计算账目余额

第4章　试算平衡表

在前两章里，我们所关注的是复式记账的规则以及这些规则在不同交易中的应用。在这一章，我们将要学习一个简单的方式来初步检查分类账上的账目登记是否准确。我们要采取的方法是计算账户余额，然后草拟试算平衡表。我们将从演示如何使用分类账上的页码栏开始给所有的复式账目提供一个参照系统。这一系统可以帮助我们更快地查清是否所有的复式账目都完全正确。

4.1　页码栏

分类账上的页码栏是至今为止我们唯一没有使用过的栏目。你可以回过头去看一看20页上的图表就可以想起来了。你会记得页数表示的是账簿的页码，而分类账的所有账页都是编有页码的。我们可以利用这一数字提供一个参照系统。举一个例子会更明白。下面的账户是一个批发商的分类账。

汤姆的账页是分类账的第44页（或者是分类账卡的第44张）。每一条账目的页码栏上都可以告诉我们这次交易的对应账目在哪里。从这里你可以看得出销售账在26页上，销货退回是在32页上，银行存款在12页，销货折扣在38页。当你需要通过检查来确认所有的分录是否都正确完成的时候，查找页码或者卡片的编码显然要比查找账户的名称要快得多。

4.2　计算账目余额

现在我们就来检查一下分类账中记录的交易是否正确吧。要做到这一切，你必须先学会计算分类账户余额的技术。账户的余额就是借贷两边的差额。这是账户上最为重要的数字，因为它可以告诉我们账上所记录的资产、负债、费用或者收入的价值。当借方这边数字大于贷方时，就称之为借方余额；相反，贷方余额表示的是账户上贷方数字大于借方。

为了说明这一点，请看一下本书315页上的练习3.9的答案。分类账户上包括了下面的余额：

房产15,000英镑，借方余额；家具和设备3,000英镑，借方余额；银行存款2,075英镑，借方余额；资本19,000英镑，贷方余额；商业资金公司2,000英镑，贷方余额；购货1,500英镑，借方余额；AKJ公司400英镑，贷方余额；销售250英镑，贷方余额；现金90英镑，借方余额；进货退回100英镑，贷方余额；购货折扣20英镑，贷方余额；N.铁木斯100英镑，借方余额；保险费25英镑，借方余额；租金收益20英镑，贷方余额。

在许多账目中，只在一边有一条分录。其中有一些，举例来说，房产和资本，在一条分录的详情摘要栏里说明是余额。这是因为这是直接来自资产负债表的期初账目。

我们现在可以学习用来表示某一特定时间余额的方法，这种方法就是账户的余额计算。我们先来假定练习3.9上的海伦·白瑞的账目需要计算3月10日的余额。下面就是她的银行账户在计算余额之后的情形。

下面来看操作的步骤：

1.找出两边的差额。

2.把差额数字放到账上数额较小的一边。说明是余额结转（ balance c/d ），意思是这一余额要结转（carry down ）到下期。日期就是计算账户余额当天的日期。

3.分别合计两边的数额，仔细画出横线保持两个合计数字相互在水平线上。由于两边的余额已经加到数额小的一边，现在两边应该是相等的。

4.把余额记在实际应该存在的一边，说明是余额转下（balance b/d ），意思是余额已经转到下页（ bring down ）。日期要记余额结转日期的第二天。页码栏也要用来记录结转和转下。

在前面的账上，我们现在可以一眼看出，3月11日开始经营，海伦·白瑞的银行账户上有2,075英镑。标注余额结转的日期要比余额转下的日期早一天，其重要性就在于表示经营暂时在某一天停止，然后重新开始，在第二天开始时，数额不变。

在账户上如果只有一条分录，那就是两边之间差额的余额。对于这样的账看起来似乎没有必要通过计算余额这样一个步骤。不过，有些人还是要这样做，而这样做的意义在于表明所有的账户都经过检查并且转到一个统一的日期。例如，一年下来，房产账往往不会包括许多新的分录。假定海伦·白瑞决定在她的当前财务年度结束时计算余额，也就是1990年2月28日。分录看起来应该是：

操作的过程和前面的是一样的，只是不必对两边进行合计了。当余额结转的数额插入数额较小的贷方一边的时候，两边马上就相等了。在这两个数字下面画出线，就足以说明就是合计数字了。

什么时候应该计算账户余额？在这方面没有固定和永久的规则。需要做的时候可能是：当前的账页已经记满，需要用新的账页，或者是在企业财务年度结束的时候。事实上没有什么理由说不能计算余额，只要觉得有必要更新信息什么时候都可以进行。例如，当需要检查分类账的分录记得是否正确时，我们就可以这样。

对我们已经学过的复式记账的内容做一个简单的小结，有助于说明计算余额为何可以用来作为检查账目记录是否正确的方法。下面的图表自身就是说明。

我们从资产负债表开始，它反映着簿记方程式，也就是说资产必须等于资金来源（资本和负债）。在分类账上，每一项资产在自己的账上都表示为借方余额，每一项资金来源都是贷方余额。因此说借方余额必须等于贷方余额。当交易记入分类账中时可能会增加分录，但是无论如何，交易在记入借方分录的同时，同样的数额也要记入对应的贷方分录。因此不管记录了多少笔交易，借方余额的总额必须依然等于贷方余额的总额。

检查借方余额是否真的等于贷方余额，方法是建立一张所有余额的列表。这就是所谓的试算平衡表，通常采取的是下面的形式。

海伦·白瑞的试算平衡表（ 1989年3月10日）

上面的试算平衡表中的数字是来自练习3.9中海伦·白瑞的账目。注意在这里没有出现在表中的北方食品公司的余额，因为这不是必须要在试算平衡表中反映出来的。事实上借方余额的合计等于贷方余额的合计已经充分证明所有交易都已经正确地记入分类账了。你可以采用试算平衡表来登记交易和检查其正确程度，通过下面的练习来实际操作。

练习4.1

麦克·比绍普在1989年5月1日开办了一个加油站。他有1,000英镑存在银行，有200英镑的现金，有价值8,000英镑的库存，还有价值12,000英镑的机器和设备。他向石油金融公司借了4,000英镑，期限是九个月，其余的资金都是他自己提供。

1.制作一张资产负债表来反映麦克的加油站在1989年5月1日时的状况，仔细计算出业主资本的数额。

2.给每一类项目都建立分类账，并给出期初余额。

3.将下列交易记入分类账，必要时建立新的账户。然后提取数字做出5 月7日的试算平衡表来检查你所记的账的正确程度。

5月2日现金销售600英镑

5月3日现金销售550英镑；购买1,200英镑，赊欠PB公司

5月4日现金销售720英镑；1,500英镑现金存入银行

5月5日现金销售680英镑；支付160英镑的租金，使用支票

5月6日现金销售540英镑；购买200英镑，赊欠格林绍斯公司

5月7日用支票支付欠PB公司的货款，获得3%的折扣

如果你的试算平衡表的合计不能一致，可以按下面推荐的步骤操作：

1.确定你所计算的业主资本正确无误，以及资产负债表余额合计都和我们给出的一样。

2.检查各项资产和资金来源分录是否都记入了正确的方向。期初的借方（资产）余额当然必须等于贷方（资本和负债）总的余额。

3.检查每一笔交易是否符合本书40页上的规则。确定每一条借方分录都有对应的数额相同的贷方分录。

4.检查你是否准确计算出了每一账户的余额，特别要注意那些有许多分录的账户。要记住账户的余额就是两边的差额。当借方分录的合计金额大于贷方的合计金额时，就将其作为借方余额；如果贷方大于借方，这差额就是贷方余额。

5.确信你已经将余额放在试算平衡表的正确栏目中了。

4.3　处理错误

实践可以帮助你减少出错，也可以在发生错误时能够及时发现。当然，有的时候寻找试算平衡表为什么不一致的原因是非常困难的，特别是在大的企业，每天都有数以百计的交易需要记录。也可能甚至没有足够的时间来寻找这些错误。那么可以做些什么呢？有一个解决问题的办法是创建一个账户，记入借方或者贷方一个数额来使试算平衡表两边达到一致。这个账户叫做暂记账户。一旦发现了错误所在，暂记账户可以马上结清。

例如，在4月30日，在我们公司的试算平衡表上，借方余额比贷方余额总共多出了100英镑，马上建立一个暂记账户。

如果把这个贷方余额加上，现在试算平衡表的借方就等于贷方，两边也就相等了。

假定在5月27日钱德勒先生写信给我们，抱怨说我们送给他的收款单显示他的欠款是450英镑，而实际上他只欠350英镑，因为他在4月28日用支票支付了100英镑。经过检查，我们发现在我们的银行账户上已经记入了借方分录，显示收到了这笔钱，但是没有在钱德勒先生的账上记入贷方分录来减少他的欠款。我们可以把事情改正过来，借记暂记账户和贷记钱德勒先生的账户。我们当然也要向他表示歉意！分录就会是这样：

暂记账户已经结清了，以后需要再用。钱德勒先生的账上减少100英镑的欠款，借方余额是350英镑。倘若这期间没有什么其他错误，制作出的试算平衡表应该没问题了。

尽管作为一种方法，试算平衡表在检查分类账上记录的交易是否正确的时候很有用处，但是也不是完全可靠，有些错误还是揭示不出来。这些错误可以分为五种类型：

●疏漏的错误——记账时把借方和贷方都漏记了，试算平衡表当然反映不出来。

●错记账户——这意味着事情是做了，但是没做对。举一个常见的例子，记入M. B.布朗的账上借方的l0英镑其实是应该记入M. R.布朗的账上的。当贷方分录也记完以后，这个错误是不会表现在试算平衡表上的。

●原则性错误——出现这种错误是由于违反了簿记工作的基本规则。例如，在前面你学习到了为销售而购买的库存应该记在购货账上，其他任何资产的购买应该记在各自的资产账上。一个汽车修理厂购买了一辆事故车，花了4,000英镑，并且记在了为出售而购进的汽车的购货账上，这是原则上的错误。这种错误不会反映在试算平衡表上。

●补偿性错误——如果销售账多记了，比如说多了150英镑，而在工资账上也多记了同样的数额，试算平衡表不会反映出来。销售账贷方多出来的150英镑在工资账借方多出来的150英镑上得到了一种补偿。

●初始错误——在抄录单证上的有关数字时出现了错误。例如，如果接到了供货商R.埃文斯送来的数额为110英镑的发票，在供货商的账和购货账都记入了11英镑，试算平衡表是不会告诉我们出现了这类错误的。

所有这些错误一经发现，必须改正。

●疏漏的错误可以通过登记漏记的分录来加以改正。

下面是其他上述错误在发现后改正的方法：

●错记账页

M. B.布朗账上的贷方分录移走了错账，M. R.布朗账上的借方分录记入了本该属于他的10英镑。

●原则性错误

这很像前面布朗的例子，也是把一笔没有放对地方的账目从一个账（购买）上移走，记入它原本就应该记入的地方（汽车）。

●补偿性错误可以用再次登录销售和工资分录、重新合计的方式来改正。

●初始错误

购货账的借方和埃文斯账的贷方的这99英镑把11英镑提高到了110英镑。

练习4.2

想象一下你的6月30日的试算平衡表表示贷方余额比借方多了50英镑。这50英镑的购货折扣是由于及时结款而从K.布赖恩特那里得到的，已经记入了购货折扣账的贷方，但是没有记入布赖恩特账的借方。

先建立一个暂记账户来记录6月30日账簿上的差额。然后采用复式记账来改正错误。

练习4.3

研究一下B.约翰的账，这是从G.爱德华兹的分类账中汲取出来的，然后回答接下来的那些问题。

（a）给出“余额”的定义，解释上面账上5月1日记录的意义。

（b）解释5月8日分录中“6”和“12”所指的是什么。

（c）正确计算5月31日该账户的余额。

练习4.4

什么是试算平衡表，其用途何在？

练习4.5

一位没有经验的记账员起草了下面这张试算平衡表。他在其中犯了一些错误，你应该能够加以改正，试算平衡表上的合计数字也就一致了。

约翰·威廉姆斯的试算平衡表（ 1990年4月30日）

练习4.6

列出不能通过试算平衡表反映出来的错误类型的名称。

练习4.7

一张来自M.史密斯的60英镑的支票被误贷记到了M. J. K.史密斯的账上。做出需要的分录来改正这一错误。