登记账簿难免会发生差错,发生错账的情况是多种多样的,有的是填制凭证和记账时发生的单纯笔误;有的是用错应借应贷的会计科目,或错记摘要、金额等;有的是过账错误;有的是合计时计算错误等。账簿记录的错误一经发现后,应立即分析发生错误的情况并按规定的方法进行更正。在手工记账的情况下,常用的错账更正方法有划线更正法、红字更正法和补充登记法三种。
1.划线更正法
在结账以前,如果发现账簿记录中有数字或文字错误,而记账凭证没有错,可用划线更正法进行更正。更正时,先在错误的数字或文字上划一条红线,表示注销,但应保证原有字迹仍能辨认,然后在划线上方空白处填写正确的数字或文字,并在更正处加盖更正人员的印章,以明确责任。但应注意,对于错误数字,必须全部划掉,不能只划去整个数字中的个别错误数字。
2.红字更正法
红字更正法适用于以下两种情况:
(1)记账以后,如果发现记账凭证中应借、应贷科目发生错误时,应用红字更正法进行更正。更正时,先用红字金额填制一张与原错误的记账凭证完全相同的记账凭证,并据此用红字记入有关账簿,冲销原来的错误记录;然后再用蓝字金额填制一张正确的记账凭证,并据此用蓝字登记入账。举例说明如下:
【例7-1】某公司以银行存款预付第一季度书报费1500元。在填制记账凭证时,误将“预付账款”科目填入“管理费用”科目,并据以登记入账。其错误会计分录为:
①
表示红字,下同。
(2)记账以后如果发现记账凭证中应借、应贷会计科目无错误,而金额有错误,且错误金额大于应记的正确金额,应采用红字更正法进行更正。更正方法是:将多记的差额用红字编制一张与错误凭证相同的记账凭证,并据以用红字登记入账,以冲销原账簿记录中多记的金额。
【例7-2】承上例。在填制记账凭证时,误将金额1500元填为15000元,并已登记入账。其错误会计分录为:
3.补充登记法
记账以后,如果发现记账凭证中会计科目无错误,而金额有错误且所记金额少于应记的正确金额,应采用补充登记法进行更正。更正方法是:将少记的差额用蓝字填制一张与错误凭证相同的记账凭证,并据以登记入账。
【例7-3】承上例。在填制记账凭证时,误将金额1500元填为150元,并已登记入账。其错误会计分录为:
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