如何获得信息

第15章　部门会计

15.1　金土地体育运动有限公司

“哦，我的部门是怎么做的？这正是我需要知道的。你已经说了不少，我们也知道了现在企业的盈利状况不太好。可是我们这里只是一个部门。如果你不能说明我们部门工作到底做得好还是不好，我们怎么知道该做些什么呢？ ”

你可以看出现在气氛很紧张！这个场合是金土地体育运动有限公司的管理会议，正在讨论公司会计师布莱恩·詹姆士刚刚提出的年度总结。董事经理玛利亚·戈尔丁刚刚抱怨了很长时间，对于购销损益账上反映出来的公司的运营情况很不满意。这就引起了前面那些愤怒的回应，说话的是琼·泰勒，冬季运动部的头儿。

“她说得一点儿不错，布莱恩你看，我们的会计系统只能给出企业整个的经营结果，这样不能帮助我或者这些头头，比如琼，来管理企业。对此我们是不是可以做点儿什么？ ”玛利亚问道。

“当然可以了， ”布莱恩回答说，“只要对你的系统做一点改进，在记录交易时增加一点点工作。你就可以得到你所需要的所有信息。 ”

行动

简单说明上面这家公司的主要问题。

本质上说就是缺乏信息。更具体地说就是缺乏有用的、相关的和详细的信息，无法帮助企业制定有关的决策来进行管理。

为了进一步详细讨论这一问题，试试下面的行动。

行动

去你们当地的百货公司或者大型商店转转（或者想象一下你所熟悉的这类地方）。列出你能识别出来的主要的部门，简单记下你认为企业的管理层可能会问到每个部门的一些问题。

现在我们来看一种可能解决金土地体育运动有限公司有关问题的方式。该公司在一个人口很多的集镇只有一个商场，当地在体育运动商业方面也没有竞争对手。这个商场有三个主要部门：

1.冬季运动部——专门经营滑雪、登山和徒步旅行用的服装、鞋袜和设备。

2.主要运动部——销售足球、橄榄球、网球、壁球和钓鱼等各种所需要的商品。

3.其他运动部——主要经营台球、飞镖、象棋、扑克、一些儿童游戏这类商品，以及玛利亚·戈尔丁想卖的任何其他产品。

支持这些部门的有一个行政管理部门，掌管所有的会计、广告费、购买和其他企业运营的事务。

对于每一个部门有哪些需要问的问题？

●每一个部门创造的毛利润是多少？

●每一个部门的库存是多少？库存周转的情况怎样？

●每一个部门有哪些运营成本，举例来说，薪金？

●每一个部门创造了那些利润？

●行政管理部门的成本有哪些？这些成本是不是包括在那些部门的利润里？

●每一个部门在相关的销售中创造出了什么样的百分比？

●每一个部门按每一平方英尺创造的销售和利润是多少？

这些都是一些例子。你还可以在你选择的企业里想出一些其他的问题。

回答这些问题可以提供对公司管理有用的信息，可以使他们更加理性地制定决策，决定许多重要的问题，比如：

●决定何处可以削减成本。

●决定可以减少哪里的库存水平。

●是否在其他费用基础上增加某一部门的卖场规模。

●是否根据部门的收益率增加他们的工资。

●决定哪些产品需要促销，价格如何定。

在这一章里，我们将考虑会计系统组织的方式和决算账的制作，还有要提供我们已经知道的那些需要用来有效地管理一家企业重要的信息。同时，我们要用这家零售商场来做个例子，来说明一些原则并可以应用到：制造业公司里的不同工厂；制造业或者贸易企业中的不同产品；服务企业里的不同类型的工作，像律师事务所的产权转让、刑事工作、离婚等。提供这些有用信息的关键就是会计系统。

15.2　我们如何来设计一个会计系统

设计一个会计系统应该遵循以下两个基本原则：

1.能够提供出管理工作所需要的信息。

2.能够反映出企业及其活动的结构。

在金土地体育运动有限公司的例子里，购销损益账可以为每一个部门提供所需要的信息，而汇总账户可以为公司提供完整的情况，从各个部门的汇总利润中扣除行政管理的费用和其他费用。账户的结构可以表示为下面表15.1这个简单例子。

15.3　如何获得信息

让我们先来看看购销账：

1.销售。每一个部门都需要一本独立的销售账。像金土地体育运动这样的企业，每一个部门都有一个现金柜，因此每一个部门的现金销售都可以在一天结束后很容易计算出来，然后加以记录。相反，如果只有一个现金柜，可以使用一台合适的机器来对交易进行编码，然后就可以进行每日的汇总。信用方式的销售也可以按照发票所提供的详细资料记录到分栏的销售日记账上（这种方式也可以用作现金销售的汇总）。日记账列出销售的详细情况，同时依照卖出货物的类型分别记入预先设定的栏目。为此有许多公司制作了标准的工具供会计人员使用。电脑化的会计系统当然可以自动地按照需要制作出所有的信息。

表15.1　金土地体育运动有限公司——账户结构

2.购货。也是同样，每一个部门都有一本独立的购货账。大多数购买都可以通过信用方式，因此发票的信息必须记录下来，和销售一样，记录到分栏的购买日记账上。

3.库存数字。这些可以很容易地从每一个部门得到，只要分别对他们的库存进行清点和估价就可以了。

正如你所见，购销账所需要的信息可以很容易地从各个部门得到，而只需要在记录和分析交易时多做一点点工作。

至于损益账方面，记录企业的费用还是如同往常一样，按照费用发生的发票、合同，等等。在决算账上的处理方式将取决于费用的类型。为此这些方式可以分为两个基本类型，这些已经在14章中提到过。

1.那些可以完整地分配到一个具体部门的费用因此可以被看做是这个部门的运营成本。在金土地体育运动这个例子里，这方面的费用也许只是每一个部门里工作人员的工资和薪金。这样仅仅需要给每一个部门建立单独的工资和薪金分类账户就可以了。如果一家企业有两个分开的工厂，希望有各自的部门账户，然后就可以把所有的费用分别放入每一工厂单独的账户中去。这样就需要两个分类账户，把每一笔费用和正确的发票内容记到账上。

2.那些是可以由许多部门受益的普通成本。在这方面的成本的例子是那些有关于房产、会计工作、采购，等等。处理这些成本有两个可以使用的方式：

（a）在公司计算整个的利润之前，把这些需要处理的成本的数额分到部门里计算利润——这是分配的方法；或者

（b）采用合理的方法计算出每一个部门应该负担的份额，把这些成本摊派到各个部门——分摊的方法。

在下一个小节里，这两种方式我们会看到，但是在此之前，先来回答下面的问题，来总结一下获得部门信息的要点。

练习15.1

1.1　找出正确的答案。不同部门的购销数字的记录内容通常是来自：

（a）贷记通知（b）分栏日记账（c）现金支付

1.2　完成下面句子中的空白之处：部门的成本是可以整个_______到具体部门。其他的费用就是那些普通成本，它的____可以由许多_______共同受益；这些费用可以从总的部门利润中扣除，或者_______到各个部门。

15.4　采用分配方法的一整套账户

在第一个例子里，我们将看到如何使用第一种方式来编制金土地体育运动有限公司的决算账，也就是说不是把部门的费用作为整体合计在一起，也不用分摊到各个部门。

下面是1月31日的公司的试算平衡表。

还有下面另外这些信息：

1. 1　月31日的期末库存是：

2.装置和设备的折旧是每年按照成本的10%的比率进行。

3.董事会提议普通股利息是10%。

按照这些信息，编制出来的账目应该是表15.2的样子。看一看这些答案和有关信息下面的注释，你就可以更加明确数字是来自何处了。

表15.2　当年的部门的购销损益账和分配账，截至1月31日

注释1　注意购销损益账的布局格式，是那种被称为垂直式的格式。这样可以比较容易显示所需要的多栏的账目。

注释2　当各个部门的利润计算之后，栏目用划线隔开。企业的其他成本将从部门利润的合计数字中扣除。

正如你所见，这些账户突出显示了企业的各个部门的直接收益率。这些各个部门的数字可以用来回答我们在前面讨论过的一些问题。

资产负债表，1月31日

15.5　分摊方法

第二种方式更加进了一步，是把企业的成本按照一个公平的份额分摊到各个部门。要这样做需要对各类成本使用一个合适的分摊基础。通常这种公平并不是仅仅把成本平等地分到各个部门,例如，某一个部门分得的可能要远远大于其他部门。在金土地体育运动有限公司这个例子里，可能使用的是下面这一方法：

分摊的基础将被用来作为计算每一个部门的成本的比率。我们在本书的第12章看到过比率问题的细节，在这里我们来看看行政管理的工资和薪金的例子。

练习15.2

计算每一个部门应该分摊的库存保险费数额。

现在我们来看看使用分摊方法后的金土地体育运动有限公司的损益账户是什么样子；我们将从毛利润的数字开始作为初步的答案。另外一些所需要的信息就是各个部门所占用的面积：

表15.3是使用分摊方法的部门账。

15.6　说明结果

可以从表15.3中看出，冬季运动部在其他成本加了进去以后就成了净亏损。同时这一方式也可以给管理提供一些有用的信息，过分地采取这一方式可能会带来危险，这是因为：

●使用不同的分摊基础就会出现不同的净盈利或者净亏损数字。

●即使关闭了冬季运动部，企业还是会出现许多这样的成本。例如，

表15.3　这一年度的部门损益账，截至1月31日

董事报酬、照明和取暖、租金、缴费和保险费等还是需要用部门的利润来弥补。

因此从实际工作的角度出发，我们推荐使用第一种方式，在那种情况下，部门的利润代表着每一个部门对于整个企业利润的“贡献” 。这些贡献显然可以反映出部门经理的成绩。企业的其他成本并不影响这些部门经理的工作，只是列出来作为一个总数，如果企业想要得到总的利润数，必须再和部门的利润一起计算。之所以采用分摊方式是因为有实践的应用需要，同时也要给予适当的限制。我们在第19章学习成本核算的时候还会遇到它。在会计考试的试卷中也会出现——主考官要让你计算比率。

在完成本章的学习之前请试做下面的练习。这些是用来帮助你巩固对本章内容的理解，给你一些编制部门账目的实际练习。

练习15.3

3.1　编制部门的购销损益账的目的是什么？

3.2　说明“可分配的成本”在部门会计中的相关含义。

3.3　说明“部门利润或收益”的含义。

3.4　如果企业的所有费用都需要由各个部门来分摊，那就需要使用合适的分摊基础。把下面的各项成本和最适合的分摊基础联系起来。

3.5　一个家具零售商为他的三个销售部门分别建立了账目，这些部门是：卧室家具、厨房家具和其他家具。下面是截至2月28日最近六个月的信息：

企业的其他费用没有分开，因此需要由各个部门来分摊。这些费用是：广告费6,000英镑；缴费和保险费4,000英镑；薪金25,000英镑；其他费用9,000英镑。

广告费和其他费用按照相关的销售来分摊。

缴费和保险费按照所使用的房屋面积比例来分：卧室家具部400平方英尺，厨房家具部600平方英尺，其他家具部1,000平方英尺。

薪金是按照每个部门所雇用的员工数量来计算；比例是卧室1，厨房2，其他2。

编制截至2月28日这六个月的部门购销损益账，使用分摊方法。

3.6　约维尔五金有限公司是一家贸易公司，有两个部门——五金部和木材部。下面是7月31日公司的试算平衡表；

7月31日的库存是：五金45,000英镑；木材20,000英镑。

董事会提议普通股派股利20%。

装置和设备的折旧按照成本每年10%的比率。

编制截至这一年7月31日的部门购销损益分配账，以及这一天的资产负债表，购销损益账要使用分配的方法。

我们希望你通过努力能够成功和愉快地掌握本章这些内容。它之所以重要是因为具体说明了会计工作可以按照企业管理的需要来选择适当的方法。也可以在从事大量活动的相当复杂的企业中运用这些会计方法。