内容、教代会规模、代表选举办法等进行了讨论，会议要求马永刚同志根据牵头负责教代会筹备工作。会议决定召开专门会议商讨首届教代会相关工作。

五、关于新生入学教育事宜（略）

六、关于2009年教育实习工作事宜（略）

七、关于对学前教育教研室主任职务任免事宜（略）

八、关于进一步加强甲型H1N1流感防控工作事宜（略）

九、下半年主要工作（略）

十、其他工作（略）

参加会议：刘伦钊　何　忠　杨德军　汪家宝　杨　明　马永刚

列席会议：周红萍　杨　剑

记录整理：毛　竹

二○○九年九月五日　

（选自：襄樊学院教育学院网）

四、会议纪要的写法

（一）会议纪要的标题

常见的会议纪要的标题有三种形式；

（1）机关名称＋会议名称＋文种。如《××市人民政府第×次市长办公会议纪要》，这一类标题多为例行会议纪要常用的标题形式。

（2）会议名称＋文种。如《全国十佳文明旅游城市现场经验交流会纪要》。

（3）双标题。《畅所欲言，献计献策——中青年教师座谈会议纪要》

（二）会议纪要的成文日期

会议纪要的成文日期一般加括号标写于标题之下正中位置，以会议通过日期或领导人签发日期为准。也有出现在正文之后的。

（三）主送机关

不写主送机关，而是用抄送的方式发送给各与会机关和需要知道会议情况的机关。

（四）正文

会议纪要的正文分为前言、主体、结尾三大部分。

1.前言

前言主要用来记述会议的基本概况。包括：召开会议的时间、地点、会议名称、主持人、主要出席人、会议主要议程、讨论的主要问题等。

2.主体

主体是会议纪要的核心部分，会议的主要精神、会议议定的事项、会议上达成的共识、会议对与会单位布置的工作和提出的要求、会议上各种主要观点及争鸣情况等等，都在这一部分予以表述。决议型、交流型、研讨型的会议纪要，各自在主体部分的写作上有较大的不同，前面在分类时已有介绍。由于这部分内容复杂，多数情况下都需要分条分项撰写。不分条的，也多用“会议认为”、“会议指出”、“会议提出”等惯用语作为各层意思的开头语，以体现内容的层次感。一般采用以下3种方式：

（1）概述式。把会议的内容综合到一起，概括地叙述出来。篇幅短小，不加小标题。适用于小型会议或内容单一的会议。

（2）归纳式。把会议讨论的许多问题和意见，按内部逻辑顺序归纳为几个方面或几个问题，系统完整地写出来，突出会议的精神和要点。用于内容比较重要，规模比较大，讨论问题比较多的大型会议。

（3）摘要式。按会议的发言顺序，把每个人发言的主要意见归纳出来，以此体现会议的主要精神和基本内容。适用于小型的座谈会或研讨会。

3.结尾

结尾比较简短，通常用来强调意义、提出希望和号召等，结尾处还可以对会议的情况作一些补充说明，在不影响全文结构完整的前提下，也可以不写专门的结尾部分。

五、会议纪要写作的注意事项

（1）如实反映会议的各项内容，不夹杂任何个人主观感情色彩。

（2）要言简意明，突出重点，有详略地整理归纳出会议的主要内容和要点。

（3）层次分明，清楚地突显出会议的侧重点。

六、会议纪要与相近文种的区别

（一）会议纪要与会议记录的区别

会议纪要容易和会议记录相混淆，其实，二者有着本质的不同，主要体现在以下几个方面：

第一，从文体性质上看，会议纪要是正式的行政公文文种，而会议记录只是会议情况的记录，只是原始材料，属于事务文书，不是正式公文。

第二，从内容上看，会议记录无选择性、提要性，会议上的情况都要一一记录下来；而会议纪要有选择性、提要性，不一定要包容会议的所有内容。

第三，从形成的过程和时间方面看，会议记录是随着会议的进行过程同步产生的，而会议纪要则要在会议后期、甚至会议结束后通过选择归纳、加工提炼之后才能形成。

第四，从形式上看，会议记录没有统一的格式，而会议纪要作为正式的行政公文则有固定的格式要求。

第五，从写作要求上来看，会议记录是按会议的议程来记载，正式会议每会必记。会议纪要则是在会议记录的基础上整理归纳出来的，并非每会必有，只有当会议结果需要正式行文外发时才撰写制作。

第六，从保存发布方式来看，会议记录仅作为内部资料保存，不予发布；会议纪要则按公文程序发布，按公文处理办法保存。

（二）会议纪要与会议决议的区别

第一，会议纪要是根据会议情况写的要点；而决议必须经与会者表决，按照法定程序通过后，才能生效。

第二，一份会议纪要可以同时写不同方面的毫无关联的几项决定，而一个决议只能写某一方面或某一问题，内容较单一。

第三，会议纪要的内容可轻可重，可大可小，只要是会议议定了的就要写进去；而决议的内容常常是一个单位或部门、一个地区或系统乃至党和国家的重大问题。

【思考与练习】

1.函的用语有何要求？

2.会议纪要在写法上有什么特点？

3.会议纪要和会议记录之间有什么联系和区别？

行政公文单元综合练习

一、选择题（每个选择题有4个备选答案，其中至少有1个是正确的。）

1.公文的作者指______。

A.单位第一负责人　B.单位秘书　C.公文的执笔者　D.制发公文的单位

2.上行文的行文方向指______。

A.给比本机关级别高的单位发文　　B.给比本机关级别低的单位发文

C.给具有隶属关系的上级单位发文　D.任何级别的机关都可以使用

3.政府各部门依据职权，其下行文可以向______行文。

A.下一级政府　　　　B.下一级政府业务部门

C.政府各部门之间　　D.无隶属关系的比本部门级别低的机关

4.对有关问题协商未果而各部门单独向下的行文，上级单位______。

A.应责令纠正或撤销　　B.应肯定一方的公文，撤销另一方的公文

C.应另行行文　　　　　D.应与这些部门再次联合行文

5.受双重领导的下级机关向上行文，应当______。

A.给两个领导机关主送公文

B.给负责答复的领导机关主送，另一领导机关抄送

C.越级给更上一级机关行文，两个机关均为抄送

D.任选其一主送，另一抄送

6.请示可以抄送给______。

A.主送机关之外的另一个领导机关　　B.本机关的下级机关

C.其他比自己级别低的机关　　　　　D.本机关的同级机关

7.能够以机关名义向上级机关负责人报送文件的情况是　　。

A.撰写的报告　　　　　　　　B.撰写的请示

C.上级领导直接交办的事项　　D.撰写的意见

8.需要标明公文份数序号的是______。

A.任何公文　　　　　　　　　B.报请类公文

C.具有绝密和机密级的公文　　D.下行文

9.“成文日期”指______。

A.公文生效的日期　　B.完成稿件的日期

C.文件发出的日期　　D.开始撰稿的日期

10.公文标题中除法规、______名称加书名号外，一般不用标点符号。

A.规章　B.指令　C.公告　D.决定

11.任免一般干部，应使用______。

A.函　B.通知　C.通报　D.意见

12.答复不相隶属机关的请示事项，应使用______。

A.函　B.通报　C.意见　D.批复

13.撤销下级下发的不适当的文件应使用______。

A.令　B.决定　C.通知　D.意见

14.需要标识签发人的是______。

A.令、会议记录和批复　B.报告、请示和上行的意见

C.函、通知、通报　D.公告和通告

15.不能作为批复结束语的是______。

A.上述批复如无不妥，请参照执行

B.此致敬礼

C.此复，在执行中若有新问题，必须立即上报

D.特此批复

二、给下面标题填写文种

1.某县关于要求解决救灾款的______。

2.某部关于几起重大交通事故的______。

3.某所关于扶贫工作的______。

4.国务院办公厅关于发布《行政公文处理办法》的______。

三、判断正误并说明原因

1.凡收到下级机关来文，上级机关必须用“批复”回复。

2.平行文只能在同级机关之间使用。

3.几个机关的联合发文，应当在公文版头部分标明几个机关的发文字号。

4.会议记录和会议纪要都是会议的产物，所以它们是一回事。

5.机关制发文件，应遵守事无巨细都要发文的原则。

6.联合行文时，必须做好会签工作，使各机关或部门领导人均履行签发手续。

7.公文的标题通常由作者、事由、文种三部分构成，为了文字简练，可以将文种省略。

四、修改下列公文标题

1.省人民政府就市有关企业改革问题的答复。

2.某某总公司组建某某实业公司的请示报告。

3.某人民广播电台迁址公告。

4.某大学关于开展春季运动会的决定的通知。

5.某研究所关于改变拨款待遇的要求。

五、简答题

1.简述决定和决议的异同。

2.通知有何特点？转发性通知和批转性通知有何不同？

3.通报的类型有哪些？

4.报告中为什么不可以夹带请示事项？

5.在何种情况下使用请示行文？

六、根据下面材料拟写公文

1.某市人民政府拟于2009年8月24日至27日在香山饭店召开环保建设工作会议，要求各区派1名副区长参加，与会人员请带上各区相关的环保资料，会费自理。请按工整的公文正规格式代写符合实际要求的会议通知。

2.××县根据该县气候条件和特点，决定推广水稻种植项目。为解决水稻种植过程中的技术问题，县农科所决定请省农科所派技术专家来县里进行专业培训。共举办3期培训班，每期200人。参训学员为具有高中或同等学历文化程度的农业技术骨干。请代为写一份请求函。

3.某市劳动局根据国务院再就业工程的精神和市政府解决下岗职工再就业的精神，为下岗职工排忧解难，为他们再上岗创造条件，决定在200×年×月之前对下岗职工进行义务培训，特向市县有关单位发文，要求大家高度重视并积极配合。

七、指出下列公文文稿的错误之处，并根据公文写作要求改写一份正确的公文。