现金日记账支出大于收入怎么记

1. 日记账的定义及其分类

日记账可以用来记录全部经济业务的发生情况，也可以用来记录某类经济业务的发生情况，前者泛称日记账，后者称为特种日记账。在会计工作中，多使用特种日记账。在我国，为了加强对货币资金的监督和管理，各个单位对现金和银行存款的收付业务，要求必须设置现金日记账和银行存款日记账。

2. 现金日记账的设置和登记

现金日记账是用来对库存现金的日常收支变动和结存情况按时间先后顺序逐笔登记、连续反映的账簿。利用现金日记账的记录，可以对现金的保管、使用及现金管理制度的执行情况进行严格的日常监督，可以检查现金收款凭证、付款凭证有无丢失情况，保证账证相符、账实相符。

现金日记账的格式一般有两种：一种是三栏式，一种是多栏式。三栏式现金日记账，现金的收入、支出和结余同在一张账页上，各收入栏和支出栏的对方科目，另设专栏反映。其格式见表2-5所示。

表2-5　现金日记账

多栏式现金日记账，是在三栏式日记账基础上发展建立起来的。现金支出数应按应借科目分设支出专栏、收入专栏。这样，各有关专栏的合计数，就可用来登记有关的总账。这种现金日记账的收入栏和支出栏，如果分别按照对应科目设置专栏，并列入一本账簿，则账簿篇幅势必太大，因而一般将这种日记账划分为现金收入日记账和现金支出日记账，其格式见表2-6、表2-7、表2-8所示。

表2-6　现金日记账

表2-7　现金收入日记账

表2-8　现金支出日记账

（1）三栏式现金日记账的登记方法。

①现金日记账一般是由出纳人员逐日顺序登记，为了坚持内部牵制原则，实行钱账分管，出纳人员不得负责现金收入日记账和银行存款日记账以外的项目账簿，这是出纳工作中重要的环节，也是考核出纳员工作成绩的重要依据之一。出纳员应根据现金日记账来管理现金，做到以账管钱，完备出纳核算系统，同时明确出纳员的责任。

②出纳员根据审核后的现金收款凭证或现金付款凭证进行登记。对于从银行提取现金的业务，应只编制银行付款凭证，根据银行付款凭证登记在现金“收入”栏。

③每日终了，都要结出当日的收入合计数和支出合计数，分别记入“收入”栏和“支出”栏，并结出当日的结存余额，记入“结余”栏。

④每日结账的时候，出纳员将现金日记账同库存现金相核对，以查明二者是否相符，若有不相符的地方，应及时查明原因，报告会计主管人员。

⑤月份终了，应结出本月收入合计数、支出合计数及月末余额；每年年终，应结出本年收入合计数、支出合计数和年末余额。

（2）多栏式日记账的登记方法。

①多栏式现金日记账的登记方法与三栏式现金日记账的登账方法大体相同，都是由出纳员根据审核后的记账凭证进行登记，并在每日终了进行结账，同时与库存现金核对相符；月份终了进行月结，年份终了进行年结。

②多栏式现金收入日记账的登记方法。其登记方法同一般的多栏式现金日记账基本相同，只需注意的是，多栏式现金支出日记账中的支出合计款应转入本账户中的“支出合计”栏中，因此，每期的结余数也在本账户中列示。此外，在根据现金收入日记账登记总账的时候，凡是涉及“银行存款”账户的，都不能据此登记银行存款总账，因为这笔业务在银行存款日记账中也有记录，如果据此登记则会造成同一笔业务的重复登记。

③多栏式现金支出日记账的登记方法。其登记方法与多栏式现金收入日记账的登记方法大致相同，只需注意的是，在根据现金支出日记账登记有关总账的时候，还应登记“银行存款”总账，同时期末应将其支出合计数转记到现金收入日记账的支出合计栏内。

三栏式现金日记账的登记方法，是由出纳人员根据现金收款凭证和现金付款凭证直接逐日逐笔登记。登记时，应填明业务日期、凭证字号、摘要、对方科目、收入或支出金额。对于从银行提取现金收入的业务，应根据银行存款付款凭证登记。每日终了，应及时计算出当日的收入数、支出数和结余数，与库存现金实存数核对。多栏式现金收入和现金支出分别反映在两本账上。根据现金付款凭证登记现金支出日记账，按日结出每天的现金支出数填记在支出合计栏内，同时将现金支出日记账上的支出合计数转记到现金收入日记账上的支出合计数栏内。根据现金收款凭证登记现金收入日记账，按日结出每天的现金收入合记数，登记在收入合计栏内，同时结出当天现金的结余数，与库存现金实存数相核对。

3. 银行存款日记账的设置和登记

银行存款日记账是用来逐日反映银行存款的增减变动和结余情况的账簿。通过银行存款日记账的设置和登记，可以加强对银行存款的日常监督和管理，并便于与银行进行账项的核对。

银行存款日记账的格式，也有三栏式和多栏式两种，其基本结构与现金日记账类似。三栏式的银行存款日记账见表2-9所示。

表2-9　银行存款日记账

为了避免多栏式银行存款日记账的篇幅过大，在实际工作中，一般也将这种日记账划分为银行存款收入日记账和银行存款支出日记账，其格式与现金收入日记账和现金支出日记账基本相同，区别在于没有“结算凭证种类”栏，多栏式银行存款日记账的格式从略。

银行存款日记账同现金日记账的登记方法大致相同，这里不再详述。

银行存款日记账是由出纳人员根据银行存款收款凭证、银行存款付款凭证逐日逐笔顺序登记的，对于现金存入银行的业务，只编制现金付款凭证，不编制银行存款收款凭证，因而此时的银行存款收入数，应根据相关的现金付款凭证登记。每日终了，应及时计算出当日的收入数、支出数和结余数，以便检查监督各项收支款项，并便于定期同银行送来的对账单逐笔核对。