销售业务处理程序的设计

第二节　销售业务处理程序的设计

企业销售与收款循环的一般处理程序为：销售部门接受客户订单→销售部门根据客户订单编制销售通知单→销售部门将销售通知单传递给信用管理部门，由其对客户资信进行调查并核准赊销限额→信用管理部门对销售通知单核准之后再传回销售部门→销售部门将核准后的销售通知单分别传递给运输部门、仓库和会计部门→仓库发货后登记库存账并将销售通知单传递给会计部门→运输部门装运后填制发运凭证并将其传递给会计部门→会计部门根据收到的销售通知单、发运凭证开具销售发票，进行账簿记录。这一程序可以简要地用图10-1表示。

图10-1

以上简要说明了销售与收款业务的一般程序，并不足以代表一个企业完整的销售与收款业务处理程序。下面将销售与收款业务划分为若干个具体的业务流程，分别介绍每个流程的处理程序和其中贯穿的内部会计控制。

一、接受客户订单

客户订单是客户提出的书面购货请求，是保证销售业务真实存在的重要原始凭证。企业接受客户订单是销售与收款循环开始的标志。客户订单只有在符合企业的授权标准时才能被接受。企业一般会列出已批准销售的客户名单。销售部门在决定是否接受某客户的订单时，应首先查看该客户是否被列入这张名单之内。如果该客户在名单之内，则严格遵照企业对该客户的赊销额度、折扣标准等规定，依据适当的审核批准程序决定是否接受订单;如果该客户未在名单之内，对于现销业务需要由销售部门负责人审核批准，赊销业务还需要由销售部门和信用管理部门对客户的资信程度调查后，按照规定的审核批准程序决定接受订单与否。企业对收到的每一份购货订单都必须登记在购货订单登记簿上，对于成交的订单，还应同时登记其销售执行情况和客户支付情况，以备日后查验和参考。

除了客户主动发出订单，企业还可以通过销售人员或其他途径，如采用电话、信函、电子邮件和向现有的及潜在的客户发送订单等方式接受订货，取得客户订单。客户订单的基本格式如表10-1所示：

表10-1　客户订货单

二、批准赊销信用

企业的赊销业务必须经过信用管理部门的审核批准。信用管理部门的审核根据企业的信用政策和对每个客户已授权的信用额度进行。对于企业原有的客户，应考察过去的成交记录，确认其是否具有良好的商业信用;同时信用管理部门应考虑本次订货的数量是否异常，如果订购数量大大超过历史记录，还需额外考察该客户近期的财务状况。对于新客户，信用管理部门协同销售部门对客户的资信状况予以审查，通过获取信用评审机构对客户信用等级的评定报告以及对客户财务报表等相关资料的分析，确定允许的信贷限额。赊销需要信用管理部门的负责人或其他被授权人签字同意方可生效，没有设立信用管理部门的企业应由独立于销售部门的专门人员负责这一工作。

三、签订销售合同

企业在决定接受客户订单之后，应尽量与客户签订销售合同。销售合同是办理销售业务的法律依据，是确定购销双方权利、义务和责任的重要文件。在销售合同订立前，企业应当指定专门人员就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判。销售谈判人员至少应有两人以上，谈判的全过程要有完整的书面记录。在谈判人员与对方达成初步协议之后，企业应当指定专门审批人员对产品的销售价格、付款方式与时间、货物交接方式、商品质量要求、违约责任等合同中的重要内容进行严格把关，经过确认之后才能签订正式合同。对于大额或重要的销售合同，还应聘请法律顾问或专家对合同条款进行修订或确认。销售合同的签订必须由经过授权的专门人员进行，并与负责销售谈判的人员职责分离。签订的销售合同应预先编号，统一管理，在签订完成后将副本传递给会计部门，以便办理结算或其他手续。没有签订销售合同的业务，以客户订单取代销售合同，对订单进行统一管理。

四、编制销售通知单

企业如果与购货方签订销售合同，则应当根据销售合同编制销售通知单。由于签订合同时企业内部已经进行了严格的审批，合同中对销售通知单上的所有内容也都进行了明确规定，此时的销售通知单不需要再次通过信用管理部门的审核，可以直接执行。

如果企业不与购货方签订销售合同，销售部门应在收到客户订单之后就编制销售通知单。销售通知单的编制要在确认客户所订购货物有足够库存之后才能进行。销售通知单应当预先编号，一式多联，格式规范而统一，完整反映客户所订购货物的名称、数量、价格以及所需要的各种授权批准签章。信用管理部门在接到销售部门传递的销售通知单之后，根据企业的信用政策，将其与该客户已被授权的赊销信用额度以及至今尚欠的账款余额加以比较，签署审核意见。已批准的销售通知单一联由销售部门留存据以登记销售台账，一联由内部运输部门据以编制装运凭证，一联由仓库据以发货开具出库单并登记库存账，还有一联由会计部门据以开具销售发票并登记销货账。销售通知单的基本格式如表10-2所示：

表10-2　销售通知单

五、按销售通知单供货

已批准的销售通知单副联传递给仓库时，即可作为仓库供货的依据。仓库实际发货的数量和品种应同销售通知单上的一致，并将其记录于库存账以及销售通知单副联，将此销售通知单副联传递给会计部门入账。仓库应使用连续编号的发货通知单记录货物的发运情况，防止漏记或重复记录，以备日后查验。同时，仓库还应定期进行货物盘点。如果发现盘亏，应及时查明是否存在货物被盗或货物发运后未及时记录等情况;如果发现盘盈，应查明是否存在货物被退回但未及时记录在存货账内等情况。

六、按销售通知单装运货物

由运输部门承担按销售通知单装运货物的职责，与仓库按销售通知单供货的职能分离，有助于避免装运人员在未经授权的情况下装运货物。运输部门应在核对经核准的销售通知单副联及销售部门填制的装运单后，再运输货物，并确保货物运输的安全性与及时性。运输部门在装运货物前，必须进行独立验证，以确保从仓库提取的货物都附有经批准的销售通知单，并且确保将要发出的货物内容与销售通知单上的一致。发运货物后，运输部门应填制装运凭证，证明货物已装运。运输部门出具的装运凭证(或提货单)应根据销售部门的销售通知单编制，一式多联并连续编号，按序归档。装运凭证提供了货物确实已装运的证据，也是会计部门登记收入账簿的重要依据。

需要注意的是：不论是仓库还是运输部门，其发货和装运行为必须得到其他独立人员(通常是门卫)的监督，监督内容包括对所发运货物实物的清点以及将其与销售通知单上所列明的品种、数量进行核对。发运货物清点复核人员应当在有关凭证上签字。

七、向客户开具销售发票

会计部门向客户开具销售发票这一业务包括根据相关原始凭证编制发票和向客户寄送发票。销售发票的保管和领用必须由专人负责，发票开具人也须经过专门授权。开具销售发票应以客户订单、经核准的销售通知单、装运凭证为依据，确保只对实际发运的货物才开具发票。销售发票必须连续编号，在开票时根据销售通知单上的编号连续进行，以保证所有发出的货物均已开具了销售发票。开票过程中还应核对实际发运数量，使之与发运凭证上的数量相一致;核对客户名称，使之与客户订单上的名称相一致;核对发票价格，使之与价格目录或信用部门及销售部门批准的金额一致。同时，建立销售发票复核制度，由独立于开票人的其他人员对发票的构成要素进行复核，并定期对所有销售发票结出合计金额，与应收账款或销货合计数进行核对。

八、记录销售业务

合理记录销售业务，是企业销售部门、仓库、运输部门和会计部门的共同责任。各个部门之间的记录相互印证，由会计部门最终提供反映企业收入、成本、资产状况的财务资料，为企业决策服务。企业会计部门对于销售业务的记账程序主要有以下几种：

1.销售明细账记账程序

(1)采用按产品或劳务类别分别设置销售收入、销售成本、销售费用、销售税金等账页和销售汇总表的记账方式。平时，发生时应在各自的账页中登记，期末分别结转至“本年利润”账页，并根据各销售明细账编制销售汇总表。

(2)采用按产品或劳务类别，将销售收入、销售成本、销售费用、销售税金账户设在同一账页的记账方式(记账方法同上)。

2.应收账款明细账记账程序

(1)销售发生时，应按每一应收账款客户设置账页，进行应收账款明细核算。

(2)应用抽单法。应收账款发生时，不作明细账记录，只是到期末才根据有关凭证记录应收账款明细账。当销售成立时，将销售发票中的记账联和收款联分别存放;收到货款时，就抽取相应的记账联和收款联，直接做销售收入、银行存款或现金账户处理;期末，根据尚未抽取的收款联和记账联作应收账款与销售收入的账户处理。

会计部门应当按照企业管理的需要和会计核算的要求，根据具体情况选用合适的销售业务记账程序。但不论选用何种销售业务记账方法，都是为了使销售收入记录金额正确、归属于正确的会计期间。在记账程序中的主要控制程序有：

(1)只依据附有有效装运凭证和销售通知单的销售发票记录销售。这些装运凭证和销售通知单应能证明销售交易的发生及其发生的日期，并且经过会计主管或稽核人员的审核。

(2)控制所有事先连续编号的销售发票，并由独立于发运货物和开具发票的人员定期检查销售发票和发货通知单事先连续编号与否。

(3)记录销售的职能应与处理销货交易的其他职能相分离;对记录过程中所涉及的有关记录的接触予以限制，以减少未经授权的记录的发生。

(4)定期独立检查已处理销售发票上的金额与会计记录金额的一致性;检查应收账款总账和明细账的一致性，如有差异，及时查明原因。

(5)定期向客户寄送对账单，并要求客户将任何例外情况直接向未涉及执行或记录销售业务的会计主管报告。

九、办理和记录现金、银行存款收入

企业会计部门收到销售部门、仓库、运输部门转交过来的客户订单、销售合同副本、销售通知单、销售发票、发运凭证等核对无误后，编制收款通知书，按照合同规定或事先约定向客户收款。由于货币资金的高流动性，办理和记录现金、银行存款收入时，要重点关注货币资金的安全性和完整性，保证全部货币资金收入都如数、及时地计入现金、银行存款日记账或应收账款明细账，并如数、及时地存入银行。这一流程的内部控制可以参照货币资金的内部会计控制。

十、办理和记录销售退回、销售折扣与折让

客户如果提前支付货款，企业可能会根据信用政策的规定给予一定的现金折扣。客户如果对所购买的货物不满意，可能向销售企业提出折让或退货的要求。销售退回或折让在发生时，都必须经过规定的授权批准程序，并确保与办理业务有关的部门和人员各司其职，防止舞弊行为的发生。销售退回业务应该遵循以下处理程序，才能确保其真实合理：

(1)由验收部门对客户退回的货物予以验收，验收内容包括货物的品种、数量、质量及退货理由等。验收后应出具验收报告，为日后确定给予客户的退货金额和确定退货是否需要修理或再存放提供依据。

(2)由仓库在清点货物、注明退回货物的品种和数量后填制接收报告。退货接收报告是记录销售退回业务的重要凭证，应事先编号，在业务发生时填制。报告上记录的内容应该包括客户名称、退回货物的名称、数量、日期、退货性质、原始发票号、价格、退货理由等尽可能详尽的信息。该报告的编制人不能同时从事货物发运工作，报告填制完成后应由独立于发货和收货职能的人员检查。

(3)在企业收到退回货物以后，应由独立于销售部门的客户服务部门或专门人员对客户退货原因进行调查，将调查结果和意见记录在退货接收报告上，并交信用管理部门、会计部门、销售部门作为最后审核的依据。

(4)销售部门具有核准退货甚至是否有必要进行理赔的最终权限。这一批准只有在对退回货物仔细调查和以退货接收报告为依据的基础上才有效。审核批准意见应签署在退货接收报告上。

(5)销售部门填制贷项通知单和红字发票，作为退款和其他销售退回处理的依据。

(6)会计部门对验收证明、退货接收报告、贷项通知单以及退货方出具的退货凭证等进行审核后，冲减销售收入，并办理冲销应收账款或退款事宜。

十一、提取坏账准备和注销坏账

计提坏账准备是按照会计核算中的谨慎性要求，在每个会计年度终了时，对应收账款进行全面检查，预计各项应收账款发生坏账的可能性，按照一定方法计提的、用于抵偿将来可能发生的坏账损失的准备金。坏账准备计提得越多，企业防范应收账款坏账风险的能力就越强，对其当期利润和税收的影响也就越大。因此，坏账准备极容易成为企业操纵会计利润的工具。企业应当按照会计制度的要求，选择合适的坏账准备计提方法，并且一经选定不可随意变更。

应收账款可能由于债务人破产、死亡等各种原因无法收回，就形成了坏账。对于坏账的认定应当符合企业会计制度的规定。企业应当制订严密的坏账审批程序，按照授权原则和方法进行坏账的审批。一般应由有关业务部门(会计部门、销售部门等)对坏账进行确认，认定有足够证据表明该项应收账款不能收回或收回的可能性极小，报企业最高管理层进行最终的审核批准。企业对于所发生的坏账，必须查明责任，并按规定的审批程序作出正确会计处理。对于经审核确认为坏账的，应冲销计提的坏账准备，注销该项应收账款，并记录在备查簿上，做到账销案存;已注销的应收账款又收回时，要及时入账，并按实际收回的应收账款金额增加坏账准备，防止形成账外账。