固定资产管理存在哪些风险应如何控制

固定资产管理是一项复杂的组织工作,涉及基建部门、财务部门、后勤部门等,必须由这些部门共同联手参与管理。同时固定资产管理是一项较强的技术性工作。固定资产管理应配备有工作责任心、工作能力强、懂业务、会计算机操作、会讲肯干的专职人员。固定资产管理一旦失控,其所造成的损失将远远超过一般的商品存货等流动资产。

(1)固定资产管理常见风险有:

①盲目购建;

②资本性支出挤占生产成本;

③固定资产盘盈不入账;

④固定资产闲置不处理,造成报废;

⑤固定资产残值不入账;

⑥虚增(减)折旧,虚列维修费用支出等。

(2)固定资产关键的风险控制可从以下4个方面着重入手。

①科学的职责分工。企业应当建立固定资产业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责、权限,确保办理固定资产业务的不相容岗位相互分离、相互制约和相互监督。同一部门或个人不得办理固定资产业务的全过程。

②科学规范的决策过程:

●　预算管理。企业应当建立固定资产预算管理制度。

●　请购与审批。企业对于外购的固定资产应当建立请购与审批制度,明确请购部门(或人员)和审批部门(或人员)的职责权限及相应的请购与审批程序。固定资产采购过程应当规范、透明。对于一般固定资产采购,应由采购部门充分了解和掌握供应商情况,采取比质比价的办法确定供应商;对于重大的固定资产采购,应采取招标方式进行。

●　采购控制。虽然《企业内部控制应用指引》没有对固定资产的采购过程作出明文规定,但是固定资产的采购也是容易出现问题的一个环节,不可忽视。

●　验收控制。通过各种渠道取得的固定资产的验收管理。

●　入账控制。企业财会部门应当按照国家统一的会计准则制度的规定,及时确认固定资产的购买或建造成本。

③固定资产使用、维护环节的控制:

●　使用控制。企业应加强固定资产的日常管理工作,授权具体部门或人员负责固定资产的日常使用与维修管理,保证固定资产的安全与完整。

●　折旧控制。企业应依据国家有关规定,结合企业实际,确定计提折旧的固定资产范围、折旧方法、折旧年限、净残值率等折旧政策。折旧政策一经确定,不得随意变更。确需变更的,应当按照规定程序审批。

●　维护控制。企业应当建立固定资产的维修、保养制度,保证固定资产的正常运行,提高固定资产的使用效率。固定资产使用部门负责固定资产日常维修、保养,定期检查,及时消除风险。

●　盘点控制。企业应当定期对固定资产进行盘点,应定期(视财产的性质不同而不同,通常至少每年一次)组织盘点固定资产实存情况。盘点工作应由负责保管、记账等不同职能的人员以及厂房设备无关的其他局外人共同担任。盘点结果记录在盘点清单上,清单内容包括:固定资产的名称、类别、编号、存放地点、目前使用状况和所处状态等。盘点人员(一般要求2人以上)应在盘点清单上签字。实地盘点结束后,应将盘点清单内容同固定资产卡片相核对,如发现差异或固定资产已处于不能正常使用状态,应由固定资产保管部门负责审查其原因,经过一定的批准程序,才能进行账面调整。每次盘点的清点单应归档保存。盘点前,固定资产管理部门、使用部门和财会部门应当进行固定资产账簿记录的核对,保证账账相符。

●　清查控制。企业应至少在每年年末由固定资产管理部门和财会部门对固定资产进行检查、分析。检查分析应包括定期核对固定资产明细账与总账,并对差异及时分析与调整。公司建立固定资产清查制度,清查分年中清查和年末清查,由管理部门和财务部共同执行。固定资产的清查应填制“固定资产盘点明细表”,详细反映所盘点固定资产的实有数,并与固定资产账面数核对,做到账务、实物和固定资产卡片相一致。若有盘盈或盘亏,需编报“固定资产盘盈盘亏报告表”,列出原因和责任,报管理部门经理、生产部门经理、财务部和总经理批准后,财务部进行相应的账务调整。管理部门对台账和固定资产卡片内容进行更新。

④固定资产处置和转移环节的控制:

●　固定资产的处置。企业应当建立固定资产处置的相关制度,确定固定资产处置的范围、标准、程序和审批权限。企业应区分固定资产不同的处置方式,采取相应控制措施。

●　固定资产的转移控制。企业出租、出借固定资产,应由固定资产管理部门会同财会部门按规定报相关部门负责人,经批准后予以办理,并签订合同协议,对固定资产出租、出借期间所发生的维护保养、税负责任、租金、归还期限等相关事项予以约定。