管理沟通与信息技术

技术，尤其是信息技术——利用电子计算机和现代通信手段获取、传递、存储、处理、显示信息和分配信息的技术，从根本上改变了组织沟通的方式。20世纪90年代以来，现代信息技术和以因特网为特征的网络技术获得了革命性的突破，这为现代管理沟通提供了无与伦比的强大信息技术支持。

10.3.1　信息技术对沟通的影响

信息技术的迅猛发展以及全球竞争的日趋白热化，对未来组织的管理沟通实践提出了莫大的挑战。信息技术的普及与虚拟组织的出现使未来组织的管理沟通不再受时空限制，为更广泛、更频繁的组织内外沟通与交流创造了良好的条件。

1）基于信息技术的沟通特点

信息技术的迅猛发展，缩短了人们空间和时间的交往距离，使沟通理解变得容易。具体来看，基于信息技术的沟通具有以下几个特点：

（1）形式多样

从沟通形式上看，电子沟通的形式具有多样性，具有电子邮件、网络新闻、网络论坛、博客、即时通信、网络传真、电子会议等多种形式。

（2）信息传递迅速、准确

从信息传递速度上看，电子沟通加强企业即时输出和即时回收信息的能力。这不仅有利于组织结构扁平化，减少信息传递层次，还使信息更加透明，责任更加明确，不易产生误解。

（3）范围广

从沟通的范围看，电子沟通实现了远距离、跨地域的即时沟通。员工不必非要到固定的工作场所工作，不仅可以在家办公，还可以实现随时随地的移动办公。在组织内部，信息技术使员工在企业内可以实现跨级纵向层级工作，缩短层级间的沟通距离。

（4）成本低

从沟通的费用看，基于信息技术的电子化、多媒体化沟通方式由于打破了时间、地域的限制，相对于传统沟通手段，沟通即时且费用低廉。尤其是网络技术与视频技术的结合，视频会议的采用取代了传统会议，可实现随时随地跨地域空间的“口头”沟通。

在信息技术不断发展的今天，信息技术对管理沟通的影响已不可忽视，企业引入先进的信息技术也成为必然的趋势。对于企业而言，现代信息技术的应用还需要相关软件的配合使用，两者相互促进，才能极大地改变传统组织内部的信息沟通模式，促使组织决策的有效性和及时性。

2）基于信息技术的沟通的局限性

信息技术的发展和应用为人际交往赋予了更多的内涵，但在这一辉煌成就的背后，信息技术也为人们的社会生活带来一些消极的后果。如削弱了人际交往的互动性、降低企业文化与价值观认同等。

信息技术的发展造成了人际互动的间接化和人与物的相对隔离，人际沟通关系从“人—人”到“人—符号—人”非同步的互动转变。这一转变一方面带给人们虚拟空间里新的自由，但也可能促使人们借助这一便利违反道德。而对于那些善于口头表达，而运用计算机技术技能相对较差的专家而言，信息技术下的沟通也可能会影响他们的思维。员工们通过信息通讯手段进行沟通，彼此之间会产生一定的距离，这些距离与隔阂感最终会对企业的文化建设产生很大的影响，导致企业的价值观、经营理念、团队合作以及企业精神难以形成，企业缺乏凝聚力和竞争力，最终会妨碍企业的长久发展。

10.3.2　基于信息技术的沟通策略

1）不应放弃面对面的交流

随着互联网和电子邮件的普及，管理者越来越依赖这些信息技术传递信息，然而面对面的交流仍然是最重要的管理沟通方式。因为，网络沟通并不能代替直接交流，在直接交流中可以观察到对方的面部表情等肢体动作，能够确保沟通的有效性和反馈的及时性。

多诺是一家公司的业务主管，即将晋升为部门经理。由于赏识他的总经理调离，换了新老板后，他的任命被耽搁了下来。多诺暗中了解到，原来公司里有些人在造他和前总经理的谣，说风情万种的前任总经理要提拔他，是因为他与前总经理关系暧昧。这些谣言自然传到新来的总经理耳朵里，使得新老板对他不冷不热。多诺感到很委屈，可这事又不好直接向新老板挑明，唯有加强沟通才能消除误解。一天，多诺利用午休时间主动和老板交流。闲聊之中他把自己的经历和工作情况向老板做了汇报，并说明自己工作经验不足、涉世不深，希望老板多多批评指教。这次交流以后，老板也特意留意了一下他，发现他确实是个不错的人才，对他的态度也有了改变。在有意无意的沟通中，老板觉得他并不是一个随便的男孩，行为举止得体大方，并且待人真诚得体，业务能力也强，于是便签发了对他的任命书。人际沟通解决好了，成功的机会也就会自然而然地多起来。

2）重视网络沟通的影响面

由于网络沟通的特点，网络环境下的管理沟通就像在一个个相对静止的池塘中扔一块石头，会产生“一石激起千层浪”的连锁反应。对与你靠得最近的一圈，也即你的直接上司、部下或一起工作的同事，必须准确识别、了解并理解其沟通风格和交流方式，以减少沟通障碍。同时，作为管理者，还得考虑自己的沟通风格与交流方式对圈外成员的影响。在沟通过程中，为了使管理沟通更为顺畅、有效，应该把沟通对象视为合作伙伴，彼此尊重，为沟通的顺利进行打下良好的基础。

3）运用新技术时注意保护企业网络安全

人们面临电子通信和网络交流时代的到来。如前所述，在网络沟通环境下，企业有更多的机会获取竞争信息“为我所用”，同时，企业自身的信息安全也面临更大的挑战。温州某眼镜企业因企业邮箱账号被盗，客户信息与来往信件全部被黑客截获。黑客趁机注册“钓鱼邮箱”，告知海外客户收款方式变更，导致该眼镜企业损失了13万美元的货款。263企业邮箱产品经理、国内知名安全专家张晓丹表示，目前大部分的网站都需要登录账号与密码，用户为了便于记忆往往会选择使用同样的密码，但却为黑客留下了可乘之机。账号、密码可以说是安全防护最为基础的措施。企业在使用新技术的过程中，应该注意保护自己的网络安全。

4）重视个人隐私和知识产权保护

个人隐私和知识产权保护是网络环境下管理沟通面临的最大难题。如何有效地控制员工的行为并保护员工的个人隐私，如何激励员工的创新潜力并保护企业和个人的知识产权，这是企业在网络沟通环境下需要慎重考虑的问题，也是企业需要重视并为之投入的重要方面。