周三 战胜账簿的兵法
上 午 建账入门
◇第一堂 账簿的分类与设置
一、账簿的分类
提起账簿，一般人会想到账本，日常生活中，为了研究钱的来龙去脉有人会用一个日记本将平日里的花销记录下来，一个月或一年后对家庭开支进行一次分析总结，账簿与此相似。但是要比家庭账本更专业，主要指以会计凭证为依据，延续地、系统地、全面地、综合地记录和反映各项经济业务的内容，并以相互联系的专门格式和账页所组成的簿籍。设置和登记账簿是会计核算的一种专门方法，也是会计核算的主要环节。
账簿有多种分类，我们在这里主要按账簿的性质和用途分类及形式进行分类，这是最常用的账簿分类方法。
1.账簿按性质和用途分类
账簿按性质和用途可分为日记账、分类账和备查账。
（1）日记账。日记账又称为序时账簿，是按经济业务发生时间的先后顺序记录经济业务的账簿，简单理解就是像写日记一样，一天天地逐日记账，就称为日记账。日记账又可根据记录经济业务范围的不同，分为该种账簿普通日记账和特种日记账。普通日记账的主要任务是按日记录所有经济业务，而特种日记账的主要任务是记录某种经济业务，像特种兵只承担某种训练任务一样，常见的特种日记账主要有现金日记账和银行存款日记账，这两种账目是出纳主要负责的内容。
（2）分类账。分类账指根据账户不同而分类记录各项经济业务的账簿。此账簿根据账户的详细程度不同，分为总分类账户和明细账户。总分类账簿就是通常所说的总账，它主要根据一级会计科目设立，而明细分类账簿则是按照二级或明细会计科目设立的分类账户。两者担任的角色不同，总分类账户主要记录一些带有总核算的账户，而明细账户则关注细节。
（3）备查账。在现实财会工作中会出一些账簿中不能记载或财会人员忘记记载账目的事情，为了保证财会工作的顺利进行，就需要一个具有补充性质的账簿，这就是备查账的作用。常见的备查账有租入、租出固定资产登记簿、代销商品登记簿等。
2.账簿按外在形式分类
账簿按照外在形式来分，可分为订本账、活页账、卡片账。
（1）订本账。一些账簿为了防止账页散失、受损，便将账页装订成册，像日常中看到的书籍一样，这样的账簿易于归档保管，这就是订本账。通常总分类账簿和现金日记账、银行存款日记账会采用此形式。
（2）活页账。一些账簿因为不能确定账簿使用的页数，不能采用固定形式的记账方式，这样会给记账工作带来不便，如果采用固定记账本的形式，在年底账本刚好少了一页，如果重新启用新账簿，就会浪费一个新账簿，因为按规定上一年的账簿都要归档封存，所以就有活页账，它是将账页装订在账夹中的账簿。活页账簿可以根据需要增加账页，而且分工。当然，活页账最大的缺点是容易丢失或损坏，这就需要在此账簿在使用前加上连续编号，防止丢失且易于装订成册，明细分类账多为活页账。
（3）卡片账。卡片账类似日常中见到的贺卡，这种账簿的特点是比较灵活，可根据需要增添、调整，但容易丢失，想想一张贺卡和一本厚厚的书，哪个更易丢失？
账簿根据记录的经济内容不同，形式也多种多样，这是事物的多样性，但是账簿还有它的共性，所有的账簿包括的一些基本内容是相同的，此为它们的共性。下面我们介绍一下它们的共性：
①封面：主要标明账簿的名称，如总分类账、制造费用明细账、材料明细账等，还应标明记账企业名称。
②账页：账页是账簿的主要内容，它除了要标明账户名称、总页数和分页数外，主要记录经济业务的内容，设置有登账日期栏，凭证种类和号数栏、摘要栏、金额栏。
二、账簿的设置
出纳主要设置订本式的“现金日记账”、“银行存款日记账”和有关有价证券方面的一些明细分类账。有价证券明细账主要核算股票、债券等有价证券的增减变动及结存情况。出纳人员对由自己负责保管的各种有价证券进行核算时，要分设明细账，如设“长期投资股票投资（××股票）”明细科目核算本企业对××股票的购进、售出以及结存情况。
日记账可以先用“三栏式”账簿，也可以根据经济业务的特点和经营管理的需要，选用“多栏式”账簿。明细账一般选用“三栏式”账簿。
日记账是按照经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿。其工作量相当大，不便于出纳人员分工记账。
随着企业管理对出纳人员提供的账务信息要求越来越高，日记账也经历了一个由简单到复杂的发展过程。因此，现在常见的日记账簿有普通日记账和特种日记账两类。
1.普通日记账
普通日记账又称“分录簿”，是逐日登记一般经济业务的序时账簿，格式如表3-1所示。设置普通日记账的企业，一般只设置一本日记账。会计人员应每天将企业所发生的经济业务记入普通日记账中，再根据日记账过入分类账，并在“过账”栏内注明“√”符号，表示已经过账。
这种日记账设有借方和贷方两个金额栏：其优点是能够全面反映一定时期内企业经济业务活动情况，但不结出余额；缺点是不能将所发生的经济业务归集，所以，工作量会比较大。如表3-1所示。
表3-1 普通日记账
2.特种日记账
特种日记账是用来逐日逐笔登记某一类经济业务发生情况的日记账。它是企业管理者为了加强对现金、银行存款、采购等经济业务的控制和管理而产生的。
企业最常见的特种日记账有现金日记账和银行存款日记账。特种日记账的格式主要有三栏式和多栏式两种形式。
（1）现金日记账。现金日记账是用来核算和监督库存现金每日的收入、支出和结存状况的账簿。一般采用“收入”、“支出”和“余额”三栏式。为了清晰地反映现金收付业务的对应关系，在“收入”、“支出”和“余额”三栏之前应设“对应科目”栏，这样方便出纳人员随时了解现金的流向。
现金日记账的“年”、“月”、“日”、“凭证字号”、“摘要”和“对方科目”等栏，应根据有关记账凭证如实登记。
“收入”栏根据现金收款凭证和引起现金增加的银行存款付款凭证登记（从银行提取现金，只编制银行存款付款凭证）；“支出”栏根据现金付款凭证登记。
对于从银行提取现金的业务，由于只编制银行存款、付款凭证，不填制现金收款凭证，因而“收入”栏应根据现金收款凭证和引起现金增加的银行存款、付款凭证登记。
每日终了时，应当结出当日余额，并将现金日记账的账面余额与库存现金实存数核对，借以检查每日现金收入、支出、结余是否正确。
月末时，应结出当期“收入”栏和“支出”栏的发生额和期末余额，并与“现金”总分类账户核对一致，如出现账实不符，应查明原因，及时处理。现金日记账的格式如表3-2所示。
表3-2 现金日记账
（2）银行存款日记账。银行存款日记账是用来记录和反映银行存款收入、支出和结余情况的账簿。与现金日记账格式有相似之处，即都采用收入、支出和结余三栏式。
不同的是，为便于和银行对账，银行存款日记账还需设置“结算凭证种类和号数”栏，用于登记每一笔银行存款收、付业务结算凭证的种类和序号。
对于向银行送存的现金业务，因习惯上不填制银行存款、收款凭证，所以，此时的收入数应根据编制的现金付款凭证在银行存款日记账的“收入”栏中登记。
每日终了，应结出余额，做到日清，并定期与银行对账单逐笔核对，避免出现透支现象。银行存款日记账的格式如表3-3所示。
表3-3 银行存款日记账
三、分类账的设置和登记
分类账是会计账簿的主体，是编制会计报表的主要依据。分类账按其所反映经济内容的详细程度不同，可分为总分类账和明细分类账。
（一）总分类账
总分类账也称总账，是按照总分类账户分类记载全部经济业务的账簿。总分类账一般采用三栏式账页格式。由于总分类账能全面地、系统地反映会计六大要素的增减变动，以及结余情况，因此，任何企业都必须设置总分类账。
总分类账一般采用订本式账簿形式，按照会计科目的编号顺序分设账户，并为每个账户预留若干账页。
总分类账最常用的格式是三栏式，在账页中设置借方、贷方和余额三栏式，各企业可以根据自身的需要设置“对方账户”栏或在借、贷方两栏内分别设置“对方账户”栏。总分类账中的对应科目栏，可以设置也可以不设置。“借或贷”栏是指账户的余额在借方还是在贷方。
总分类账的登记比较灵活，可以根据记账凭证逐日逐笔登记，也可以根据多栏式现金、银行存款日记账在月末时汇总登记，也可以通过一定的方式汇总，分期或按月以此登记。如根据多栏式现金、银行存款日记账在月末进行汇总登记。
总分类账的登记主要取决于企业所采用的会计核算程序。
（二）明细分类账
明细账是对总账登记内容的补充。它通常是按照某个总分类科目的二级或明细科目设置账户，详细地登记某类经济业务的增减及结存情况的账簿。
明细分类账的设置，有利于管理者的管理和使用，并为编制财务报表提供了必要的资料。因此，企业只设置了总分类账户还不够，还需进一步设置明细分类账。
明细分类账的格式，应根据企业的管理需要来设计，常采用的格式有三栏式、数量金额式、多栏式三种。
1.三栏式明细分类账
三栏式明细分类账的格式与总分类账的格式基本相同，只设“借方”、“贷方”和“金额”三个金额栏，不设数量栏，这种格式一般适用于只需进行金额核算，无须对数量核算的情况，如“应付账款”、“应收账款”。
三栏式与总分类账的区别在于总分类账簿采用订本账，而三栏式明细分类账簿多为活页账。活页账适用于采用金额核算的应收账款、应付账款等账户的明细核算，格式如表3-4所示。
表3-4 三栏式明细分类账
2.数量金额式明细账
数量金额式明细账的格式是在三栏式明细账的基础上建立起来的，它的基本机构为“收入”、“发出”和“结存”。每栏再设“数量”、“单价”、“金额”三小栏，用来登记财产物资的收入、发出和结存的数量和金额。这种格式的明细账适用于一些既要进行金额核算，又要进行数量核算的财产物资类的明细核算，如“原材料”、“库存商品”等账户的明细账。格式如表3-5所示。
表3-5 数量金额式明细账
3.多栏式明细分类账
多栏式明细分类账是根据经济业务的特点和经营管理的需要，在一张账页的借方栏或贷方栏设置若干专栏，用以在一张账页上集中反映各有关明细项目的金额。如“制造费用明细账”，它在借方栏下，可分设若干专栏，如折旧费、修理费、办公费等。
在实际工作中，如果设置的专栏只反映借方金额或只发生很少贷方金额，可以在借方有关专栏或专行内用红色字迹登记，表示应从借方数额中冲减的贷方数额，如表3-6所示。
表3-6 多栏式明细分类账
随堂测试
1.账簿的分类。
2.日记账的设置。
◇第二堂 日记账的登记
一、日记账的启用
出纳主要负责现金日记账和银行存款日记账的登记，这两种账簿是各企业重要的经济档案，是国家考察企业经济活动的依据。为了方便查找，会计有关部门对账簿的启用进行了规范，各企业需按这些规范启用和登记，下面我们介绍一下日记账簿的启用。
首先各企业启用账簿时，要填写“账簿启用表”和“账簿目录表”，账簿启用表主要是用来记录启用企业的信息，包括企业名称、账簿名称、账簿编号和启用日期，同时账簿启用表中还要填写经管人员的信息，包括经管人的姓名、职位、接管和移交日期，待所有信息填写完整后，可以交由会计主管人员签名盖章，包括主管个人印章和企业公章。
现在日记账中设置有两个以上账户的，按规定应在账户目录表中填写，账户目录表一般在账簿的第二页，上面要将账户名称和页码填写清楚，便于查找和核对。如表3-7所示。
表3-7 账簿启用表
二、日记账登记
账簿启用工程完成后，出纳人员的主要工作是一一登记账簿。
◆日记账填写的总要求为：分工明确，专人负责，凭证齐全，内容完整，登记及时，账款相符，数字真实，表达准确，书写工整，摘要清楚，便于查阅，不重记，不漏记，不错记，按期结账；不拖延积压，按规定方法更正错账等。
出纳人员看到上面的总要求是不是有一种不知所措的感觉，就像上学时老师对学生说“一定要好好学习，考出好成绩”一样，有点空洞，老师倒不如直接告诉学生：“每天要做15道题，写100个字，这样做就可以考满分。”学生如此，初做出纳的人员也如此，为了让出纳人员更详细地知道登记日记账的细节，下面我们就介绍一下登记日记账的具体要求。
1.认真核对记账凭证，准确无误的记账凭证才可入账
凭证是出纳人员记账的依据，只有保证凭证的正确性，才能使账簿无误。出纳人员不论是办理现金的收付款业务，还是银行存款业务都要对凭证仔细核算。会计凭证中的一个“0”，就可以使真实的账目相差很多，如租金收入为10000元，而凭证上不小心写成了100000元，收入便多出9倍，所谓：“差之毫厘，谬以千里”，所以出纳人员一定要认真核对原始凭证，把好记账的第一关，以防一步错，步步错，日后不仅给出纳人员的工作带来麻烦，还会影响到企业的财务决策，严重者还会给企业造成经济损失。另外，如果原始凭证上注明“代记账凭证”字样的凭证也可以作为记账依据，只是要有相关人员的签章。
2.账簿要与会计凭证保持一致
账簿就是将会计凭证的内容记录下来，这就要求账簿的内容要与会计凭证保持一致，账簿不能随意地增减，如有错误也应向主管人员请示，核查后再进行修改，出纳人员无权随意更改账簿的内容，同时为了方便核对，出纳人员要将记账凭证的日期、编号、摘要、金额和对应科目等记录清楚。账簿中要将经济业务的内容记录清楚，不可太简略，如出租厂房取得的租金，就应写明是厂房租金收入，而不简单写为租金收入，这样会给日后的查对工作带来麻烦。
日记账登记时要坚持逐笔分行的记录原则，如现金收付款凭证不能在同一行记录，更不能将两者的差额登记其中，这样违反了会计记账的真实记录原则。待账簿记录完毕后，要认真复核，确定账簿记录无误后，在记账凭证上的“账页”一栏内打一“√”，它是“过账”符号，表示已核对无误。
3.日记账要日清月结
日记账，顾名思义就是要天天记账，当天的账务要当天完成，不能拖延到明天登记，拖延是日记账的最大忌讳，如果出纳人员不能及时将账务记录下来，企业就不能在最短的时间内掌握资金的流动，如现金日记账就需要逐笔、序时将现金的收付业务记录下来，并结算出余额，当企业的收付业务频繁时，可能需要随时结出余额，这样便于企业掌握收支计划的进度。
4.日记账要保持连续和完整
为了保证账簿的安全性和真实性，日记账本必须逐页逐行登记，不能跳行、隔页，更不能随便更换账页和撕去账页。日记账本是固定的订本式账簿，按规定不能随意撕账页，即使是作废的账页也不能撕去，要保持账簿的完整性，对于作废的账页要由记账人员盖章。会计年度通常为一年，在会计年度内，账页的内容有误时可以按规定进行修改，但不能私自更换账簿或重抄账页。
5.账页上的文字和数字要保证清晰，准确无误
每个人都有自己的书写习惯，可能会有一些除了自己别人都看不懂的文字或数字，这在记录账簿时是不允许发生的。因为账簿并不是只给记账人员看，还要给会计主管、企业领导等许多人查看，所以出纳人员一定要规范地书写文字和数字，不能滥造文字，不能使用错别字，文字写要紧靠左线；数字一定要在金额栏内，不得越格错位、大小不一；文字、数字字体大小适中，适当倾斜，除了保持账页整齐外，还可以给日后改错提供方便。
6.填写账簿时还要按规定使用钢笔
不能使用圆珠笔或铅笔，钢笔只能使用蓝色和黑色，红色在会计记账中只能是冲销错误记录及会计制度中规定使用红字登记的业务才可以使用，否则不能使用。
7.规范换账页
账页记满时，出纳人员要按规定将账页上的数额进行合计，并结算出余额，便于了解日记账中连续记录的累计数额。换页时还要在本页最后一行和下页第一行的摘要栏中注明“过次页”和“承前页”字样。当然也可以在写完的账页的最后一行，用铅笔将发生额合计数和余额，用蓝色或黑色墨水钢笔在下页第一行写出上页的发生额合计数及余额，并在摘要栏内写上“承前页”字样，这样就不必在本页最后一行写“过次页”的发生额和余额。
8.规范地更正账簿错误
账簿上出现错误时要按规定方法更正，不允许任何人对账簿记录随意涂改或刮、擦、挖、补，更不能使用化学药物清除字迹，现在更正账簿错误的方法主要有三种，包括划线更正、红字更正、补充登记，出纳人员要按规范更正，只有更正规范的账簿才具有法律效力，才能作为法律的有效证明资料。
【例3-1】大洋公司12月31日有关现金收付业务如下：
（1）开出现金支票，提取现金52000元，凭证为银付字123号，会计分录为：
（2）销售某产品10件，收到现金5850元，凭证为现收字100号，会计分录为：
（3）收到某企业租用设备租金500元，凭证为现收字101号，会计分录为：
（4）发放工资53000元，凭证为现付字124号，会计分录为：
（5）销售科领用备用金800元，凭证为现付字125号，会计分录为：
（6）出纳员赵刚赔前一天短款100元，凭证为现收字102号，会计分录为：
（7）收到某商品包装物押金500元，凭证为现收字103号，会计分录为：
（8）收到职工李红还回的借款500元，凭证号为现收字104号，会计分录为：
（9）总务科王强报销差旅费1200元，凭证为现付字126号，会计分录为：
（10）向银行送存现金业务收入5510元，凭证为现付字127号，会计分录为：
随堂测试
1.现金日记账的启用方法。
2.如何登记现金日记账？
◇第三堂 账簿的保管和更换
一、账簿更换
账簿更换是指在会计期间终了时，将本期间的账簿更换为次会计期间新账簿的工作。企业的总分类账、明细分类账及现金、银行存款日记账每年都会更换一次。
更换账簿时上一年余额可直接过入新账簿中，不需要编制记账凭证，也不必将余额记入本年账户的借方或贷方，只要在新账第一行的“摘要”栏中注明“上年余额”，并将余额过入“余额”栏中即可。在将上年的余额过入新账时，还需要编制会计分录，出纳人员不要忽略此步骤。
账簿在更换新账后除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理归入会计档案保管。归档前应做好以下几项工作：
（1）账簿装订前的工作。账簿装订前需要将账簿的细节认真检查一遍，确定无误后才可将其装订，需要检查账簿启用表的页数、账页、序号是否齐全、连续，检查工作完成后，再将会计账簿封面、账簿启用表、账户目录排序整理，按顺序排列。
（2）活页账簿装订要求。活页账簿装订前要将账页按序排列整齐，不同的账目不能混淆，多栏式、三栏式及数量金额式活页账要按类分开，不可混装。活页账还要编写好科目目录、页码，用线绳系死，保证活页账不易散乱。排列好的活页账还要贴上封皮，在封皮上写明账簿的种类、企业、时间，由会计主管人员、装订人或经办人签章后即可装订。
对于业务量较小的公司，账簿不用贴口取纸，而业务繁忙的大公司则需要在账簿上贴口取纸，可以按科目分类将账页由前到后粘贴，口取纸可以使出纳人员及时找到所需账簿。
（3）账簿装订后的其他要求。出纳人员在装订后，要认真检查账簿是否合乎要求，要做到账簿平整、不缺角、错页、掉页、不加空白纸，账簿还要做到封面齐全、平整，编号连续无误，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分类明细账，如果有误要向有关人员说明并及时更正。
①不得随意将账簿丢失，必须按规定保管会计账簿。
②调用旧账时要严格办理相应的调用手续。账簿归档后，一般是不能轻易借出，出纳人员如果因工作需要，借用归档账簿时，要经过企业领导、会计主管人员的签字批准后才可以借出，不得擅自借用。借用归档账簿要遵循不涂画、拆封和抽换的原则，同时还要求记录借用账簿的名称、期限、借用时间等。
③账簿保管期满后，要按程序销毁。前面我们已讲过账簿的保管有一定的期限，账簿期满后要进行销毁处理。出纳人员对账簿销毁时，首先要向本企业档案机构和会计机构提出销毁申请，并将编制妥当的账簿档案清册，包括档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号向有关人员提交审核，企业负责人审核无误后要在清册上签字盖章。销毁账簿时，企业需要派人参加监毁，监毁人员要核查清册上的内容，并清点监毁清册数目，账簿销毁后，要向企业负责人汇报销毁工作。
④会计电算化档案需要加强保存和管理。会计电算化的广泛应用，给账簿管理带来了新内容，会计电算化档案的特点决定了它的管理与传统账簿的管理会有所不同。会计电算化档案包含了大量的账簿信息，包括记账凭证、会计账簿、会计、会计报表及会计电算化系统中的所有系统软件、会计软件程序和其全套文档资料。这就要求出纳人员加强对电算化档案的保存和管理。
⑤加强磁介质管理。会计电算化档案容易受到温度、湿度及磁场等因素的影响，所以在选择会计档案的介质时，要选择质量高、可靠性强的储存介质，这与手工账簿受纸张的影响是一样的要求。存档介质要放在干燥、清洁、防磁的环境中，同时要写上保护的字样。介质经过长时间的存放可能会丢失一些资料，这就要求出纳人员定期对存放的介质复制一次，3个月、6个月或者1年，可以复制两份，放在不同的位置，这样更有保证。硬盘上的会计档案要定期备份到软盘或光盘上。
二、账簿的管理措施
会计电算化资料与手工账簿一样，都需要按规定立卷保管。会计电算化档案管理期限与手工账簿的管理期限相同，都是按照《会计档案管理办法》（1998［财会字］132号）进行管理，出纳人员要与其他部门加强管理，确认会计档案的内容后，采取严格的管理措施。
（1）会计电算化档案与手工账本相比，管理起来难度更大，因为手工账本不能轻易修改，修改会留有痕迹，而电算化档案则不同，修改后仍然不会有痕迹，现实财务活动中就曾发生过会计人员修改电算化档案而给企业造成巨大损失的事情。这就要求企业与会计机构加强对会计电算化档案的管理，对硬盘上的会计档案，采用设置密码、用户识别等方法来防止他人修改电算化档案。一些企业还采用了操作日志管理的方法，即操作人员对其改动后，可以留下记录，为日后核查留下线索。
（2）一些企业使用自行设计的会计软件，这种软件更适合企业的需求，但也给会计电算化档案埋下了隐患，会计人员必须加强对这些软件的文档管理。一个软件系统由于操作者的主客观原因会产生一些问题，这就要求会计人员要保存完整的软件文档，因为一些文件一旦丢失后，系统很难自动恢复。
随堂测试
1.如何更换账簿。
2.如何保管电算化档案。
下 午 账簿无错一身清
◇第一堂 更正账簿错误的方法
一、出纳人员常见的账簿错误
出纳人员每日与数字打交道，难免会因疲劳或大意而在工作上出现错误，一些新人也会因为对业务不熟练而出现一些失误，这些失误必须是出纳人员的非故意过失。
出纳人员主要的错误出现在现金的收付和记账两个环节上，下面我们就来分析一下这两个方面的差错表现和预防方法。
现金收、付款中常见的差错：
（1）数额看错。出纳人员在工作繁忙时需要查看上百张凭证，由于劳累或其他原因就会出现将金额看错的事情，如将100000看成1000000，或者69看成96。
（2）有时出纳人员由于时间紧急没有认真查凭证而出现金额大小不一，如收款凭证上是1988元，而付款凭证则是1978元，出纳人员没有看、核对清楚便入账。
（3）凭证总额计算错误，有时出纳人员由于在选择计算公式、计算方法或计量单位上出现失误，而导致总额的数目不准确。
（4）按照规定出纳人员必须及时将核对无误的凭证信息录入日记账，但是一些出纳人员为图方便，常常会将凭证放几天再集中录入，这样很容易造成会计凭证丢失，就会使账簿无法记录发生的业务内容。
（5）一些企业会与外国人进行贸易往来，出纳人员也会接触多种币种，如果出纳人员不将这些币种分类放置，就会出现币种间换算失误，而造成错收错付。
（6）出纳人员交接工作时没有将手续办理清楚或业务没有交接清楚，也会使工作出现差错。
为了避免出现上面的错误，出纳人员应该提高业务的熟练程度，还应增强工作的责任心，严格按照规章制度办事，对于容易出现错误的地方要提高警惕，尽最大努力减少这些失误，只要出纳人员尽职尽责，这些失误是完全可以避免的，河北邯郸市永年县某银行就连续10年没有出现会计和出纳错误，这与他们的尽责是分不开的。
二、错账查找与更正
出纳账簿的错误主要有漏记、重记和错记三种。错记又表现为会计科目错记、记账方向错记、金额错记等。错用了记账墨水（蓝黑墨水误用红水，或红水误用蓝黑墨水）也属于账簿错记。
1.错账查找
（1）使用顺向法查找重记或漏记账户。重记或漏记是因为出纳人员在登记账簿时，将记账凭证的双方重复记录或疏漏应记信息。要改错就需先找到错误。对于重记和漏记的最好方法就是采用顺向法查找，先查找总账，账户中的记录金额分别与总账核对，这样先找到有误的账页，然后再查看有误的账页，如果账页中的数字比总账的数额大，则说明此账目出现了漏记，如果账户中的数额比总账的数额小，则表示此账户出现了漏记。
（2）除法查找反向账户。如将借方的金额记在了贷方，贷方的金额记在了借方，导致借贷双方出现了差额，借贷不相等，此时就要采用除法查找反向账户的方法来解决。如借方10000元，记为贷方10000元；贷方5000元，记为借方5000元，这样两者就会出现一个差数，为5000元，贷方比借方多了5000元，再用2除以这个差数所得的数就是记错方向的数字。
（3）单纯笔误的查找方法。
①数字错位的查找方法。出纳人员有时会将数字的倍数记错，如1000元，记在了10000元的位置，如果记错的金额用9整除，所得商便是记错位的数字。这样就可以在账户内查找此数，同时将商放大10倍或缩小10倍。
②数字颠倒的查找方法。账簿中数字颠倒也是出纳人员常犯的错误，数字颠倒指数字前后两个数字的位置颠倒。如把23写成32，必然是错数9 （32-23）成为颠倒了两位数的差额，用此数除以“9”，商为“1”，“1”便是颠倒的两位数字的差额。
③写错或写掉角、分尾数的查找方法。对于完全将账簿记录或数字掉角、忘记分尾数的错误，还没有更好的方法更正，只能与原始凭证核对。
2.错账更正
出纳人员在登记现金、银行存款日记账时，会因为记账凭证的错误导致账簿的记录错误，如果发现账簿记录有错误，出纳人员应按规定方法予以及时更正。
（1）划线更正法。划线更正法指用红色横线将错误的文字或数字注销，这种方法只适用于账簿没有结账前。出纳人员可以在错误的文字或数字上划上一条横线，只要一条就可以，不必反复涂画，要保持原有文字依然清晰可辨。划线时，要将错误信息的一栏都划掉，而不应只划掉错误的个别字，划线后在横线的上方可以使用蓝字或黑字写下正确的信息，同时更正的地方要加盖更正人员的印章，这样可以明确责任。
（2）红字更正法。红字更正法指用红色字体更正错误的信息，一般用在“结账”后的账户中。出纳人员在根据收付凭证记账后，发现凭证中有一些错误，如借方和贷方的会计科目填写错误或账目的方向有误，但是账簿中并没有出现金额错误，就可以采用红字更正法。更正时，出纳人员需要用红笔填写一张与错误内容相同的记账凭证，在摘要栏内注明“冲销×月×日的×凭证的错误”；同时再用蓝色或黑色钢笔填写一张正确的记账凭证，在摘要栏内注明“订正×月×日的×凭证”；核对无误后根据记账凭证登记入账。
【例3-2】某公司购入金属材料20000元，使用银行存款支付编制付款凭证，并根据付款凭证登记入账。
错误的原始凭证编制会计分录为：
更正时，先用红色钢笔填写一张与原付款凭证一样的付款凭证，并以此登记入账，以冲销原有的账簿记录。
之后再使用蓝色或黑色钢笔填写一张正确的付款凭证。
根据上述正确的会计凭证登记入账，原有的错误即可得到更正。
红字更正法不仅应用于会计科目有误，有时即使会计科目没有错误，填写的金额大于实际金额时，也可以采用红字更正法，只要用红字填制一张记账凭证，将正确数字与错误数字的差额记入凭证上，再记入账簿就可以冲销多记的额度，同时还要在账簿摘要栏注明“注销×年×月×号凭证多记金额”。
【例3-3】采用商业汇票结算方式，收到购货方开出并承兑的商业汇票20000元，作为销售实现。在填制记账凭证时，将金额10000元误记200000元，多记了190000元，并已入账。其误记会计分录为：
为了更正有关账户多记的190000元，就应用红字金额填制一张记账凭证。其分录如下：
根据此记账凭证登记入账后，使“应收票据”和“商品销售收入”两科目原来的错误记录都得到了更正。
（3）补充登记法。记账时出纳人员不仅会出现将金额填制过大，还会出现填写金额小于实际金额的情况，这时可以采用补充登记法。补充登记法就是将记账凭证中少写的金额用蓝字填写一张记账凭证并在摘要栏注明“补充×年×月×日×号凭证少记金额”。
【例3-4】通过开户银行收到某购货企业偿还的前欠货款9600元，在填制记账凭证时，将金额误记为6900元，少记了2700元，并已登记入账。更正时，应将少记的2700元用蓝字填制一张记账凭证，并登记入账。其补充更正分录是：
根据此记账凭证登记入账后，便可以纠正“银行存款”和“应收账款”两个会计科目的错误。
通过上面的学习我们已经对错账的更正方法有了一定的了解，在这里我们还是要提醒出纳人员，这三种方法适合于不同的错账，不能将其混淆。红字更正法和补充登记法只适用因记账凭证有误才使得账簿出错的情况，如果记账凭证无误，只是登记账簿时出现错误，就应该采用红线更正法，因为凭证无误，可能就会出现明细账有误而总账无误的情况，此时如果采用红字更正法或补充登记法，就会使得总账也发生变动，把原来正确的数目修改为错误的数目。所以，出纳人员在更正账簿错误时要谨慎选用更正方法。
随堂测试
1.出纳常见的账簿错误。
2.更正账簿错误的方法。
◇第二堂 出纳报告的填制
一、出纳报告的基本格式
出纳报告是出纳人员根据现金日记账、银行存款日记账、有价证券明细账、银行对账单等核算资料编制的报告。出纳报告是出纳人员工作的成果，合理的出纳报告可以为企业管理者提供经营决策，因此出纳人员要真实、全面、准确地编制出纳报告。下面我们来介绍一下出纳报告的填制。
1.出纳报告的编制
（1）出纳报告是要反映现金的收、付情况，出纳报告的编制有一定的期限，并不是每日都需要编制，而是根据会计总账汇总的记账周期来决定。如果企业的总账15天进行一次汇总，则出纳报告就需要15天编制一次。
（2）搞清上期结存数的概念，在出纳报告中上期结存数是指报告期前一期期末的结存数，也就是本期报告期前一天的账面结存数。
（3）出纳报告的本期收入指账簿上的本期合计借方数字。
（4）合计是上期结存加上本期收入所得数额。
（5）本期支出指账簿的本期合计贷方数字。
（6）本期结存是指“合计数字”减去“本期支出”所得数额。填写本期结存时一定要与账面实际结存数额一致。
2.银行存款余额调节表的编制
银行存款余额调节表又称“银行存款余额调整表”，此表用来调节企业账面额与银行存款额不一致的情况。实际财务工作中，企业与银行存款的记账因为凭证周期传递时间不同而造成一方出现“未达账项”，这时就需要编制银行存款调节表来保证双方的账目相同。
【例3-5】小康食品厂5月30日银行存款日记账上存款余额为5200元，工商银行送来的对账单上的余额为5700元，经逐笔核对，发现有以下情况：
（1）5月12日小康食品厂收到转账支票一张900元，已入账，银行尚未入账。
（2）5月15日小康食品厂开出转账支票一张800元，已入账，持票人未到银行办理转账手续，银行未入账。
（3）5月20日银行代收货款800元，已入账，××食品厂未收到银行的收款通知，未入账。
（4）5月29日银行代付的水电费200元，已入账，××食品厂未收到银行的付款通知，未入账。
根据上述情况，小康食品厂可编制“银行存款余额调节表”，如表3-8所示。
表3-8 银行存款余额调节表
调节后的余额，并不能作为小康食品厂的账面余额，也不能作为月末工商银行的账面余额，这是双方的未达账项，这个数字是月末银行存款的真实数字。企业不能将银行已经入账而企业尚未入账的各项经济业务作为记账凭证，必须要等到账目实际到达时，才可入账。
随堂测试
1.出纳报告如何填制。
2.出纳如何汇制余额调节表？
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