办公室布局

任务1　办公室布局

学习目标

学习办公室布局的基本要求和原则，掌握办公室布局的方法。

任务描述

近日，应市场需要，宏达集团新成立了特油营销部，设酥油、奶油、黄油、代可可脂等四个部门，组建由营销经理、经理秘书及各部门营销员共16人组成的团队，负责公司面向全国各地特种食用油的营销工作。

为尽快进入工作，集团要求特油营销部经理王亮和秘书胡艳，尽快将新的办公室布局设计好，并组织人员布置到位。

工作处理

一、任务分析

办公室是企业文化的物质载体，要努力体现企业物质文化和精神文化，反映企业的特色和形象，办公室的布局要能够对置身其中的工作人员产生积极的、和谐的影响。在办公室的布局中，一方面要美观大方，能够创造出一个赏心悦目的良好的工作环境，另一方面要经济实用，尽量降低费用，追求最佳的功能费用比。

二、形成方案

特油营销部经理王亮和秘书胡艳接到任务后，立即进行了研究，并决定由胡艳草拟布局方案。胡艳认真分析部门的工作场地、人员、工作内容、特点及相关设备后，认为本办公室的设计以开放式为佳，并提出了整套办公室布置的方案，与部门经理王亮进一步协商，并向有关领导汇报后，最终提出办公室的布局构想（如图1－1）。主要环节如下：

（1）办公室设为开放式，所有本营销部的工作人员都在一间大的办公室内工作。

（2）根据现有办公场地的条件，办公桌以直线式条块摆放，各部门人员集中办公，办公桌之间用屏风隔开。

（3）部门经理有相对独立的办公室，以不透明玻璃板隔开，并装有隔音设施。

（4）秘书办公区设在部门经理办公室外侧，以便为经理和各部门人员服务。

（5）门口处设接待处，摆放沙发、茶几和饮水机等待客用品，并布置绿植优化环境。

（6）员工个人办公用设备如电话机、计算机等摆放在个人办公桌上；公用设备如传真机、打印机、档案柜等集中放在办公室的后半部分，倚墙摆放。

图1－1　办公室布局构想

三、工作实现

办公室设计的方案确定后，秘书会同本部门工作人员迅速进入实施过程中，将本办公室的各项设备、物品摆放到位，很快进入愉悦的工作中。

相关知识

一、办公室布局类型

就目前的办公室布局来讲，大致可分为两类。一类是较为传统的办公室布局，即把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内，组成一个个小办公室，叫做封闭式布局（如图1－2）。另外一类，是将一个大工作间切分成若干个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各个工作单元中开展工作，叫做开放式布局（如图1－3）。

图1－2　封闭式办公室

图1－3　开放式办公室

办公空间的营造是一种思想，说到底，它是一种管理思想，它与组织文化息息相关。是强调等级还是强调平等，是郑重其事还是随心所欲，决定着对办公室布局的定位。这也是我们在设计办公室布局时首先要考虑的。传统的布局往往要求等级分明，相对独立，按部就班，互不干扰，而现代意识的布局则强调自由和自律的工作生态、企业的诉求、企业的形象、功能的分隔、流程的顺畅、关系的建立、氛围的营造、效率的产生等。开放式的布局淡化了等级差异，有利于形成平等、宽容的工作氛围，有利于成员之间的交流与沟通，有利于思想碰撞，产生有价值的创意，也有利于减少独立封闭造成的官僚行为，形成良性的互动的合作态势。

二、办公室布局的基本原则

办公室内的布局应按工作流程和职位进行安排，讲究合理有序，整齐有致，功能清楚，有条不紊。办公室的布局应遵循以下原则：

（1）职能相关的部门应置于相邻的地点，并使性质相同的工作便于联系。

（2）避免在总办公室相邻之处设私人办公室，因其易切断总办公室的自然光。

（3）将常有外宾来访的部门置于入口处。倘不可能时，亦应规定访客须知，使访客不至于干扰其他部门。

（4）使用同一大小的桌子，可增进美观，并促进职员的相互平等感。办公桌椅和柜架的排列应采用直线对称式布置，这样可尽量腾出可利用的空间。

（5）全体职员的座位应面对同一方向，不可面对面。勿使职员面对窗户、太靠近热源或坐在通风线上。

（6）自然光应来自桌子的左上方或斜后上方。

（7）档案柜应背对背放置，如有可能，可考虑将档案柜放置于墙角。常用的设备与档案，应置于使用者附近。档案柜与其他柜子应高度一致，以增进美观。

（8）将自动售货机、喷水池、公告板置于不致引起职员分散精力及造成拥挤之处。

（9）将需要使用嘈杂设备与机器的单位，置于防声之处，以避免干扰其他部门。

（10）装设充分的地板电源插座，使办公室设备与机器足够插用。

（11）石英钟挂在较显眼处。

（12）墙面上挂地图、工作制度、组织结构图等。

（13）使用本色或白色的垂直窗帘，打开时应打到底，使室内宽敞透亮；关闭时应统一角度，不显得凌乱。横式的百叶窗帘容易积灰，不易清洁，而且在感觉上不够大气，最好别用。

（14）如有可能，应设休息处，作为公余作息、自由交谈及用午膳的处所。

（15）应预留充分的空间，以备最大的工作负荷的需要。

三、小型封闭式办公室的布置标准

（1）领导桌椅摆放整齐有序，面对来人方向就座。桌面上可摆放国旗、地球仪等。

（2）电话放在左边，电脑放在右边，电脑屏幕不要对着来人方向。

（3）保险柜、资料柜放在主人身边或身后，柜中资料摆放整齐。

（4）沙发、饮水机、报架等要求方便来宾。

（5）办公室优雅、整洁、安全，有绿色植物美化空间。

四、大型开放式办公室布置标准

（1）办公室中央区域为业务处理区，所有座位应统一朝向大门，或分成若干排，双向而坐。

（2）彼此间可用1米左右高度的屏风分隔。采用屏风当墙，因其易于架设，且能随意重排。

（3）办公桌上左摆电话，右摆电脑，文件柜放置于桌面下，公用设备摆放在四周。

（4）工作流程应成直线对称布置，避免倒退、交叉与不必要的文书移动。

（5）主管座位应位于部属座位的后方，使主管易于观察工作地点发生的事情。

（6）上司应有专门的办公室，以便其可以集中精力处理重要事务。

（7）秘书的位置要在上司办公室门外一侧，起守护、挡驾作用。

（8）接待处应设在近门的地方，会客室或客区单独设置在接待处旁边或大门旁边。

五、办公室布局的几点要求

无论是哪类人员的办公室，在布局上都应符合下述基本要求：

（1）符合企业实际。不可一味追求办公室的高档、豪华、气派，要根据单位的实际物力、财力来安排。

（2）符合行业特点。如五星级饭店和校办科技企业由于分属不同的行业，因而办公室在装修、家具、用品、装饰品、声光效果等方面都应有显著的不同。

（3）符合使用要求。如总经理办公室在楼层、面积、室内装修、配套设备等方面都与一般职员的办公室不同，并非因为身份不同，而是不同工作内容对办公室有不同的使用要求。

（4）符合工作性质。如技术部门的办公室需要配备微机、绘图仪器等技术工作必需的设备，而公共关系部门则更需要传真机、沙发、茶几等与对外联系和接待工作相应的设备和家具。

实训演练

一、训练目标

能够合理布局各种类型的办公室。

二、知识要求

（1）熟悉办公室布局的基本原则。

（2）掌握开放式、封闭式办公室布局的标准和要求。

三、训练要求

（1）通过演练，掌握一般办公室合理布置的方法。

（2）各种办公室布局效果要符合要求。

四、操作说明

（1）利用2学时，分小组进行。结束后，教师引导学生对每一个任务进行点评。

（2）实训的准备工作需要课外完成。做好模拟办公室设计的前期准备非常重要，所以一定要安排好小组负责人，合理分配任务，在小组长的统一协调下，成员相互合作，共同完成。

（3）训练前布置学生掌握办公室布局的有关知识与要求，明确工作思路，分工合作完成训练任务。

五、操作提示

在这项训练中，学生最好利用课外时间到不同行业的各类办公室参观学习，注意观察并总结其优劣，为本次实践活动提供借鉴。

六、任务描述

为新来的营销部业务经理布置办公室，要求如下：

（1）独立办公室。

（2）室内设备：办公桌椅1套，沙发茶几1套，饮水机1台，电脑1台，电话机1部，一体机1台，文件柜2组，衣架1个。

（3）要求布局整洁、有序、宽敞，符合工作要求。

天宇广告策划公司刚刚筹建，现有办公用房3间，各为20、30和80平方米，现已招聘员工15人，设总经理、策划总监、执行总监各1人。目前办公桌、现代化办公设备等已备齐。开业已有两个月，王总发现员工状态不佳、效率低下，认为是办公室的布局存在问题。请你针对公司现状为该公司设计出合理的办公室布局。