会计凭证的填制与审核

第一节　会计凭证的填制与审核

会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，也是登记账簿的依据。因此，企业、事业单位在处理任何经济业务，如现金的收付、物资的进出、往来款项的结算等，都必须及时取得或填制真实、准确的书面证明，即经办业务的有关人员必须按照规定的程序和要求认真填制会计凭证，记录经济业务发生或完成的时间、经济业务的内容。涉及的有关单位和经办人员要签名盖章（有的凭证还需要加盖公章），以便对会计凭证的真实性和正确性负责。

一、会计凭证的种类

会计凭证按其填制的程序和用途的不同可以分为原始凭证和记账凭证两种。

（一）原始凭证

原始凭证是记录经济业务已经发生、执行或完成，用以明确经济责任，作为记账依据的最初的具有法律效力的书面证明文件。如出差乘坐的车船票、采购材料的发货票、到仓库领料的领料单等。原始凭证是在经济业务发生过程中直接产生的，是经济业务发生的最初证明，在法律上具有证明效力。原始凭证按其取得的来源不同，可以分为自制原始凭证和外来原始凭证两类。

1．自制原始凭证

自制原始凭证是指在经济业务发生、执行或完成时，由本单位的经办人员自行填制的原始凭证，如收料单、领料单、产品入库单等。自制原始凭证按其填制手续的不同，又可分为一次凭证、累计凭证、汇总原始凭证和记账编制凭证四种。

（1）一次凭证。

一次凭证是指只反映一项经济业务，或者同时反映若干项同类性质的经济业务，其填制手续是一次完成的会计凭证。例如：企业购进材料验收入库，由仓库保管员填制的“收料单”；车间或班组向仓库领用材料时填制的“领料单”；报销人员填制的、出纳人员据以付款的“报销凭单”等。

（2）累计凭证。

累计凭证是指在一定期间内，连续多次记载若干不断重复发生的同类经济业务，直到期末，凭证填制手续才算完成，以期末累计数作为记账依据的原始凭证。如工业企业常用的限额领料单等。

（3）汇总原始凭证。

汇总原始凭证是指在会计核算工作中，为简化记账凭证的编制工作，将一定时期内若干份记录同类经济业务的原始凭证按照一定的管理要求汇总、编制成一张汇总凭证，用以集中反映某项经济业务总体发生情况的会计凭证。如“发料凭证汇总表”、“收料凭证汇总表”、“现金收入汇总表”等都是汇总原始凭证。

汇总原始凭证只能将同类内容的经济业务汇总填列在一张汇总凭证中。在一张汇总凭证中，不能将两类或两类以上的经济业务汇总填列。汇总原始凭证在大中型企业中使用得非常广泛，因为：它可以简化核算手续，提高核算工作效率；它能够使核算资料更为系统化，使核算过程更为条理化；它能够直接为管理者提供决策时需要的某些综合指标。

（4）记账编制凭证。

记账编制凭证是根据账簿记录和经济业务的需要编制的一种自制原始凭证。记账编制凭证是根据账簿记录，把某一项经济业务加以归类、整理进而重新编制的一种会计凭证。例如，在计算产品成本时，编制的“制造费用分配表”就是根据制造费用明细账记录的数字按费用的用途填制的。

2．外来原始凭证

外来原始凭证是指在同外单位发生经济往来业务时，从外单位取得的凭证。外来原始凭证都是一次凭证。如企业购买材料、商品时，从供货单位取得的发货票，就是外来原始凭证。

（二）记账凭证

记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证或汇总原始凭证，确定经济业务应借、应贷的会计科目和金额而填制的，作为登记账簿直接依据的会计凭证。记账凭证按其适用的经济业务可分为专用记账凭证和通用记账凭证两类。

1．专用记账凭证

专用记账凭证是用来专门记录某一类经济业务的记账凭证。专用凭证按其所记录的经济业务与库存现金和银行存款的收付有无关系，又分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种。

（1）收款凭证。

收款凭证是用来记录库存现金和银行存款等货币资金收款业务的凭证，它是根据库存现金和银行存款、收款业务的原始凭证填制的。

（2）付款凭证。

付款凭证是用来记录库存现金和银行存款等货币资金付款业务的凭证，它是根据库存现金和银行存款、付款业务的原始凭证填制的。

收款凭证和付款凭证是用来记录货币收付业务的凭证，它们既是登记库存现金日记账、银行存款日记账、明细分类账及总分类账等账簿的依据，也是出纳人员收付款项的依据。出纳人员不能依据库存现金、银行存款收付业务的原始凭证收付款项，而必须根据会计主管人员或指定人员审核批准的收款凭证和付款凭证收付款项，以加强对货币资金的管理，有效地监督货币资金的使用。

（3）转账凭证。

转账凭证是用来记录与库存现金、银行存款等货币资金收付款业务无关的转账业务（在经济业务发生时不需要收付库存现金和银行存款的各项业务）的凭证，它是根据有关转账业务的原始凭证填制的。

转账凭证是登记总分类账及有关明细分类账的依据。

2．通用记账凭证

通用记账凭证是指只以一种格式记录全部经济业务的记账凭证。（其格式不再分为收款凭证、付款凭证和转账凭证）。

在经济业务比较简单的经济单位，为了简化凭证可以使用通用记账凭证，记录所发生的各种经济业务。

二、会计凭证的填制与审核

（一）原始凭证的填制与审核

1．原始凭证的要素

（1）原始凭证的名称。

（2）原始凭证的编号。

（3）填制原始凭证的日期。

（4）接受原始凭证单位名称或个人姓名，填制单位名称或填制人姓名。

（5）经济业务简要内容。

（6）经济业务的金额（单价、数量）。

（7）有关人员（部门负责人、经办人员）的签名盖章。

2．原始凭证的填制要求

（1）真实可靠。

原始凭证所反映的经济业务必须合法，其内容和数字必须客观真实，符合有关经济业务的实际情况。

（2）填制及时。

原始凭证应在经济业务发生或完成的当时、当地，及时进行填写或及时取得，任何人不得以任何借口拖延不办或迟办，以避免延误会计核算；并按照规定程序，及时送交财会部门，由财会部门加以审核，并据以编制记账凭证，以确保会计资料经济信息的时效性。

（3）内容完整。

经济业务发生或完成后，必须按照规定的原始凭证各要素逐项进行填写，内容完整、齐全，不得遗漏或简略。有关经办单位或人员必须按法规要求认真签章，做到经济责任明确、各负其责。

（4）填写清楚。

①各种凭证要用蓝、黑墨水书写，文字要简要，字迹要清楚、易于辨认。不得使用国务院未公布的简化字；阿拉伯数字要逐个写清楚，不得连写；在合计金额前应填写人民币符号“￥”；空白金额行应加斜线注销；属于套写的凭证，一定要写透，不要上面清楚、下面模糊。

②金额数字的大小写要符合规范，正确填写。金额数字的大写应一律使用壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、零、佰、仟、万、亿等，单位用元、角、分等，不得乱造简化字；金额数字中间有“0”字时，如小写金额￥1　002．50，大写金额中可以只写一个“零”字，为“壹仟零贰元伍角整”；大写金额中有角、分的，分字后面不写“整”字；银行结算制度规定的结算凭证、预算的缴款凭证、拨款凭证，企业的发票、收据、提货单、运单、合同、契约，以及其他规定需要填列大写金额的各种凭证，除填小写金额外，必须有大写的金额。

③各种凭证不得随意涂改、刮擦、挖补，填写错误需要更正时，应用画线更正法，即将错误的文字和全部数字用红色墨水画线注销，再将正确的数字和文字用蓝色笔写在画线部分的上面，并签字盖章。如：将158元误写成185元，应更正为但提交银行的各种结算凭证的大、小写一律不得更改，如填写错误，应加盖“作废”戳记，重新填写。

④各种凭证必须连续编号，以便查考。有些凭证如果已预先印定编号，如支票、发票等，在写错作废时，应加盖“作废”戳记，全部保存，不得撕毁。

3．原始凭证的审核

审核会计凭证是正确组织会计核算和进行会计检查的一个重要方面，也是实行会计监督的一个重要手段。会计凭证的审核，主要是对各种原始凭证的审核。各种原始凭证，除由经办业务的有关部门审核外，最后要由会计部门进行审核。及时审核原始凭证，是对经济业务进行的事前监督。审核原始凭证，主要是审查以下两方面的内容。

（1）合法性审核。

审查发生的经济业务是否符合国家的政策、法令和会计制度的规定，有无违反财经纪律等违法乱纪行为。如有违反（如伪造凭证、涂改凭证和虚报冒领等不法行为），会计人员应扣留原始凭证，并根据《中华人民共和国会计法》规定，向领导提出书面报告，请求严肃处理。

（2）合规性审核。

审查原始凭证填写的内容是否符合规定的要求，凭证所记录的经济业务是否符合实际情况，应填写的项目是否齐全，数字和文字是否正确，书写是否清楚，有关人员是否已签名盖章等。手续不完备或数字计算有错误的凭证，应由经办人员补办手续或更正错误。

原始凭证的审核，是一项严肃而细致的工作，会计人员必须坚持制度，坚持原则，履行会计人员的职责。

（二）记账凭证的填制与审核

1．记账凭证的内容

（1）记账凭证名称。

（2）记账凭证的填制日期。

（3）记账凭证的顺序编号。

（4）经济业务的摘要。

（5）经济业务所涉及的会计科目。

（6）经济业务所涉及的金额。

（7）记账凭证所附原始凭证件（张）数。

（8）有关责任人的签名或者盖章。

2．记账凭证的填制要求

填制记账凭证除必须严格按照填制原始凭证的要求操作以外，还必须注意以下几个方面。

（1）认真审核原始凭证。

对经济业务发生后取得或填制的原始凭证进行认真、严格的检查和审核，经确认其内容真实、准确无误后，方可填制相应的记账凭证。

（2）确定采用何种记账凭证。

会计人员应根据审核无误的原始凭证所反映的经济业务性质，合理地选用记账凭证（收款凭证、付款凭证、转账凭证，收支业务不多的单位可以使用通用的记账凭证）来记录各项经济业务。

（3）正确填写摘要。

摘要栏应简单明了地填写经济业务的要点，文字说明应简练概括。依据经济业务的特点填好摘要栏，对查阅凭证、登记账簿都十分重要。

（4）准确填写记账凭证的日期。

收、付款业务因为要登入当天的日记账，记账凭证的日期应是货币资金收付的实际日期，但是与原始凭证所记载的日期不一定一致。转账凭证以收到原始凭证日为日期，但在摘要栏要注明经济业务发生的实际日期。

（5）记账凭证依次编号。

记账凭证必须按月连续编号，以便于记账、查账，防止散落、丢失，要根据不同的情况采用不同的编号方法。

如果企业的各种经济业务的记账凭证采用统一的一种格式（通用格式），凭证的编号可采用顺序编号法，即按月编顺序号。业务极少的单位可按年编顺序号。如果是按照经济业务的内容加以分类，采用三种格式的记账凭证，记账凭证的编号应采用字号编号法，即把不同类型的记账凭证用字加以区别，再将同类记账凭证顺序号加以连续。三种格式的记账凭证，采用字号编号法时，具体地分别编为“收字第＊＊号”、“付字第＊＊号”、“转字第＊＊号”。例如，8月18日收到一笔现金，是该月第28笔收款业务，记录该笔经济业务的记账凭证的编号为“收字第28号”。如果一笔经济业务需要填制一张以上的记账凭证时，记账凭证的编号可采用分数编号法。

（6）注明所附原始凭证的件（张）数。

在记账凭证上，必须注明所附原始凭证的件（张）数，并将有关原始凭证整理后，附在该记账凭证后面，表明一项经济业务发生后所涉及的、填制的全部会计凭证（结账和更正错账的凭证除外）。

（7）填写会计科目和编制会计分录。

按经济业务的性质，对原始凭证的内容进行归类后，即在记账凭证上填写所涉及的会计科目（包括一级科目、子目或细目），会计科目应写全称，不得简写或只写编号而不写名称，不得用“、、”代替会计科目。必须按照会计制度统一规定的会计科目，根据经济业务的性质编制会计分录，以保证核算的口径一致，便于综合汇总。应用借贷记账法编制分录时，要编制简单会计分录或复合会计分录，以便从账户对应关系中反映经济业务的情况。

（8）规范地填写金额栏数字。

记账凭证的金额必须与原始凭证的金额相符。在填写金额数字时，阿拉伯数字的书写要规范，行次、栏次的内容要对应明确。金额数字要填写至分位，如果“角”位、“分”位没有数字要写“00”字样，如：518．00元。如果“角”位有数字，分位没有数字，则要在分位上写“0”字样，如：618．80元。“角”、“分”位与“元”的位置应在同一水平线上，不得上下错开。

每一项经济业务填入金额数字后，要在记账凭证的合计行上填写金额，并在合计金额前标明人民币符号“￥”，合计金额要计算准确并保持借方与贷方之间的一致。

（9）注销记账凭证中空行。

记账凭证填制经济业务事项后，如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处画斜线或一条“S”形线，以示注销（斜线两端都不能画到金额数字的行次上）。

3．记账凭证的审核

（1）记账凭证是否附有原始凭证；所附原始凭证的内容是否与记账凭证的内容相符。

（2）根据原始凭证反映的经济内容所作的应借应贷会计科目的对应关系是否正确，借贷金额是否相等。

（3）记账凭证格式中规定项目是否都已填列齐全，有关人员是否都已签名或盖章等。

（4）实行会计电算化的单位，对于机制记账凭证，要认真审核，做到会计科目使用正确，数字准确无误。打印出来的机制记账凭证要加盖制单人员、稽核人员及会计主管人员印章或者签字。

三、会计凭证的装订

会计凭证是企业、行政事业单位经济活动的见证和重要的历史资料，作为会计档案的重要组成部分，必须妥善加以保护和管理。

当期完成会计凭证的各项工作后，会计人员应将各种会计凭证加以汇总、整理，按记账凭证的编号顺序，连同所附的原始凭证或原始凭证汇总表，折叠一致，排列整齐，加具封面、封底，装订成册，并在装订线上加盖封签。

四、会计凭证模拟实训操作要求

在会计模拟实训操作中，应将各种原始凭证剪下，粘贴在原始凭证粘贴纸上，并按经济业务先后顺序连续编号，作为记账凭证的附件，待记账凭证编制完毕以后，整理装订成册，并加具会计凭证封面，注明模拟企业名称、经济业务的年度、月份和起始日期，并由装订人（实训者）签名盖章。