一定要认真执行《档案法》

一定要认真执行《档案法》^[1]

《中华人民共和国档案法》在9月5日由全国人大常委会通过，并定于1988年1月1日开始施行。这是对我国档案工作作出规定的一部很重要的法律。它的制定和施行，对发展我国的档案事业，有效地保护和利用我国丰富的档案信息资源，为社会主义现代化建设服务，必然会起着极大的保证作用和推动作用。

《档案法》是一部比较成熟完整的法律。它是根据我国国情，遵照党和国家有关档案工作的方针、政策以及多年来的实践经验，并参考国外一些档案立法的作法，经过广泛的调查研究和反复修改才制定出来的。它对档案的范围、档案工作的原则、档案机构及其职责、档案的管理、档案的利用和公布，以及法律责任等等，都作了明确规定，是建设和发展我国档案事业的重要法律依据和法律保障，是对我国的四化建设、对我们的改革、开放、搞活都具有十分重要意义的一部法律。

有了这样一部《档案法》，今后要着重解决的就是如何执行好这部法律的问题了。就整个档案工作而言，我们认为是“有法可依”了，现在接着要解决的就是有法必依，执法必严，违法必究的问题了。一句话，要认真执行好这部法律。怎样才能执行好这部法律呢？

首先，为了要执行好这部法律，必须提高我们的干部和人民群众对档案和档案工作的重要性的认识。建国以来，我国的档案工作，在党中央和国务院的关怀和指示下，是取得了很大成绩的。它在社会主义革命和社会主义建设中都发挥了重要作用。这是应该肯定的。但是在过去极左思想路线和旧的习惯势力的影响下，并不是所有机关的领导和干部都对档案和档案工作予以应有的重视和关注的。在社会上，人们对档案和档案工作的重要性，一般说来，更是很少认识，甚至一无所知。有些人根本不把档案当作一回事，不重视档案的管理工作。有的随意丢失档案，甚至出卖档案和擅自销毁档案。特别在十年内乱时期，不少地方销毁的档案数量非常惊人，几乎高达该地档案总数的90% 以上，这是多么重大的损失啊！这些都说明，对档案和档案工作的重要性是认识不够或者说毫无认识，是重视不够或者说毫不重视。因此，为了把《档案法》执行好，就必须在全国范围内加强宣传和教育工作，要普遍地大大地提高我们的干部和群众对档案和档案工作的认识，才能使我国的档案得到更好的保存和利用，更好地为现代化建设服务。

第二，为了要执行好这部法律，还必须强调在档案工作中，特别要把档案利用问题解决好。档案工作有着丰富的内容，也是具有专业性的一项工作。它包括收集、整理、鉴定、保管、编目与检索和提供利用等等。这些工作都要做好。但档案的提供利用也就是档案的利用服务可以说是档案工作的根本目的之所在。它在全部档案工作中占有特别重要的地位。做好档案的提供利用工作，也是对档案工作最实际最有效的一种宣传，不仅能够引起各方面对档案工作的重视，而且会在档案的收集、鉴定等项业务活动中得到各方面更多的支持。可以说，档案利用工作是档案工作中最富有活力的一个环节。搞好利用工作才能使整个档案工作具有生机，否则整个档案工作就会死气沉沉，成效不大，甚至根本发挥不了档案的积极作用。

当前，档案工作处于历史发展的新时期，档案事业要发展，重要的一环是大力搞好利用工作，使档案工作在建设社会主义的物质文明和精神文明中做出自己的贡献。目前有些部门往往过分强调档案的保密性，对提供利用这一点，很不主动，很不积极。有时为了进行某方面的科学研究，需要查找有关部门的档案资料来参考，可是结果往往不是碰壁就是享受闭门羹，很难把资料弄到手。比方说，我们搞法学教学和研究工作的，自从实行对外开放以来，我们有许多涉外法律问题需要很好地研究。究竟我国政府的有关部门是如何处理的？有哪些地方处理得好，对我们有利？有哪些地方处理得不好，对我们不利？我们很需要掌握第一手材料来进行研究。可是，我们有关部门却往往借口说有保密性，不愿拿出来，或者借口说人手少，还没有加以整理，不给你看。这也许是事实，如果真是保密性资料，我们自然不能要求看，但总不可能件件都有保密性吧？关于如何开放档案资料，《档案法》第20、21条里有规定，但如何执行好这些条款，尽可能地为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便，是应该认真研究的。

第三，为了执行好这部法律，使我国档案工作更好地为社会主义现代化建设服务，还必须逐步地采用先进技术，实现档案管理的现代化。《档案法》第13条要求“采用先进技术，实现档案管理的现代化”。随着现代科学技术的发展，我们的档案管理工作也要逐步实现现代化。为了实现档案管理现代化，档案工作从现在起就应开始进行准备。

我国各级各类的档案馆，据说现在保存有八千多万卷档案文献，而且随时都在增加。档案工作人员对数量如此庞大的档案，自然需要进行大量而繁杂的整理、编目、检索和保管等工作。这些工作如果还是完全依靠手工劳动来做，是很难做好的。因此要彻底解决这些问题，提高档案工作效率，改变落后的手工作业方式，改变档案工作现有的被动局面，就非使用现代化设备不可，也就是非利用电子计算机不可。

电子计算机自1940年问世以来，已经历了四十多年的发展，功能越来越多，可以处理中外文资料和图像，存储大量信息，自动完成所赋予它的各种任务，能满足社会生产和管理工作多方面的实际需要。价格也已不像它刚问世时那样昂贵。所以，在我国，将电子计算机应用于档案管理工作，已经不但显得十分必要，而且也不是绝不可能的事了。

在档案工作中，电子计算机可以存储大量档案，进行自动编目检索、库房跟踪管理、调阅档案事务的处理及复制档案、作信息交流等，这就会大大提高工作效率。如果将计算机技术与通讯技术相结合，建立起网络化的档案自动化系统，利用者就可坐在办公室里或家里通过显示终端远距离地进行档案检索，能够利用网络化的自动化系统检索分散存放在全国各地的档案。这种档案自动化系统，几乎能参与各项档案管理工作。

在国外，很多国家的档案管理机关和国家档案馆都十分重视档案管理自动化工作。如美国、加拿大、联邦德国、英国、法国、意大利、苏联、罗马尼亚、民主德国、南斯拉夫等，都已建立了档案管理自动化系统，广泛使用电子计算机进行档案工作。这是很值得我们借鉴的。也只有这样，才能真正搞好档案工作，积极开发和利用档案信息资源，为社会主义现代化建设服务。

目前，我国计算机还不很多，一些档案部门的经济条件也还有一定的困难，因而还不可能马上在全国各地的档案管理部门中，广泛使用计算机。但是档案管理工作自动化是大势所趋，势在必行。如何实现档案管理工作自动化，已作为一项不可忽视的战略性的重大课题摆在我们面前了。

希望档案工作部门和档案工作者适应新形势的要求，不断探索新的工作方法，进行一系列新的档案问题的研究。我想我国的档案工作部门和档案工作者一定能很好地解决档案工作所面临的新课题，为我国档案工作的现代化作出贡献，为我国的社会主义现代化建设作出新贡献。

【注释】

[1]本文系韩德培教授应邀在湖北省档案局举办的“档案法”座谈会上的发言稿，原载《湖北档案》1987年第5期。