报表格式定义

第二节　报表格式定义

一、建立新表

启动UFO报表管理系统后，选择菜单“文件→新建”，屏幕出现一张空表，如图5－5所示。其中的主菜单包括：“文件”、“编辑”、“格式”、“数据”、“工具”、“窗口”和“帮助”。

图5－5　报表窗口

二、设置报表

新表创建完成后，应进行报表的格式设计，报表格式设计是制作报表的基本步骤，它决定了整张报表的外观和结构。

一张完整的会计报表包括以下四个部分。

（1）标题：给定的报表固定标题，即报表的文件名。

（2）表头：报表表格线以上的部分以及用来框定报表主体结构内容的报表栏目名称（即列标题）。有些报表软件直接将表头和栏目标题视为一个整体，并将这个整体称为表头。报表栏目和栏目标题决定了报表中每一栏目的类型、宽度等基本格式属性。一般报表的栏目只有一层，称为基本栏。只有一个层次栏目的报表称为简单报表，具有多个层次栏目的报表称为复合报表。

（3）表体：即报表的主体，表体由横向的若干栏和纵向的若干行组成，即报表单元。

（4）表尾：指报表表格线以下对报表主体内容进行辅助说明的部分。一般报表都有责任人签章和报出日期，有些报表表尾还有一些实质性或说明性的内容。

会计报表格式设置的主要内容有：报表大小、画表格线、标题、表日期、表头、表体、表尾、固定栏目的内容、单元属性等。进行报表格式设计，可使用报表软件中提供的菜单功能进行操作，也可使用命令操作。

例5－1

使用UFO报表管理系统软件，自定义一张“资产负债表”报表，格式设计如下。

1．设置表尺寸

设置表尺寸是指设置报表的行数和列表，设置前事先根据所要定义的报表大小计算该表所需的行、列，然后再设置。

设置表尺寸的操作步骤如下。

图5－6　“表尺寸”窗口

（1）选择菜单“文件→新建”，系统自动生成一张空白表。

（2）选择菜单“格式→表尺寸”，打开“表尺寸”窗口，如图5－6所示。

（3）在“行数”文本框输入“16”，在“列数”文本框输入“8”。

（4）单击“确认”按钮，即可得到如图5－7所示的表格。

2．定义行高与列宽

定义列宽应以能够放下本栏最宽数据为原则，否则在生成报表时会产生数据溢出的错误。

定义行高的操作步骤如下。

（1）选择需要调整的单元所在行，如A1∶H1。

（2）选择菜单“格式→行高”，打开“行高”窗口，如图5－8所示。

（3）在“行高”文本框输入需要的行高“7”。

（4）单击“确认”按钮。

3．画表格线

报表的尺寸设置完之后，对报表输出时，该报表是没有任何表格线的，为了满足查询和打印的需要，还需要在适当的位置上画表格线。

画表格线的操作步骤如下。

（1）选中报表需要画线的区域，如A3∶H6。

（2）选择菜单“格式→区域画线”，打开“区域画线”窗口，如图5－9所示。

（3）单击“网线”单选按钮，选择“画线类型”为“网线”，选择“样式”为细实线。

（4）单击“确认”按钮。

图5－7　报表表格

图5－8　“行高”窗口

图5－9　“区域画线”窗口

4．定义组合单元

把几个单元作为一个单元来使用，组合单元实际上就是一个大的单元，所有针对单元的操作对组合单元均有效。

定义组合单元的操作步骤如下。

（1）选择需合并的区域，如C1∶F1。

（2）选择菜单“格式→组合单元”，打开“组合单元”窗口，如图5－10所示。

（3）单击“整体组合”或“按行组合”按钮，该单元即合并成一个整体。

5．输入项目内容

项目内容是指报表的固定文字内容，主要包括表头、表体项目、表尾项目等。

输入项目内容的操作步骤如下。

图5－10　“组合单元”窗口

（1）选中需要输入内容的单元或组合单元。

（2）输入相关文字内容，例如，在C1∶F1组合单元内输入“资产负债表”并使其居中，如图5－11所示。

图5－11　输入报表项目内容

注意：在需要报表项目时，编制单位、日期一般不需要输入，UFO报表一般将其设置为关键字。

6．设置单元属性

设置单元属性是指设置单元类型、数据格式、对齐方式、字体、字号、颜色以及边框样式等内容。

例如，将报表的标题“资产负债表”定义为楷体加粗，字号定义为14，居中；将A3∶H16设置为居中，将A2∶H2设置为10号字；将制作人后面的一个单元设置为字符单元，以便能够输入制作人的姓名。

选中单元后选择菜单“格式→单元格属性”，打开“单元格属性”窗口，如图5－12所示。

图5－12　“单元格属性”窗口

其中最重要是单元类型的设置。在新建的报表中所有单元的单元类型均默认为数值型；格式状态下输入的内容均默认为表样单元。字符单元与数值单元输入后只对本表页有效，表样单元输入以后对所有的表页有效。

三、定义关键字

定义关键字主要包括设置关键字和调整关键字在表页上的位置。关键字主要有六种：单元名称、单元编号、年、季、月、日，另外还包括一个自定义关键字。在使用时可以根据实际需要任意设置相应的关键字。

一个关键字在该表中只能定义一次，即同表中不能有同样的关键字。关键字在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入。

1．设置关键字

设置关键字的步骤如下。

（1）选中需要输入关键字的单元，如A2∶C2。

（2）选择菜单“数据→关键字→设置”，打开“设置关键字”窗口，如图5－13所示。

图5－13　“设置关键字”窗口

（3）单击“单位名称”单选按钮。

（4）单击“确定”按钮。重复步骤（2）～（4），选择单元“D2”将“年”定义为关键字、选择单元“E2”将“月”定义为关键字，经设置后的状态如图5－14所示。

图5－14　关键字的设置

2．调整关键字位置

关键字位置是指关键字在某单元或组合单元中的起始位置。同一个单元或组合单元的关键字定义完之后，可能会重叠在一起，所以还需要对关键字的位置进行调整。

调整关键字位置必须输入关键字的相对偏移量。偏移量的值若为负数表示向左移，若为正数则表示向右移。

调整关键字位置的操作步骤如下。

（1）选择菜单“数据→关键字→偏移”，打开“定义关键字偏移”窗口，如图5－15所示。

图5－15　“定义关键字偏移”窗口

（2）在需要调整位置的关键字后面输入偏移量，例如，在“年”、“月”文本框中，分别输入“－10”、“－25”。

（3）单击“确定”按钮。