我如何管理时间

如果你不是含着金钥匙出生，那么你最大的资产便是时间。相信大家也看过不少关于时间管理的文章及书籍。时间的管理，小至微观的每天日程安排，大至一辈子的铺排，甚至对子孙后代的安排。一般来说，我们先把事情分成重要的和不重要的，紧迫的和不紧迫的，先做了重要及紧迫的事情，之后才做不重要及不紧迫的。这是大家都懂而又觉得合乎常理、在固定时间限制下的时间管理方法。

然而，我认为这个方法不是任何情况下都适用，要视乎你的工作性质和个人性格，而且这种处理方法没有完全考虑处理一件事情所需的时间及金钱成本。如果一单1万元大生意和一单1000元小生意，同样要花1小时去完成，那当然先处理大生意；但如果小生意只需5分钟便能成事，那么便应用那1小时去做12单小生意，回报共12000元，虽然花费相同的时间，但回报却明显较多。

先处理琐碎事情增士气

有些大事情，如写一份学术文章、做一件艺术品，皆不可能一天完成，往往要花几个月甚至一年以上，那么难道这几个月内什么小事都不做，任由它们增加和积压？我建议大家可把事情再细分为容易处理的及不容易处理的，最后才做那些不紧迫、不重要和不易处理的事情。此外，由于每人处理事情的数量及能力有限（即承受事情容量），不论事情大小及重要性，一日不处理，便会继续霸占你的可承受量，最终令你不能再接收新的事情。

我每日要处理的事情很多，一般会列出一张长长的清单，先把容易处理的事情完成，一方面可尽快把清单变短，再集中精神完成剩下来的事情，不用分心去担忧其他事情；另一方面，以最短的时间完成清单上大部分的事情，心理上很有成就感，有助于提升工作效率。如果你先处理最花时间的事情，到晚上你的清单仍旧是长长的，一天的辛劳工作好像没有一丁点进展，会打击你处理余下事情的士气。

就像你在一间餐厅吃饭，坐在一张只能容纳四碟菜的小桌上，却点了八碟菜，为能尽快让第五碟菜上桌，应先把头四碟菜中能最快吃完的那碟清除。同样的道理亦曾应用于战争上。毛泽东打仗，很喜欢先集中军力打赢一些小战事，既可借此拉开两军士气的差距，又能提升大战役获胜的机会。

分阶段完成重复乏味的工作

有些事情是很苦闷及机械式的，例如老师批改学生的作业、改正自己文章的小错误，做了几小时后工作效率便大降。我建议不要一次完成这些重复乏味的工作，应分段以蚂蚁搬家式地完成，避免令自己产生厌恶感。

有些创造性的工作如写书、写剧本、作曲等，需要有灵感才可完成。有灵感时往往可一气呵成，否则，就算它是多么重要及有迫切性的，也不应搁下其他事情，空等灵感涌现。所以一般时间管理的理论，用在创作人身上并不合适。

有些人的性格比较自我，不喜欢有上司管束，不喜欢朝九晚五的工作，喜欢做什么便做什么，如果你是这样率性而为的人，而又觉得现时的做事方法行之有效，亦已带来成功的话，那么你大可维持原状，不用跟随其他人的方法管理时间。

工作及睡眠时间如何取舍

我们一天有各种各样的大小事情等着处理，有些事情对你可能很重要，但做不好对其他人并没有什么坏影响，例如对一个教授来说，文章能发表在知名的期刊是最重要的事情，但发表不了根本没有人会理会；又有些工作，看来不重要，但做不好对他人的影响很大，例如教学，对有些教授来说不是最重要的事情，但他是否花时间用心去教，对学生的影响却有很大的差别。又例如店铺经理，增加销售是他最重要的工作，聘请清洁工人、审批员工假期、交水费电费等工作，看来不重要，但又不可不做。这种情况尤其出现在管理人员身上，管理者每天都要去处理突发事件及各种大小事务，无论事情对你多么微不足道，一天不处理，机构可能便不能运作。

如果你有几个角色，例如你是一个专业人士，一个机构或部门的主管，也是一个在职妈妈，那么什么是重要及紧迫的事情，往往很难定义。先处理自己的事情，还是公事？你在时间管理上可能出现不知如何是好的情况。如果你无法清晰地定义自己的主要角色，便没法排出时间应用的优先次序。

时间管理的另一个重点，是如何制造更多可用的工作时间。人一天究竟可以工作多少个小时？正常人一般睡8小时，2小时吃一日三餐，1小时在洗手间，1小时在交通，假设不要任何娱乐，一天大约可以工作12小时。若想增加工作时间，便要减少睡眠时间。我自己自中学开始，直至念完博士学位，这10多年期间都睡得很少，平均每晚只有三四个小时。那个时候的目标比较单一，就是把书念好，不单是为了考试，我更花不少时间自修高一级的课程，中一在做中二的功课，中六做中七的，大学本科时就念研究院的课程，博士第一、二年上课期间已开始写论文，到博士毕业时已有文章发表。从博士到现在已超过20年，也十分满意目前的工作产量。在大学任教之后，由于日间要教学，不能再像做学生时那样通宵达旦地工作，就睡得多了一些，但平均也只有五六小时。虽说多劳多得，但我也不鼓励年轻人都效法，一来不是人人适用，有些人需要多睡才可集中精神，二来这真是十分辛苦，而且可能对身体有害。毕竟，身体健康永远是最重要的。