人事档案信息资源开发与服务的方式

7.3　人事档案信息资源开发与服务的方式

人事档案信息资源开发与服务的方式，主要是指档案管理部门在符合服务利用的范围内，所进行利用服务的具体形式。归纳起来主要有以下几种:

7.3.1　查阅

(1)查阅要求

人事档案的调卷查阅主要是根据《干部档案工作条例》的规定，通过提供原件、开辟阅览室等方式进行。概括起来有以下几条:

①查阅的人事档案应当在允许查阅的范围之内;

②查阅党委系列的人事档案的人必须是中共党员;

③查阅人事档案时，不能查阅本人及其亲属的人事档案;

④没有经过领导批准，不允许查阅同级人员的档案，下级组织或单位的人不能查阅其上级的档案;

⑤同一单位的人事部门不允许查阅本单位领导人的档案;

⑥人事部门查阅人事档案必须有手续完备的介绍信，其他部门查阅人事档案必须有经过本单位领导签字的正式介绍信;

⑦介绍信上未列出的查阅内容，一律不提供查阅。

上述要求，主要是针对干部档案制定的。随着社会信息化程度的不断提高，公民的知情权意识越来越强，有些条款已不适合，应适当作一些调整。

(2)查阅人事档案的范围

查阅人事档案的范围主要包括下列几种情况:

①由于人员的任免、调动、出国、入党、入团、政审、福利、待遇、离退休、纪律检查、组织处理、复查、鉴别、治丧等情况需要了解某个人的具体情况时，可以查阅人事档案;

②由于编史修志工作中需要了解某个人的社会经历和在某事件中的表现情况而此人这一时期因为某些原因不能书写或口述的，甚至该人已经死亡的，可以查阅该人的履历、自传及有关部分;

③其他特殊情况需要查阅人事档案的，必须经过主管人事工作的领导审批同意后方可查阅。

(3)人事档案的查阅方法

欲查阅人事档案者必须填写查阅人事档案审批表，其中包括查阅档案的理由与目的，查档人的工作单位、姓名、详细住址、政治面貌、文化程度等，上述内容均须全部填写清楚，然后由单位主管领导签字和加盖公章，报人事档案部门审批以后才能查阅。

对于人事档案管理部门来说，要认真审查查档人的审批表及查档人的证件，看其阅档理由是否充分，是否符合有关的规定和要求，手续是否齐全完备，然后决定是否提供查阅。人事档案部门还可通过设立宣传栏、展览室提供利用。

(4)阅档注意事项

①查阅人只允许在指定阅览室查阅，不允许将档案带出阅览室;

②属跨单位、跨系统查阅人事档案者，必须持手续完备的介绍信和审批表，介绍信和审批表要经过上级领导批准;

③查档人必须严守阅览制度，不允许在档案上圈划、涂抹、篡改、批注，更不能拆散和抽出档案材料;

④在干部子女和直系亲属入党、入团、参军、出国、招工、提干前要进行审查以便了解其父母及亲属情况时，按照有关规定，一般由该人所在单位的有关部门提供情况，不必查阅人事档案;

⑤如果要了解某人的情况又可以和该人直接面谈的，一般应采访该人，不允许查阅人事档案;

⑥人事档案部门不负责出具证明材料。经过批准或履行一定手续后，可以摘抄或复印人事档案中的有关部分，经档案管理人员审查无误，加盖印章并注明出处。

7.3.2　外借

在《干部档案工作条例》中对档案的外借做了规定:“档案一般不外借。如必须借出用时，要说明理由，经过主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还。”下列情况下一般可以借出档案:上级机关和本单位主管部门因为审批职务任免、调动、出国、提干、享受某种待遇或进行政治审查、考察和考核时需要借用人事档案;根据工作需要，某人要调往外单位，在调动之前，将其档案寄往有关单位审查;由于特殊需要必须借用人事档案。尽管这是针对干部档案而言，可供其他类型的人事档案外借参考。

借用人事档案有以下几条具体要求:

①外单位要借用人事档案，必须持手续完备的介绍信和借阅报告，由人事档案管理部门审核，经过人事部门批准后，才能借用;

②本单位人事部门或其他部门工作需要欲借出人事档案时，需要填写借阅单，经人事档案管理部门同意后，才可以借用;

③借出人事档案之前，必须进行认真登记，除了在“借阅人事档案登记册”上逐栏登记外，还必须填写“人事档案借阅卡片”，而且需要将借阅介绍信或借阅报告一起保存，以便查询和催还。

④借出档案的时间不能太长，用完以后应当及时归还，如果到期仍要借用，需办理续借手续，借用者对档案要妥善保管，不允许交无关人员翻阅，不得转借，未经批准不能复制。

7.3.3　制发档案证明

档案证明是指人事档案管理部门根据有关档案用户的申请，为核查某种事实在库藏档案中的记载情况，根据档案原件编制的书面证明材料。一般情况下，人事档案部门不利用原件开具证明材料。在下列特殊情况下，人事档案部门才会考虑提供档案证明。

①要查证的问题与该人员有直接关系，而作为相对人的该人员已经死亡、病重不能口述或其他原因不便提供材料，而该人员的人事档案中确有能证明该问题的文字记载。

②该人员子女因政治审查必须由组织出具书面材料证明其身份和政治面貌的。

③司法、公安、监察、纪检等部门因工作需要了解某人员身份和有关情况的。

④其他特殊需要，经人事档案部门主管领导批准应予开具档案证明材料。

制发档案证明材料是一项政治性、政策性很强的工作，应遵循一定的程序进行。第一，必须根据有关机关、单位的申请，填写开具档案证明申请表。申请表应写明申请出具档案证明的目的，所要证明的事项和事实。第二，坚持实事求是和具体问题具体分析的原则，正确采用复印、引用、节录原文等形式，务求保证表述和摘录的客观性、真实性和准确性，注意注明材料的来源与出处。第三，已编写的档案证明，必须认真地对照原文进行审核，确认无误后方能加盖公章。第四，开具的档案证明实行一式两份制，并编写号码，一式交申请制发证明的利用单位，一份留存。

制发档案证明还应注意与调查证明材料相区分，两者是不同的，不能混淆。制发档案证明是由用户申请，经人事档案部门根据档案原件编制的书面证明材料。调查证明材料是为加强人事管理、党员管理和审查案件的需要，党委、政府、军队县团级以上机关、企业、事业单位的组织、人事部门及公安、保卫部门直接相互发函或派人调查证明材料。

7.3.4　提供复制件

人事档案工作中还可通过提供复制件、人事档案信息为利用者服务。有些情况下需要复制档案原件。对于以利用为目的的复制，常采用静电复印技术。对于以展览为目的珍贵人事当年，则往往通过仿真复制。对于需要长期保存的人事档案，也可以制成缩微品进行复制。

7.3.5　提供人事档案信息服务

利用人事档案管理信息系统，分配给人事档案所有者一定的权限，可以进行信息自助服务。也可以通过人事档案管理机构，提供必要的信息服务，例如将需要的信息制成.TXT、.XML等格式的电子版，或者下载声像文件，通过存储、传递进行信息服务。对于已经完成数字化的人事档案，或者接收的电子版人事档案文件，可以提供数字化作品或者电子文件进行服务。