采购作业方法

第四节　采购作业方法

随着采购管理水平的提高及信息技术的发展，采购作业方法日趋多样化。本节将对几种主要的采购作业方法，如订货点采购、JIT采购、供应链采购及电子商务采购进行介绍。

一、订货点采购

1．订货点采购的含义

订货点采购，是由采购人员根据各个品种的需求量和订货提前期的长短，确定每个品种的订货点、订货批量及最高库存水准等，然后建立起一种库存检查机制，当发现货物已到达订货点时，就要检查库存，发出订货，订货批量的大小由规定的标准确定。

2．订货点采购的分类

订货点采购包括两大类采购方法：一类是定量订货采购法，另一类是定期订货采购法。

1）定量订货采购法

定量订货采购法是预先确定一个订货点和一个订货批量，然后随时检查库存，当库存下降到订货点时，就发出订货信息，订货批量的大小每次都等于规定的订货批量。这样程序化地启动订货，反复运行。

定量订货法的关键是正确确定订购批量和订购点。订货批量一般采用经济订购批量（EOQ）。订购点的正确确定则取决于对备用时间的准确计算和对保险库存量（安全库存量）的合理查定。安全库存量是为了应付备运时间需要量的变化而建立的，包括误期到货而增加的需要，也包括备运时间内需求率（物品消耗速度）加大而增加的需要。保险库存量一般用保险天数（安全天数）来表示。

2）定期订货采购法

定期订货采购法是预先确定一个订货周期和一个最高库存水准，然后以规定的订货周期为周期，周期性地检查库存，发出订货，订货批量的大小每次都不一定相同，订货量的大小等于当时的实际库存量与规定的最高库存水准的差额。这样也是程序化地启动订货，反复运行。

定期订货法的关键在于正确规定订货间隔期。订货间隔期的长短对订购量和库存水平有决定性的影响。一般是预先规定进货时间，由进货时间和备运时间长短来确定订货间隔期。

这些采购模式都是以需求分析为依据，以填充库存为目的，采用一些科学方法，兼顾满足需求和库存成本控制，原理比较科学，操作比较简单。但是由于市场的随机因素多，使得该方法同样具有库存量大、市场响应不灵敏的缺陷。

二、JIT采购

JIT采购，又称为准时化采购，由著名的准时化生产的管理思想演变而来。准时化生产方式（just in time，简称JIT），是起源于日本丰田汽车公司的一种生产管理方法。它的基本思想是“彻底杜绝浪费”、“只在需要的时候，按需要的量，生产所需要的产品”，这也就是JIT的基本含义。这种生产方式的核心，是追求一种无库存生产系统，或是库存量最小的生产系统。为此开发了包括“看板”在内的一系列具体方法，并逐渐形成了一套独具特色的生产经营系统。

1．采购原理

1）传统物流采购模式

传统采购，包括前面所说的订货点采购，都是一种基于库存的采购，采购的目的都是为了填充库存，以一定的库存来应对用户的需求。虽然这种采购方式也极力地进行库存控制，想方设法地压缩库存，但是由于机制问题，其压缩库存的能力是有限的，特别是在需求急剧变化的情况下，常常导致既有高库存又出现缺货的局面。高库存增加了成本，缺货则直接影响生产、降低服务水平。

库存是生产的条件，又是生产的负担。作为生产的条件，它为生产提供物资准备，是生产正常进行的前提条件。所以，为了保证生产正常进行，必须维持一定的库存量，这是一个方面。另一方面，库存量又占用资金、仓库及保管器具，需要花费管理费用。这就增加了生产成本，成为生产的负担，而且库存量越高，需要花费的保管费用也就越高，企业生产的负担就越重。为此，人们在采购中一直在进行一种持续的、无休止的努力，就是要做到既能保证企业生产的物资需要，又使得企业库存无限最小化。以计算机技术为核心的信息技术的发展，为彻底改革传统采购模式提供了智力上和物质上的支持。受JIT生产管理思想的启发，一种既能够满足企业不断发展的采购活动的需要，又能节约库存，使其达到最小化的新型采购模式也随之出现。

2）JIT采购模式

当年，日本丰田公司的大野耐一创造的JIT生产模式，是受到美国超级市场的管理模式的启发而形成的，同时，JIT生产模式又进一步推广了JIT思想在整个物流领域的传播与应用。

在美国的一些超级市场上，除了货架上的货物以外，不再另外设仓库及库存。商场每天晚上都根据当天的销售量来预计第二天的销售量而向供应商发出订货指令。第二天早上，供应商按照预定的数量送货到指定的商场，有的供应商一天分两次送货，基本上都是按照用户需要的品种、数量、时间、地点来完成送货的，因此大大节约了库存，减少了浪费。事实上，这种超级市场的供应采购模式已经是JIT思想的体现。这种模式的特点是供需直接见面，节约了传统模式中的库存。它的作用有以下几点：

（1）它的采购送货是直接送到需求点上；

（2）用户需要什么，就送什么，品种规格符合客户需要；

（3）用户需要什么质量，就送什么质量，品种质量符合客户需要，杜绝次品和废品；

（4）用户需要多少，就送多少，不少送，也不多送；

（5）用户什么时候需要，就什么时候送货，不晚送，也不早送，非常准时；

（6）用户在什么地点需要，就送到什么地点。

关于JIT采购与传统采购的区别参见表2－9。

表2－9　JIT采购与传统采购的区别

2．采购特点

1）采用较少的供应商，甚至单源供应

单源供应是指对某一种原材料或外购件的需求，仅从一个供应商那里采购。JIT认为，最理想的供应商的数目是：对于每一种原材料或外购件，只有一个供应商。因此，单源供应是JIT采购的基本特征之一。传统的采购模式一般是多源采购，供应商的数目相对较多。从理论上讲，采购单源供应比多源供应好。一方面，单源供应使得对供应商的管理比较方便，而且可以使供应商获得内部规模效益和长期订货，从而可使购买的原材料和外购件的价格降低，有利于降低采购成本；另一方面，单源供应可以使制造商成为供应商的一个非常重要的客户，因而加强了制造商与供应商之间的相互依赖关系，有利于供需之间建立长期稳定的合作关系，质量上比较容易保证。但是，采用单源供应也有风险，比如供应商有可能因意外原因中断供货。另外，采取单源供应有可能出现，使企业不能得到竞争性的价格，对供应商的依赖性过大等问题。因此，必须与供应商建立长期互利合作的新型伙伴关系。在实际中，一些企业常采用同一原材料或外购件由两个供应商供货的方法，其中一个供应商为主，另一个供应商为辅。

2）采用小批量采购的策略

小批量采购是JIT采购的一个基本特征。JIT采购与传统的采购模式的一个重要不同之处在于，准时生产需要，减少生产批量，直到实现“一个流生产”，一次采购的物资也应采用小批量办法。从另一个角度看，由于企业生产对原材料和外购件的需求是不确定的，而JIT采购又旨在消除原材料和外购件库存，为了保证准时、按质按量供应所需的原材料和外购件，采购必然是小批量的。但是，小批量采购必然增加运输次数和运输成本，对供应商来说，这是很为难的事情，特别是供应商在国外等远距离的情形，在这种情况下实施JIT采购的难度就很大。

3）对供应商选择的标准发生变化

由于JIT采购采取单源供应，因而对供应商的合理选择就显得尤其重要，可以说，能否选择到合格的供应商是JIT采购成功实施的关键。合格的供应商应具有较好的技术、设备条件和较高的管理水平，可以保障采购的原材料和外购件的质量，保证准时按量交货。在JIT采购模式中，由于供应商和用户是长期的合作关系，供应商的合作能力将影响企业的长期经济利益，因此对供应商的要求就比较高。在选择供应商时，需要对供应商进行综合的评价，而供应商的评价必须依据一定的标准。这些标准应包括产品质量、交货期、价格、技术能力、应变能力、批量柔性、交货期与价格的平衡、价格与批量的均衡、地理位置等，而不像传统采购那样主要依靠价格标准。

4）对交货准时性的要求更加严格

JIT采购的一个重要特点是要求交货准时，这是实施准时生产的前提条件。交货准时取决于供应商的生产与运输条件。

5）从根源上保证采购质量

实施JIT采购后，企业的原材料和外购件的库存很少以至为零。因此，为了保证企业生产经营的顺利进行，采购物资的质量必须从根源上抓起。也就是说，购买的原材料和外购件的质量保证，应由供应商负责，而不是由企业的物资采购部门负责。为此，供应商必须参与制造商的产品设计过程，制造商也应帮助供应商提高技术能力和管理水平。

6）对信息交流的需求加强

JIT采购要求供应与需求双方的信息能够高度共享，保证供应与需求信息的准确性与实时性。由于双方的战略合作关系，企业的生产计划、库存、质量等各方面的信息都可以及时进行交流，以便出现问题时能够及时处理。只有供需双方进行可靠而快速的双向信息交流，才能保证所需的原材料和外购件的准时按量供应。同时，充分的信息交换可以增加供应商的应变能力。所以，实施JIT采购，就要求供应商与制造商之间能够进行有效的信息交换。

7）可靠的送货和特定的包装要求

由于JIT采购消除了原材料和外购件的缓冲库存，供应商交货的失误和送货的延迟必将导致企业生产线的停工待料，因此可靠的送货是实施JIT采购的前提条件。而送货的可靠性，常取决于供应商的生产能力和运输条件。当然最理想的送货是直接将货送到生产线上。

JIT采购对原材料和外购件的包装也提出了特定的要求。良好的包装不仅可以减少装货、卸货对人力的需求，而且使原材料和外购件的运输和接收更为便利。

三、供应链采购

1．供应链采购的原理

供应链采购，准确地说，是一种供应链机制下的采购模式。在供应链机制下，采购不再由采购者操作，而是由供应商操作，被称为供应商掌管用户库存（vendor managed inventory，简称V MI）。

V MI采购的原理是，用户只需要把自己的需求信息向供应商连续及时地传递，然后供应商就会根据用户的需求信息，预测用户未来的需求量，并根据这个预测需求量制定自己的生产计划和送货计划，主动小批量多频次地向用户补充货物库存，用户的库存量大小由供应商自主决策；既保证满足用户需要，又使货物量最小、浪费最少。V MI采购的最大受益者是用户，它可以摆脱繁琐的采购事务，甚至连库存负担、运输进货等负担都由供应商承担，而服务效率还特别高，同时供应商能够及时掌握市场需求信息，更灵敏地响应市场需求变化，减少生产和库存浪费，减小库存风险，从而提高经济效益。

2．供应链采购的特点

供应链采购与传统采购相比，物资供需关系和采购的概念都是不同的。但是，由于供应链各个企业之间是一种战略伙伴关系，采购是在一种非常友好合作的环境中进行的，所以采购的观念和采购的操作都发生了很大的变化，供应链采购与传统采购的区别如表2－10所示。

表2－10　供应链采购与传统采购的区别

由表2－10可以看出供应链采购具有如下几个特点。

1）从采购性质看

（1）供应链采购是一种基于需求的采购。需要多少就采购多少，什么时候需要就什么时候采购。采购回来的货物直接送到需求点进入消费。供应链采购在这一点上与JIT采购相同。

（2）供应链采购是一种供应商主动型采购。由于供应链采购中的需求者的需求信息随时被传送给供应商，所以供应商能够随时掌握用户的需求信息，能根据需求状况、变化趋势，及时调整生产计划，及时补充货物，主动跟踪用户需求，并能适时适量地满足用户需要。由于双方是一个友好合作的利益共同体，所以供应商会主动关心产品质量，自觉把好质量关，保证需求方的产品质量。因此需求方完全可以不用操心采购的事情，只要到时候支付货款即可，因此它是一种无采购操作的采购方式。

（3）供应链采购是一种合作型采购。为了使产品能在市场上占有一席之地、获得更大的经济效益，采购商和供应商分别从不同的角度互相配合、各尽其力，在采购上也是互相配合，努力提高采购工作效率，最大限度地降低采购成本，最及时地保证供应。

2）从采购环境看

供应链采购的根本特征就是有一种友好合作的供应链的采购环境。这是它的根本特点，也是它最大的优点。

3）从信息情况看

供应链采购的一个重要特点就是供应链企业之间实现了信息连通及共享。供应商能随时掌握用户的需求信息及用户需求变化的情况，能够根据用户的需求信息和需求变化的情况主动调整生产计划和送货计划。供应链各个企业可以通过计算机网络进行信息沟通和业务活动。这样即使足不出户，也可以很方便地利用计算机网络协调活动，进行相互之间的业务处理活动。因此，供应链采购的基础就是要实现企业的信息化、企业间的信息共享，也就是要建立企业内部网络Intranet、企业外部网络Extranet，并且和因特网Internet连通，建立起企业管理信息系统。

4）从库存情况看

供应链采购是由供应商管理用户的库存，用户没有库存，即零库存，这意味着用户无需设库存、无需关心库存。这样做有以下两点好处：第一，用户零库存，这样可以大大节省费用、降低成本，企业可以专心致志地搞好工作，发挥核心竞争力，提高效率，提高企业的经济效益，也可以提高供应链的整体效益；第二，供应商掌握库存自主权，能够根据需求变化的情况，适时地调整生产计划和送货计划，这样既可以避免盲目生产造成的浪费，也可以避免库存积压所造成的浪费及风险。

5）从送货情况看

供应链采购是由供应商负责送货，而且是连续小批量多频次送货。这种送货机制可以大大降低库存，实现零库存。因为它送货的目的是直接满足需要，需要多少就送多少，什么时候需要就什么时候送货。这样就没有多余的库存，可以降低库存费用，同时又能保证满足需要，不缺货；可以根据需求的变化，随时调整生产计划，做到不多生产、不早生产，因而节省了原材料费用和加工费用；同时由于紧紧跟随市场需求的变化，所以能够灵活适应市场变化，避免库存风险。

6）从双方关系看

供应链采购活动中，买方企业和卖方企业之间是一种友好合作的战略伙伴关系，它们互相协调、互相配合、互相支持，所以有利于各个方面工作的顺利开展，提高工作效率、实现双赢。

7）从货检情况看

供应链采购活动中，由于供应商的责任与利润相连，所以必须自我约束、保证质量，因此可实现质量免检。这样就大大节约了费用，降低了成本，保证了质量。

四、电子商务采购

随着科学技术的突飞猛进和网络技术的迅速普及，电子商务采购作为一种新型的采购方式，在国际国内采购活动中成为了一道亮丽的风景线。目前，许多企业和公共事业单位已在一定范围内和一定程度上运用了电子商务采购技术。

1．电子商务采购的概念

电子商务采购是指利用电子商务形式进行的采购活动。因为电子商务主要是在计算机网络上进行的，所以电子商务采购亦称为网上采购。

2．电子商务采购的特点

（1）公开性。因为电子商务采购是在网上进行的，因特网具有公开性的特点，全世界都可以看到采购方的招标公告，谁都可以前来投标，所以采购具有公开性。

（2）广泛性。网络没有边界，所有的供应商都可以向采购方投标，采购方也可以调查所有的供应商。

（3）交互性。电子商务采购过程中，采购方与供应商可以通过电子邮件或聊天方式进行信息交流，既方便，又迅速，而且成本较低。

（4）低成本。网上操作可以大量节省人工业务环节，省人、省时间、省工作量，总成本最小。

（5）高速度。网上信息传输速度快。

（6）高效率。将以上几点综合起来，显然效率很高。

3．电子商务采购的形式

电子商务的方式多种多样，因此电子商务采购也可以有多种形式。目前，国际流行的网上采购数据传送途径主要包括以下几种形式：电子商务网站招标；人工向供应商打电话或发送书面文件、传真订购；向供应商发送电子邮件订单；向供应商的站点提交订单；与供应商的ERP系统进行集成；电子交易平台等。对它们可以进行以下三种分类。

1）按利用计算机网络的程度分类

完全网上采购，即完全通过网上电子商务采购完成采购的全部活动（除运输配送）。

网上和网下相结合采购，即在网上完成部分采购活动，例如发布采购消息、招标公告等，而其他活动如采购谈判、供应商调查、交易支付等则在网下进行。

2）按采购主体分类

自己网上采购，即企业自己建立网站，进行电子商务采购活动。

代理网上采购，即不是自己建立网站，而是利用别人的网站进行电子商务采购。

3）按网上采购的方式分类

网上查询采购，即由采购商自己登录网站，在网上寻找供应商和所需要的产品而进行的网上采购。

网上招标采购，即采购商只在网上发布招标公告，由供应商主动来投标而进行的采购活动。

4．电子商务采购的程序

网上采购程序主要包括：采购前的准备工作、采购中供需双方的磋商、合同的制定与执行、交付与清算等环节。

1）采购前的准备工作

对于采购商来说，采购前的准备过程就是向供应商进行宣传和获取有效信息的过程。在网络环境条件下，将演变成供应商积极把自己产品的信息资源（如产品价格、质量、公司状况、技术支持等）在网上发布，企业则随时上网查询并掌握自己所需要的商品信息资源。双方推拉互动，共同完成商品信息的供需实现过程。在网络环境中，信息的交流通常是通过登陆和浏览对方的网站和主页完成，其速度和效率是传统方式所无法比拟的。采购前的信息交流主要是企业对供应商的产品价格和质量进行了解。因此，价格在很大程度上决定着采购决策。

2）供需双方的磋商过程

在网络环境下，传统采购磋商的单据交换可以演变为记录、文件或报文在网络中的传输过程。各种网络工具和专用数据交换协议自动地保证了网络传递的准确性和安全可靠性。企业一旦选择了合适的能保证最佳产品质量、最合理价格、最优质服务的供应商，就可以在网上与其进行磋商、谈判。各种商贸单据、文件（如价目表、报价表、询盘、发盘、订单、订购单应答、订购单变更要求、运输说明、发货通知、付款通知、发票等）在网络交易中都变成了标准的报文形式，减少了漏洞和失误，规范了整个采购过程。

3）合同的制定与执行

磋商过程完成之后，需要以法律文书的形式将磋商的结果确定下来，以监督合同的履行，因此双方必须以书面形式签订采购合同。这样一方面可以杜绝采购过程中的不规范行为，另一方面也可以避免因无效合同引起的经济纠纷。因为网络协议和网络商务信息工具能够保证所有采购磋商文件的准确性和安全可靠性，所以双方都可以通过磋商文件来约束采购行为和执行磋商的结果。

4）支付与清算过程

采购完成以后，货物入库，企业要与供应商进行支付与结算活动。企业支付供应商采购价款的方式目前主要有两大类：一类是电子货币类，包括电子现金、电子钱包和电子信用卡等；另一类是电子支票类，如电子支票、电子汇款、电子划款等。前者主要用于企业与供应商之间的小额支付，比较简单；后者主要用于企业与供应商之间的大额资金结算，比较复杂。