账户的类型

第5章　现金账簿

在这一章里我们将看到分类账如何细分成许多部分。然后我们将详细讨论这些明细账目中的一个——现金账。

5.1　分类账的细分

到目前为止，我们是把分类账作为包括了所有账户的一本账来看待的。这会产生一个明显的不利之处，就是同时只能够有一个人来使用这本账。在比较小的企业可能没有什么问题，因为一天的交易不多。在比较大的企业，当然每天就会有许多不同的交易，可能雇佣了不止一个记账人员，实际的困难就出现了。明细分类账的想法可以把记录交易的工作分开，满足许多企业提高效率的需求。下面这张表介绍了细分的主要途径。

分类账的细分

第一步是把最常用的两个账户分出来——现金账和银行账——把它们单独放到一本账簿上，可以称之为现金账簿。其余所有的还留在总分类账上。第二步是从总分类账中把应收账款和应付账款分离出来，把它们放到单独的账簿上。注意，有的时候也采用“购货账”或者“进货账”来替代“应付账款” ，采用“销售账”来替代“应收账款” 。依靠信用购买货物就出现应付账款，依据信用销售就出现应收账款。不管你选择哪个术语，最好是能保持一致。

这些分类账中新分出来部分的名称都很好地表示出了账目的内容。同样，在进行到第三步有一些账目又分离出来，放到了机密账中。显然这本账簿可以记录任何业主希望保持机密的的账目。资本账就是一个例子，提款账（我们将在以后见到）是另外一个。其他没有单独分出账簿的账目当然还是放在总分类账。

不要认为这三个步骤必须按照我们给出的顺序出现。有些业主可能很早就决定把他们的机密账目从办事人员好奇的眼光前拿出来，甚至还没有考虑把现金和银行账一起拿出来作为现金账簿，而这样更能有实际的好处。也不要认为企业建立了应收账款就自然会建立应付账款。一家有着大量客户的企业，经常进行赊销，可能觉得用一本单独的账户来记录会很方便。可是如果它购买库存货物只是来自不多的几家供货商，就大可不必将这些账目从总分类账中独立出来。再说，也没有任何说法禁止企业把账户细分到比这张表格更加细致的地步。例如，通常可能出现的就是拥有大量应收账款的企业不得不把这些记到卡片上，建立一个档案系统。这样可以把债务人按照字母顺序归档放入抽屉，标明“A－D”以区别于“E－H” ，等等。不过，上面这张表格给出了一个一般的概要，表示分类账是如何细分的。

练习5.1

EDA有限公司有现金账簿，应收账款和总分类账。下面这些账目你认为应该在那本账中？ （a）T.史密斯，是一个客户。 （b）工资账。 （c）银行账。（d）A.林赛，一家供货商。

5.2　账户的类型

我们也可以把分类账户分为个人的和非个人的两类。前者包括与企业经营业务有关的人和其他企业，后者是所有的其他账目。非个人账户又可以进一步分为实际账户和名义账户。实际账户是那些记录着一家企业的资产的账户。这些在感觉上都是实际存在的，看得见摸得着——比如，建筑物、家具、现金等。名义账户包括那些收入和费用的记录。租金、缴费和保险费都是常见的费用的例子，而购货折扣和佣金收入是收入的例子，我们在前面都遇到过。名义的意思是“只是名称上的” 。在租金账上可能有1,000英镑的余额，但是钱可能实际上并不在那里。同样，佣金收入账上可能表示上个月收到了200英镑，但是钱现在可能已经花出去了。下面的表格简要表示了这样的分类形式。

账户的类型

练习5.2

把以下账户分为实际的、名义的或者个人的： （a）彼得·芬诗，供货商；（b）工资； （c）库存； （d）罗宾·温斯，客户； （e）机器； （f）银行存款；（g）租金收取； （h）资本。

把分类账的账户分成不同的部分不会给记账工作带来很大的问题，尽管需要考虑一些相适应的参照系统。这些缩写词，GL （总分类账），DL （应收账款或者债务人），CL （应付账款或者债权人），以及CB （现金账），通常出现在账户的名称旁边来说明是分类账的哪一个部分。它们也可能作为记录复式账目的页码栏中数字的前缀。

有些企业用名义账户来替代总分类账。这时你可能认为该企业会用资产账来代替实际账户。但是这种逻辑并不一定对，你可能会遇到名义账包括了所有的非个人账，也就是实际账户和名义账户。

5.3　两栏现金账簿

现金账簿通常不单独记录现金和银行存款账，也可以把它们合在一起形成一本账。在本章的以下部分，我们将深入探讨使用现金账簿的不同方式。两栏现金账簿就是一个例子（见下页表）。

在我们前面的工作中，现金和银行账户在分类账中是分别放置的，你必须考虑借方分录所记录收到的钱，增加的资产到底是现金还是存款；贷方分录记录支付出去的钱，减少的资产是现金还是银行存款；虽然现金和银行分录可以合在一起，实际上还是分开的。现金的借方分录和银行存款的借方分录必须分开，贷方分录也是如此。因此，重要的是明确标明栏目的区别。根据惯例，现金栏目是在银行栏目的左边。

你一定能够解释清楚现金账簿中每一分录的意思。借方分录是现金收讫或者银行收到了这笔款项；贷方分录是现金支出或者是银行支出了这笔款项。在摘要中说明钱的收到和支出的理由。

两种交易有时候容易混淆起来，因为借方和贷方分录是在同一个账簿上。

第一，在2月9日有750英镑的现金存到了银行。银行存款栏中的借方分录表明银行里的钱增加了750英镑，摘要中的“现金”说明了理由，我们知道摘要需要给出对应账户的名称。贷方分录因此可以在现金栏目中找到。由于贷方分录在资产账上表示的是资产价值的减少，因此就是现金减少750英镑。现金的贷方分录摘要中的“银行存款” ，就是其对应账户的名称。

现在来看2月9日这两条分录的页码栏。字母“c”是“contra”一词的缩写，这是一个拉丁语单词，意思是相反或者对立。用在这里是表示对应的分录就在同一账簿的同一页上。

第二，在2月13日从银行提取了150英镑的现金。请注意，这时和2 月9日的交易完全相反。现金栏中的借方分录表示该项资产的增加，而银行栏中的贷方分录表示该项资产的减少。表示对应意思的字母“c”又出现在页码栏中，每一摘要也都给出了对应账户的名称。如果你一旦发现银行栏中的分录的摘要是“银行存款”或者在现金栏目中的摘要是“现金” ，马上就会知道已经出错了。

练习5.3

按照两栏现金账簿的形式重写一下练习4.1答案中的现金和银行存款分录。你也可以去文具店购买不同类型的现金账簿或者活页账页，这都不会有困难。除非有对应分录，否则你不需要填写页码栏。

5.4　三栏现金账簿

把现金和银行账合在一起放在一本账簿上，可以把用现金和支票进行的交易都记录在一起，带来了极大的便利。实际上还可以再进一步。在许多企业里，支付给供货商货款可能和企业得到折扣是同时发生的。从客户那里收到钱的同时也可能由于及时结算而需要扣除销货折扣。因此，就有可能出现许多销货折扣的分录是和收到客户的货款结合在一起的，还有许多购货折扣的分录是和支付给供货商的货款结合在一起的。把钱和这些折扣同时记录在现金账簿这样的简单方法可以进一步提高效率。具体的做法是把现金账簿扩展为三栏的现金账簿。见下页表。

和我们前面看到的两栏现金账簿相比，在借方一边增加了给客户的销货折扣栏目，在贷方一边增加了从供货商得到的购货折扣栏目。我们现在来集中探讨一下这些增加的栏目和交易的关系。

在5月3日，用支票给供货商B.托马斯支付了206.29英镑，表示在银行存款栏中的分录中。我们也看到因及时支付而得到的4.21英镑的折扣。这是当支付发生时就进行的扣除，因为这时就知道是否应该提出要求来得到折扣。这样要比完全支付了欠款，然后再得到回扣要好得多。支票以及购货折扣的相关借方分录都应该在B.托马斯的账上。

还有其他三种交易和现金账簿上贷方的购货折扣有关，而且和我们讨论过的很类似。现在来看一看5月14日账户的余额。现金和银行存款余额都已做出并且转到以后的账页上。不过，购货折扣栏目的数额也做出了合计。因为它不是正式的账，因此只能算是便于使用和辅助性的记录。5月前两周的合计也记入正式的购货折扣账中。在15.72英镑下面的参照告诉你账户是在总分类账的27页上。账上的分录应该是这样：

对应着这一合计贷方的借方则分散在5月1日到14日提供折扣的不同的供应商的账目上。有托马斯、瑞斯、罗伯逊、布利普和黑兹尔。最后的结果还是一样的，在购货折扣账上的借方数额的合计等于贷方数额的合计。

在现金账簿的购货折扣一栏做出标记，然后定期把合计的数字记到购货折扣账上，这种方法还有另外的好处，它可以让购货折扣账更加简短。

如果你已经完全理解了购货折扣栏的用途，你就能够自己弄清楚现金账簿上借方一边的销货折扣栏应该如何使用。先来看看5月4日一笔和销货折扣有关的交易。从R.埃文斯那里得来了一张388英镑的支票，由于他的及时还款，可以得到12英镑的折扣。在他给出支票之前已经在他的欠款总额中减去了这一折扣数。表中还有其他的四笔类似的交易。

销货折扣栏也是便签式的记录而不是正式的账。在这一期间结束时，所有的销货折扣做出合计，登记到正式的账上。

练习5.4

在销货折扣账上做出5月1日至14日相关的交易的分录。在上面尽可能多地反映出相关的信息。

5.5　贸易折扣

到现在为止，我们所提到的折扣都是现金折扣，这是为了区别于贸易折扣。后者所指是由供货商提供给客户的折扣。例如，如果我去当地的建筑材料商那里购买原材料，价格一定比作为常客的建筑商高得多。他可以得到贸易折扣而我却得不到。许多这样的商家甚至设置不同的柜台来和他们两种类型的客户打交道。贸易折扣的数额往往因具体的交易而定。至于有关的分录却和我们无关。贸易折扣的数额在任何账目记录之前已经拿掉了。

例如，在商品目录或者价格表上，一只水泥袋可能是5.00英镑。建筑商可以得到10%的贸易折扣，只需要支付4.50英镑，这50便士的贸易折扣就是5.00英镑的10%。贸易商可以在他的销售账上记入贷方分录4.50英镑，而在建筑商的账上借记4.50英镑的应收款；建筑商则在他的购货账记入借方，在贸易商的账贷记应付的数额。在账目上只反映出4.50英镑，贸易折扣在任何账目记录之前已经减去了。

当然，这也并不意味着这里没有现金折扣反映到账目上。贸易商为了鼓励客户在一定的期间内支付货款，可能还会拿出一点小的折扣，比方说2%。如果这样做，这个数额是会记录在账上的。

练习5.5

ACE汽车公司，是一家小的修理厂，在5月25日从斯拜尔帕茨公司赊购了一支排气管。目录上的价格是80英镑，但是所有的修理厂都可以得到10%的贸易折扣。ACE汽车公司在5月31日用支票支付了货款，由于能够及时付款还可以得到3%的现金折扣。在ACE汽车公司的账上记录这些交易。

5.6　小额现金账簿

有些企业使用另外一种形式的既不是两栏也不是三栏的现金账簿。这种账簿被称为小额现金账簿（petty cash book ）。用来记录小额（ “petty”一词来自法语“petit” ）的支出，诸如邮费、出租车费和窗户清洁费等。也可以用来记录现金收入，例如有人用了企业的电话，付了电话费。这些交易的记账规则也和其他任何现金账一样，也就是说，借记现金的收入，贷记支付。小额现金账簿通常用在预付款系统。预付款（ imprest ）是事先交给负责现金的出纳员或办事员的一笔小额现金，通常是用来支付前面提到的项目，经常也称其为备用金。每过一个短的期间高层职员就会检查剩余现金数量是否和账簿上显示的相一致。由于所有和现金有关的交易都需要得到收据，这些小额现金账簿的收据又被称为凭证。这是一种检查出纳员是否真的将钱花到了账簿上所记载的项目上的方法。然后预付款的数额会被重新补充到当初的水平上。下面这张表格就是小额现金账簿的典型样式。

小额现金账

最为经常发生的开支类型可以给出单独的分析栏目，在这个实例中就是邮费、餐饮、差旅和文具。有些企业把那些不能归入特殊种类的项目统统放到一个栏目中——通常冠为“杂项” 。如果每一项费用支付在记入分析栏目后还要记入合计栏目中，可能需要通过“横向合计”各个栏目的合计来检查合计栏目是否正确。前面例子中的预付款是30英镑。因此，当5月14日计算余额时，得知24.29英镑已经花出，小额现金的钱匣里还应该剩下5.71英镑。为了把预付款补充到30.00英镑，需要给出纳员增添24.29英镑。每一个单独栏目的合计需要记入分类账中的该项费用的账上。例如，用小额现金支付的文具需要记到文具账上，可以在总分类账的第30页找到它。

5.7　单式记账的现金账簿

迄今为止我们一直假定企业的账户是采用复式记账方式。不过无论如何，许多小的企业并不是这样做的，他们觉得所付出的努力并不能获得足够的回报。这些企业一般地只是采用一种这样或那样的现金账簿来记录钱的收入和支出。这种系统被认为是单式记账，因为对于每一交易只制作一条分录。如果是这样的做法，现金账簿就变得愈发重要，因为这里保留的是这笔交易的唯一记录。和复式记账相比，这样做可能也会有一定的便利之处，尽管只有一本现金账簿，但是可以增加一些扩展栏目来分析收入和支付的钱。

例如下面的这本现金账簿，假如使用这本账簿的商人每天所有的支付都用支票，所有收入的钱都入银行。由于他对政府有缴纳增值税的义务，为此他设立了两个栏目。第一个栏目包括了他卖给客户货物所收取的增值税的数额；第二个栏目包括了他向供货商支付货款所支付的增值税数额。工资是唯一值得分列单独栏目的费用，其他所有的费用都分到了“杂项”栏目。如果有很多的常用项目值得设立栏目，也可以设立更多的栏目以方便使用。

以你到目前为止所学得的现金账簿知识已经足以能够弄清这张表格的组织结构了。表中假定增值税的税率是15%。

练习5.6

在J.海瑞斯的三栏现金账簿上记录以下的交易，并计算出4月14日的余额：

4月1日　现金余额67.23英镑；银行存款余额191.20英镑。

4月2日　销售，得现金138.00英镑。

4月3日　存现金100英镑到银行。

4月4日　用支票支付给本特雷120英镑，获得折扣3英镑。

4月5日　用支票支付罗伊斯94英镑，结清总共所欠款100英镑（余额是折扣）。

4月6日　销售，得现金97.24英镑。

4月7日　得到W.巴恩斯的169.50英镑的支票，结清所欠的178.50英镑（余额是折扣）。

4月8日　支付工资，现金120.80英镑。

4月9日　支付98.00英镑的现金给T.福特，已经减去了4英镑的折扣。

4月10日　从银行支取75英镑的现金。

4月11日　得到R.惠特付来的95英镑的现金，已经减去了5英镑的折扣。

4月12日　用78.90英镑的支票支付保险。

4月13日　销售，得现金120.62英镑。

练习5.7

在B.芬的三栏现金账簿上记录以下的交易，并计算出5月14日的余额：

5月1日　现金余额是47.53英镑；银行存款余额是449.52英镑。

5月2日　销售，得现金313.56英镑。

5月3日　存现金250.00英镑到银行。

5月4日　用支票支付给班尼特152.00英镑，得到折扣13.00英镑。

5月5日　用支票支付给约翰47.00英镑，结清总共50.00英镑的欠款（余额是折扣）。

5月6日　销售，得现金297.54英镑。

5月7日　从R.罗宾斯那里收到369.50英镑的支票，结清总共378.50英镑的欠款（余额是折扣）。

5月8日　支付工资，现金92.80英镑。

5月9日　用支票付给C.爱德华兹132.00英镑，已经减去了14.00英镑的折扣。

5月10日　从银行支取现金75.00英镑。

5月11日　R.惠特付给索亚105.00英镑的现金，已经减去了5.00英镑的折扣。

5月12日　用支票支付车辆保险97.39英镑。

5月14日　索亚提取了100.00英镑的现金和200.00英镑的支票，私用。