会计账簿的意义和分类

8．1　会计账簿的意义和分类

8．1．1　会计账簿的定义

会计账簿，是指由一定格式账页组成的，以经过审核的会计凭证为依据，全面系统连续地记录各项经济业务的账簿。在形式上，会计账簿是若干账页的组合；在实质上，会计账簿是会计信息形成的重要环节，是会计资料的主要载体之一，也是会计资料的重要组成部分。

会计账簿是账户的表现形式，两者既有区别又有联系。账户是在账簿中以规定的会计科目开设户头，用以规定不同的账簿所记录的内容，账户存在于账簿之中，账簿中的每一账页就是账户的存在形式和信息载体。如果没有账户也就没有所谓的账簿；如果没有账簿，账户也成了一种抽象的事物，无法存在。但是账簿只是一种外在形式，账户才是它的真实内容。账簿序时分类地记载经济业务，是在个别账户中完成的，也可以说，账簿是由若干张账页组成的一个整体，而开设于账页上的账户则是这个整体上的个别部分。因此，账簿和账户的关系，是形式和内容的关系。

8．1．2　会计账簿的意义

企业每发生一项经济业务，都必须取得或填制原始凭证，并根据审核无误的原始凭证及有关资料填制记账凭证。通过记账凭证的填制和审核，可以反映和监督企业每项经济业务的发生和完成情况。但是由于会计凭证数量多，格式不一，所提供的资料比较分散，缺乏系统性，因此，每张凭证一般只能反映个别经济业务的内容。为了连续、系统、全面地反映企业在一定时期内的某一类和全部经济业务及其引起的资产与权益的增减变化情况，给经济管理提供完整而系统的会计处理资料，并为编制财务报表提供依据，就要设置会计账簿，把分散在会计凭证中的大量会计处理资料加以集中和归类整理，分门别类地记录在账簿中。因此，每个企业都应按照会计准则体系和会计业务的需要设置和登记会计账簿。通过账簿记录，既能对经济活动进行序时会计处理，又能进行分类会计处理；既可提供各项总括的会计处理资料，又可提供明细的会计处理资料。

合理地设置和登记账簿，能系统地记录和提供企业经济活动的各种数据。它对加强企业经济活动的会计处理、改善和提高经营都有着重要意义，主要表现在以下三个方面。

（1）通过设置和登记账簿，可以系统地归纳和积累反映经济活动的会计处理资料，为改善企业经营管理、合理使用资金提供决策依据。通过账簿的序时会计处理和分类会计处理，把企业承包经营情况，收入的构成和支出情况，财物的购置、使用、保管情况，全面、系统地反映出来，用于监督计划、预算的执行和资金的使用，促进企业改善经营管理。

（2）通过设置和登记账簿，可以为计算财务成果编制财务报表提供依据。根据账簿记录的费用、成本和收入、成果资料，可以计算一定时期的财务成果，检查费用、成本、利润计划的完成情况。经核对无误的账簿资料，及其加工的数据为编制财务报表提供了总括和具体的资料，是编制财务报表的主要依据。

（3）通过设置和登记账簿，利用账簿的会计处理资料，为开展财务分析和会计检查提供依据。通过对账簿资料的检查、分析，可以了解企业贯彻有关方针、政策、制度的情况，用以考核各项计划的完成情况。另外，对资金使用是否合理，费用开支是否符合标准，经济效益有无提高，利润的形成与分配是否符合规定等作出分析、评价，从而找出差距，挖掘潜力，提出改进措施。

案例：查账簿，查处了税收筹划不当

某物资企业主营业务是经销生铁，每年为某铸造厂采购大量的生铁并负责运输。为了减少按销售额征收的地方税收附加和降低按增值税征收的税收负担，该公司设计了这样的税收筹划方案：将为铸造厂的采购生铁改为代购生铁。由物资公司每月为铸造厂负责联系5 000吨的生铁采购业务，向其收取每吨10元的中介手续费用，并将生铁从钢铁厂提出运送到铸造厂，每吨收取运费40元。通过该方案可以节省近亿元因销售额产生的地方税收附加，同时，由于手续费和运输费征收营业税而不征收增值税，也节省了大量税费支出。

年末，该市国税局稽查局在对某物资经销实业公司年度纳税情况进行检查时，经过比较、核对发现，该公司该年度生铁销售收入比去年同期有巨大额度的减少；检查该公司“其他业务收入”账簿，又发现其他业务收入比上年大幅增加，并且每月都有一笔固定的5万元手续费收入和20万元运输收入。经询问记账人员，得知该收入是为铸造厂代购生铁的手续费和运输费；经进一步到银行查询该公司资金往来情况，证实了该公司经常收到铸造厂的结算汇款，且该公司也有汇给生铁供应厂某钢铁厂的货款，但二者之间没有观察到存在直接的对应关系。因此，检查人员认为该公司代购生铁业务不成立，涉嫌偷税，并要求该物资公司补交近千万元的增值税。

8．1．3　会计账簿的分类

在会计账簿体系中，有各种不同功能和作用的账簿，它们各自独立，又互为补充。为了便于理解和使用，可以从不同的角度对会计账簿进行分类。

1．会计账簿按用途分类

会计账簿按其用途不同，可分为序时账簿、分类账簿和备查账簿。

（1）序时账簿，也称日记账，是按经济业务发生或完成时间的先后顺序进行登记的账簿。按其记录的内容不同，序时账簿又分为普通日记账和特种日记账。

①普通日记账是指用来逐笔记录全部经济业务的序时账簿。即把发生的各项经济业务逐日逐笔地登记在日记账中，并确定会计分录，然后据以登记分类账。

②特种日记账是用来逐笔记录某一经济业务的序时账簿。目前在我国，大多数企业一般只设现金日记账和银行存款日记账。

（2）分类账簿，是对全部经济业务按照会计要素的具体类别而设置的分类账户进行分类登记的账簿。按照总分类账户分类登记经济业务事项的是总分类账簿，简称总账；按照明细分类账户分类登记经济业务事项的是明细分类账簿，简称明细账。分类账簿提供的会计处理信息是编制财务报表的主要依据。

在实际工作中，序时账簿和分类账簿还可以结合为一本，既进行序时登记，又进行总分类登记的联合账簿，称为日记账。

（3）备查账簿，简称备查账，是对某些能在序时账簿和分类账簿等主要账簿中进行登记或者登记不够详细的经济业务事项进行补充登记时使用的账簿，又称辅助账簿。这些账簿可以对某些经济业务的内容提供必需的参考资料，但是它记录的信息无须编入财务报表中，所以也称表外记录。备查账簿没有固定格式，可由企业根据管理的需要自行设置与设计。例如，租入固定资产登记簿、应收票据备查簿、受托加工来料登记簿。

2．会计账簿按外形特征分类

会计账簿按其外形特征不同，可以分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。

（1）订本式账簿，也称订本账，是指在账簿启用前就把具有账户基本结构并连续编号的若干张账页固定地装订成册的账簿。这种账簿的优点是：可以避免账页散失，防止账页被随意抽换，比较安全。其缺点是：由于账页固定，不能根据需要增加或减少，不便于按需要调整各账户的账页，也不便于分工记账。这种账簿一般适用于总分类账、现金日记账和银行存款日记账。

（2）活页式账簿，也称活页账，是指年度内账页不固定装订成册，而是将其放置在活页账夹中的账簿。当账簿登记完毕之后（通常是一个会计年度结束之后），才能将账页予以装订，加具封面，并给各账页连续编号。这种账簿的优点是：随时取放，便于账页的增加和重新排列，便于分工记账和记账工作电算化。其缺点是：账页容易散失和被随意抽换。活页账在年度终了时，应及时装订成册，妥善保管。各种明细分类账一般采用活页账式。

（3）卡片式账簿，也称卡片账，是指由许多具有一定格式的卡片组成，存放在一定卡片箱内的账簿。卡片账的卡片一般装在卡片箱内，不用装订成册，随时可存放，也可跨年度长期使用。这种账簿的优点是：便于随时查阅，也便于按不同要求归类整理，不易损坏。其缺点是：账页容易散失和随意抽换。因此，在使用时应对账页连续编号，并加盖有关人员图章，卡片箱应由专人保管，更换新账后也应封扎保管，以保证其安全。企业一般对固定资产和低值易耗品等资产的明细账采用卡片账形式。

3．会计账簿按账页的格式分类

会计账簿按其账页的格式不同，可以分为两栏式账簿、三栏式账簿、多栏式账簿、数量金额式账簿等。

（1）两栏式账簿，是指只有借方和贷方两个基本金额栏目的账簿。普通日记账一般采用两栏式。

（2）三栏式账簿，是指其账页的格式主要部分为借方、贷方和余额三栏或者收入、支出和结余三栏的账簿。三栏式账簿又可分为设对方科目和不设对方科目两种。区别是在摘要栏和借方科目栏之间是否有对方科目栏。有对方科目栏的，称为设对方科目的三栏式账簿；不设对方科目栏的，称为不设对方科目的三栏式账簿。它主要适用于各种日记账、总分类账以及资本、债权债务明细账等。

（3）多栏式账簿，是指根据经济业务的内容和管理的需要，在账页的借方和贷方栏内再分别按照明细科目或某明细科目的各明细项目设置若干专栏的账簿。这种账簿可以按借方和贷方分别设专栏，也可以只设借方专栏，贷方的内容在相应的借方专栏内用红字登记，表示冲减。收入、费用明细账一般均采用这种格式的账簿。

（4）数量金额式账簿，是指在账页中分设借方、贷方和余额或者收入、支出和结存三大栏，并在每一大栏内分设数量、单价和金额等三小栏的账簿。数量金额式账簿能够反映出财产物资的实物数量和价值量。原材料、库存商品、产成品等明细账一般采用数量金额式账簿。