企业档案利用实际效益分析

第一节　企业档案利用实际效益分析

档案工作是企业管理的基础性工作,开发利用档案信息资源,已成为企业档案工作的重点和中心工作,随着《中华人民共和国档案法》的实施,档案作为社会市场经济发展过程中企业依法经营的重要依据和凭证,越来越得到有识之士的重视。档案工作应紧紧围绕企业的中心工作,开展优质服务,在为企业的电源建设、经营、科技开发等各项工作提供利用服务的同时,为企业创造了显著经济和社会效益,成为避免国有资产流失,节约检修改造资金,控制生产成本,促进企业健康发展提供有力的保障。多年来,电力企业综合档案部门紧紧围绕企业的中心工作,保证档案信息资源,满足企业各项工作的需要,为企业争创一流作出了积极的贡献。

一、企业档案经济效益分析存在的主要问题

1.档案利用统计和利用效果反馈分析不深

档案利用统计方面往往只注重数据,未分析档案的实际效益。如利用人数、利用档案卷(册)数、页数及复印数据数等,如反映每年档案资料查阅利用情况,即某年查阅有多少人次、多少卷(册)档案,但该年数百人次、数百卷(册)档案,未进一步分析通过档案信息资源的开发与利用,所获得的社会效益和经济效益。未能体现档案给社会和经济建设带来的价值和作用。

在档案利用效果反馈方面,缺乏长期的跟踪分析,档案通过利用者在工作、学习、生产等社会实践中的利用,不同程度会产生一定的社会效益和经济效益,也就是体现了利用档案的作用和价值,通过信息反馈而求得。而要取得这种信息,事先必须有所了解和掌握,即在利用时有目的地做一些深层次了解,并一一记录在案,以利日后跟踪调查。

在档案利用效果实例分析方面,未能汇集编发重返企业。开展了档案利用信息反馈工作,收集了有价值的档案利用实例,但往往收集后就将实例束之高阁,未进行整理和汇编发表,重返企业,影响档案信息资源的开发与利用。如果将利用实例编发,不但会促进档案的开发利用,使全体职工更加认识档案、了解档案,使档案的使用价值得到进一步发挥,而且可大大提高档案部门的地位和知名度。

2.档案编研工作滞后,跟不上档案信息资源的开发利用需要

在前几年企业档案进行目标管理工作,档案编研变成了任务,档案编研工作尽管滞后,但档案人员还是开展了该项工作,但近几年,上级对企业的监管力度有所下降,档案编研工作在大部分企业已经没有再进行,大大影响档案信息资源的开发利用。档案利用者不了解馆藏情况,即究竟有些什么档案材料可供他们利用。因此,档案管理人员应该了解企业管理的发展方向和各种需求,结合库藏档案实际,有目的、有计划地编研一些参考性、指导性的资料,提供给企业员工利用。然而,目前企业档案的编研工作滞后,跟不上发展和经济建设的需求,影响档案信息资源的开发与利用。

二、分析和掌握档案利用实际效益的意义

分析和掌握档案利用实际效益,即了解其查阅利用目的和所产生的社会效益和经济效益。要想取得成果,除了要求利用者主动反馈信息外,档案部门也可进行跟踪调查。调查收集档案利用实际效益,对档案工作具有深远的意义。

1.体现档案的价值和作用

《中华人民共和国档案法》第二条称:“本法所称的档案是……对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”但了解档案是否具有保存价值,最重要的一点是要提供利用。如果档案不再利用,最有价值的档案也就失去了保存的意义。而只有通过档案的利用和开发,才能了解档案的价值。过去不少单位和领导,为什么对档案工作不够重视和支持,主要的一个原因是档案部门长期处在“封闭”状态,单位和领导也认为档案不能给本单位出效益、出成果。其实无数事例证明,这完全是一种偏见和误解。有保存价值的档案,一般都具有利用价值,但其价值的大小,必须通过利用,一旦利用一定会产生一定的社会效益和经济效益。

2.方便档案的鉴定工作,优化库藏档案建构

档案的保管期限定为永久、长期、短期三种,档案到了规定的保管期限,就要组织鉴定,确定其销毁还是延长保管期限。而档案的价值是鉴定时必须考虑的一个重要因素。档案利用频率高、周期长,即使已到规定的保管期限,也应继续延长其保管期限;反之,档案利用率较低,保存价值不大,即使未到规定的保管期限,也应降低其保管期限。通过调查收集档案利用的实际效益,大大有利于档案的鉴定工作。

3.有利于分析和掌握档案利用信息,进一步拓宽档案利用工作的渠道,开展档案管理工作创新,最大限度地发挥档案的价值和作用

通过实际效益的调查和收集,可以进一步了解社会和市场对档案利用的需求和利用者的心理,从而改进我们的服务形式,拓宽利用渠道,使更多的利用者了解档案,熟悉档案,利用档案,为社会主义现代化建设服务。如果我们不重视调查和收集档案利用的实际效益,档案利用渠道就无法拓宽,也影响档案价值作用的充分发挥。

4.编发档案利用实例,加大档案宣传工作力度

通过调查和分析收集档案利用的实际效益,取得一个又一个的利用实例,充分体现档案的保存和利用价值,并筛选、整理,编印成小册子,下发至基层和领导,使他们了解档案的作用,这要比空喊几句档案工作重要强得多。尤其对不太了解档案、不熟悉档案价值的同志来说,更是一个实际的宣传和教育,使他们通过例证,了解档案,支持档案工作。

5.体现档案部门业务工作实绩

档案业务工作的内容很多,而开发利用档案信息资源应该是业务工作的“主体工程”,因为,收集和管理档案的根本目的,是为了利用,否则就失去了保存档案的意义。而要衡量一个档案部门的工作与实绩,在业务工作上,开发利用档案信息资源最能说明问题了。用户通过利用你的档案,获取了社会效益和经济效益,这就是工作实绩。如果既统计利用数据,又注意分析档案的实际效益,那档案工作实绩就有血有肉。

三、开发利用档案信息资源,开展档案实际效益统计分析的基本方法

1.认真做好查(借)阅登记工作

设计合理翔实的查(借)阅登记表式要求。在登记时,一要认真负责,按项目一一填写清楚,必须填写的项目不要漏填;二要把查(借)阅档案的利用目的,填写清楚,不可填写得太简单,如“工作参考”等,而应填明作哪一项工作参考,填明具体内容和将起到的作用和效益,这样便于提供实际效益的线索和确定是否有必要进行跟踪调查等。

2.建立用户联系制度

档案在查(借)阅时,一般不会产生效益,而要通过实践,才能反映出档案的实际价值,产生一定的社会效益和经济效益。因此,为了及时利用信息,可以建立用户联系制度,即把用户的姓名、单位地址、联系电话和邮编等一一登记在册,以便与用户联系。同时要求利用者及时反馈信息。另外,也可定期召开用户座谈会,以利加强与利用者联系,改进我们的工作和服务方法,更好地为用户即广大档案利用者服务。

3.发放档案信息反馈表

即在档案利用者查(借)阅档案后发给一张档案利用信息反馈表,主要内容包括利用单位、利用人、时间、案卷名称和获取的社会效益、经济效益。特别是效益要写得具体一点,应有时间、地点、人物和具体事例。反馈表不一定要及时交回,可以视档案利用者利用的目的而定,如果利用目的是为了完成一项技改项目,那么待该项目完成了,再收回利用反馈表,这样利用效果就会更加明显并切合实际,有说服力。

4.及时汇编印发档案利用社会效益、经济效益实例

反馈的信息仍要通过编辑再重返企业利用者中,这样既可进一步宣传档案的作用和价值,又可使各部门进一步了解档案、熟悉档案,来利用档案。特别要将实例送给有关部门(单位)的领导,使他们认识档案作用,支持做好档案工作。如果把反馈的信息收藏起来,便失去了反馈工作的实际意义。

5.跟踪分析调查和电话采访

根据用户查阅时登记在案的线索,可以及时到实地调查或电话采访,掌握利用效果的第一手资料。许多档案利用者在各自不同的岗位上,都担负着一定的工作和任务,有时没有时间来编报利用实例,档案人员应主动上门服务,把通过利用档案后所产生的社会效益和经济效益情况搞清楚,便于编写。

6.及时进行档案开发利用创经济效益统计计算

根据上述的方法和手段取得反馈信息和实例,然后及时根据国家有关档案利用产生经济效益的计算公式,进行经济效益计算,并通过企业财务部门认可,真正达到有说服力的实际效益。

综上所述,档案利用效果数据统计是必要的,也说明了档案利用工作的一个侧面,但更重要的是要收集、分析档案利用的实际效益,以利进一步加强档案信息资源的开发利用工作,为本企业乃至社会各界和经济建设服务。