企业发生的经济业务内容非常复杂,用于记录、监督经济业务的会计凭证,也必然是五花八门、名目繁多。为了具体地认识、掌握和运用会计凭证,首先要对会计凭证加以分类。
按照会计凭证的填制程序和用途一般可以分为原始凭证和记账凭证两类。
(一)原始凭证
原始凭证是记录经济业务已经发生、执行或完成,用于明确经济责任,作为记账依据的最初的书面证明文件。例如,出差乘坐的车船票、采购材料的发货票、到仓库领料的领料单等,都是原始凭证。原始凭证是在经济业务发生的过程中直接产生的,是经济业务发生的最初证明,在法律上具有证明效力,所以也可叫做“证明凭证”。原始凭证按其取得的来源不同,可以分为自制原始凭证和外来原始凭证两类。
1.自制原始凭证
自制原始凭证是指在经济业务发生、执行或完成时,由本单位的经办人员自行填制的原始凭证,如收料单、领料单、产品入库单等。自制原始凭证按其填制手续不同,又可分为一次凭证、累计凭证、汇总原始凭证和记账编制凭证四种。
(1)一次凭证。一次凭证是指只反映一项经济业务,或者同时反映若干项同类性质的经济业务,其填制手续是一次完成的会计凭证。例如,企业购进材料验收入库、由仓库保管员填制的收料单;车间或班组向仓库领用材料时填制的领料单(见表6-1);报销人员填制的、出纳人员据以付款的报销凭单;等等,都是一次凭证。
表6-1
(2)累计凭证。累计凭证是指在一定期间内,连续多次记载若干不断重复发生的同类经济业务,直到期末,凭证填制手续才算完成,以期末累计数作为记账依据的原始凭证,如工业企业常用的限额领料单(见表6-2)等。使用累计凭证,可以简化核算手续,能对材料消耗、成本管理起事先控制作用,是企业进行计划管理的手段之一。
表6-2 限额领料单
(3)汇总原始凭证。汇总原始凭证是指在会计核算工作中,为简化记账凭证的编制工作,将一定时期内若干份记录同类经济业务的原始凭证按照一定的管理要求汇总编制一张汇总凭证,用于集中反映某项经济业务总括发生情况的会计凭证,例如,“发料凭证汇总表”(见表6-3)、“收料凭证汇总表”、“现金收入汇总表”等,都是汇总原始凭证。
表6-3 发料凭证汇总表
汇总原始凭证只能将同类内容的经济业务汇总填列在一张汇总凭证中。在一张汇总凭证中,不能将两类或两类以上的经济业务汇总填列。汇总原始凭证在大中型企业中使用非常广泛,因为它可以简化核算手续,提高核算工作效率,能够使核算资料更为系统化,使核算过程更为条理化,能够直接为管理提供综合指标。
(4)记账编制凭证。记账编制凭证是根据账簿记录和经济业务的需要编制的一种自制原始凭证。记账编制凭证是根据账簿记录,把某一项经济业务加以归类、整理而重新编制的一种会计凭证。例如,在计算产品成本时编制的“制造费用分配表”(见表6-4),就是根据制造费用明细账记录的数字按费用的用途填制的。
表6-4 制造费用分配表
2.外来原始凭证
外来原始凭证是指在同外单位发生经济往来关系时,从外单位取得的凭证。外来原始凭证都是一次凭证。例如,企业购买材料、商品时,从供货单位取得的发货票(见表6-5)等,就是外来原始凭证。
表6-5 增值税专用发票
(二)记账凭证
记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证或汇总原始凭证填制的,用来确定经济业务应借、应贷的会计科目和金额,作为登记账簿直接依据的会计凭证。在前面的章节中曾指出,在登记账簿之前,应按实际发生经济业务的内容编制会计分录,然后据以登记账簿,在实际工作中,会计分录是通过填制记账凭证来完成的。
由于原始凭证来自不同的单位,种类繁多,数量庞大,格式不一,不能清楚地表明应记入的会计科目的名称和方向。为了便于登记账簿,需要根据原始凭证反映的不同经济业务,加以归类和整理,填制具有统一格式的记账凭证,确定会计分录,并将相关的原始凭证附在后面。这样不仅可以简化记账工作、减少差错,而且有利于原始凭证的保管,便于对账和查账,提高会计工作质量。
1.记账凭证按其适用的经济业务,可分为专用记账凭证和通用记账凭证
(1)专用记账凭证是用来专门记录某一类经济业务的记账凭证。专用凭证按其所记录的经济业务是否与现金和银行存款的收付业务有关,又分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种。
收款凭证是用来记录现金和银行存款等货币资金收款业务的凭证,它是根据现金和银行存款收款业务的原始凭证填制的。其格式见表6-6。
表6-6 收款凭证
付款凭证是用来记录现金和银行存款等货币资金付款业务的凭证,它是根据现金和银行存款付款业务的原始凭证填制的。其格式见表6-7。
表6-7 付款凭证
收款凭证和付款凭证是用来记录货币收付业务的凭证,既是登记现金日记账、银行存款日记账、明细分类账及总分类账等账簿的依据,也是出纳人员收付款项的依据。出纳人员不能依据现金、银行存款收付业务的原始凭证收付款项,必须根据会计主管人员或指定人员审核批准的收款凭证和付款凭证收付款项,以加强对货币资金的管理,有效地监督货币资金的使用。
转账凭证是用来记录与现金、银行存款等货币资金收付款业务无关的转账业务(在经济业务发生时不需要收付现金和银行存款的各项业务)的凭证,它是根据有关转账业务的原始凭证填制的。其格式见表6-8。
表6-8 转账凭证
转账凭证是登记总分类账及有关明细分类账的依据。
(2)通用记账凭证。通用记账凭证的格式,不再分为收款凭证、付款凭证和转账凭证,而是以一种格式记录全部经济业务。其格式见表6-9。
表6-9 通用记账凭证
在经济业务比较简单的单位,为了简化凭证可以使用通用记账凭证,记录所发生的各种经济业务。
2.记账凭证按其包括的会计科目是否单一,可分为复式记账凭证和单式记账凭证
(1)复式记账凭证。复式记账凭证又叫做多科目记账凭证,要求将某项经济业务所涉及的全部会计科目集中填列在一张记账凭证上。复式记账凭证可以集中反映账户的对应关系,因而便于了解经济业务的全貌,了解资金的来龙去脉,便于查账,同时可以减少填制记账凭证的工作量,减少记账凭证的数量,但是不便于汇总计算每一会计科目的发生额,不便于分工记账。上述收款凭证、付款凭证和转账凭证的格式都是复式记账凭证的格式。
(2)单式记账凭证。单式记账凭证又叫做单科目记账凭证,要求将某项经济业务所涉及的每个会计科目,分别填制记账凭证,每张记账凭证只填列一个会计科目,其对方科目只供参考,不据以记账。也就是把某一项经济业务的会计分录,按其所涉及的会计科目,分散填制两张或两张以上的记账凭证。其格式见表6-10。
表6-10 借项记账凭证
单式记账凭证便于汇总计算每一个会计科目的发生额,便于分工记账。但是填制记账凭证的工作量增大,而且出现差错不易查找。
3.记账凭证按其是否经过汇总,可分为汇总记账凭证和非汇总记账凭证
(1)汇总记账凭证。汇总记账凭证是根据非汇总记账凭证按一定的方法汇总填制的记账凭证。汇总记账凭证按汇总方法不同,可分为分类汇总凭证和全部汇总凭证两种。
①分类汇总凭证。分类汇总凭证是根据一定期间的记账凭证按其种类分别汇总填制的,例如,根据收款凭证汇总填制的“现金汇总收款凭证”和“银行存款汇总收款凭证”;根据转账凭证汇总填制的“汇总转账凭证”等,都是分类汇总凭证。
②全部汇总凭证。全部汇总凭证是根据一定期间的记账凭证全部汇总填制的,如“科目汇总表”就是全部汇总凭证。
(2)非汇总记账凭证。非汇总记账凭证是没有经过汇总的记账凭证,前面介绍的收款凭证、付款凭证和转账凭证以及通用记账凭证都是非汇总记账凭证。
(三)原始凭证与记账凭证的关系
原始凭证与记账凭证之间存在着密切的联系。原始凭证是记账凭证的基础,记账凭证是根据原始凭证编制的。在实际工作中,原始凭证附在记账凭证后面,作为记账凭证的附件,记账凭证是对原始凭证内容的概括和说明,原始凭证有时是登记明细账户的依据。
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