报表审核公式主要用于

第四节　报表数据处理

报表数据包括报表单元的数值和字符，以及游离于单元之外的关键字。数值单元只能接受数字，而字符单元既能接受数字又能接受字符。数值单元和字符单元可以由公式生成也可以由键盘输入，关键字的值则必须由键盘录入。

报表数据处理主要包括生成报表数据（即编制报表）、审核报表数据和舍位平衡等工作，数据处理工作必须在数据状态下进行，处理时计算机根据已定义的单元公式、审核公式和舍位平衡公式自动进行数据采集、审核及舍位等操作。

报表数据处理一般是针对某一特定表页进行的，因此在数据处理时还涉及表页的操作，如表页的增加、删除、插入、追加等。

一、报表数据生成

报表系统在“格式”状态下定义的表头、表体、表尾以及报表公式等完成后，可以通过单击“格式”按钮，由“格式”状态转换为“数据”状态，报表会自动计算出相应报表的数据，生成所需要报表，或者通过“报表重算功能”也可以生成报表数据。

生成报表又称为编制报表，是制作报表中不可缺少的环节，生成报表的过程是在人工控制下由计算机自动完成的。利用已经设置好的报表结构文件，运用其中的运算公式从相应的数据源中采集数据，填入相应的单元中，从而得到报表数据。

值得注意的是，大多数的会计报表都与日期有密切联系。在定义报表结构时，可以无日期限制，但是在生成报表时必须确定其日期。例如，“资产负债表”和“利润表”等会计报表，一般必须在月末结账以后才能生成。若在月中进行报表生成，即使所有报表公式都正确，也会生成一张数据错误的报表。

可以在编制报表时反复使用已经设置的报表公式，并且在不同的会计期间可以生成不同结果的报表，而同一报表结构在同一会计日期内多次进行报表生成得到的结果是相同的。如果在报表生成时系统提示公式有误，则必须修改报表格式或公式，修改完毕后，重新进行报表计算，才能得到按新结构生成的会计报表。

例5－5

利用前面设置的报表样式和001账套的账簿数据，生成本月的资产负债表。

1．格式状态与数据状态的切换

进入报表数据处理状态既可以使用菜单进入，也可以直接单击“数据／格式”进入。

在格式状态下，单击报表左下角的“格式”按钮进入报表的数据状态；在数据状态下，单击报表左下角的“数据”按钮进入报表的格式状态。

或者选择菜单“文件→打开”，在“打开”窗口中，选择“资产负债表”，单击“打开”按钮，如图5－26所示。

图5－26　格式状态与数据状态的切换

2．录入关键字

关键字是表页定位的特定标志，每一张表页均对应不同的关键字，输入时表页的关键字会随同单元一起显示。在格式状态下设置完成关键字以后，只有在数据状态下对其实赋值才能真正成为表页的鉴别标志，为表页间、表间的取数提供依据。

例5－6

设关键字的名称为“环球电脑”，年份为2007年。

录入关键字的操作步骤如下。

（1）选择菜单“数据→关键字→录入”，打开“录入关键字”窗口，如图5－27所示。

（2）在“单位名称”文本框中输入“环球电脑”。

（3）在“年”文本框输入“2007”。

（4）在“月”文本框输入“1”。

（5）单击“确认”按钮。

（6）系统提示“是否重算第1页？”，如图5－28所示，单击“是”按钮，系统会自动根据公式计算1月份数据。

图5－27　“录入关键字”窗口

图5－28　系统提示窗口

3．整表重算

当完成报表的格式设计并完成账套初始和关键字的录入之后，如果正确定义了报表单元公式，并正确完成了账簿的记账，则利用“整表重算”功能可以计算并产生指定账套、指定报表时间的正确报表数据。

例如，计算杭州新汇有限公司2005年1月的资产负债表的数据。

整表重算的操作步骤如下：选择菜单“数据→整表重算”，系统提示“是否确定全表重算？”，单击“是”按钮，系统会自动根据单元公式计算并生成新的资产负债表数据。

注意：在编制报表时可以选择“整表重算”，也可以选择“表页重算”。两者的主要区别在于“整表重算”是将该表的所有表页全部进行计算，而“表页重算”仅是将当前表页的数据进行计算。

二、表页管理

1．插入和追加表页

在一个报表中增加表页有追加和插入两种方式。插入表页即在当前表页前面增加新的表页，追加表页即在最后一张表页后面增加新的表页。

单击屏幕左下方的“格式”按钮，使报表处于“数据”状态。点取要插入表页的表页页标，使它成为当前表页，然后选择菜单“编辑→插入／表页”，系统将弹出“插入表页”窗口。在“插入表页数量”文本框中输入要插入的表页数，确认后在当前表页之前就增加了新表页。追加表页时则选取“追加／表页”功能。

2．交换表页

交换表页是指两张或两张以上的报表相互交换数据。交换时，要确保报表处于数据状态，然后选择菜单“编辑→交换／表页”，系统将弹出“交换”窗口，在“源表页号”和“目标表页号”文本框中输入要互相交换位置的表页页号。可以一次交换多个表页，多个表页号间用逗号隔开。

3．删除表页

删除表页是将指定的整个表页删除，报表的表页数相应减少。删除时，应确保报表处于数据状态，然后选择菜单“编辑→删除／表页”，系统将弹出“删除表页”窗口。如果不指定表页号和删除条件，则确认后删除当前表页；如果要删除指定的表页，则在“删除表页”文本框中输入要删除的表页号。可以同时删除多张表页，多个表页号之间用逗号隔开。

4．表页排序

UFO报表管理系统提供了表页排序功能，可以按照表页关键字的值或者按照报表中的任何一个单元的值重新排列表页。“第一关键值”指根据什么内容对表页进行排序；“第二关键值”指当有表页的第一关键值相等时，按照此关键值排列；“第三关键值”指当有多张表页用第一关键值和第二关键值还不能排列时，按照第三关键值排列。

注意：以关键字为关键值排序时，空值表页在“递增”时排在最前面，在“递减”时排在最后面。

5．查找和定位

查找和定位都是为了在存在多张报表和多表页的情况下，快速地找到所需要的报表。

查找分为查找表页和查找可变区。查找表页是根据给定的条件，在报表中找到符合条件的表页，并使它成为当前表页。

查找时，应确保报表处于数据状态，选择菜单“编辑→查找”，将弹出“查找”窗口，在“查找内容”中选择“表页”，在“查找条件”框中定义查找条件。单击“查找”按钮后，第一个符合条件的表页将成为当前表页。单击“下一个”按钮后，下一个符合条件的表页将成为当前表页。如果没有符合条件的表页，或查找过程已到达最后一个符合条件的表页时，状态栏中将显示“满足条件的记录未找到！”。

三、审核报表数据

会计报表的机内审核有别于总账等系统中的审核，它是根据会计报表的某些单元之间存在的内在联系，设置相应的报表钩稽关系，即报表审核公式，并执行报表审核，以验证报表的正确性。

在实际应用中，只要报表中数据发生变化，都必须进行审核。审核时，执行审核功能后，系统将按照审核公式逐条审核表内的关系。通过审核不仅可以找出一张报表内部的问题，还可以找出不同报表文件中的问题。当报表数据不符合钩稽关系时，系统会自动提示错误信息。

一般来说，显示报表出现错误的原因主要表现在：单元公式出现语法等错误，审核公式本身错误，账套（出现变量找不到）或账套数据等数据源错误等。如果按照错误信息改正了错误后，需要重新进行计算，并再次进行审核，直到不出现任何错误信息，表示该报表各项钩稽关系正确。

报表审核的操作步骤如下。

（1）选择菜单“数据→审核”，系统自动对报表数据按审核公式逐条审核表内的关系，并输出审核结果如图5－29所示。

图5－29　审核报表数据

（2）如表中的数据满足钩稽关系，将在报表左下角显示“完全正确”，如图5－30所示。

（3）如表中的数据不满足设置的钩稽关系，将弹出设置的提示信息（即显示MESSAGE后的信息），如图5－31所示。

图5－30　报表数据的钩稽关系

图5－31　不满足钩稽关系系统的提示

对提示信息单击“确定”按钮后可继续审核其余的公式，最后报表窗口左下角将显示“审核错误！”信息。

对报表进行审核，有错误可以及时调整并重新进行审核，直到不出现任何提示信息。每当对报表数据进行过修改或重新计算后，都应该进行审核，以保证报表各项钩稽关系正确。如果检查没有问题，则说明该报表各项钩稽关系正确，本期的报表编制无误，接下来就可以将此表页保存、打印输出等。

四、舍位平衡

当报表在汇总或合并时，由于不同报表的数据单位可能不尽相同，利用舍位平衡操作，可以将不同报表的数据单位进行统一。

进行舍位操作时，可在系统提供的功能中执行舍位平衡操作，系统按定义的舍位平衡关系对指定区域的数据进行舍位，并按平衡公式对舍位后的数据进行调整使其平衡，然后将舍位平衡处理后的数据处理存入指定的新表中，并将舍位后的报表置于当前活动报表。

舍位平衡的操作步骤如下。

（1）选择菜单“数据→舍位平衡”，如图5－32所示。

（2）系统会自动根据前面定义的舍位公式，对指定区域中的数据进行舍位操作，并按照平衡公式对舍位后的数据进行平衡调整，将舍位平衡后的数据存入指定的报表文件“SWB”中。

图5－32　舍位平衡的执行

五、报表模板

选择菜单“格式→报表模板”，使用系统预置的报表模板。

报表模板选择完成之后，单击“确认”按钮，系统会提示“模板格式将覆盖本报表格式，是否继续”，单击“确定”按钮执行覆盖并采用新模板的格式，单击“取消”按钮表示放弃采用新模板格式。

六、报表输出与维护

（一）报表的编制

报表编制的基本原理是，系统调用载有设置好的报表结构的文件，使其中的运算公式能从相应的数据源中提取数据并填人相应的报表单元中，从而得到完整的数据表。系统将按照用户的事先设置自动生成一个用来保存得到的数据表的文件。在报表编制过程中，系统将对取数公式的格式进行检查，如发现语法或句法错误，将以某种方式给予警示。

报表编制的操作过程如下。

（1）选择“编制报表”命令或执行报表“编制”命令。

（2）选择所要编制的报表。如果需要编制的不是当期报表，或者在设置报表时预留了与生成报表相关的报表参数，则需要同时选择或输入参数值。

（二）报表的输出与汇总

（1）报表输出：有屏幕显示输出和打印输出两种基本方式。系统还可以打印空白报表和报表指标取数公式清单，以供用户检查格式或公式。

（2）报表汇总：指将结构相同而数据不同的两张报表经过简单叠加后生成一张新的报表，主要用于同一报表不同时期的汇总以便得到某一期间的总计数据，或者对同一单位不同部门的同一张报表的汇总，以得到整个单位的合计数字。报表汇总功能不能用于编制合并报表。

（三）报表的维护

报表维护的基本项目有报表备份、报表恢复、报表删除、报表结构复制等。报表系统所提供的其他维护功能如下。

（1）报表删除功能：为了系统的正常运行，需要定期（一般系统中只需保留1～2年数据即可）从系统中删除以前年度的旧表。

（2）报表结构复制功能：用户可选择已定义的结构类似的报表进行复制，对复制过来的报表结构按需要进行修改即可使用，从而减少用户对报表进行初始设置的工作量。

【本章小结】

会计报表系统是整个会计信息系统的一个重要的系统，可以适应不同行业不同地区不同时间对会计报表编制的客观要求将计算机数据处理技术与会计报表的编制方法进行有机的结合。

本章的重点是报表格式设计，单元格属性设置，计算公式设置，报表数据处理和报表输出与维护。本章的难点是报表的设置，计算公式的设置，报表审核公式设置。

【思考与练习】

一、单项选择题

1．以下哪项不是UFO报表系统的功能（　　）。

A．导入标准财务数据

B．可管理多达99　999张相同格式的报表表页

C．制作10种图式的分析图表

D．联查有关凭证

2．UFO报表系统中同一报表文件的表页可以是（　　）。

A．不同格式不同数据　　B．不同格式同样数据

C．相同格式不同数据　　D．相同格式相同数据

3．在D列之前插入一列时，用“？D10”表示的单元将发生哪种变化（　　）。

A．单元名变为“E10”　　B．单元名变为D11

C．单元名变为D10　　D．单元名变为E11

4．选出正确格式的审核公式（　　）。

A．B43＝E43MESS“期末资产总计与负债及核算总计不等！”

B．C43＝E43MESS“期末资产总计与负债及权益总计不等！”

C．C17＝∑（C6∶C16）

D．B17＝∑（B6∶B16）

5．UFO报表需要进行舍位计算时，应如何操作，才能获得舍位后的报表（　　）。

A．在数据状态下执行舍位操作

B．在格式状态下编制舍位公式，在数据状态下执行舍位操作

C．在表页计算时，同时执行舍位计算

D．在表页重算时，同时执行舍位计算

6．报表系统编制会计报表和进行有关的财务分析，其数据主要取自于（　　）子系统。

A．报表处理　　B．工资核算　　C．账务处理　　D．成本核算

二、多项选择题

1．UFO报表系统具有以下哪些功能（　　）？

A．设计报表格式　　B．从总账中取数　　C．文档编辑　　D．制作动画

2．在UFO报表中，舍位平衡公式需要确定下列哪些条件（　　）？

A．舍位单元　　B．舍位表名　　C．舍位位数　　D．舍位区域

3．以下哪些是UFO报表系统中报表数据查询的输出形式（　　）？

A．整张表页　　B．整个报表文件

C．多张表页的局部内容　　D．任意选定内容

4．在编制UFO报表时，可用（　　）方式设置表格线。

A．单元属性　　B．区域画线　　C．区域填充　　D．套用格式

5．在UFO报表管理系统中，下列哪些是正确的操作（　　）。

A．在格式状态下向单元格输入的数据是表样类数据

B．对于字符型单元只能在数据状态下输入数据

C．需要设置组合的单元必须具有相同的单元类型

D．各表页同样位置上的表样单元的内容和显示方式都相同

6．以下哪些类型是UFO报表的单元类型（　　）？

A．表样型　　B．字符型　　C．逻辑型　　D．数值型

7．舍位位数为4表示舍位区域中（　　）。

A．所有数据舍位保留小数后4位

B．所有数据的小数点向左移动4位

C．所有数据除以10　000

D．所有数据保留小数后4位

8．下列哪些操作必须在数据状态下完成（　　）。

A．表页重算　　B．审核操作　　C．设置列宽　　D．单元组合

9．UFO报表可以将下列哪些类型的数据文件采集到UFO报表文件中（　　）？

A．doc　　　B．jpg　　　C．txt　　　D．dbf

三、判断题

1．UFO报表管理系统是报表事务处理的工具。　　　　　（　　）

2．在UFO报表管理系统中，单元中的数据类型只有表样型，数值型和字符型3种。　　　　　（　　）

3．执行UFO报表审核操作能更正数据错误。　　　　　（　　）

4．UFO报表管理系统可在同一表页上插入多个图形。　　　　　（　　）

5．在一个UFO报表文件中，选择了“月”作为关键字，还可以用自定义方式再定义“月”作为另一个关键字。　　　　　（　　）

四、简答题

1．UFO报表管理系统的主要功能有哪些？

2．如何进行报表格式设计？

3．UFO报表管理系统共提供了哪些关键字？如何定义关键字？

4．如何进行报表单元公式编辑？

5．如何生成报表数据？

6．报表数据维护包括哪些内容？