档案的保管与利用

任务二　档案的保管与利用

档案管理作为一项基础性工作，在企业管理等各方面正积极地发挥着应有的重要作用。规范化、科学化的档案管理，可以为企业的生产、经营服务。在企业发展的同时，我们建立起一套适应企业业务特点、体现企业规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案管理工作的发展不置后于企业发展的速度。档案管理工作必将为公司各项综合业务、决策活动、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。

一、档案保管

1.档案保管的内容

档案保管工作是指根据档案的成分和状况，所采取的存放和安全保护措施。主要包括以下三个方面：档案的库房管理，即库房内档案科学管理的日常工作；档案流动中的保护，即档案在各个流动环节中，一般的安全防护；档案保护的专门措施，即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理。档案保管工作的基本任务是了解和掌握档案损坏的规律，通过经常性的工作，采取专门的技术措施，最大限度地防止和减少档案的损毁，延长档案的寿命，维护档案的物质安全和政治安全。

案卷的保管是把一年中立成的案卷移交档案室集中保管，以保证机关档案的完整，便于查找利用。在移交之前，所移交的案卷的质量要经过档案部门检查验收。归档工作一般应在次年的3月份完成，最迟也不能超过6月份。完成了归档工作，文件材料就正式转化为档案。

2.档案保管工作的要求

保管档案工作中要以防为主，防治结合；相互协调，密切配合；加强重点，照顾一般；立足长远，保证当前。保管档案的基本要求：

（1）建立健全保管制度和档案保管人员的岗位责任制，防止出现人为的损坏事故。

（2）保管条件适宜，档案室建设符合要求，要防热、防潮、防光、防有害气体、防尘、防火、防水、防盗。

（3）对纸张老化、破碎和字迹消退的档案要及时修复和抄录。

（4）档案室管理规范化。柜架应排列一致，进行编号，建立档案存放地点索引。

3.档案的保管程序

文书保管的程序过程是：档案鉴定、编制立卷类目、排列卷内文书次序并编号、填写卷内文书目录与备考表、拟写案卷题名、年终调整、填写封皮、装订、案卷排列与编目、归档。

（1）档案鉴定

档案鉴定就是检查与调整卷内文件。检查验收的内容包括归档文件是否齐全完整，有无重复；是否遵循文书立卷的原则进行立卷，文件和电报是否保持内容联系，合并整理，统一立卷；是否符合归档范围的要求，是否保持了文件之间的历史联系，与归卷类目是否吻合，运用特征是否准确；卷内文件的保存价值是否一致，卷内文件数量是否过多或过少；绝密文件是否在卷皮上盖有绝密字样专用章；保管期限是否准确，永久、长期、短期保管的文件是否分开立卷等。另外，对归档文件的数量和移交目录也应检查验收。

（2）编制立卷类目

立卷类目也叫案卷类目，是指在一年的实际文书尚未形成以前，根据单位各项活动和文件形成的规律，对一年内可能产生的文书按照立卷要求和方法事先编制成的一个立卷规划，事先拟制出来的归卷条目。立卷类目主要由类名和条款两部分组成：（1）类名。即类别，是综合概括归卷文件材料的类属名称，如工交类、城建类、财贸类、生产类、技术类、销售类、广告类等等。（2）条款。即条目，是类名之下按照立卷要求和方法概括出来的一组文件的总标题。条款顺序排定以后，依次编上顺序号。如第一类第一条为“1—1”、第二类第二条为“2—2”等等。立卷类目的类别和条款的排列呈表格式，是平时文件归卷的“索引表”，指导文件“对号入座”、“定点归宿”。

（3）排列卷内文件顺序

卷内文件一般按照时间、问题、作者、地区、名称、重要程度、程序或阶段、文件往来机关顺序排列。排列时要注意按问题特征立卷，不能混排。

（4）编排页码

排列案卷顺序之后，要拆除文件上的金属装订物，以免金属物日久氧化锈蚀文件。同时要对文件进行修补，凡在装订线左侧有文字的文件材料，要在左边加边取齐，右边叠起；尺寸不足规定尺寸的要加纸裱糊衬托；破损的要进行修补。修补完毕要以卷为单位，用阿拉伯数字编写张号，张号应编在文件材料的右上角，一张只编一个号，背面不编。

（5）填写卷内文件目录及备考表

每个案卷都应填写卷内文件目录，用来介绍本卷内文件的内容，便于文件检索查阅。卷内文件目录包括顺序号、文件作者、文件标题、文号、文件日期、所在张号、备注。案卷的备考表是案卷的最后一页，主要用来记述卷内文件的实有张数、立卷日期、立卷人姓名，并留出空白以备说明本卷文件保管使用的有关情况、卷内文件的变动情况。

（6）拟写案卷标题

案卷的标题是对案卷内文件名称的概括，其作用在于准确地揭示案卷的内容，为卷内文件查找提供可资检索的渠道。案卷标题应简明、朴实、概括，具有政治上的严肃性、结构上的完整性、文字上的准确性、逻辑上的合法性。

（7）填写案卷封皮并进行装订

案卷的封皮是案卷的外表，填写好案卷封皮，可使立成的案卷美观整齐，便于编制案卷目录和查找利用。案卷封皮上应填写的项目一般包括；机关名称、机关内部组织机构名称、案卷名、机密等级、卷内文件的起止日期、文件页数、保管期限及全宗号、目录号、案卷号等。为了便于对案卷的保护，要对案卷进行装订或装盒，在对卷内文件进行检查后，用白线将案卷封皮和卷内文件订在一起。

（8）编制案卷目录

把本年度的案卷经过分类、排列，再进行编号、登记、造册，就形成了本年度的案卷目录。案卷目录包括案卷号、案卷标题、卷内文件的起止日期、卷内文件份数和张数、保管期限、备注等。

（9）归档保管

根据历年文件材料形成的情况准备若干卷夹，将收集应归档的文件材料归入相应的卷夹内，妥善保管，最后的立卷归档。

4.档案保管过程中的保密工作

（1）档案库房管理中的保密工作

档案的库房管理是档案保密的重点。从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内。应注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

（2）绝密档案的管理和保密

绝密档案是企业的核心秘密，它关系到企业的发展，关系到企业的经济利益。因此，为确保核心秘密的安全，必须管理好绝密档案。绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

二、档案的利用

“利用”是文书处理工作的根本目的，文件的有效利用，说到底是处理“管”和“用”的关系。管理好文件是基础、是手段，利用好文件是主题、是目的。保管工作做不好，就很难确保文件的安全保密，文件得不到有效利用，就失去了文件应有的作用，失去了管的意义。

1.档案利用工作的作用

档案工作的根本目的就是开发档案信息资源，服务经济建设，档案利用工作是达到这一目的的直接途径，所以，档案的利用工作是档案业务工作的中心环节，在整个档案工作中占有极为重要的地位。档案利用工作作用主要表现在：第一，档案利用工作是档案业务工作中最富有活力的环节；第二，做好利用工作是带动整个档案工作发展的关键步骤；第三，搞好利用工作能够促进档案工作由被动变主动，做好做活档案工作；第四，档案利用工作是档案事业为社会主义现代化建设服务的基本措施，是档案工作的中心任务。

2.档案的利用内容

档案利用工作是指通过一定的方式和方法提供档案为利用者利用，为企业各项经营管理活动服务的工作，习惯上亦称档案利用工作。其内容基本上包括两个部分：一是准备档案检索工具，介绍和报道档案室保存档案的内容和成分，为提供利用做好准备。二是通过各种方式和手段提供档案资料为企业服务，这是目前档案利用工作的核心内容。

3.档案的利用方式

档案室向档案利用者提供利用服务的方式、方法是多种多样的，档案的利用途径和方式基本有以下几种：

（1）设置档案室，提供档案原件或复制件，方便借阅或直接阅读。

（2）通过一定的制度和手续，提供档案外借，如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等。

（3）根据档案原件制发各种复制本，包括制发档案复制品，提供缩微胶卷（片），出版或印发档案文件汇编，在报刊上公布档案，举办档案展览等，实行档案的有偿交流，提高档案利用率。

（4）利用所藏档案中的有关记载和资料，对申请者提供核实某种事实的书面证据。

（5）以档案为依据，文秘和档案人员对查询者的有关问题进行专业性的解答，提供咨询服务。

（6）将档案目录印制成册，编写档案参考资料，参与编史修志和撰写科研文章等以交流信息。

4.档案利用工作的要求

要保证文件的有效利用，秘书人员应做到以下几个方面：

第一，要确立服务的观念，良好的服务态度。文件利用的本质，在于为各级领导、各级部门传递信息和服务，为企业经营管理服务，这是文书处理工作的出发点和落脚点。在加强文件有效利用的同时，既要有明确的服务方向，还要树立较强的服务意识，努力为利用者着想，提供优质高效的服务和便利的条件。第二，要增强主动意识，发扬主动服务的精神，充分利用现代化办公手段，为利用者提供高效、快捷的检索查询服务，克服文书处理工作就是收收发发、无关紧要的被动的事务性工作的思想。第三，要提高管理手段和利用效率，实现文书处理手段的现代化，充分发挥文件档案的作用。

5.档案利用过程中的保密工作

（1）做好档案利用中的监督工作

档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。档案利用监督首先应制定各项档案利用规章制度，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。其次，提高担负利用服务工作的档案管理人员素质，使其熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规，能独立处理利用中出现的一般问题。

（2）正确处理好档案保密与利用的关系

保守机密是档案管理工作人员的职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费。领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案，档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。

秘书人员应改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善利用工作职能，为领导正确决策提供有效的服务。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会企业利益造成危害。所以，对秘书工作者来说，档案的保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

◎技能训练

训练一　档案的保密工作

一、训练目标

通过实训，掌握档案保管的要求和档案的保密工作与合理利用，熟悉档案保管的程序，明确档案保密工作的要求和重要性。

二、训练方案与要求

（一）案例描述

可口可乐公司泄密案审结被告被判处八年监禁

美国一家法院2007年5月23日，以窃取商业机密的罪名，判处欲以150万美元向百事可乐出售一种新产品配方和样品的主犯——可口可乐前女秘书何亚・威廉斯8年监禁。这意味着2006年发生的可口可乐泄密案有了一个终止。威廉斯当庭对自己的罪行道歉，说自己不是有意蔑视法律。她说：“这次惨痛的经历，让我觉悟到更多，这个时刻对我的一生意义非凡。我从来不想出名，现在却臭名远扬。”

检察人员说，百事可乐纽约分公司2006年5月19日向可口可乐公司提供了一封信的复印件，那封信的原件装在可口可乐公司的商业信封中，收件人是百事可乐公司。寄信人在信中自称叫“德克”，是“可口可乐公司高层工作人员”，能向百事可乐提供“特别详细的秘密信息”。

接到百事可乐的通报后，可口可乐公司立即将这一事件报告给联邦调查局，联邦调查局调查后发现并确定威廉斯是秘密信息的来源。41岁的何亚・威廉斯是可口可乐公司执行秘书，协助一名高级经理工作。监控录像显示，威廉斯在可口可乐总部她所在部门翻阅大量资料找文件并把那些文件装到自己的包中，窃取公司商业机密并伙同其他两人贩卖商业机密。

可口可乐公司在保密方面出名地严谨，公司对商业机密采取严格保密的做法，并对员工背景严格调查，防止泄密，可口可乐配方已保密长达100多年，可没想到公司内部出了内贼。

（二）训练要求

1.结合案例背景谈谈秘书人员的档案保管原则，作为一位秘书你应该如何有效完成档案保管工作。

2.要求学生讨论案例，形成一份秘书如何做好档案管理工作的书面作业，排版后发邮件到教师指定邮箱，并交打印稿一份。文档要求格式规范，内容正确，条理清晰，表达精确，编辑打印精美。

（三）训练步骤

1.指导学生认真阅读案例及实训内容和要求。

2.分析案例主要内容以及本次实训目的。

3.讲解档案管理要点。

4.布置实训任务。

（四）训练提示

此案例设置的主要目的是让学生对档案管理程序有一个具体、清晰的认识，对档案管理的重要性有深刻的印象。通过实训掌握档案管理的基本要求。

1.掌握档案管理的程序与基本要求。

2.档案保管要有健全的保管制度，要做好档案的保密工作。

训练二　档案管理

一、训练目标

通过实训，掌握档案立卷归档的要求，熟悉档案归档的程序，明确档案归档的要求和重要性。

二、训练方案与要求

（一）案例描述

某公司的档案管理

某贸易公司原先是一家民营小企业，档案由秘书小李全面负责管理，小李根据公司特点选择了“组织机构—年度”分类方法对公司所有归档文件进行管理。近几年随着市场的变化，公司不断调整经营业务，并经常进行部门调整，由最初的三个部门调整到五个部门，后来又调整到四个部门，最近新上任总经理又把部门调整为六个。在公司部门调整阶段，小李依然按照最初的立卷归档方法进行档案的管理。一天，公司总经理要查阅三年前的一次重要公关活动的内容，小李只记得有关活动主题、时间，却无法记得把文档归入了哪个部门，为此逐一对三年前档案进行了查阅，费了九牛二虎之力，终于找到了总经理所需要的文件。

（二）训练要求

结合案例背景谈谈秘书立卷归档的方法，作为一位秘书你应该如何帮助公司进行文件的有效立卷归档。

（三）训练提示

此案例设置的主要目的是让学生掌握立卷归档的方法，有效开展秘书的立卷归档工作。

1.掌握立卷归档的基本要求。

2.立卷归档工作应根据公司发展的需要不断地调整。

◎知识拓展

档案管理员岗位职责

（一）贯彻执行国家档案局制定的有关规定，认真做好公司档案日常管理工作。

（二）严格按照公司和本档案室制定的规章制度办事，确保公司档案的完整、安全。

（三）认真做好每年的档案归档、整理、立卷和装订工作；认真编制档案目录；根据国家和公司有关规定，做好保管期满后的档案销毁工作。

（四）公司档案应做到科学分类，存放有序，妥善保管，查找方便。

（五）做好档案室的日常清洁工作，保持档案室空气流通，做好防潮、防火、防虫、防盗工作。

（六）严格执行有关档案查阅、调阅制度和手续，填写档案利用记录。同时严格执行国家、公司的有关档案安全和保密制度，严防基建档案毁损、散失和泄密。

（七）热情服务，为查阅档案的有关人员做好服务工作。