责任分配矩阵

第三节　责任分配矩阵

一、责任分配的表达方式

责任分配的目的是提供一个可视化的管理平台,保证每个项目管理团队的队员明确自己的责任,明确自己应该做哪些工作,同时,每一个项目管理团队的队员也可以清楚地知道自己队友的工作及责任范围,以便彼此的配合和协调。

对于责任分配最好采用明确简单的、让管理者一目了然的表达方式,责任分配矩阵正好满足了这个要求,责任分配矩阵简单易懂,管理者都可以明白自己及同事的工作任务和责任。

责任分配矩阵可以分为以下两种形式。

(一)字母型责任分配矩阵

建立矩阵式图表,图表的纵向表示各个分解后的具体工作任务,同时用编码标注,与工作任务分解的编码相一致。表格的横向表示项目组的各个部门或具体的个人,纵横交叉的地方就是可以填写责任分配的区域,可以用赋予一定含义的字母表示每个部门或者每个人的主要责任。

赋予字母的含义可以有多种方式,常见的是每一个工作责任用其对应的英语单词表示,而取英语单词的第一个字母代表其含义,如P计划、D决策、E执行、C检查;也可以用汉语拼音代表含义,如:F负责、C参与、S审批、J监督等。见表6-1。

(二)符号型责任分配矩阵

用符号表示每个部门或者每个人的主要责任。符号没有统一规定,可以根据习惯进行设置。

表6-1　责任分配矩阵

注:F负责;C参与;S审批;J监督。

根据作用效果不同可以分为以下两种形式。

一种是表示每个部门或某个人的具体职责,告知部门或个人在项目中应该承担哪些具体工作和责任;同时也表明了某一项工作由哪一个部门或哪一个人负责、哪一个部门或哪一个人参与、哪一个部门或哪一个人审批、哪一个部门或哪一个人监督,做到责任明确。

另一种是可以表示每个部门或某个人承担责任的大小情况,使部门或个人明白自己在项目中的责任大小,从而在项目进行过程中发挥主观能动作用。多数情况下很多工作需要多个部门的共同合作才能完成,在责任分配矩阵里应该标明主要责任方和次要责任方。见表6-2。

表6-2　责任程度大小分配样式

注:★主要责任;▲次要责任;■必须了解。

二、责任分配矩阵与其他工作的接口

责任分配矩阵与工作分解结构接口,保证每一项工作有人做。工作分解结构里列举的任务是本项目的全部工作任务,每一项任务都应该有主要负责的部门或个人,在责任分配矩阵中,工作任务名称和编号应该与工作分解结构中保持一致。

责任分配矩阵与人力资源配置计划接口,保证每一个人有事做。人力资源配置计划安排了项目的人才需求状况,这些人才如何进行配置、分别安排什么任务、赋予什么职责,责任分配矩阵可以解决这个问题,两者相互衔接,这个接口要实现完全对接。