小餐馆原材料的采购直接影响餐饮菜品质量，从餐饮原料申请采购到货，具体流程非常重要，因为有一套科学的原材料采购流程，有一支能力很强的原材料采购队伍，有一批诚信度较高的供货商，就能使采购工作事半功倍。其中，挑选采购人员、确定供应商及签订供货协议，都是采购流程中最为重要的环节。只有抓住这几个环节，采购工作才能顺利实施，餐馆经营才能正常进行。
创业者在采购工作正式开始前，首先要挑选采购人员。由于采购人员决定采购工作是否顺利，因此，必须从以下几个方面对采购人员进行考察和挑选。
1. 进行市场调查
采购人员应当了解市场行情，能对市场变化作出科学预测。当今市场瞬息万变，采购人员只有准确了解和把握市场行情，才能适时掌握采购时机，做好原材料采购工作。
2. 具有较强的公关能力
在采购过程中，采购人员不可避免地要与各类人员打交道，应对各种复杂的场面，因此，采购人员要有较强的应变能力和一定的公关能力。
3. 了解原材料知识
采购人员将直接对各种原材料的采购作出决定，因此，应当知道各类原材料品质特点、性能、应用、产地及一般的保存和加工方法，会识别原材料新鲜程度及等级标准，尤其会识别一些高档原材料，这样才不至于上当受骗。
4. 具有采购经验
采购人员应当具备丰富的采购经验，有随机应变的能力，能随时应对和处理采购过程中出现的各种问题，同时，了解和掌握各种手续的办理程序。
5. 具有广泛的人脉
采购人员要有广泛的采购渠道，保证供应适用、适时、适量的原材料，以便餐馆不缺货、不积压货物。
6. 具有职业道德
不假公济私，不营私舞弊，不徇私情，坚决抵制不正之风，这是采购人员必须具备的基本素质。不具备这一条，即使能力再强，也不能担任采购工作。
7. 具有一定的政策水平
采购人员应当懂得国家政策和法律规定，当出现纠纷时，能够依据法律、法规维护餐馆的合法权益。
具备以上素质的人，就可以从事采购工作了。采购人员要将各有关部门需要采购的原材料编制一份采购预算，供创业者参考，并对各项原材料采购成本、售价进行分析研究，以降低成本，保证获得一定利润。等创业者在这份采购预算单上签字之后，采购人员立即组织实施，一般原材料应在3天内采购。
采购人员经常同原材料供应商直接接触，必须全方位了解供应商。
1. 开展市场调研
小餐馆的菜品经营目录不能一成不变，应该根据餐饮市场需求变化和餐馆经营能力适当调整。调整中，创业者可依据菜品销售数据进行分析。对于那些销售下降，较长时间内无销售记录的菜品，可逐渐筛选淘汰；如果有些菜品销售上升，可适当增加原材料的采购数量。
同时，餐馆还应经常开展市场调研，分析市场需求变化趋势，了解新菜品开发情况，根据餐馆条件，增加市场前景看好的菜品。在深入研究市场发展变化，总结自身经营状况的基础上，适时调整菜品经营目录，这是餐馆改善经营的重要手段。
2. 谨防掉入杀价圈套
有些采购人员在采购交易时，只会杀价，其他交易条件却不考虑。供应商知道采购者有这种惯例，必然将价格提高，等候采购人员杀价，这对采购者并没有帮助。真正令供应商口服心服的应是商品经验丰富、擅长分析成本的人，采购人员要以此作为追求的目标。
3. 不可透露预算
采购者不能让供应商摸清餐馆底细，若原材料采购预算计划被供应商察觉，他们一定会开出与预算相近的价格，这样餐馆采购工作就会变得被动，无法得到比采购预算更优越的价格或质量条件。
4. 建立相应的原材料采购机构
餐馆的原材料采购机构有两种：一种是正式的采购组织，专门负责原材料采购工作，人员专职化。设立正式的采购部门，采购工作专业化，可以统一规划采购工作，人员职责、权限明确，便于提高工作效率，加强与供货商的业务联系。另一种是非正式的采购组织，餐馆不设专职采购部门，由餐馆管理者负责原材料采购工作，或由其他店员兼职从事原材料采购。非正式采购组织由餐馆管理者或其他店员参与采购，这种采购办法可以减少人力成本，但不利于对采购工作的统一控制管理。
5. 与供应商建立默契关系
这是双赢信念的延伸，对于彼此间的文化、行事习惯、交易条件等，都应该培养默契的关系，进而使双方的业务效率提高，可节省一些时间与精力。小餐馆采购人员在采购原材料之前，应把本餐馆的采购规格标准发给供应商，再从不同的供应商手中获取原材料的报价单或价目表，然后进行对比。
当对各个供应商的报价、资金实力、供货信誉及职业道德等进行一番仔细考察后，采购人员就可以从中选定最佳供应商。
在征集价目表过程中，采购人员还应当让供应商知道征集价目表的目的，供应商往往为了获得供货机会而相互竞争，纷纷压低原材料销售价格，以保全自己的供货地位。这样，餐馆就可以从中购到质优价廉的原材料。
需要注意的是，尽管采购人员确定了最佳供应商，但必须经过创业者同意才能与供应商签订原材料供货协议。
签订协议，意味着餐馆与供应商达成原材料供货契约，采购人员必须及时开展后续工作。这部分的工作流程如下：
1. 跟单沟通
当与供应商签订原材料供货订单后，采购人员要跟催整个原材料供货过程直至收货入库，防止中间出现失误。采购人员需要不断与供应商沟通，了解供货的全过程。
2. 订货单据的处理以及货款支付
当原材料接收并检验完毕后，采购人员必须开具验收单，并在供货发票上签字，同时，还要将供货发票、原材料订购单、验收单一起上交财务人员审核，经审核无误后支付货款。
3. 进行信息反馈
原材料采购完成后，为了对以后的原材料采购工作有所指导和帮助，采购人员还要进行信息反馈工作。其信息反馈工作主要包含两方面的内容：一是将市场供货行情反馈给厨房，二是将厨房使用原材料后的意见反馈给供应商。这样，厨师就能及时掌握市场的货源情况和价格行情，便于在制作菜品中有效控制成本和开发新菜品。
4. 采购交货延迟检讨
凡未能按时、按量采购到所需原材料，影响餐馆正常经营活动的，采购人员须填写“采购交货延迟检讨表”，说明原因及跟进情况并申请财务部及创业者批示。这样，采购人员就不敢粗心大意，而会努力做好采购工作。
5. 采购订单取消
许多时候，因为各种原因，原材料采购订单可能需要取消。对于订单取消，创业者应了解具体原因，并找出解决方案：
（1）小餐馆取消订单
如果餐馆取消已发出的原材料采购订单，供应商有可能向餐馆提出因取消原材料订货而给供应商带来的经济损失，采购人员必须预先提出切实可行的应对措施，以便创业者作出决定。
（2）供货商取消订单
如果供应商取消订单，采购人员必须在第一时间找到另一位供应商，并立即通知原材料需求部门。为保障餐馆利益，采购人员可以要求无故取消订单的供应商赔偿因其停止供货而给餐馆造成的人力、时间及其他经济损失。
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