员工人事档案管理方法

10.3　员工人事档案管理方法

根据《职工档案管理工作规定》，职工档案由所在企业的劳动(组织人事)职能机构管理，企业应该制定专门的档案管理人员管理所有职工的人事档案，只在业务上接受相对应档案行政部门的指导。为了更好地管理本职工档案为本企业的各项工作服务，职工档案管理部门应根据国家和所属地区的相关人事档案管理办法和规定制定自己的一套人事档案管理办法与制度，具体包括职工档案范围、登记制度、管理制度、分类方案、保密制度、统计制度、转入转出制度、传递制度、检索利用制度等，为职工档案管理活动的各个环节工作的开展提供依据。

各企业在具体执行过程中，往往绘制成流程图，从而方便职工档案管理，例如，唐山市绘制了职工档案管理流程图，见图10-1⁽⁵⁾，河北省劳动和社会保障厅制成了职工档案管理流程图，见图10-2⁽⁶⁾。

图10- 1　唐山市职工档案保管流程图

10.3.1　员工人事档案管理机制

按照国家有关规定，有些单位制定了本单位员工人事档案管理的基本规范和制度，有些城市(如青岛等)，也建立了员工人事档案管理机制。

以《大连市职工档案管理办法》(大档发〔2005〕13号)为例，该办法的第二章《职工档案归属和流向》中对于职工档案管理作了详细的规定:

职工档案由职工所在的用人单位保管或由劳动代理机构保管;具备保管条件的街道和社区的退休人员档案管理机构，亦可管理本辖区内属地管理的退(离)休人员档案。其他任何单位不得擅自管理职工档案。严禁个人保管自己和他人的档案。

图10-2　中、省直单位职工档案管理流程图

自谋职业人员、自费出国人员和个体工商户的雇员的档案，由劳动代理机构进行管理。职工合理流动其档案可委托劳动代理机构进行管理。

职工失业后，其档案的接收、保管、查询、转递由失业保险经办机构负责。

实行养老社会化管理的退(离)休人员档案的接收、保管、查询、转递，由退(离)休人员管理服务部门负责。

职工失踪或出国不归者，其档案由用人单位在办理有关手续后，可移交劳动代理机构保管。

职工死亡，其档案由原档案管理部门保存五年后，移交企业综合档案部门保存。对国家和用人单位有特殊贡献的获市级以上英雄、模范人物称号的职工，死亡以后其档案由用人单位或劳动代理服务机构按管理权限向所在地综合档案馆移交。

跨地区流动的职工档案，可由其现用人单位所在地的劳动代理机构管理，也可由其户籍所在地的劳动代理机构管理。

10.3.2　员工人事档案的收集

收集工作是员工人事档案管理的基础工作，收集工作的成效直接决定了员工人事档案利用工作的效率。根据收集时间，收集工作可以划分为两个环节:

一是聘用阶段的收集工作。聘用阶段的收集工作，即企业的人力资源管理部门或者组织部门在招聘和录用员工时对员工应聘前的档案和应聘过程中的档案进行收集。为了能够规范聘用阶段的员工人事档案收集工作，应建立严格的员工人事档案转入制度和登记制度，明文规定员工人事档案接收或调入时应该履行的手续，例如，由外单位转入的员工调入人事档案时必须经过原单位同意，并签订转出意见，否则不予接收，接收后的员工人事档案都必须登记，只有经过登记才能加入本企业的员工人事档案信息库。

二是在职期间的收集工作。在职期间的收集工作，聘用阶段的收集工作只是整个员工人事档案收集工作的开始，真正的收集工作将伴随员工在职期间的每个阶段，以便真实地反映员工在职期间的工作表现和绩效。为此，员工所在企业的组织人事部门必须依据本企业制定的员工人事档案归档范围，对每个员工在职期间的工作总结、工资等级、奖励处罚、考核评价、培训学习等材料进行采集，并及时查缺补漏，以保证员工人事档案的完整性。

10.3.3　员工人事档案的鉴定

员工人事档案鉴定工作是按照一定的原则和规定，对收集起来的人事材料进行甄别和价值鉴定，再根据它们的真伪和价值进行取舍，把具有保存价值的材料归入档案，把那些不应该归档的材料剔出销毁，或转送有关部门。由此可见员工人事档案鉴定工作包括两部分:

(1)真伪鉴定

员工人事档案与干部档案不同，员工人事档案接收和调入以前没有经过本企业的鉴别和核查，其真实性有待考证。首先，检查材料是否是本人的，可以从姓名上判断，并注意同名同姓、同名异姓、同姓异名、一人多名等现象;其次，检查材料的各项手续是否齐备、真实，可以从审查手续、批准手续、签署手续、盖章手续、落款手续五方面检查，如果发现须要经过组织审查盖章或本人签字的材料必须有组织的盖章或本人的签字，否则不能归档，尚未盖章或签字的材料必须在盖章、签字后归档。

(2)价值鉴定

价值鉴定的目的有两个:一是判断是否需要归档，二是判断保管期限，对于员工人事档案而言价值鉴定的着重点是判断材料是否属于人事档案的内容，如判断考核考察材料时只有组织正式的考核、考察材料、登记表等属于人事档案，其他为考核考察工作顺利而开展而进行的调查等形成的材料则不属于人事档案，只能算作人事资料。除了从归档范围上鉴定人事档案的价值外，还可以从人事档案的完整程度和精简程度等角度判定员工人事档案的价值。

在具体操作过程中还需要注意:

①判定归档文件是否属于某一立卷对象的员工人事档案或是否属于应归入员工人事档案的内容，对不属于员工人事档案内容或重复多余的文件材料应按规定进行清理;

②判断归档文件是否属于办理完毕的正式文件材料，未经办完或查证核实的不得归入员工人事档案;

③审查材料是否齐全、完整，对不完整、来源和时间不明的材料，应查清注明后再归档;凡是查不清楚或对象不明确的材料，不能归档;

④审查材料是否手续完备，须经企业审查盖章或本人签字的，应在签字盖章后归档;

⑤鉴别时，发现档案中缺少有关材料，应及时进行登记并收集补充。

10.3.4　员工人事档案的整理

整理员工人事档案包括排序、组件、装订、装盒、卷内目录撰写等步骤。其中，排序和组件是两个重要的环节。为了更加清楚地说明员工人事档案的整理程序，以本章《职工档案范围》给出的类别进行整理为例进行说明。

(1)排序

常用的排序方法有:

第一，按归档文件形成的时间排序:包括第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第九类、第十类材料;

第二，按归档文件内容的主次关系排序:包括第五类、第六类、第八类材料。其中，第五类、第八类材料的排列顺序为:上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等。第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前;入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序。

第三，第九类材料既可按形成时间排序，也可按材料性质相对集中排序。按材料性质相对集中排序的方法是:工资情况的材料;录用、任免材料;保险福利待遇材料;出国、出境材料;其他材料。每种材料再根据形成材料的时间顺序排列。

(2)组“件”

一般以每份文件为一件。一般情况下文件正文与定稿为一件，正文在前;正件与附件为一件，正件在前，附件在后;原件与复制件为一件，原件在前，复制件在后;转发件与原件为一件，转发件在前，原件在后。

目前，湖北省组织部正在试点以“类”为单位的人事档案整理方法，这是人事档案整理的新尝试。

10.3.5　员工人事档案的保管

《职工档案管理工作规定》第十六条规定:职工档案管理单位应建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。防止职工档案遭受自然或人为因素的破坏时保管工作的目的，建立健全各项工作制度则是保管工作的手段和途径。

(1)加强基础设施建设

良好的基础设施是保证员工人事档案在保存过程中免受或少受损害和保持良好秩序的物质保障，具体讲就是做好防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗八项措施，即通过安装空调、通风设备等将室内温度控制在14°～24℃、相对湿度保持45°～60%;采购安装照明设备和各种电器时应注意消除火灾隐患;合理放置防霉、防虫药品并定期更换以防过期;窗户玻璃应选用花纹、磨砂或有色的，避免强光长时间照射档案实体;定期打扫库房和擦拭档案柜架等，保持室内清洁卫生;采购先进且合适的档案装具，并合理放置其在库房中的位置，如不宜紧贴墙壁，不宜与窗户垂直等。这些基础条件需要依据国家档案局关于《档案库房建筑设计规范》等规定。

(2)建立健全各项规章制度

档案管理的最终目的是利用，员工人事档案也不例外，但是档案使用过程中存在着很多加速档案老化和破损的危险因素，为此员工人事档案保管工作的第二项任务就是确保员工人事档案使用过程中的安全。由于利用者多种多样，利用者的行为难以捉摸，建立完善的利用制度成为维护员工人事档案使用过程中的安全的主要途径，根据需要可以建立利用登记和交接制度，在干部档案借出和归还的时候登记和签字;还可以指定利用者行为规范，对使用干部档案的行为方式和注意事项等进行限制和规定。

10.3.6　员工人事档案的利用

利用是一切档案工作的出发点和归宿，员工人事档案利用工作是企业花费人力、物力、财力管理员工人事档案的根本目的，为此员工人事档案管理部门应该采取各种措施为员工人事档案的利用创造条件，并且积极主动地开发员工人事档案为本企业的各项工作服务。

(1)编制检索工具

做好利用工作的前提是编制方便的检索工具，特别是运用计算机进行检索。这需要按照员工人事档案的内容和形式特征，对每份档案进行标引和著录形成的一个条目，进行文件级的检索，这样有利于员工人事档案的开发利用。

(2)提供阅览服务

创造条件为上门查阅本员工人事档案的合法利用者提供阅览室借阅服务，建立完善的阅览室借阅制度和利用者行为规范等。利用者可以使本企业的人力资源管理部门也可以是其他社会单位或个人，例如检察机关、司法机关因公务需要调阅某员工的人事档案。

(3)提供外借服务

外借在员工人事档案管理中经常发生，企业组织部门或人力部门的很多工作的开展都需要以员工人事档案为参考，且工作周期比较长，往往需要将员工人事档案借出库房查阅使用。为此员工人事档案管理部门应该制定严格的员工人事档案外借制度，规范员工人事档案外借服务工作，保证员工人事档案外借使用时的完整安全。

(4)主动提供服务

主动服务是提升员工人事档案管理部门地位和充分发挥员工人事档案的主要方式。员工人事档案保管部门应该认真分析本企业的主要需求，主动提供一些专题服务，如主动提供人事统计信息或人事档案转递服务，辅助人事管理部门决策。此外，还可以为企业的年度重复性工作做好准备，如年终考核工作等。

在员工人事档案管理活动中，收集、鉴定、整理、保管和利用五个环节相辅相成、融会贯通。收集是所有管理活动的物质准备和基础;鉴定是保证管理活动质量的重要方法;整理是整个管理活动的中心环节;保管贯穿于管理活动的始末;利用则是管理活动的初衷和最终归宿，只有统筹兼顾各个环节的工作才能达到员工人事档案管理的目的，为本企业其他工作的开展提供优质服务。

10.3.7　员工人事档案的查(借)阅

查阅、借阅员工人事档案时需要制定一定的制度，主要内容如下:

①查阅档案应凭盖有党政机关、人民团体、企事业单位公章的介绍信。查阅单位应申明查阅理由，档案保管部门根据规定和需要确定应提供的档案材料。

②查阅、使用员工人事档案的单位，应派劳动、组织、人事管理人员到保管单位查阅员工人事档案。

③员工人事档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，经员工人事档案保管单位主管档案工作的领导批准，严格履行登记手续，并按期归还。

④任何个人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的档案。

⑤查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。

⑥因工作需要从档案中取证的，须请示员工人事档案保管单位主管档案工作的领导批准后才能复制办理。

10.3.8　员工人事档案的转递

转递员工人事档案必须遵守下列规定:

①对转出的档案，必须按市档案行政管理部门统一印制的《职工档案转递通知单》的项目登记，并密封包装。

②通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。

③对转出的档案材料，不得扣留或分批转出。

④接收单位或劳动代理机构收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。转出单位逾期15日(跨地区调动逾期一个月)未收到回执的，应及时追查，以防丢失。《职工档案转递通知单》由原部门保存15年以上。

⑤劳动代理机构开具的转档手续，与机关、国有企事业单位开具的转档手续具有相同效力。

在员工人事档案转递过程中，也需要考察如下方面:

①员工人事档案转递的接收方，应达到员工人事档案管理工作业务标准。

②员工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由员工所在单位在一个月内将其档案转交其新的用人单位或劳动代理机构。逾期不移交，被延误期间的失业保险待遇由用人单位承担。员工被劳教、劳改，其档案由原所在单位保管或交劳动代理机构。

③档案委托各级劳动代理机构管理的，劳动代理机构应与委托单位或个人签订档案管理协议书，必须明确双方的权利、义务及违约责任等内容，并向委托管理者的原档案所在单位开具调档函，转移档案;劳动代理机构接到档案后要进行清查登记，鉴别无误并经双方签字盖章后方可存档。如发现转来的档案材料不齐全或不清楚的，退回原单位补齐或查清。