销售业务内部会计控制概述

第一节　销售业务内部会计控制概述

一、销售业务的内部会计控制目标

销售是企业收入和利润的主要来源。销售与收款业务同采购与付款业务一样，既与物相关，又与钱相关，是企业较为敏感的业务活动，发生舞弊和错误的概率较高。企业在设计销售业务的内部会计控制制度时，要因地制宜，根据自身的产品特点、销售方式等实际情况进行。切实可行的销售业务内部会计控制制度，可以提高企业经济效益，促进其在激烈的市场竞争中占据优势地位。

一般来讲，企业的销售业务内部会计控制制度应该至少实现以下目标：

(1)保证销售收入的真实性、完整性和合理性;

(2)保证商业折扣和现金折扣的真实性与适度性;

(3)保证销售折让与销售退回的合理处理与揭示;

(4)保证应收账款记录的真实性和可收回性;

(5)杜绝销售与收款业务中可能出现的一切违法乱纪和侵害企业利益的行为。

要实现这些控制目标，销售业务内部会计控制制度设计应做到以下几点：第一，保证各项业务的处理均经授权，防止并及时发现舞弊和错误，避免管理漏洞;第二，完善销售与收款的内部会计控制程序，加强赊销信用审批、销售谈判、发货、收款、核销坏账等环节的会计控制;第三，明确规定并严格执行赊销政策和付款条件;第四，合理控制应收账款的风险，在赊销可能增加的收益和导致的坏账损失之间取得较好的平衡。

二、销售业务的内部会计控制内容

为贯彻实现销售业务内部会计控制的目标，就要将上述对于销售业务内部会计控制制度设计的具体要求进一步细化，得到一套科学合理、系统完善的销售业务内部会计控制制度基本内容：

(一)岗位分工制度

企业应当建立销售与收款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理销售与收款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。销售与收款业务中的销售、发货和收款环节应当分别由不同的部门或人员负责，具体说来，其中不相容的岗位主要有：销售部门内销售业务的经办、审核和销售通知单的开立;会计部门内开具销售发票、出纳和记账;收款、应收账款的管理和向欠款客户寄发对账单;(应收)票据的保管与记录;信用管理与销售部门职能分离。企业不得由同一部门办理销售与收款业务的全过程，并且应当根据具体情况对办理销售与收款业务的人员进行岗位轮换。

(二)授权批准制度

企业应当对销售与收款业务建立严格的授权批准制度，明确审批人员对销售与收款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理销售与收款业务的职责范围和工作要求。审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限;经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理销售与收款业务;对于审批人超越授权范围审批的销售与收款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。严禁未经授权的机构和人员办理销售与收款业务。对于超过企业既定销售政策和信用政策规定范围的特殊销售业务，应当进行集体决策，防止决策失误而造成严重损失。

(三)客户资信控制制度

企业对于赊销的一切规定和手续都应该规范、严格，尤其要进行客户资信的控制，以合理降低账款回收中的风险。

首先，企业应该根据自身条件，统一制订出合理的信用政策并严格执行。信用政策中应明确规定信用标准、信用条件和收账政策等，作为对客户资信进行审查的参照和标准。信用政策的制订要在业绩增长和风险控制两个目标之间达到协调一致，绝不能偏重一方而忽视另一方。企业进行每一项赊销业务都必须以信用政策为依据，任何人不得擅自违背或更改。同时，信用政策作为约束和调节企业与客户信用关系的重要根据，是企业对客户实施规范化管理的保障。

其次，企业应作好赊销客户的资信调查，广泛收集赊销客户信用状况的资料，在对客户的信用品质、偿付能力、资本、抵押品、经济状况等进行分析的基础上，建立客户档案。尤其是针对企业比较重要的或者风险较高的客户，信用管理部门应协调销售部门作好其信用调查工作。客户档案应反映客户的基本情况(包括背景资料、行业状况、组织管理等)，财务状况(包括对客户的经营状况和偿债能力等的分析)，还有对客户进行以往交易的信用记录。由此，信用管理部门可以根据企业的信用政策确定客户的信用等级、资信额度、信用期限、折扣期限及现金折扣等，进而制订出灵活的销售方式。

再次，由于客户的资信状况会随着时间不断发生变化，对客户要进行跟踪管理，根据变化情况及时对客户档案予以调整。除了在每一次交易后要分析客户销售额回笼及执行赊销协议和付款的情况以外，还应定期对客户进行信用分析，随时保持高度警惕，密切注意客户的经营状况及其外部市场环境的变化，确定是否需要改变其信用等级和额度等。

(四)销售环节控制制度

销售业务流程中，从接受客户订单到发货、开具销售发票等，都需要严格的内部会计控制制度予以约束。以下针对销售业务中对客户订单的处理、销售价格的控制、销售发票的开具、销售业务的记录等工作应该遵循的内部会计控制制度予以简要说明：

1.订单控制制度

接受客户订单一般是企业销售业务的起点，是销售业务内部会计控制的重要环节。订单控制制度主要包括：

(1)根据不同的客户和销售形式设计多种订单格式，以满足企业内部各个部门协调工作、相互制约的经营管理需要;

(2)对客户订单进行处理的人员应该得到适当授权，任何涉及赊销业务的订单必须经过信用管理部门负责人或其他授权人的签字批准，现销订单的接受也应得到销售部门负责人的批准;

(3)对于审核后的订单，销售部门应设立订单登记簿，对订单的接受时间、产品名称、数量等进行登记，并送交信用管理部门备份;

(4)实行订单顺序编号法，对已执行的订单和尚未执行的订单分别进行管理和控制，以便随时检查订单的执行情况和每一订单的处理过程;

(5)接受客户订单后，企业应尽量与客户签订销售合同，以明确双方在交易中的权利和义务。

2.销售定价控制制度

产品的销售价格是企业利润最为敏感的影响因素之一，同时也是客户最为关心的因素。要建立合理的销售价格确定机制，防止销售业务人员随意定价或者为获取回扣而故意压低价格、损害企业利益的不法行为。销售定价控制制度包括：制订统一的产品销售价格目录;规定灵活的商业折扣、现金折扣标准，并建立相应的授权批准权限。

企业应当从以下几个方面着手建立销售价格确定机制：

(1)企业定价策略要考虑营销能力、销售成本、市场状况等众多因素。产品标准销售价格由企业最高管理机构确定，标准定价一经确定不可随意调整，应保证对同一层次的客户公平地实施相同的价格，并定期对价格的合理性进行审查评价。

(2)对于销售折扣、折让等优惠政策的给予应由有关主管人员审核批准。对于折扣、折让给予的实际数量、金额应有所记录，并同时反映给予的原因，以上文件记录都应及时归档，便于日后核查。

(3)实施折扣、折让之前应作预测，确定该政策会给企业带来的目标利润;事后要将实际销售与收益情况同目标利润相比较，并且报告相关部门，以确定是否需要调整折扣政策。

3.销售发票控制制度

产品发出后向客户开具销售发票是企业销售成立的标志，也是向客户收取货款的依据。如果在向客户开具销售发票和账单时缺乏有效的控制，不但会导致营私舞弊行为的发生，还会使会计的营业收入记录不真实。销售发票控制制度包括：

(1)指定专人负责销售发票的保管和使用，任何没有经过授权的人员不得接触发票，明确销售发票管理制度;

(2)销售发票均应事先连续编号，发票使用人在领用销售发票时应签字注明所领用发票的起讫号码;

(3)发票开立过程中必须与销售订单、发货通知单等有关凭证上载明的客户名称、日期、数量、单价和金额等内容核对一致，同时对作为开票依据的发货通知单等连续编号，以保证所有发出的货物均开出销售发票;

(4)发票管理应严格遵循复核制，由会计部门指定独立于开票人员的专人，复核发票上的价格是否与经审核的销售价目表一致、数量是否与发货通知单一致、其他内容是否准确无误，并核对所有发票定期加出的合计金额与应收账款或销货合计数是否一致。

4.销售记录控制制度

销售记录控制制度是销售业务会计资料真实完整的重要保证。企业应当在销售与发货各个环节设置相关的记录，填制相应的凭证，建立完整的销售登记制度，并加强销售合同、销售计划、销售通知单、发货凭证、运货凭证、销售发票等文件和凭证的相互核对工作;销售部门应设置销售台账，及时反映各种商品、劳务等销售的开单、发货、收款情况;销售台账应当附有客户订单、销售合同、客户签收回执等相关购货单据。

(五)收款环节控制制度

收款是保证销售业务成功为企业利润作出贡献的决定性环节。企业应当按照相关政策法规的规定，及时办理收款业务。收款环节控制制度的内容有：

(1)企业应将销售收入及时入账，不得账外设账，不得擅自坐支现金。销售与收款职能分离，销售人员应当避免接触销售现款。

(2)应收账款是赊销形成的，其安全性受债务人信用和经营状况的影响较大，所以企业要加强对应收账款的管理，保证应收账款的合理占用和安全完整。对应收账款的控制可以从以下几个方面进行：

①企业应当设置应收账款总账和明细账对应收账款进行核算，同时按客户设置应收账款台账。应收账款的确认必须以经销售部门核准的销售发票和发运单据等为依据;应收账款总账和明细账的登记应由不同的人员根据汇总的记账凭证和各种原始凭证、记账凭证分别进行，并由独立于记录应收账款的其他人员，定期核对应收账款总账和明细账的余额。

②企业应当建立应收账款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度。通过应收账款账龄分析，可以清楚地看到企业应收账款的分布及拖欠情况、拖欠客户、拖欠原因、拖欠时间等。对逾期应收账款予以足够的重视，由销售部门负责及时催收，会计部门负责监督销售部门加紧催收。对催收无效的逾期应收账款，考虑通过法律程序予以解决。

③企业应当规范计提应收账款坏账准备和核销坏账的程序。坏账准备的计提比例应符合企业会计制度的规定，会计处理正确，前后期保持一致。对于可能成为坏账的应收账款应当报告有关决策机构，由其进行审查，确定是否确认为坏账。发生的各项坏账，应查明原因，明确责任，并在履行规定的审批程序后作出会计处理。注销的坏账应当进行备查登记，做到账销案存。已注销的坏账又收回时应当及时入账，防止形成账外款。

④企业应当根据应收账款明细账余额定期编制应收账款余额核对表，并将该表寄送客户核实，编制该表的工作与应收账款的记录和调整工作应职责分离。

(3)应收票据的取得和贴现必须经由保管票据以外的主管人员的书面批准。企业应当有专人保管应收票据，对于即将到期的应收票据，应及时向付款人提示付款;已贴现票据应在备查簿中登记，以便日后追踪管理。应当制订逾期票据的冲销管理程序和逾期票据追踪监控制度。

(4)企业应当定期与往来客户通过函证等方式核对应收账款、应收票据、预收账款等往来款项。如有不符，应查明原因，及时处理。

(六)折扣和折让控制制度

折扣和折让是营业收入和应收账款的抵减项目，企业应当制订详细的折扣、折让政策，并严格审核、规范执行。商业折扣应明确客户可以享受折扣的条件、不同数量和品种的购货订单可以享受折扣的比例等，现金折扣应明确适用范围和不同支付时间可以享受的折扣比例等。折扣政策一般由企业最高管理当局予以批准。折让属于偶然经济行为，往往需要具体问题具体分析。当客户提出折让要求时，企业应对其理由加以记录，并派专人予以核实，然后由授权人员复核客户提出的折让理由和企业核查结果，决定在特定情况下给予客户折让金额。所有折扣和折让的批准文件应记录在事先连续编号的折扣、折让事项备忘录上，并由专人进行定期检查。

(七)销售退回控制制度

企业的销售退回相对于正常销售来讲是少量的不经常发生的业务，但由于其直接影响企业销售收入和应收账款的确认，直接抵减了企业的经济效益，也可能产生舞弊行为。因此，建立销售退回控制制度至关重要。企业的销售退回控制制度主要有以下几个方面：

(1)建立退货损失惩罚制度。在整个销售过程中明确每一环节的责任人，当发生销售退回业务时，根据调查结果确定退回责任人，并给予相应的惩罚，以加强生产、销售各环节业务人员的责任意识，减少不必要的退货损失。

(2)设立独立于销售部门的销售争议处理机构。当客户验收商品发现问题并通知企业时，销售争议处理机构能够立即展开调查，积极与客户协调，确认责任方。对于由于本企业责任而造成客户争议的，尽快拿出双方都能够接受的解决方案。

(3)建立销售折让优先制度。对确认为本企业的责任的，第一解决方案应是给予客户销售折让，以减少可能发生的退货损失。

(4)理顺销售折让和销售退回的凭证流转程序。它可使会计记录所使用的原始凭证真实可靠，从而保证相应会计记录的客观性。

(5)建立退货、索赔、销售折让审批制度。任何退货、索赔及销售折让的执行，必须有授权领导的批准。

(6)建立退货验收制度和退款审查制度。对于退回的商品应进行严格验收，确认是企业之前向购货方发出的、没有经过损坏的商品。

(八)售后服务控制制度

在激烈的市场竞争中，企业为了树立自身良好的形象，更加周到、全程地满足消费者需求，需要对售出的商品提供质量担保。售后服务控制制度要求企业根据自身商品的特点，对售后服务对象、服务时间、服务范围、服务标准、服务单位、服务业务的手续等作出明确的规定，争取以最低的成本实现消费者满意程度的最大化。

(九)监督检查制度

企业应当建立对销售与收款内部会计控制的监督检查制度，明确监督检查机构或人员的职责权限，定期或不定期地检查各项规定是否得到有效执行。对监督检查过程中发现的销售与收款内部会计控制的薄弱环节，应当采取措施，及时加以纠正和完善。

企业销售与收款业务内部会计控制监督检查的内容主要有：销售与收款业务相关岗位及人员的设置情况，重点检查是否存在销售与收款业务不相容职务混岗的现象;销售与收款业务授权批准制度的执行情况，重点检查授权批准手续是否健全，是否存在越权审批行为;销售的管理情况，重点检查信用政策、销售政策的执行是否符合规定;收款的管理情况，重点检查单位销售收入是否及时入账，应收账款的催收是否有效，坏账核销和应收票据的管理是否符合规定;销售退回的管理情况，重点检查销售退回手续是否齐全、退回货物是否及时入库等。