组织设计的任务与步骤

二、组织设计的任务与步骤

设计组织的结构是执行组织职能的基础工作。组织设计的最终任务是提供组织结构系统图和编制职位说明书。

组织结构系统图的基本模式如图4-1所示。

图4-1　组织结构系统图

图中方框代表管理职位或部门；箭线代表权力指向；通过箭线将各方框连接起来，反映各职位或部门在组织中的地位以及它们之间的相互关系。如A产品经理要执行总经理的指示，向总经理报告并负责，同时他又是A产品营销负责人和生产技术负责人的直接上司，可对他们发出指示。

职位说明书要对各管理职位(部门)做出明确规定，包括该职位(部门)的工作内容、职责与权力，与组织中其他职位(部门)的关系，职位任职者所必须拥有的基本素质、技术知识、工作经验、处理问题的能力等任职条件。

组织设计要取得上述两项最终成果，需要按照下列步骤开展工作:

(1) 确定目标活动。组织设计工作从分析实现组织目标所必需的活动(简称目标活动)开始，特别是对于实现组织目标贡献最大的关键性活动在设计部门和岗位时要给予重点关注。

(2) 设计工作职位。确定组织的目标活动以后，需要将其进一步细分为各项工作，然后按一定的原则将若干工作项目组合在一起形成各种工作职位。工作内容的差异和任务组合方式的不同，就决定了不同工作职位的特征和要求。从历史上来看，职位设计经历了职位专业化、职位扩大化、职位丰富化和工作团队化。

(3) 划分部门。所谓部门是指组织中主管人员为完成规定的任务有权管辖的一个特殊的领域。划分部门的目的，在于确定组织中各项任务的分配与责任的归属，以求分工合理、职责分明，有效地达到组织的目标。划分部门也叫部门化，即根据各个职位所从事的工作内容的性质及其相互之间的关系，依照一定的原则，将各个职位组合成易于管理的统称为部门的组织单位，如处、科、室、组等。由于各组织活动的特点、所处环境和条件的不同，划分部门所依据的标准也不一样。即使是同一组织，在不同时期也可能采用不同的标准。常用的部门划分标准有如下几类:人数、时间、地点、设备、工艺阶段、工作技能、职能、产品、地区、顾客和营销渠道等。目前最常用的部门的划分主要有以下几种:

① 按人数划分

即完全按人数的多少来划分部门，如军队中的师、团、营、连、排的组织编制方法，这也是最原始、最简单的划分方法。它考虑的仅仅是人的数量。在高度专业化的现代社会，这种方法有逐渐被淘汰的趋势。

② 按时间划分

这是在正常的工作日不能满足工作需要时所采用的一种划分部门的方法。比如，企业的早、午、晚三班制，这种划分方法一般适用于最基层的组织。

③ 按职能划分

即以组织的主要经营职能为基础设立部门。凡是属于同一性质的工作都置于同一部门，比如，企业一般都设有生产、营销、财务、人事等部门。按职能划分部门有利于提高专业化水平，充分发挥专业职能；有利于提高管理人员的技术水平和管理水平；有利于组织目标的实现。缺点是容易形成部门主义，增加部门协调的难度。总体来说，这是目前采用的最普遍的一种部门划分方法。

④ 按产品划分

即把某种产品的设计、制造、销售等工作划归一个部门进行管理。它是为了适应新产品的开发、生产而产生的。目前比较流行的事业部或集团企业就属于按产品划分的部门。按产品划分部门，有利于充分运用管理者的专业知识和技能，有利于组织专业化生产和经营，有利于新产品的开发和研制。

⑤ 按地区划分

即根据地区范围来划分管理部门。比如一些大型的集团公司按地区划分的东北区事业部、华北区事业部、西南区事业部等等。对于一个地域分布广泛或业务领域较广的组织来说，按地区划分部门是十分必要的。它有利于充分发挥各地区的优势，使各部门因地制宜地制定政策，进行决策，提高管理的适应性和有效性。

一个组织在划分部门时，应尽量做到少而精；部门的设置应有弹性，并随组织业务变化的需要而不断调整。当然，部门的划分最终还要以最有效率地实现组织目标为原则。需要指出的是，任何一种划分部门的标准都有其优缺点和适用的情形，因而谈不上哪类标准最好。有必要时(如组织规模较大时)，可以在组织内同时采用两种或两种以上的标准划分部门，以集合几种标准的长处。

(4) 结构形成。职位设计和部门划分是根据工作要求来进行的。在此基础上，还要根据组织内外能够获得的人力资源情况，对初步设计的部门和职位进行调整，并平衡各部门、各职位的工作量，防止苦乐不均。最后的任务就是根据各自工作的性质和内容，规定各部门、各职位之间的职责、权限和义务关系，使之形成一个严密高效的网络系统，能够协调一致地达成组织的总体目标。