纵横式流程再造信息化管理平台研究

苏 俐 刘 惠

纵横式流程再造信息化管理平台就是要在信息化平台的基础上,将企业内部控制制度和流程相互集成, 实现流程对制度相关内容的顺序连接, 从而大大方便人们对内部控制制度和流程的设计、 编制、 审核、 修改、 阅读, 有利于防止内部控制制度和流程的缺失、 重复、 矛盾, 为未来实现内部控制制度、 流程和ERP信息系统的无缝链接奠定基础。

十八大以来, 全国上下各项改革推进如火如荼, 习近平总书记在中央网络安全和信息化小组首次会议中曾指出: 总体布局、 统筹各方、创新发展, 努力把我国建设成为网络强国; 信息流引领技术流、 资金流、 人才流, 信息资源日益成为重要的生产要素和社会财富; 没有信息化就没有现代化; 要出台支持企业发展的政策, 让企业成为技术创新主体, 成为信息产业发展主体。 这是我国企业大力推进内部控制信息化建设的良好契机, 在此背景下, 本文提出进行纵横式流程再造内部控制信息化管理平台课题研究, 构建 《纵横式流程再造信息化管理平台》, 开发适合各类型企业的自动化内部控制软件工具, 推动国内企业信息化产业发展, 适应国家信息化强国战略需要。

一、 纵横式流程再造信息化管理平台研究的现实意义

目前企业内部控制制度与流程及信息化建设方面存在诸多问题,如内控制度与流程不能有效融合, 对应流程、 制度空白或不匹配, 流程受阻; 制度重复二义性现象严重; 不同制度涉及同一业务且自相矛盾; 照搬照抄模版式内控, 无法与公司业务相融; 因环境变化不能及时修改制度流程; 制度设计者未能站在执行者角度去设计制度, 内控制度与流程未能与企业现行ERP等信息系统有机融合, 制度执行过程中修改无痕等诸多问题。

针对上述问题, 本文提出如下制度与流程匹配思想: “流程是制度的灵魂”, “制度设计重在堵, 流程设计则在疏”, “流程应为制度服务”, “制度设计者应逆向思维, 换位思考”, 实现企业运行中, 制度和流程的设计与执行在合作中博弈, 构建 “钢筋混凝土式” 制度与流程堤坝, 理顺流程, 搭建目录 (菜单), 根据内控制度上系统, 根据系统验证完善内控制度, 做到制度与流程的点对点、 端对端无缝链接,适时点面结合, 实现内控与信息系统的 “哥俩儿好”, 和平共处, 避免两败俱伤。 让流程穿透制度设计, 避免内控体系文件重复、 矛盾,简化阅读, 方便操作, 实现企业内控的真正落地。

二、 纵横式流程再造信息化管理平台简介

纵横式流程再造信息化管理平台就是要在现有信息化平台的基础上, 将企业内控制度和流程相互集成、 实现流程对制度相关内容的顺序连接, 纵横交错, 从而大大方便人们对内控制度和流程的设计、 编制、 修改、 审核、 阅读, 有效防止内控制度和流程的缺失、 重复、 矛盾, 为未来实现内控制度、 流程和ERP信息系统的无缝链接奠定基础。

信息化平台的设计坚持 “自动化、 简单化、 标准化” 的原则, 标准化即是在选用流程方式时, 能够做到流程的内容到制度里取, 不同流程的同一节点采用一个表述方式, 即设计标准的表格、 人员、 术语,减少执行流程的时间。

信息化平台下, 内控制度和流程的编制具有修改、 复制功能, 如两个较接近的流程, 对于相近部分的流程可以进行复制, 对不同部分进行修改, 从而形成一个新的流程。

信息化平台下, 阅读制度与流程方面更体现人性化, 在现行内控体系中一个人执行一件事要看几项制度, 若执行复杂的流程, 则大大增加了工作量, 本信息化平台的创建, 可有效解决这一问题, 实现每个人涉及有限的流程, 在他的权限内进入平台后, 所涉及的流程一览无余, 与个人岗位职责无关的流程无须浏览, 使其减少了阅读的工作量, 能够很快抓住所办事项的主要流程和必经节点, 进行有的放矢的流程操作, 节省时间、 简化流程。

信息化平台下, 在审批流程方面的制度设计中, 凡是和某个审批人有关的流程, 设立一个稽核点, 对部门和部门内人员设计相关的流程以确定权责事项, 这对定岗、 定编及核定管理人员的工作量非常重要, 随着流程和制度的不断修改, 每个岗位的工作量随之波动, 波动的留痕就是在这个平台下不断实现变化的某个人稽核的流程和岗位职责的调整, 充分体现各岗位绩效。

三、 企业现行制度有章难循、 有章不循的原因分析

鉴于目前很多公司制度僵死, 有章难循、 有章不循的情况大量存在, 综合分析这种情况产生的原因, 无外乎企业的制度多如牛毛, 然而流程不清不全、 堆积如山, 因此将流程清晰化问题推到了风口浪尖,从而对企业制度形成挑战, 修改制度、 再造流程已成必然, 改变目前站在审批人的角度以管控体系为出发点的制度设计理念, 使制度流于形式, 执行过程中上下级对立或意见相悖, 制度如挂在墙上的画——不适用或无法用, 只供外人看而非用于执行的现状。 本平台设计遵循彻底废除制度流于形式的思想, 用不合理的制度去梳理流程, 就如同一团乱麻, 永远理不清, 但如果快刀斩乱麻, 却砍断了流程, 那样就会造成企业机体运行中 “血管堵塞”, 经营受阻。 因此在本台下, 坚持对企业流程以线型梳理, 保证梳理的流程线根根畅通, 使梳理完的流程与未梳理的流程有明显界限, 梳理完的流程再与现有制度进行磨合碰撞, 如果发现制度不堪一击, 那么就应该淘汰制度。 但制度不能寄望流程自动编写, 而是不同流程同一节点放在一起时, 发现有共同点和不同点, 有的不同是不合理的要修改, 改完后, 不同流程同一节点作法一致, 按一致观点写制度, 否则一再维护当下制度不考虑流程,就没有志愿军英勇下河, 在冰寒雪地的冬天穿着单÷, 站在冰水里为后续部队扛梯子, 代替舟桥部队, 奋不顾身的精神。 如果没有这种精神, 一味地维护原有制度, 仍与制度执行者对立, 那么有章不循、 有章难循永远无法解决。 如果把制度与流程的整合比作人的躯体, 那么流程就是制度的灵魂。 现在企业制度执行中大部分忽略了流程这一灵魂, 把魂抓住, 找回躯体, 对号入座, 让流程穿透制度, 制度就有了灵魂, 而不再呆板僵死。 所以本平台基于现行制度没有考虑流程或与流程不能有效衔接的问题, 让制度 “东山再起”, 以而今迈步从头越的信念建立流程穿透制度的平台设计。

四、 流程再造信息化管理平台发展现状

(一) 国外端对端软件在国内应用现状

目前国外已经开发了端对端的内控制度与流程信息化管理系统,但实务应用中该系统存在两个方面问题: 一是价格昂贵, 巨额投入支撑企业内控体系改造, 造成公司财务负担; 二是该系统是建立在与SAP系统对接的基础上, 未来无法与现行的ERP实现无缝对接。 目前正值国内企业信息化提升之际, 纵横式流程再造信息化管理平台与ERP正在共同设计, 将来一定会取得最佳效果。

(二) 信息化环境下内部控制的全新发展趋势

在信息化发展过程中, 目前大型企业和上市公司等很多企业已经建立了相关的信息系统。 如在供应链领域使用较多的ERP系统、 研发领域的PDM系统、 营销领域的CRM系统、 用于商业智能决策分析的BI系统, 及我们最熟悉的OA系统等。 目前已通过IT手段, 在系统中做了一些内部控制方面的实践, 一些内部控制的要求也可通过相应的ERP系统落地。 在企业开展内控建设进程中, 信息化使整个企业内控环境、 范围和方法都发生了变化。 与传统的管理模式相比, 通过信息化以后, 可实现组织架构扁平、 流程链条缩短、 管理精细简单。 在整个信息化大环境下, 信息系统已经覆盖到企业经营的方方面面, 包括计划、 采购、 财务、 人力资源等等, 都有信息化的身影。 在这种情况下, 内控工作的很多检查点和关注点, 其实已经落到了信息化系统上。随着信息化系统的实施, 数据处理的复杂多样性也特别明显。 信息化内控, 首先在设计信息系统的流程时, 就要关注企业内部控制的实际落地。

五、 纵横式流程再造信息化管理平台的创新点

(一) 建立流程管理工具

纵横式流程再造信息化管理平台是融合流程管理、 风险管理、 内外规映射、 制度管理、 岗责管理、 目标管理等要素为一体, 并依托BS软件开发结构的流程管理工具, 是企业内部控制制度与流程管理数字化的创新尝试, 是企业内部控制、 合规及风险管理领域创建管理技术标准。 建立基于流程的整合落地工具, 通过流程将岗位职责、 绩效指标、 控制要求、 风险等等要素关联起来, 实现管理要素数字化整合。

(二) 创建内控流程体系运营模式

对企业现存各业务流程进行定义; 对流程进行整合设计并测试;对流程修改进行版本留痕管理; 对流程执行情况进行监测; 找出缺陷并适时修改更新。

(三) 创建企业内控流程信息库

对企业内控流程相关的所有信息, 通过表单形式进行管理, 并定期维护更新, 作为企业内控评价的基本对象, 成为内控体系建立的基础。

(四) 企业内控制度的全流程自动化管理

从制度规划、 建立、 发布、 维护、 评价等各环节, 实现自动生成和查阅功能。

(五) 提供流程执行中的缺陷维护、 整改和跟踪管理

对管理流程设计和运营中的缺陷, 平台具有自动维护和跟踪功能,促进缺陷整改, 实现企业内控制度和流程的有效运行并不断提升。

六、 结 语

纵横式流程再造信息化管理平台旨在理顺流程完善制度, 搭建高架立交式管理流程网络架构, 让流程穿透制度, 对应流程, 制度不允许有空白; 制度不能重复, 避免二义性; 不同制度涉及同一业务, 不能自相矛盾, 流程要具体、 简化、 可操作, 充分发挥制度对于流程的呵护功能, 创建以服务树为中心, 以部门人员、 工作流程、 岗位制度、各种表格和管理术语为五角的立体平台架构, 实现端到端的简化完整流程管理, 实现内控流程体系与信息化的融合统一。