出纳要掌握的记账法

周二　突破会计知识的瓶颈

上　午　出纳牵手会计

◇第一堂　出纳要掌握的会计知识

出纳是企业重要的会计工作岗位，出纳人员与会计人员都属于独立核算企业的财务工作者。出纳人员的主要工作职责是办理现金、银行存款的收入、付出，保管和登记日记账。每日出纳人员还要向会计人员核对库存现金、银行存款日记账等。这些业务的办理就不再是单纯的现金收付和银行存款的支取，还涉及了部分的会计业务，出纳人员需要填写“收款凭证”和“付款凭证”，因此，出纳人员就要对会计科目有所了解。出纳人员的工作内容决定了出纳人员要掌握一些会计知识，下面我们就介绍出纳人员需要掌握的会计知识。

一、会计六要素

如果将会计比作一个大家族，那么，会计的六要素则是组成这个庞大家族的六弟兄，即资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润。

（一）资产

资产，是指过去的事项或交易形成并由企业拥有或者控制的资源，该资源预期能够给企业带来经济利益。

企业在从事生产过程中，必须具备一定的财产物资，如现金、银行存款、厂房场地、原材料等资产。

资产是企业从事生产经营活动的物质基础。除以上货币资金以及实物资产外，还包括专利权、商标权等无形资产。

资产具有以下特征：

（1）资产是由过去的交易或事项形成的。资产必须是现实的资产，而不能是预期的资产，只有过去发生的交易才能减少或增加企业的资产，而不能根据谈判中交易或计划中的经济业务来确认资产。

（2）资产是企业拥有或控制的。资产是为企业所拥有的，或者即使不为企业所拥有，也是企业所控制的。

在某些情况下，对于一些特殊方式形成的资产，虽然不为企业所拥有，但是企业能够长期支配这些资产，并从中获取经济利益。反之，则不能视为企业的资产。

（3）资产能够直接或间接地给企业带来经济利益。比如，资金可用来购买所需要的商品，原材料、厂房机械可用于生产产品，产品出售后收回货款，又以现金的形式流入企业。

◆只有那些能够为企业未来带来经济利益的才能确认为资产；反之，就不能视为资产，如一条技术上已经被淘汰的生产线，它不能用于产品生产，不能给企业带来利润。

企业的资产一般按其流动性，可以分为流动资产和非流动资产。

流动资产是指可以在一年以上的一个在营业周期内变现或耗用的资产，其中主要包括现金、银行存款、应收及预付款项、短期投资、存货、待摊费用等。

除流动资产以外的其他资产属于非流动资产，其中主要包括长期股权投资、长期债权投资、固定资产、无形资产和其他资产等。

（二）负债

负债，是指过去的事项或交易形成的现有义务，履行该义务预期会导致经济利益流出企业。

企业在经营过程中所需要的资产，可以通过举债筹措资金来购置。企业举债形成了企业的负债，如购进资产未付款形成应付账款等。

负债是由过去的事项或交易形成的当前的债务。

负债是企业当前所承担的义务，企业预期在将来要发生的事项或交易可能产生的债务，不能作为会计上的负债，故企业与供货单位签订的供货合同，企业不能将其作为一项负债。负债到期必须偿还，企业不能或很少可以回避，如果企业能够回避，则不能确认为企业的负债。

负债按其流动性可分为流动负债和长期负债。流动负债是指应在一年以上的一个营业周期内偿还的债务，主要包括短期借款、应付票据、应付账款、预收账款、应付工资、应付福利费等。

（三）所有者权益

在会计核算中，所有者权益即是企业的资产减去企业负债后的余额。

企业在经营过程中所需资产，除了企业以举债形式筹措资金购置外，主要是来自企业所有者对企业的投资。

所有者在企业创办时投入的资本，以及企业在经营过程中获得的利润，构成了企业所有者的权益。所有者权益在金额上等于所有者投入的资本加上企业在经营过程中所累积的利润。

所有者权益包括实收资本、资本公积、留存公积。

实收资本是指企业所有者对企业的投入资本；资本公积是指投资人投入或企业由其他渠道取得，而归投资人享有，它包括资本溢价、接受捐赠的财产、外币资本折算差额等；留存公积包括盈余公积和未分配利润。盈余公积是指企业从税后利润中提取的公积金，盈余公积主要用于弥补企业在一定期间内发生的亏损，未分配利润是指企业的税后利润按照规定进行分配以后的剩余部分。

（四）收入

收入是企业持续经营的首要条件，企业只有取得收入才能补偿生产中的耗费，重新购买材料，保证企业生产不间断进行。

收入是指企业在销售商品、提供劳务以及让渡资产使用权等日常活动中所形成的经济利益的总流入。

这种总流入表现为资产的增加或债务的偿还。销售商品的收入主要指取得货币资产方式的商品销售；提供劳务的收入主要指提供劳务服务获取的收入；企业让渡资产使用权所获取收入主要指他人使用企业资产的收入，如他人使用本企业资产取得的租金收入等。

通常收入可分为主营业务收入和其他业务收入。

主营业务收入是企业为完成其经营目标而从事的日常活动中的项目所获得的收入，如销售商品、提供劳务、让渡资产使用权等取得收入；其他业务收入是主营业务收入以外的其他日常活动的收入，如销售材料、提供非工业性劳务等取得的收入。

◆收入只包括本企业经济利益的流入，不包括为第三方或客户代收的款项。

（五）费用

费用是企业为销售商品、提供劳务等日常活动所发生的经济利益的流出。

费用具有以下三个特征：

（1）日常活动中产生（不包括偶发事件产生的损失——营业外支出）。

（2）将引起所有者权益的减少。

（3）表现为资产的减少或负债的增加。

企业要营利，就必须发生一定的耗费。如企业为产品生产耗用的各种材料、支付工资；企业为了销售商品必须先买进商品，支付运杂费、保管费用、支付工资，发生各种费用；企业为推销产品而发生销售费用；企业为组织和管理生产而发生各项管理费用。

（六）利润

利润是指企业在一定期间内的经营成果。它是收入扣减费用后的剩余部分。如果扣减的费用低于该期的收入，就会带来利润；反之，就会出现亏损。

利润是企业生产经营的指标，它包括营业利润、利润总额和净利润。

1.营业利润

营业利润是指企业经营活动所产生的主营业务收入减去主营业务成本和主营业务税金及附加，加上其他业务利润，减去营业费用、管理费用和财务费用后的金额。

用公式表示为：

营业利润=主营业务利润+其他业务利润-营业费用-管理费用-财务费用

主营业务利润=主营业务收入-主营业务成本-主营业务税金及附加

其他业务利润=其他业务收入-其他业务支出

2.利润总额

利润总额是指营业利润加上投资收益、营业外收入、补贴收入，减去营业外支出后的余额。

用公式表示为：

利润总额=营业利润+投资净收益+补贴收入+营业外收入-营业外收支净额

投资净收益=投资收入-投资损失

营业外收支净额=营业外收入-营业外支出

3.净利润

净利润是指利润总额减去所得税后的金额。

用公式表示为：

净利润=利润总额-所得税

二、会计科目

（一）什么是会计科目

会计科目指的是按照经济内容对会计要素的具体内容科学地进行进一步分类所形成的项目。

前面我们已经介绍了会计等式，了解了会计的六要素：资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润。如果把会计对象比作一块蛋糕的话，那么，会计要素实际上是将这块蛋糕切成了六块。但是，仅将会计对象经过这样的一番切割之后，是否就能全面、系统、分类地反映和监督企业的经济活动呢，答案是否定的。

比如，若仅有“资产”这样一个抽象的概念，当我们用50万元的货币资金去购买厂房，这只能反映为一项资产的减少，另一项资产的增加，不能具体地反映出企业或单位财务状况，这就需要对会计要素作进一步的分类。

这是因为：一方面，企业的经济活动纷繁复杂，需要根据其各自的特点分门别类地确定项目；另一方面，由于会计要素反映的经济内容有很大的差别，其管理的要求也各异，所以，还需要根据经济管理的要求进行分类别、分项目核算。

因此，我们还必须把会计对象进行进一步的分类，如何分类则取决于会计目标。

比如，当我们把资产要素分为“银行存款”、“固定资产”等科目后，上面用银行存款建设厂房的例子便可以表示为：“银行存款”减少了50万元，“固定资产”增加了50万元，这样就把问题反映清楚了。

（二）会计科目设置的原则

设置会计科目具体地体现于以下几点原则：

（1）设置会计科目时，必须与本企业的具体情况相适应，坚持统一性与灵活性相结合。一方面，会计科目的设置必须遵守国家统一的行业会计制度的规定，以保证各单位的会计资料能够在一个部门内部加以汇总；另一方面，由于各单位自身具体状况不同，企业可以在不影响会计核算、报表汇总及对外提供统一报表的前提下，根据实际情况自行增设、减少、合并一些会计科目，对某些明细科目的设置，企业可以根据需要，自行规定。

（2）设置会计科目时，会计科目的名称要简明、易懂。为了便于不同时期会计资料的分析对比，会计科目的设置应保持相对稳定。另外，每个会计科目都有特定的核算内容，名称含义要明确，以便开设和运用账户，不要将不同特征的资料记入同一科目。

（3）按照管理的需求设置会计科目。设置会计科目时应满足会计主体自身经济管理的要求，为企业进行经济预测、经营决策，以及考核、分析、评价企业的经济活动提供必要的会计信息。

会计科目要满足投资者对会计资料的要求，便于投资者了解企业的生产经营状况，有助于投资者进行投资决策。

（三）会计科目的分类

会计科目就是对会计六大要素的进一步分类，是我们做账和编制报表的主要依据。所以，确定会计科目时，必须内涵明确、界限清楚，每一个会计科目反映一个特定的内容，不重不漏。

1.按经济内容分类

（1）资产类。如反映货币资产的“现金”、“银行存款”科目；反映流动资产的“短期投资”、“应收账款”等科目；反映存货资产的“原材料”、“产成品”等科目。

（2）负债类。如反映流动负债的“短期借款”、“应付票据”、“应付账款”、“应付职工薪酬”等科目；反映长期负债的“长期借款”等科目。

（3）所有者权益类。如反映资本的“实收资本”、“资本公积”等科目；反映利润形成和利润分配情况的“本年利润”、“盈余公积”、“利润分配”等科目。

（4）损益类科目。如反映企业经营收益的“主营业务收入”、“其他业务收入”、“主营业务成本”、“主营业务税金及附加”、“其他业务支出”、“管理费用”等。

（5）成本类科目。如反映制造成本的“生产成本”、“制造费用”等科目。

2.按其隶属关系分类

可分为总分类科目、子目和细目。

由于企业的经营管理及其他各方面的要求不同，使得企业在各会计科目反映指标的详细程度上要加以区分，并分级设置。

在实际会计处理过程中，对于某些会计科目如原材料、应收账款、应付账款等，还需进一步对其分类。如原材料，必须知道它的种类、金额、单价、数量等信息，这些就需在原有科目下再根据用途和需要具体设置细目。

会计上既要求设置总分类科目，以提供综合的指标；又要求设置明细分类科目，以提供具体详尽的指标，满足不同经营管理的需要。这就有了总账科目、二级会计科目、三级会计科目。

一级会计科目，又称为总分类科目。它是对会计对象的具体内容进行总括分类的会计科目。

二级会计科目，又简称为子目，为了适应管理的需要，有的总分类科目下设的明细科目太多，此时，可在总分类科目与明细分类科目之间增设二级科目。

例如，在“固定资产”科目下面，按固定资产的类别分别设置“生产经营用固定资产”、“非生产经营用固定资产”、“租出固定资产”等二级科目。

◆在实际会计工作中，形式上的二级科目，不能说就是二级科目，主要看其提供的会计信息的详细程度是否介于一级会计科目与明细分类科目之间。比如“固定资产”一级科目提供全企业固定资产的原值总额，二级科目提供各部门固定资产原值的总额，三级科目提供每一固定资产项目的原值及其实物的数量等内容。

三级会计科目，又简称为细目。它是对二级科目再进一步分类的会计科目。例如银行存款为会计科目，可按各往来银行的名称分类，如中国银行等为子目，子目之下再分为中国银行活期存款、支票存款、定期存款等细目。

（四）会计科目表

会计科目就是对会计六大要素的进一步分类，是我们做账和编制报表的主要内容。例如，货币资金存放到银行里，会计科目名称就叫“银行存款”，仓库里放的各种货物，会计科目就叫“库存商品”等，其实会计科目就是一种称谓，像人的名字一样。

为了便于会计账务处理，提高会计信息质量，每个会计科目都要编制固定号码。会计科目的编号应讲究科学性，以便能够区分会计科目的作用。

会计科目的编号可以采用“四位数字”。以千分位数字代表会计科目，按会计要素区分的类别，一般分为五个数码：“1”为资产类、“2”为负债类、“3”为所有者权益类、“4”为成本类、“5”为损益类；百分位数字代表每大类会计科目下的较为详细的类别；十位和个位上的数字代表会计科目的顺序号，为便于会计科目增减，在顺序号中一般都应留有间隙。

◆需特别注意，在人工系统下，会计人员进行账务处理时，不得只有编号而无会计科目名称。

每个会计科目的名称及所反映的内容都有统一的规定，下面列出《会计制度》规定的会计科目，如表2-1所示。

表2-1　会计科目表

续表

随堂测试

1.会计六要素。

2.会计科目的编制方法。

◇第二堂　出纳要掌握的记账法

这一节课我们主要讲述复式记账法，它是现代会计应用最为广泛的一种记账法，是会计人员和出纳人员必须掌握的基本知识，只有掌握了复式记账法才能入得出纳的门。

一、复式记账原理

复式记账，顾名思义就是两方的记账方法，它的相对记账方法是单式记账法。复式记账法和单式记账法是记账方法的两大类，两者主要的区别在于，经济业务发生时，单式记账法只在一个账户中登记，复式记账法则是在两个账户中登记。

复式记账法是由单式记账演变而来的。它是对每一项经济业务发生后，以相等的金额在两个或两个以上账户中进行登记的方法。

以上述的实例为例，公司以现金5000元购买零件时，若采用复式记账法记账，一方面要登记银行存款减少5000元，另一方面还应登记零件增加5000元；对销售产品取得现金这笔业务，一方面要登记现金增加10000元，另一方面要登记产品销售收入增加10000元。

复式记账法建立在“资产＝负债+所有者权益”平衡原理的基础之上。由于每项经济业务都涉及两个或两个以上相关账户，所以，采用复式记账法就是把每一项经济业务都在两个或两个以上的账户中同时登记。

因此，复式记账法可以检查入账的正确性，便于检查和核对账目，从而能够清楚明了地了解企业各项经济业务的来龙去脉。

企业在经营活动过程中，由于任何一种经济业务的发生一般都会引起会计等式某一边会计要素等额的增加或减少，或引起会计等式两边会计要素等额同时减少或同时增加，但其结果都不会破坏会计要素之间的平衡关系。因此，会计人员可以利用试算平衡的方法，来检验账户的记录是否正确。

二、借贷记账法

复式记账法包括借贷记账法、增减记账法和收付记账法。借贷记账法是世界各国普遍采用的一种记账方法。

（一）借贷记账法的记账符号

借贷记账法是复式记账法的一种，又称为借贷复式记账法。借贷记账法是以“借”、“贷”作为记账符号，以“有借必有贷，借贷必相等”为记账规则的一种复式记账方法。

随着商品经济的发展，经济活动的内容日益频繁，借贷记账法的记账对象不再局限于债权、债务关系，而且逐渐扩展到记录财产物资、经营损益等的增减变化。

（二）设置账户

在借贷记账法下，固定地把账户的左方称为借方，右方称为贷方。会计的对象即资金运动的情况有两种：增加、减少，运动的结果表现为余额。那么账户的哪一方记增加、哪一方记减少，余额在哪方，要根据账户的性质来判断，不同性质的账户，其记账结构也不同。

1.资产类账户

在资产类账户中，贷方登记资产的减少数。借方登记资产的增加数，期末余额在借方，表示企业资产的结余。资产类账户结构如下图2-1所示。

图2-1　资产类账户

资产类账户的期末余额可根据下列公式计算：

期末借方余额=本期借方发生额+期初借方余额-本期贷方发生额

2.负债类账户

在负债类账户中，贷方登记负债的增加，借方登记负债的减少，余额在贷方，表明企业负债的结余。负债类账户结构如图2-2所示。

负债类账户的期末余额可根据下列公式计算：

期末贷方余额=本期贷方发生额+期初贷方余额-本期借方本期发生额

图2-2　负债类账户

3.所有者权益类账户

在所有者权益类账户中，贷方登记增加数，借方登记减少数，余额在贷方，表明企业所有者权益的结余。所有者权益类账户的结构如图2-3所示。

图2-3　所有者权益类账户

所有者权益类账户的期末余额计算公式与负债类账户的期末余额计算公式相同。

4.成本类账户

在成本类账户中，贷方登记转出的实际成本，借方登记应计入成本的全部费用，若余额在借方，表明期末在产品（或在建工程、在途材料）的实际成本。成本类账户结构如图2-4所示。

5.损益类账户

对于收入类账户而言，收入的增加额记入账户贷方，减少额（或转销额）记入账方的借方，期末时，本期收入增加额转入有关所有者权益账户，转销后收入类账户没有余额。损益类账户的结构如图2-5所示。

图2-4　成本类账户

图2-5　损益类账户

（三）记账规则

记账规则是指在采用某种记账方法处理经济业务时，确定其账户方向的一种规则。

借贷记账法的记账规则是对每一项经济业务，都以相等的金额，借贷相反的方向，在两个或两个以上相互联系的账户进行连续、分类的登记。

在采用借贷记账法时，可以分三步进行：

第一步，首先分析经济业务的性质，判定了经济业务的类型。确定它所涉及的账户的类别。

第二步，判定应该使用的账户的具体名称以及这个账户的金额是增加还是减少。

第三步，根据账户的结构，确定哪个账户为借方，哪个账户为贷方。

【例2-1】×公司从银行提取现金20000元。

这项业务涉及现金和银行存款两个资产账户，现金的增加额记入账户的库存现金借方，而银行存款的减少额记入银行存款账户的贷方。

【例2-2】银行归还以前所欠E公司的账款4000元。

这项业务涉及银行存款、应付账款这两个负债类账户。银行存款的减少记入账户的贷方，应付账款的减少记入账户的借方。

（四）试算平衡

为了保证账户记录的正确性，会计人员需要根据会计等式和复式记账原理，对账户记录进行试算平衡。

试算平衡是通过账户余额或发生额合计数之间的平衡关系，来检查各类账户记录是否正确的一种方法。

一般情况下，试算平衡是通过试算平衡表来进行的。

◆依照借贷记账法的记账规律，可以得知：企业发生的每一项经济业务记入有关账户的借方和贷方，在一定时期内，企业所发生的业务登记入账后，所有账户的借方发生额合计与所有账户的贷方发生额合计一定相等。依此类推，所有账户的借方余额合计与贷方余额合计一定相等，即借贷平衡。

在借贷记账法下，试算平衡有两种方法：

1.发生额平衡

发生额平衡是对一定时期内所有账户的发生额进行试算平衡。可依据发生额试算平衡公式，通过编制发生额试算平衡表来进行，发生额试算平衡表如表2-2所示。发生额平衡公式如下：

全部账户的借方本期发生额合计＝全部账户的贷方本期发生额合计

表2-2　发生额试算平衡表

2.余额试算平衡

余额试算平衡是对一定时期全部账户的期末余额进行试算平衡，可依据期末余额试算平衡公式，通过编制期末余额试算平衡表来进行。期末余额平衡公式如下：

全部账户的借方期末余额合计＝全部账户的贷方期末余额合计

根据上述账户期末余额计算公式，又可将期末余额试算平衡公式表述为：

全部账户的借方期初余额+借方本期发生额-贷方本期发生额=全部账户的贷方期初余额+贷方本期发生额-借方本期发生额

这样，就可以将本期发生额试算平衡表和期末余额试算平衡表合在一起，编制发生额余额试算平衡表，如表2-3所示。

表2-3　发生额余额试算平衡表

在借贷记账法下，采用试算平衡表检查账户记录是否正确并不是绝对的，如果借贷不平衡，说明账户的记录和计算一定有错误，必须马上检查错误的出处，进行更正。如果借贷平衡，也不能肯定账户记录没有错误，因为有些错误对借贷双方的平衡关系没有影响。以下情况，通过试算平衡表不能发现其错误：

（1）多次重复记录某项业务。

（2）记错账户或借贷方向颠倒。

（3）遗漏某项业务。

（4）会计分录借贷双方或一方，在记录总分类账户时误记了账户。

（五）会计账户对应关系及会计分录

1.会计分录

为了保证账户记录的正确性，对于所发生的经济业务，在计入有关账户之前，应先对每项经济业务进行分析，编制记账凭证。而会计分录是记账凭证的核心。

所谓会计分录，就是对某项经济业务表明应借应贷账户的名称、方向和金融的记录。

简单会计分录只涉及一个账户借方和另一个账户贷方；复合会计分录涉及两个以上（不含两个）对应账户。

在编制会计分录时要注意如下问题，先记“借”后记“贷”，若出现多借或多贷的情况，要求借方或贷方的文字和金额数字必须对齐。

【例2-3】现以A公司2008年7月所发生的经济业务为例，说明会计分录的编制方法：

A公司3日以银行存款购买原材料20000元，编制会计分录如下：

【例2-4】明阳企业销售一批商品，金额为48000元，购买方支付10000元已存入银行，余下的38000元在两个月内还清。

编制会计分录如下：

2.账户的对应关系

在借贷记账法下，根据“有借必有贷，借贷必相等”的记账规则，登记每项经济业务时，都要在两个或两个以上账户的借方和贷方相互联系地进行反映。账户之间的这种相互关系，称为账户对应关系。

账户之间的对应关系取决于所发生的经济业务性质。

例如，某公司一项经济业务发生，计入“银行存款”账户借方50000元和“营业收入”账户贷方50000元，通过这两个账户的对应关系，可以了解到银行存款的增加，是由于增加了营业收入。

◆需要注意的是：账户对应关系并非指某两个账户是固定的对应账户，它是相对某项具体经济业务而言的。

例如，会计将现金120000元存入银行。这项经济业务发生后，应计入“银行存款”账户借方120000元和“库存现金”账户贷方120000元。这是因为这项经济业务使“银行存款”和“库存现金”这两个账户发生了应借、应贷的相互关系，这两个账户成了对应账户。

随堂测试

1.复式记账法原理。

2.借贷记账法的概念。

下　午　凭证管理有诀窍

◇第一堂　会计凭证的基本知识

一、会计凭证的概念

一些家庭中有人为了合理规划财务，采用了记账的形式记录日常的开支，一些单据就会成为记账的凭证，比如公交卡的充值票据或在超市购买商品后的小票会成为家庭记账的依据，这在会计上就叫做会计凭证。

会计凭证，简称凭证，是记录经济活动、明确经济责任的书面证明，是出纳人员登记账簿的主要依据，凭证上有部门和相关人员的签名或盖章就表示了会计凭证的真实性、正确性与合法性，这些部门和人员要对会计凭证负一定的责任。

家庭记账时我们会对购物小票进行核算，尽管现在商场和超市都已采用电子计算系统也难免出现失误，如果小票的核算出现错误，那么账簿也不会正确，所以要对小票严格核算。家庭账簿尚且如此，企业的账簿更不能有误，要保证账簿的正确就需要保证源头的正确，所以出纳人员要对会计凭证认真核算。企业的账簿出现错误不仅会对企业造成损失，还可能给国家造成经济损失，所以出纳人员一定要高度重视会计凭证的真实性、正确性和安全性。

◆会计凭证的基础性作用要求出纳人员加强对会计凭证的保管，会计凭证分为原始凭证和记账凭证。原始凭证，又称原始单据，是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录、证明经济业务已经发生或完成的原始凭证，是进行会计核算的原始资料，原始凭证具有一定的法律效力。记账凭证是会计人员根据审核后的原始凭证进行归类、整理，并确定会计分录而编制的凭证，是直接凭以登账的依据。

通过原始凭证和记账凭证的定义我们可以看出会计凭证的重要性，所以出纳人员一定要保管好会计凭证。

根据现行规定，会计凭证在保管期间不允许外借。出纳人员一定要牢记这一点，因为将凭证借给他人可能造成凭证丢失或其他问题，会给财务工作带来很大的麻烦。如果事情紧急，必须外借时，一定要向主管人员请示，并详细记录借用人的信息和使用用途。

对于会计凭证的管理，出纳人员还要做到分门别类，按序整理装订成册，封面上还要详细写明会计凭证的名称、起讫号、时间以及有关人员的签章。

◆会计凭证管理的期限为15年，一些超过年限的会计凭证，出纳人员可以向主管人员提出销毁请示，依法定程序对其进行销毁，对于企业中的一些重要凭证需要永久保留的，出纳人员不能擅自销毁。表2-4为企业和其他组织会计档案的保管期限表，每位会计出纳人员都要按下图所示期限进行保管。

表2-4　企业和其他组织会计档案保管期限表

二、会计凭证的装订

大小不一、杂乱无序的纸张要想装订整齐、美观，首先就需要对它们进行整理，参差不齐的会计凭证要想美观也需要对其进行整理。整理的方法主要有以下三种：排序、粘贴和折叠。

首先来说排序，这里的排序并不是指以会计凭证的大小排序，不是指大的在下面，小的在上面，而是要按凭证的日期排序，从月初到月末排序。另外，原始凭证附在记账凭证后面的顺序应该与记账凭证所记载的内容顺序一样，这样可以保证账簿与凭证的顺序一致，查阅起来会更方便。

如果原始凭证的纸张面积大于记账凭证，便可以按照从右向左，从上到下的顺序折叠，使两者面积相同，需要查阅时只要将折叠部分展开就可以了。如果原始凭证的个头远远小于记账凭证，就不需要直接装订了，应该将个头太小的原始凭证粘在与记账凭证面积相同的白纸上。如果原始凭证与记账凭证的个头差不多，便可使用回形针或大头针别在记账凭证的后面，装订时再将回形针或大头针去掉即可。

对于同类的票据应该尽量粘在一起，这样方便查阅，对于板状的票据应该将票据的纸板去除，这样方便装订。

如果原始凭证的数量过多且面积过大时，将这些凭证单独放在一个特定的地方专门保管，只要相应的记账凭证后面注明保管地点即可。

会计凭证装订是将编号排序、外加封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签。

装订封面时，应在封面上详细填写企业名称、年度、月份、记账凭证的种类、起讫日期、起讫号数以及记账凭证和原始凭证的张数，并在封签处加盖会计主管的骑缝图章。

装订单式凭证时，要按凭证号码排序，这样可以保持会计分录的完整。

一些重要的原始单据，可以另编目录，单独保管，并在记账凭证上注明日期和编号。

会计凭证装订成册时就像一本已出版的图书，图书不能太厚也不能太薄，太厚不方便读者阅读，太薄了内容不丰富，所以图书的厚度要适宜。会计凭证也如此，会计凭证太厚也不方便财务人员查阅，太薄了不利于戳立放置。因此装订时要把握好凭证的厚度，一般在1.5～2.0cm为宜。

要想让会计凭证的外形美观，可以采用角订法，此法不仅装订方便而且效果很好。

它的具体操作步骤如图2-6所示。

（1）做好护角线。做护角线就是将一张与封面大小相同的纸张放在封面的上角，这时将凭证的封面和封底裁开，附在凭证前面和后面。等腰三角形有稳固的作用，在凭证左边靠上的位置画一个大约5厘米的等腰三角形，用夹子将其固定，然后再用装订机在底线上均匀地打两个眼儿。

如果有大针，便可以利用大针将线绳从两个眼中穿过。如果没有针也可以利用回形针穿线，将回形针的两端折向同一个方向，便可将绳夹紧，线就可以穿过去了。线穿过之后，线绳放在凭证的中端进行打结。

图2-6　凭证装订方法

（2）将护角向左侧向上位置侧折，并剪开凭证的左上角，涂上胶水后向后折叠。

（3）同时将凭证上的线绳扣用胶水粘死。

（4）胶水晾干后，在凭证的脊背上写上“某年某月第几册共几册”的字样。装订人也要在装订处签名盖章。

随堂测试

1.会计凭证的内容。

2.会计凭证的装订。

◇第二堂　原始凭证的审核

一、原始凭证

原始凭证简单地说就是商品交易或劳务关系发生时最初的凭证，如收货单、发货单、购货发票、付款收据、费用报销单等。

原始凭证分为外来原始凭证和自制原始凭证。外来原始凭证是指同外部企业发生经济往来关系时，从外部企业取得的原始凭证。如购货时取得的发货票、付款时所取得的收据等。自制凭证包括：一次凭证、累计凭证、记账编制凭证汇总和原始凭证。

原始凭证的形式多种多样，但无论哪种原始凭证都包括如下要素：

（1）原始凭证名称。任何原始凭证都应有名称。如收料单、领料单、增值税发票等。

（2）填制凭证的日期。必须写明原始凭证填制的日期，以表明这项经济业务是在什么时候发生或完成的。如在领料单上要写明填制领料单的日期。

（3）填写凭证编号。

（4）填制凭证企业的名称或者填制人姓名。如发票上要写明购货企业的名称，企业名称要写全称，不得省略。

（5）经济业务的基本内容。填明经济业务发生的数量、单价、金额。如在领料单上要有数量、单价和金额等。

（6）经办人员的签名或盖章。为了明确责任，原始凭证必须由编制企业加盖公章，并由经办人员签名或盖章。如领料单上，应有主管人员、记账人员、领料企业负责人、领料人和发料人的签名或盖章。

二、原始凭证的填制

（一）原始凭证的填制要求

原始凭证的种类多种多样，具体的填制方法和要求也不尽一致。但为了保证原始凭证能够正确、清晰地反映经济业务活动情况，明确经济责任，并具有法律效力，在填制时必须按如下要求进行：

（1）真实可靠。原始凭证上所载的经济业务内容、日期和数字金额必须与经济业务发生的实际情况完全相符，绝对不允许歪曲经济业务真相，弄虚作假。一些实物数量、质量和金额的计算，必须做到准确无误，不得匡算或估计。

（2）内容完整、书写清晰。要严格按规定的格式和内容逐项填写。所有的项目必须填写齐全，不可省略或漏填。

◆需要注意的是：年、月、日应当按照填制原始凭证的实际日期填写；不得随意简化名称；凭证上的文字字迹要工整、易于辨认；如果发现凭证有错误，应当按规定及时更改，而对于一些不能在凭证上更正的错误，应加盖“作废”戳记，连同存根一起保留，不得撕毁；凡填有大写小写金额的原始凭证，大小写金额必须相符；一式几联的凭证，必须用双面复写纸套写，单页凭证必须用钢笔填写。

（3）连续编号、填制及时。各种凭证都必须连续编号，以备查考。每当一项经济业务发生或完成，经办人员都要立即填制原始凭证。不事后补制，防止时过境迁，出现差错。

（二）原始凭证的填制方法

（1）一次凭证的填制方法。一次凭证的填制是在企业经济业务发生或完成时，由经办人一次填制的。一般只反映一项经济业务，或者同时反映若干项同类性质的经济业务。

一次凭证有些是自制的原始凭证，如“收料单”、“领料单”、“工资结算单”等；有些是外来凭证，如“增值税专用发票”、“运杂费收据”等。

下面以“工资结算单”为例，说明其填制方法。

工资结算单是企业核算职工工资的单据，工资结算单一般为一式两联，职工保留一份，财务部门保留一份。如表2-5所示。

（2）累计凭证的填制方法。累计凭证是指在一定时期内连续记载同类经济业务的完成情况，它是由经办人员在每次经济业务完成后在凭证上重复填制完成的。

下面以“限额领料单”为例，介绍累计凭证的填制方法。

“限额领料单”是多次使用的累计领料凭证，在一定时期内（一般为一个月），只要企业领用数额不超过限额，就可连续多次使用，直到限额用完为止，才完成全部填制手续。

“限额领料单”一般一料一单，一式两联，即一种原材料填写一张单据，其中一联交仓库据以发料，一联交领料部门作为领料的依据。领料部门领料时，应在“限额领料单”内注明申请领取数量，经负责人签章批准后，持往仓库领料。

仓库发料时，应根据“限额领料单”上的品名、规格在限额内发料，同时将实发数量及限额结余填写在限额领料单内，并由领、发料双方在该料单上签章。

月末，将结出实发数量和金额的领料单转交会计部门，以此来计算材料费用。“限额领料单”的格式如表2-6所示。

表2-6　限额领料单

三、原始凭证的审核

1.原始凭证中容易出现的错误与舞弊

（1）内容记账不清晰，或故意掩盖事情真相。

（2）无收款企业盖章。

（3）模仿领导笔迹签字冒领。

（4）填挖或涂改原始凭证上的时间、金额等。

（5）在整理和粘贴原始凭证过程中作弊。比如在粘贴、整理原始凭证时，故意抽出个别原始凭证，或在汇总原始凭证金额时，多汇或少汇，以此达到作弊的目的。

为了保证原始凭证的记录真实可靠，会计人员必须认真、严格地审核原始凭证。在会计核算工作中，如果原始凭证的审核做不好，编制记账凭证就会出现差错。因此，审核原始凭证是会计人员的一项重要工作。

2.原始凭证的审核

原始凭证的审核，主要包括以下三个内容：

（1）审核原始凭证的合法性、合理性和真实性。审核原始凭证所记录的经济业务是否违反了国家有关政策、法令有关规定，审批手续是否完备。如发现违反财经纪律和制度的情况，会计人员有权拒绝付款、报销和执行。对于弄虚作假、伪造涂改等不真实、不合法的原始凭证，有权不予受理，并向企业负责人报告。

（2）审查原始凭证填写的内容是否符合规定的要求。如查明凭证所记录的经济业务是否符合实际情况，应填写的项目是否齐全，数字和文字是否正确，书写是否清楚，有关人员是否已签名盖章等。如有手续不完备或数字计算错误的凭证，应由经办人员补办手续或更正错误。

（3）审核原始凭证的完整性。审核原始凭证的完整性，是指审核原始凭证是否具备合法凭证所必需的基本内容，这些内容填写是否齐全，有无遗漏的项目；审核原始凭证的填制手续是否完备，有关企业和经办人员是否签章；是否经过主管人员审核批准；须经政府有关部门或领导批准的经济业务，审批手续是否按规定履行等。

会计人员在审核原始凭证时，应根据不同情况，采取相应的措施，坚持原则。对内容不完整、书写不清楚的原始凭证，会计人员应及时退回，请其补办手续或进行更正。对于那些歪曲事实、伪造等弄虚作假的原始凭证，会计人员应当予以扣留并及时上报。

随堂测试

1.原始凭证的填制要求。

2.原始凭证的审核。

◇第三堂　记账凭证的审核

记账凭证是由会计人员根据审核无误的原始凭证，加以归类整理而编制的，是登记账簿的直接依据。

一、记账凭证的基本内容

记账凭证种类繁多，格式各异，但都是通过对原始凭证进行分类、整理，用来确定会计分录并具以登记账簿的一种会计凭证。因此，无论哪一种记账凭证，都必须具备以下一些基本内容：

（1）填制企业的名称。

（2）记账凭证的名称（如收款凭证、付款凭证、转账凭证等）。

（3）填制凭证的日期，通常用年、月、日表示。

（4）记账凭证的编号。

（5）经济业务的内容摘要。

（6）经济业务应借、应贷的账户名称（包括一级、二级和明细科目）、记账方法和金额。

（7）所附原始凭证的张数。

（8）制证、审核、记账及会计主管人员的签名或盖章。收付款的记账凭证还应由出纳人员签名或盖章。

以自制的原始凭证代替记账凭证的，必须具备记账凭证应有的项目。

二、记账凭证的填制

各种记账凭证都必须按照规定的格式和内容正确地填制，填制时要求格式统一、内容完整、填写及时、对应关系清晰、摘要简练、书写清楚。为此，具体要求如下：

1.填制记账凭证的要求

（1）对记账凭证进行正确编号。

◆填制记账凭证时，应当在一个月内对记账凭证进行连续编号，这样做主要是能够一目了然地分清记账凭证的先后顺序，便于日后的对账和查核。

记账凭证编号的方法有很多，可以按现金收入、现金支出、银行存款收入、银行存款支出和转账五类进行编号。

例如，现收字第×号，现付字第×号，银收字第×号，银付字第×号，转字第×号。也可以按现金收付、银行存款收付和转账业务三类分别编号。由于各企业规模大小、业务繁简程度以及分工情况不同，所以记账凭证编号也不同，但无论采用何种方式，都应按月顺序编号，即可以将全部记账凭证作为一类统一编号，每月从第1号记账凭证起，按经济业务发生的顺序编制到月末。

◆一笔经济业务需要填制两张或者两张以上记账凭证的，可以采用分数编号法编号，并将原始凭证附在某一种记账凭证后，在未附原始凭证的凭证上注明“单据附在第×号记账凭证上”。

如“1”号会计事项分录需要填制三张记账凭证，就可以编成1（1/3）、1（2/3）、1（3/3）号。前面的数字“1”表示业务顺序，分数的分母“3”表示这项经济业务共编三张记账凭证，分数的分子表示是其中第几张凭证。

（2）准确填写记账凭证的日期。填写记账凭证的日期要遵守及时原则，当天编制的记账凭证要填写当天的日期。对于不能确定具体日期的记账凭证，如收益、分配费用、结算成本利润等记账凭证，应填写当月月末的日期；财务人员自制的计提和分配费用等转账记账凭证，要填写当月最后一天的日期；差旅费的记账凭证要填写报销当日的日期；采用银行存款结算方式发生的付款记账凭证要按银行开具付账凭证的日期或承付日期填写。

（3）记账凭证必须附有原始凭证（结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证）。有时一张原始凭证可能会涉及几张记账凭证，只需在一张最主要的记账凭证后面附上原始凭证，并且在其他记账凭证上注明该原始凭证的编号或复印件。

一张原始凭证所列支出需要几个企业共同负担的，应开给对方原始凭证分割单，进行结算。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容。

（4）如果在填制记账凭证时发生错误，应当重新填制。如已经登记入账的记账凭证，应予以更正，其更正方法请查看上面的更正账簿。

（5）填制完经济业务事项后的记账凭证，如有空行，应从金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处画线注销。

（6）各种记账凭证都必须采用规定的格式，不能轻易更换，以免引起凭证传递、编号、使用、装订、保管等方面的混乱。

2.常用记账凭证的填制方法

（1）专用记账凭证的填制。专用记账凭证，是用来专门记录某一类经济业务的记账凭证。按其反映的经济业务是否与现金和银行存款的收付有关，可以分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种。

（2）收款凭证的填制方法。收款凭证是用以反映现金和银行存款收入业务的记账凭证。凡是引起现金、银行存款增加的业务，都要根据现金、银行存款的收入原始凭证填制收款凭证。

在收款凭证左上方所填列的贷方科目应是“现金”或“银行存款”科目；右上方应填写凭证编号，收款凭证的编号一般按“现收×号”和“银收×号”分类，业务量少的企业也可不分“现收”与“银收”，而按收款业务发生的先后顺序统一编号，如“收字×号”。填写时应注意按顺序编写，不得漏号、重号、错号，一般每月重编一次。

收款凭证上方的年、月、日应按编制凭证的日期填写；金额栏填列经济业务实际发生的数额。

“记账”栏应注明记入分类账或日记账的页码，或由“√”代替，表示已结账，“摘要”栏内填写经济业务的内容梗概。

在凭证的最右侧填写所附原始凭证张数，并在出纳及制单处签名或盖章。

如达达公司2008年5月15日收到远方国际公司发来的投资款200000元。收款凭证的填写如表2-7所示。

表2-7　收款凭证

（3）付款凭证的填制方法。付款凭证是用来记录货币资金付款业务的凭证。凡是引起现金、银行存款减少的业务，都要根据现金、银行存款开支的原始凭证填制付款凭证。

付款凭证的填制方法和要求与收款凭证基本相同，不同的是因为现金和银行存款的减少应记账户的贷方，所以在付款凭证的左上方应填列贷方科目（或账户）；付款凭证的对应科目为借方科目（或账户）。

为了避免重复记账或漏记账，对于现金和银行存款之间以及各种货币资金之间相互划转的业务，应该如何填制记账凭证呢？

应当注意的是，在实际工作中，对于只涉及“现金”和“银行存款”相互转划的业务，如将现金存入银行以及从银行提取现金等经济业务。一般习惯性的做法是只编制付款凭证，不编收款凭证。即在记账时，根据“借方科目”和“贷方科目”分别登记入账，例如，以现金存入银行，只填制一张现金付款凭证，不再填制银行存款收款凭证；从银行提取现金时，同样只填制一张银行存款付款凭证，不再填制现金收款凭证。

在凭证的最右侧填写所附原始凭证张数，并在出纳及制单处签名或盖章。

如顶大公司于2008年4月25日购入空调5台，计25000元，已使用银行存款支付。据此购买空调的发票编写付款凭证如表2-8所示。

表2-8　付款凭证

（4）转账凭证的填制方法。转账凭证是用以反映与现金和银行存款收付无关的转账业务的凭证，它是由会计人员根据审核无误的转账业务原始凭证填制的。凡是不涉及现金和银行存款增加或减少的业务，都必须填制转账凭证。

转账业务没有固定的账户对应关系，因此在转账凭证中，要按“借方科目（或账户）”和“贷方科目（或账户）”分别填列应借、应贷的一级科目和二级明细科目，借方在先，贷方在后。借方科目的金额与贷方科目的金额都在同一行的“金额”栏内填列且数额相等。制单人应在填制凭证后签名盖章，并在凭证的右侧填写所附原始凭证的张数。

如小康公司于2008年10月12日销售给长江工厂A产品500件，每件售价100元，计货款50000元，应交增值税为5000元，货款尚未收到。据此填写转账凭证如表2-9所示。

表2-9　转账凭证

3.通用记账凭证的填制

各企业根据会计业务量的多少也可以使用通用记账凭证。它是用来记录各项经济业务的记账凭证。其格式及填制方法与转账凭证完全相同，一般适用于业务量少，凭证不多的企业。其格式如下表2-10所示。

4.汇总记账凭证的填制

（1）汇总收款凭证的填制。汇总收款凭证是指依据“现金”和“银行存款”科目的借方分别设置的一种汇总记账凭证，其汇总了一定时期内现金和银行存款的收款业务。

汇总记账凭证按贷方科目加以归类汇总，定期（5天或10天）填列一次，每月填制一张。月终，计算出汇总收款凭证的合计数，分别登记现金、银行存款账户的借方，以及各个对应账户的贷方。汇总收款凭证如表2-11所示。

表2-10　通用记账凭证

表2-11　汇总收款凭证

（2）汇总付款凭证的填制。汇总付款凭证根据现金和银行存款的付款凭证，按“库存现金”、“银行存款”科目的贷方分别设置，其汇总了一定时期内库存现金和银行存款的付款业务。

汇总付款凭证按借方科目加以归类汇总，定期（5天或10天）填列一次，每月填制一张。月终，计算出汇总付款凭证的合计数，分别登记总分类账现金、银行存款的贷方，以及各个对应账户的借方。汇总付款凭证的格式如表2-12所示。

（3）汇总转账凭证的填制。汇总转账凭证是指按转账凭证每一贷方科目分别设置的，其汇总了一定时期内的转账业务。

表2-12　汇总付款凭证

汇总转账凭证按对应的借方科目归类汇总。定期（5天或10天）填列一次，每月填列一张。月终，计算出汇总转账凭证的合计数，分别登记各有关总账的贷方或借方。

在汇总期内，倘若某一贷方科目的转账凭证为数不多时，则可根据转账凭证直接记入总分类账。

值得注意的是：在填制转账凭证时，应使科目的对应关系保持一个贷方科目同一个或几个借方科目相对应的会计分录，不得出现一借多贷的科目对应关系的转账凭证。汇总转账凭证的格式如表2-13所示。

表2-13　汇总转账凭证

（4）记账凭证汇总表的填制。根据记账凭证逐笔登记总账，如果工作量很大，可以先填制记账凭证汇总表，然后根据记账凭证汇总表再来登记总账。填制方法一般如下：

①填写记账凭证汇总表的日期、编号（汇总表的编号一般按年顺序编列）和会计科目名称（汇总表上会计科目名称的排列应与总账科目的序号保持一致）。并将需要汇总的记账凭证，按照相同的会计科目名称进行归类。

②将相同会计科目的本期借方发生额和贷方发生额分别加总，求出合计金额，并将每一会计科目的合计金额填入汇总表的相关栏目。

③结计汇总表的本期借方发生额和本期贷方发生额合计，双方合计数应相等。

记账凭证汇总表如下表2-14所示。

表2-14　记账凭证汇总表

三、记账凭证的审核

为了保证记账凭证的正确性，除了编制记账凭证的人员应认真负责、正确填制、加强自审以外，同时还应建立专人审核制度。因此，记账凭证编制后，必须经专人审核才能据以记账。审核的主要内容如下：

（1）记账凭证是否附有原始凭证，所附原始凭证是否齐全、手续是否完备以及张数、经济内容、金额是否与记账凭证一致。

（2）记账凭证有关项目如日期、摘要、凭证编号是否填写齐全，有关人员是否签名盖章。

（3）会计科目的使用是否正确，账户的对应关系是否清晰，是否符合国家会计制度的规定。

（4）应借、应贷账户的名称和金额是否正确；账户对应关系是否清晰。

◆经审核发现记账凭证上有错误，或者不符合要求，应查清原因，按规定要求填制人员重新填制，或按规定的方法进行更正。只有经审核无误的记账凭证，才能据以记账。

随堂测试

1.记账凭证的内容。

2.记账凭证的填制。