不完整记录和俱乐部会计

第16章　不完整记录和俱乐部会计

16.1　两个案例

伊迪丝·波垂丝开展了一项很赚钱的生意，就是组织聚会来出售女士服装。她或者她的朋友和联系人，常常组织茶话会或者葡萄酒会邀请女士们参加；伊迪丝然后就会向与会的人展示和出售她的存货。至于簿记和会计工作，她说：“我一手出一手进的都是钞票，把聚会上赚到的钱存进银行。所以只要有了我的银行余额就行了，我也就很高兴了——的确，到目前为止事情就是这样。每一年我都会把我的单据和银行对账单交给我的会计师，他会编制好我的账目给收税的人看。告诉你，他可是为这赚了我不少的钱呢！ ”

汤姆·弗莱厄建立了一家小企业，销售二手图书。他租了一个小商店，在那儿和自己家的车库里存放图书。他的生意只做了大约一年的时间，企业还在发展阶段。汤姆非常明白需要控制成本，需要知道他的企业的运营情况如何。可是，他最近却在问他的朋友： “我只有一本现金账簿。我怎样找出我的利润？ ”

行动

伊迪丝和汤姆两人所使用的簿记系统，和目前你已经学习过的内容有哪些主要的区别？请给出简单的说明。

主要的不同之处就是他们都没有复式记账系统。伊迪丝和汤姆的交易只表现在凭证上，如果出现现金和银行交易的情况，可能只是记录在现金账簿上。这种情况其实非常普遍，特别是小型的企业，那里的业主都希望在文案工作上花费尽可能少的时间。记录这些交易没有采用复式记账系统，他们使用的系统可以称做不完整记录或者叫做单式记账。

在这一节里我们将回答汤姆·弗莱厄的问题，看看如何可以用现金账簿和其他凭证来编制一套账目。因此如果汤姆或者伊迪丝请你来编制他们的账目，你就能够做到了！对于任何可能涉及小型企业簿记的工作来说，这方面的知识技巧可以说是非常有用的。不管怎么说，在一开始我们先考虑最差的情况，也就是企业根本就没有任何记录。

16.2　最差的情况

出现这种情况往往是由于记录和凭证丢失了，或者由于火灾、水灾这样的天灾人祸被毁掉了，或者是企业的业主根本没有任何形式的记录。那么你可能会怎样来估算企业的利润呢？

这里要使用的技术就是会计等式，你在一开始学习会计时就已经遇到过。回想一下，试着回答这个问题：

练习16.1

完成下面的填空练习：

会计等式规定_______等于_______减去_______。

如果能记得利润是资本的增加，也就可以因此计算出利润。基本的技术就是计算一个会计期间的开始和结束时的资本数额；对于任何资本的进入或者提取而造成的差额进行调整，就可以找出企业在相关期间的损益情况。

如果企业没有保存任何记录，你该如何找到所需要的资产和负债的数字呢？最普通的方式就是清点实物，以及从参与经营的各方那里获取信息。通过进行下面的活动，看看你是否可以做得到：

行动

考虑一家普通的企业已经丢失了所有的记录。你将如何估计下面这些东西的价值：不动产；设备和机器；库存；应收账款；银行存款；现金；应付账款？对每一项都做出简短的说明。

有许多方式都可以做，不过我们的建议是：

不动产——当时参与购买的律师应该会保留合同的副本，可以给出其成本价格；不动产代理人可以对当前的房屋价值进行评估。

设备和机器——对企业的实物进行清点，把各个项目一一列出；然后可以使用当前的价格表来对这些项目进行估价，根据其大概的使用时间进行调整。

库存——进行实物清点，列出现存的各个项目，根据供货商的价格表来估计其价值。

应收账款——给企业的客户发询证函；或者在会计年度结束时根据得到的数额对应付账款进行评估。

银行存款——获取一份银行对账单。

现金——数一数。

应付——给企业经常来往的债权人发询证函：或者等着他们来催款——他们肯定会这样做的！

如同你所看到的那样，即便是企业没有任何记录，还是有可能进行合理的评估。计算出来的资本数字要反映到所谓的资产负债状况说明书中，它和资产负债表很相像，但是使用的标题却不同，所反映出的数字不是来自分类账目。

16.3　利润计算

我们现在来看看使用我们前面提到的方法计算出利润的过程：

例子

大卫·博金斯想估算一下截至3月31日这一年他的利润。他在此前一年的4月1日开始做一项兼职的生意，当时他存了1,100英镑在银行开了个商业账户。在3月31日的时候，他的资产和负债情况估计是下面这样：固定资产600英镑，库存700英镑，应收账款100英镑，银行存款和现金50英镑，应付账款250英镑。他估计这一年自己又进一步投入了500英镑，提款是1,250英镑。

步骤1　计算期初资本

4月1日的资产负债状况说明书

3月31日的资产负债状况说明书

注释：资本的数字就是资产与负债之间的差额，也就是1,450 －250。这也就是资产负债状况说明书中最后的数字。

步骤3　计算差额：期末资本1,200英镑－期初资本1,000英镑＝200英镑。

步骤4　调整资本的投入和提取的差额：

这一计算可以使我们看出所增加的资本有多少是来自利润而不是其他因素。

到现在我们已经看到了许多企业只有很少的会计记录，也学习了根据最少量的信息计算利润的方法。为了评估你对这些材料的理解如何，请回答下面的问题。

练习16.2

2.1　你怎样来理解“不完整记录”的意思？

2.2　简单说明为什么有些企业在运营中只使用不完整记录。

2.3　怎样表达会计等式？

2.4　埃弗·瑞考德想知道在这一年里他获得了多少利润。他没有保留完整的记录，在他的帮助下，你可以查明的是：

另外，埃弗还透露了他在这一年里总共提取了1,200英镑自己用了。

16.4　一般情况

大多数企业都会有一些基本的记录。像我们前面例子里的汤姆·弗莱厄，他有一本现金账簿，记录交易的凭证也都存了档。所以，就有可能编制详细的购销损益账，得到最后的净利润。查清楚资产和负债的数字也就更加容易。

根据不完整记录来编制决算账需要哪些步骤呢？

1．期末的资产负债表需要期初的资本余额。如果是新企业可以从现金账簿中获得，现有的企业可以从前一年的账目中得到，也可以使用资产负债状况说明书的方式计算出来。

2．现金账簿的账目需要利用支票存根、银行对账单和发票来进行分析和汇总。这一汇总将可以给出发生在会计期间里的所有的收入和支出的详细情况。

3．利用现金账簿和未付发票的详情可以计算出销售和购买的情况。我们来以销售的计算作为一个例子，在过程中使用了一些假设的数字。这里规定把收入的数额限定在这个会计期间之内；而且不一定都要获得现金。计算的过程如下：

减去前一个期间来自销售结算的

练习16.3

下面如何以和销售同样的方式来计算购买的数额？你用自己的数字来计算。基本的规定就是记入账上的费用是要发生在同样的会计期间。不管钱是不是已经支出去了。

另外在编制购销账的时候一定还需要库存的数字。

4.已经为损益账计算了费用和收入项目。根据的是现金账簿的账目以及任何预付款或者未付数额的详细资料。

5.期末的资产负债表的编制是根据所得到的资产和负债的信息。正如前面提到的那样，这种信息通常要比那种最差的情况要多一些。

在我们开始着手整个计算过程的例子之前，先回答下面的问题。

练习16.4

选择正确的答案。

4.1　在这一年开头，戴夫·哈里斯的客户一共欠了他1,000英镑。在这一年里他从他们那里收到了22,000英镑，到年底还有1,500英镑的欠款。他这一年的销售是：

（a ）22,000英镑； （b ）22,500英镑； （c ）23,500英镑； （d ）21,000英镑

4.2　在这一年的开头，戴夫欠他的供货商750英镑。在这一年里，他支付给他们10,250英镑，到年底还欠着1,000英镑。他这一年的购买是：

（a ）12,000英镑； （b ）11,250英镑； （c ）10,250英镑； （d ）10,500英镑

4.3　在这一年的开头，戴夫欠了40英镑的租金。在这一年他支付了1,300英镑，但是到年底他还欠着60英镑的租金。在他这一年的损益账上，租金应该是多少：

（a）l,380英镑； （b）1,320英镑； （c）1,420英镑； （d）1,400英镑

如果你回答这些问题感到困难，那就重读一下前面的第3点，如果有必要的话，看一看以前学过的预付款和未付费用的内容。

16.5　汤姆·弗莱厄的账目

我们现在可以完整地回答汤姆的问题了。我们已经看到了从现金账簿和其他凭证得到涉及他的账目内容的步骤，我们现在可以为他着手做了。

汤姆在7月1日从他的个人积蓄中拿出2,000英镑存到了企业的银行账户开始了经营，库存账簿上还有价值500英镑的货物。他的现金账簿经过汇总，给出了下面这些通过银行进行的交易的信息：

另外除了通过银行的销售，汤姆还有一些销售是通过现金，他用这些现金购买1,000英镑的货物；支付了助手的工资500英镑；一般费用300英镑；自己还提款1,300英镑。

到了这一年年底，汤姆的库存账簿上还有价值700英镑的库存，还有债务人欠他200英镑，他欠供货商书款100英镑。他还欠20英镑的租金，预付缴费150英镑。他觉得书架和设备应该折旧，比率应该是成本的10%。

步骤1　期初资本

7月1日的资产负债状况说明书

步骤2　信息已经在前面给出。

步骤3　销售：从客户得到的收入

步骤4和5，将表示决算账本身，现在就在下面：

年度的购销损益账，截至6月30日

现在试做下面的练习：

练习16.5

5.1　J.康纳斯没有对他的新企业建立合适的会计记录，可是你能够弄清楚下面的记录：

1.他在1月1日开张的时候，有价值12, 000英镑的设备，还有银行余额5,000英镑。

2.收入和支出情况反映在一本简单的现金账簿上：

3.到12月31日，应收账款合计3,000英镑，应付账款4,000英镑；库存的价值是2,000英镑；决定设备的折旧按照10%；未付的费用合计100英镑。

你需要做的是：

1.计算1月1日康纳斯的资本。

2.计算这一年康纳斯的赊销和赊购。

3.计算12月31日的银行余额。

4.编制这一年的购销损益账和资产负债表，日期是12月31日。

5.2　伊恩·林德雷，一位普通的商人，在1988年10月1日时有这些资产和负债：设备5,100英镑；车辆3,500英镑；库存4,000英镑；应收账款1,000英镑；现金50英镑；银行透支500英镑；应付账款1,500英镑。

他所使用的唯一的会计账簿就是现金账簿。下面就是截至1989年9月30日这一年的账目汇总情况：

支出：

编制截至9月30日的这一年的购销损益账和这一天的资产负债表，把下面的情况也记入账：

1．固定资产的价值是——设备5,500英镑，车辆2,500英镑。

2．在9月30日，库存是5,000英镑，应收账款2,000英镑，应付账款2,000英镑，手头的现金50英镑。

3．在9月30日，尚欠照明和取暖费50英镑。

5.3　下面的信息是来自关于斯丹·沃克的企业。

在1月1日，他的资产和负债情况如下。

截至12月31日，这一年他的现金账簿汇总情况是这样的：

在12月31日，资产和负债情况就像下面这样：

1．应收账款合计650英镑，但是其中有20英镑看来是坏账，准备勾销。

2．应付账款一共是320英镑。

3．库存的价值是1,200英镑。

4．他还欠助手的工资40英镑，预付缴费的数额140英镑。

5．家具和设备的折旧按10%。

编制斯丹这一年的购销损益账和资产负债表，日期是12月31日。

我们希望你能够经过努力成功完成这个练习，因为采用这些方法编制这些账目是非常普通的事情。我们还要在下一节中再次使用，来看看社团俱乐部的账目。在完成学习编制不完整记录的账目之前，试试下面的行动。

行动

如果你能够看到一家小企业的业主实际的记录，那将是非常有用的。可以帮助你把学习和实际的生活联系起来。试着找一找，看能不能有人准备给你看看他的簿记系统和账目，向你说明他是采用什么方式如何进行记录的。运用你在这一章里学习到得知识，和他一起讨论他的账目的编制方式。企业的业主一般是很难愿意公开这些信息的，因此你需要强调你所感兴趣的只是系统的使用和记录的方式，而不是任何具体的数字。祝你好运！

16.6　谢伯恩板球俱乐部

乔治主要感兴趣的运动就是板球，他常常为多西特队打球，该球队属于谢伯恩板球俱乐部。作为这种俱乐部的成员，他需要支付年度的会费。他还要支付每一次他参加的比赛的费用；比赛结束后他要从吧台买些饮料；他参加俱乐部的社交晚会，等等。俱乐部收到的这些钱需要用在支付运营的费用、改善器材设施以及保证会员能够玩好板球。

你也可能是某一个俱乐部或者是某一个协会的会员——许多人都是，尽管他们可能没有意识到！关于这种组织的会计知识因此可能会使你很感兴趣。一旦人们认识到你知道这方面的会计知识，可能就会让你来当出纳员了！然后你就要为你的会员伙伴们记录组织活动的账目，这些都不在话下。你学习完这一节的内容之后，这些工作你就完全能够胜任。

不过首先我们将准确定义一下什么是俱乐部，研究它是如何组织的，为什么需要建立账目。然后我们再来观察俱乐部会计工作的详细内容。这可能会用到前面学习过的一些技术，但是我们主要关心的还是现在——确保每一个俱乐部会员都会通过你编制的账目而对俱乐部的财务状况感到满意。

16.7　什么是俱乐部

俱乐部属于一种在法律上被称之为非法人团体的组织。可以定义为两个或者两个以上的人结合在一起，从事有共同兴趣的活动，不以盈利为目的。

这类组织是很常见的，通常名称中都有“俱乐部” 、“协会”或者“联合会”的字样。有的有专业的组织形式，像建筑协会、足球协会和全国学生联合会；有的规模很小，像村里的小商业协会、学校的家长老师联谊会、地方的象棋俱乐部等。可能大多数的成年人都至少是一个非法人团体的会员。

定义中的关键因素就是没有赢利的目的。这些组织存在的意义不是为它的成员赚钱，而是为了能使参加者从事或者推广某种特殊的或者有兴趣的活动。收钱是必须的，但不是主要目的。

练习16.6

下面列出的组织中哪些可以归类为非法人团体：

16.8　为什么要编制俱乐部账目

让我们来进一步详细看看谢伯恩板球俱乐部。正如我们所见，所有的会员都要提供资金以便俱乐部能够运转。但是并不是所有会员都愿意，或者能够说出这些钱该怎么花。他们可能忙于其他的活动；或者他们可能不感兴趣，等等。如果这些日常的事务都要征求所有会员的意见，决策制定过程可能就会非常缓慢。俱乐部事务中的财务和行政管理部分的问题的处置是由俱乐部的章程规定好的。

章程是一套规则，用来管理协会的运营。通常是由创建者们在建立之初就设计好了的，如果有适当多数的成员同意，也可以修改。

在谢伯恩板球俱乐部这个例子里，章程规定了俱乐部的事务是由一个经过会员选举出来的委员会来进行管理。这个委员会由一些办公人员组成，包括主席、秘书和出纳员（这些人有专门的岗位），还有一些普通委员。在每一年结束后，委员会都需要召开一个由俱乐部的所有会员参加的年度会员大会。

行动

根据你的经验或者根据谢伯恩板球俱乐部的情况，简单写出一些想法，给出召开年度会员大会的原因。

我们认为主要的原因是：

●责任——委员会成员需要说明前一年他们对俱乐部事务的管理情况。

●参与——给其他会员提供机会，检查俱乐部的运转，为俱乐部的发展做贡献。

●未来发展——能够让会员选举下一年的委员会，对俱乐部的未来发展提出建议供新的委员会参考。

在年度大会上，出纳员必须为会员提供前一个财务年度的俱乐部账目。这是板球俱乐部章程中所规定的，其他协会也是一样。这是因为有两个主要原因：

1．这是唯一正确的，因为委员会必须说明俱乐部收到资金的情况和资金为会员做了哪些有益工作。

2．每一个俱乐部的会员都有法律责任来承担任何由委员会以俱乐部名义欠下的债务。因此需要用账目来说明俱乐部的负债情况，以及相对应的有效资产。

练习16.7

完成下面句子里的空白部分：

_________是一套_________，用来管理协会的运营。它规定了俱乐部的事务是由一个经过会员选举出来的_________来进行_________。出纳员必须将俱乐部的_________提交到___________________________。

16.9　你该如何建立账目

假如说你被一家俱乐部指定做了出纳员。你该做些什么？最好的办法是认真查阅你的俱乐部的章程，请教前任的出纳员，不过一般来说，这项工作主要有两项任务：

1.记录俱乐部所有的交易活动——簿记。

2.为俱乐部的会员们记账——编制账目。

我们来逐一查看其详细内容。

1．簿记。在这里的关键要素就是保有一本现金账簿，记录俱乐部所有的现金和银行交易。现金账簿最好是有分析栏目，这样可以让你能够把收入和费用放置到合适的标题之下，比如会费、吧台营业收入、舞会门票销售，等等。然后你可以按照下面的程序进行：

（a）在每个月的月末，都要计算现金账簿的余额，你得到的数字要和银行对账单以及现金清点的数字保持一致。

（b）每一个月都要对分析栏目进行合计。加上前一个月的那些数字，你就可以得到这一年到目前为止的数字。这样可以给委员会的例行会议提供有用的信息，也可以节省年底你在编制账目时所需要的时间。这种现金账簿的汇总有时候也可以叫做收支账。

2.决算账。正如我们在前面已经看到的那样，它可以为一个组织产生出一整套账目，通过对现金账簿进行适当的调整，完成应计款项、预付款、固定资产折旧等项目。

一家俱乐部的这一整套账目和一家企业的账目会有哪些不同？研究一下表16.1谢伯恩板球俱乐部的账目。我还要用下面的注释来着重说明这些主要的区别。

注释1　我们已经看到，一家俱乐部主要的目的并不是盈利。其主要营业账目因此叫做收支账而不是损益账。

注释2　俱乐部通常会举行各种活动来筹集资金。这些活动的目的是要盈利！通常也要对这些活动是盈利还是亏损予以报告，这时往往是给出一个数字，而不是在一边表示收入，另一边表示支出，让会员们自己去得出结果。

注释3　许多俱乐部都经营酒吧作为主要的收入来源。常常会建立独立的酒吧购销账，编制时要考虑期初和期末库存，考虑到像经营酒吧的服务人员的工资这样的成本。

注释4　在俱乐部这样的场合，净利润常被说成是盈余，净亏损是亏空。这又一次反映出盈利不是俱乐部的主要目的。

注释5　俱乐部的资本被叫做基金。累计基金一词是表示基金将随着每年的盈余得到增加。

我们能够看出，主要的区别是在术语的不同和俱乐部各项活动的信息表达的不同。在进入账目的编制技巧的学习之前，先来试着回答下面的问题：

练习16.8

把下面两列给出的项目对应起来：

表16.1　谢伯恩板球俱乐部

16.10　会费

会费的数额在一个会计年度里应该贷记到收支账，可能计算起来有些复杂，特别在实践上和会计理论上有些不同。

什么是会费？这是由会员按年度交纳，用作俱乐部的运转费用。这笔数额通常是由每年的会员大会决定的一个固定数额，会员一般要在俱乐部的财务年度开始的时候交纳。

按照正确的会计原则，收支账应该贷记在当前的会计年作为来自会员的会费。可以这样来分析：

在实践中，这最后的一节通常不会包括其中。如果一个会员到了年底还没有交纳会费，通常他就会被俱乐部除名了，也就不再指望他交纳了。如果你在做考试题，你就需要将它作为收入，把这数额放在“收入，应得”——作为一项流动资产。

练习16.9

特伦特浩体育俱乐部有五十名会员。1989年的年度会费是10英镑。在1988年里，有十位会员交纳了他们1989年的会费，在1989年里，收到了380英镑的会费。根据一般的会计原则，在1989年的收支账上应该贷记多少？

选择出正确的答案：

在完成这一章之前，我们现在希望你能够做出下面的练习。这些将帮助你评估自己对本章内容的理解，给你提供一个机会来练习编制俱乐部和协会的账目。

练习16.10

10.1　给“非法人团体”一词下个定义。

10.2　为什么俱乐部需要有一个章程？简单说明其原因。

10.3　寇里特橄榄球俱乐部经营着一个酒吧。到了这一年度结束的12月31日，出纳员能够确认的情况如下：

编制这一年度的酒吧购销账。

（记住，要使用你在本章前面学习过的得出购买数字的那种技术。 ）

10.4　1989年收到的1990年度的会费在1989年的资产负债表上应该作为什么？

10.5　下面的信息是一家俱乐部的收入和支出情况：

1.未付租金在这一年开始时是18英镑；在这一年里支付了80英镑；到了这一年的年底，还欠28英镑。

2.这一年开始时，到期未交的会员会费是120英镑；在这一年里收到了4,580英镑，其中包括预先交纳的40英镑。

3.预付的缴费在这一年开始时是400英镑；在这一年里缴纳了1,900英镑，其中包括下一年度的300英镑。

计算出在这一年的收支账上显示出来的租金、会费收入和缴费的数额。

10.6　下面这些信息是来自现金账簿，记录了截至当年12月31日这一年度休闲港湾社交俱乐部的活动情况：

旧家具的折旧是根据其净账面价值，新购买的家具的折旧是根据其成本，比率都是10%。

酒吧的库存截至12月31日是960英镑，酒吧欠债权人供货商的款项是1,380英镑。编制俱乐部这一年度酒吧的购销账和收支账，以及12月31日的资产负债表。

我们希望你能够设法完成全部的练习，不会感到太难，假如能够这样你一定会有信心做好出纳员的工作。如果你能试着完成下面的行动，会有助于你对这个问题的理解，起到锦上添花的效果。

行动

和学习其他的主题内容一样，还是要看你能不能得到一个实际生活中的例子。如果你属于某家俱乐部或者知道有人准备帮助你，那就和出纳员联系一下。请他给你看一看他所做的记录，以及他用来记录俱乐部交易的系统。查看一下俱乐部的章程和账目的副本，概括了解一下俱乐部的运转情况，以及发送给会员的信息。试试看能不能参加一次年度的会员大会——这可说不准，也许有人会选你做出纳员哩！