1．工作分析的程序
工作分析是对工作做一个全面的评价过程,这个过程可以分为准备阶段、调查阶段、分析阶段和总结及完成阶段四个阶段。
(1)准备阶段
准备阶段的任务是了解有关情况,建立与各种信息渠道的联系,设计全盘的调查方案,确定调查的范围、对象与方法。
①确定工作分析的意义、目的、方法与步步骤。
②组成由工作分析专家、岗位在职人员、上级主管参加的工作小组,以精简、高效为原则。
③确定调查和分析对象的样本,同时考虑样本的代表性。
④根据工作分析的任务、程序,将工作分析分解成若干工作单元和环节,以便逐项完成。
⑤做好其他必要的准备工作。在进行工作分析之前,应由管理者向有关人员介绍并解释,使有关人员对分析人员消除不必要的误解和恐惧心理,帮助两者建立起相互信任的关系。
(2)调查阶段
调查阶段是工作分析的第二阶段。主要工作是对整个工作过程、工作环境、工作内容和工作人员等主要方面做一个全面的调查。具体工作如下:
①编制各种调查问卷和提纲。
②在调查中,灵活运用面谈法、问卷法、观察法、参与法、实验法、关键事件法等不同的调查方法。
③根据工作分析的目的,有针对性地搜集有关工作的特征及所需要的各种数据。
④重点收集工作人员必要的特征信息。
⑤要求被调查人员对各种工作特征和人员特征的问题发生频率和重要性做出等级评定。
(3)分析阶段
分析阶段是对调查阶段所获得的信息进行分类、分析、整理和综合的过程,也是整个分析活动的核心阶段。具体工作如下:
①整理分析资料,将有关工作性质与功能调查所得资料,进行加工、整理、分析,分门别类,编入工作说明书与工作规范的项目内。
②创造性地分析、揭示各职位的主要成分和关键因素。
③归纳、总结出工作分析和必需的材料和要素等工作。
(4)总结及完成阶段
总结及完成阶段是工作分析的最后阶段。这一阶段的主要任务是:在深入分析和总结的基础上,编制工作说明书和工作规范。
①将信息处理结果写成“职务说明书”,并对其内容进行检验。
②召开工作说明书和工作规范的检验会时,将工作说明书和工作规范初稿复印,分发给到会的每位人员。
③将草拟的“职务描述书”与“任职说明书”与实际工作对比,以决定是否需要进行再次调查。
④修正“职务描述书”与“任职说明书”,对特别重要的岗位,还应按前面的要求进行再修订。
⑤将“职务描述书”与“任职说明书”应用于实际工作中,并注意收集应用的反馈信息,不断完善这两份文件。
⑥对工作分析进行总结评估,以文件形式将“职务说明书”确定下来并归档保存,为今后的工作分析提供经验与信息基础。
工作职务说明书要定期进行评审,看看是否符合实际的工作变化,同时要让员工参与到工作分析的每个过程。一起探讨每个阶段的结果,共同分析原因,遇到需要调整时,也要员工加入调整工作。只有亲身体验才能加强员工对工作分析的充分认识和认同,从而在实践中被有效地实施。
2．工作分析的方法
工作分析是一个多层次、多种类、适应面广的管理技术。实际中因工作分析目的、工作分析对象的差异形成了许多不同的工作分析方法,下面主要介绍常用的几种方法。
(1)访谈法
访谈法主要是由职务分析专家与被分析职务的任职者就该职务进行面对面的谈话,主要围绕以下内容进行:工作目标;工作内容;工作的性质和范围;所负责人;所需知识和技能等等。
为求资料的一致性,企业应当找出多位相同工作的员工参与访谈。从访谈中,可以得到有关该职务的以下信息:企业设置该职务的理由;对该职务给予报酬的根据;该职务的最终工作成果以及如何评价;该职务的主要工作职责以及任职条件等等。
职务分析访谈需要专门的技巧,职务分析专家一般要接受专门的训练。这种方法也有弊端,如耗时较多、成本较高。另外,访谈双方的谈话技巧对效果影响较大。因此,职务分析者在访谈时应注意以下几点:尊重被访谈人,态度要真诚热情,语言恰当;营造良好的访谈氛围,使被访谈人感到轻松愉快;应注意对被访谈人的启发、引导,但应避免发表自己个人的观点和看法。
(2)问卷分析法
问卷法的基本过程:首先设计并分发问卷给选定的员工,要求在一定的时期内填写,以获取有关的信息。问卷法广泛应用于职务调查表,职务调查表由工作执行者填写,包括基本资料、工作时间要求、工作内容、工作责任、任职者所需知识技能、工作的劳动强度、工作环境等内容。
问卷表主要有两种:一种内容具有普遍性,适用于各种职务的内容;另一种是专门为特定的工作职务设计的。问卷表还可以分成职务定向问卷和人员定向问卷两种。职务定向问卷比较强调工作本身的条件和结果;人员定向问卷则集中于了解员工的工作行为。
(3)观察法
直接观察方法用于标准的、工作周期短的体力劳动,如自动流水线上的员工、保险公司的档案人员及仓库保管人员所进行的工作。工作分析人员在从事这些工作的人员中挑选出一个有代表性的进行观察。观察法通常不适用于涉及重要的脑力劳动的工作,如科学研究者、律师或者是数学家的工作。
观察的技巧要求训练工作分析人员观察与工作相关的行为。在进行观察时,为了尽可能避免唐突,工作分析人员必须站在一旁以便工作人员进行工作。
(4)工作日记法
工作日记是在职人员对工作职责、职责的频度和何时完成职责的记录。这种方法要求在职人员记录日记,它能提供关于工作的信息。每天的日记也可以成为周记、月记的基础。这就可以区别开日常和非日常的工作职责。在试图对难以观察的工作进行分析时,工作日记非常有用,如工程师、科学家以及高级管理人员从事的工作。
(5)工作实践法
工作分析者从事所要研究的工作,在工作过程中掌握有关工作要求的第一手资料,以了解工作的实际任务以及在体力、环境、社会方面的要求。这种方法适用于短期内可以掌握的工作,不适用于需要大量训练才能胜任或有伤害的工作。
(6)关键事件法
关键事件法的主要原则是认定员工与职务有关的行为,并选择其中最重要、最关键的部分来评定其结果。它首先从领导、员工或其他熟悉职务的人那里收集一系列职务行为的事件,然后,描述“特别好”或“特别坏”的职务绩效。这种方法考虑了职务的动态特点和静态特点。关键事件记录包括几个方面:①导致事件发生的原因和背景;②员工的特别有效或多余的行为;③关键行为的后果;④员工自己能否支配或控制上述后果。
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