第一节 会计电算化与会计电算化制度
一、会计电算化和会计电算化制度
电子计算机在会计领域中的应用和推广，使会计工作进入了一个新的阶段。会计电算化的处理经历了手工处理、机械处理和电子数据处理三个阶段。会计电算化就是利用计算机进行记账、算账和报账，以及部分代替人工，完成对会计信息的核算、分析、预测和决策的过程。会计电算化是新技术的产物，它的产生不仅是会计数据处理手段的革命性变化，而且对会计理论和会计实务产生了巨大而深远的影响。随着会计电算化事业的发展，会计电算化的含义得到了进一步的延伸。从广义上讲，会计电算化是指与会计工作中应用电子计算机技术有关的所有工作，也称“会计电算化工作”，包括会计电算化的组织、规划、实施、管理、人员培训、制度建立、计算机稽核等。这是一个基层单位实施会计电算化的流程，也是会计电算化的完整含义。由于计算机运算和处理数据快捷、准确，极大地减轻了财会人员的工作强度，把会计工作的重点从事后记账、算账转移到事前预测、决策，事中监控之中，为充分发挥会计工作的管理职能创造了有利的条件。同时实施会计电算化还可促进会计工作规范化，提高会计工作质量。
随着会计处理方式从手工操作向电算化操作的转变，会计业务的操作流程、会计的内部控制制度以及会计人员的组织体系等发生很大的变化，传统会计制度无法满足会计电算化提出的新要求，进行会计电算化制度的设计成为现代会计工作的一项重要内容。
会计电算化制度是进行会计电算化工作的规范和标准，是会计电算化工作的规则、方法和作业流程的总称，是会计制度的重要组成部分。每一个企业事业单位实施会计电算化时必须建立一套科学的会计电算化制度，这才能规范地开展会计电算化工作，充分发挥会计的作用。
二、会计电算化制度设计的作用及要求
（一）会计电算化制度设计的作用
会计电算化制度设计的作用主要表现在以下四个方面。
1．促使企事业单位会计工作程序化、规范化
会计电算化制度设计的首要任务是制订一套对企事业单位经济活动全过程利用电子计算机进行作业，并保证信息安全的规范和办法，通过会计电算化制度的实施，使会计电算化工作有组织、有系统、有秩序地顺利开展，使运行环境安全可靠，会计人员职责明确，作业方式有据可依，会计信息准确及时。
2．充分满足企事业单位内外会计信息使用者的需要
会计软件的功能很多，通用会计软件经过初始化设计可以成为每一个企事业单位所适用的软件，只要作业设计合理，各种会计信息均可由会计电算化信息系统提供。会计电算化制度设计是对软件中科目的设置、部门项目的设置、核算方法的设置、信息输出方式的设置、报表内容的设置以及各子系统数据传递关系的设置等所做的科学、具体的设计。把企事业单位的核算方式、管理要求等都融入到了会计软件中，电算化信息系统所提供的信息能够更充分地满足各个会计信息使用者的需要，为企事业单位加强管理提高效益服务。
3．有效防止舞弊行为，保护资产的安全完整，为会计监督和开展审计工作创造条件
会计电算化制度设计将内部控制制度贯穿于会计电算化工作的整个过程，起到堵塞漏洞、防止贪污舞弊的作用。
4．为会计电算化操作创造良好环境，保证信息的安全可靠
与传统的手工核算相比，会计电算化信息系统潜伏的问题比手工下的会计信息系统更多，各种有意无意的差错都有可能发生，给单位带来危害。因此，会计电算化制度设计为会计电算化工作中的每一个环节、每一个操作程序均应设计完善的内部管理制度，如机房管理、病毒防范、操作规程等等，以防止发生差错，保证信息的安全。
（二）会计电算化制度设计应符合的要求
会计电算化制度是会计制度的一个组成部分，设计科学的会计电算化制度除应符合会计制度设计的一般要求外，还应结合会计电算化信息系统的具体特点达到以下要求。
1．保证会计信息的安全可靠
应设计详细的内部控制制度，做到：进入系统的数据要有凭有据，数据进入系统后要确保其安全可靠，能及时防错、查错、纠错，保证提供正确的会计数据；对各种意外事故，有预防与补救措施，使提供的会计信息安全可靠。
2．做到既满足单位使用又简便易行
会计软件功能很多，但各单位对它的要求不同，因此，在设计会计电算化制度时应从实际出发，结合单位管理的特点和需要，制订设计出适合本单位使用的会计电算化制度。
3．兼顾会计电算化信息系统各子系统之间的关系，遵循系统性原则，使整个系统实施最优化
系统性原则是指以包括整体观点、关联观点、发展观点、最优观点在内的系统观点来进行会计电算化工作设计。会计电算化信息系统包括多个子系统，各子系统之间都有一定的联系，在设计某一子系统作业流程时，必须从整个会计电算化系统出发，考虑到与其他子系统的连接性能，使逐个实施的其他子系统全部完工后能组成高质量的完整的会计电算化信息系统，而不能只考虑单个子系统的优化，以至于影响整个系统的完美结合和质量。例如：在使用会计软件的各个子系统时，应遵循一定的顺序：先启用采购和销售系统，然后是库存和存货系统，总账、工资、固定资产系统可同时应用，最后启用应收、应付和成本系统。但是，如果各个系统没有同时启用或按顺序启用，那么后启用系统的一些功能可能会因其他系统的启用而受到限制。所以，在设计会计电算化制度时，要合理规划本单位各项信息内容，规范本单位的管理模式，了解各种业务活动之间的联系，得出最佳的设计方案。
4．满足财会人员易学易用、操作方便的要求
会计电算化信息系统的使用者是会计人员，他们的计算机操作水平相对不高，因此，系统的作业流程设计必须尽可能方便操作。例如在凭证类别设计时，如果只要设计一种凭证就可以满足使用，则不必设更多的类别；能在一个子系统中解决的问题，就不要放到其他子系统中解决，各子系统之间过多的联系，有时不便操作，也不便于会计电算化工作的推广。
三、会计电算化制度设计的基本内容
（一）会计电算化内部控制系统的意义与特点
自从会计电算化数据处理系统产生之后，就提出了对会计电算化数据处理系统的控制问题。在手工处理条件下，所有的会计处理都由人工完成，对会计系统的内部控制，主要是通过不相容职务的分离和实行业务的分割来实现的。面对会计电算化的新形势，如何搞好内部控制，保证会计数据和有关资产的安全完整，是会计制度设计的一个重要组成部分。
在西方国家，从会计电算化数据处理系统的应用开始，在不长的时间里，一些运用会计电算化的银行、保险公司和投资公司等金融机构，受到来自计算机犯罪的严重损害，轻者造成财产和信誉的损失，重者濒临倒闭。时至今日，电脑犯罪有愈演愈烈之势。因此，如何保证计算机系统的安全，加强计算机系统的内部控制，是会计制度设计中要关注的重要问题。同时会计电算化已从单纯的提供财务信息转变为对经济活动会计处理过程的控制，具备了信息系统和控制系统的特征。会计电算化内部控制系统的存在，必须以会计电算化数据处理系统的存在为前提，并依靠会计电算化信息系统的运行进行控制活动。
会计电算化内部控制系统，也叫电子数据处理会计内部控制系统，它涵盖了会计信息系统与内部控制的关系，延伸了内部控制在会计信息系统中的应用。内部控制是指一个企业在保护资产、检查会计数据正确性和可靠性、提高经营管理效率，以及在促进遵守经营管理政策方面，所制定的组织机构方案和相应采取的全部方法、措施，它包括会计控制和管理控制。
在传统的手工会计系统中，内部控制系统对保证经济活动的合理性、合法性，保证经济信息的准确性和可靠性有着决定性的意义。表现在：第一，通过建立以岗位责任制为中心的责任控制约束机制，将会计部门划分为不同的核算组，互相监督、互相制约；第二，明确钱、账、物分管原则，既保证财产物资的安全和完整，同时又可避免会计记录被篡改而丧失真实性；第三，坚持经济业务分割办理原则，使得一项经济业务的办理在几个程序之间互相牵制、互相印证，并避免舞弊行为的发生；第四，通过建立良好的账、证、表核对制度，既能保证产生可靠的会计信息，又能有效地促进业务处理的正常进行。
在会计电算化数据处理系统条件下，传统会计的工作组织、处理程序、核对制度、数据修改、信息存储方式都发生了很大的变化。它需要把手工系统的信息转换为机器可读的形式，它需要以被多次调用的数据文件产生各种信息的准确性为前提，它需要自行处理而非人可直接接近的维护和检查运行系统。这样，建立严格的会计电算化控制制度，就成为会计电算化制度设计的重要问题。
会计电算化的出现，不仅使传统手工会计工作的组织机构、处理程序发生了重大变革，而且在会计信息系统的控制和管理方式上也发生了重大的改变，并具有如下特点。
1．会计电算化内部控制系统的控制机能是由人和电算系统共同完成的
尽管会计电算化信息处理是一个自动化过程，但它只控制经济业务及信息过程和结果，而不控制其开始。最为突出的表现在于：原始数据的生成、审核和编码是电算化系统内部无法承担并处理的，往往需要由财会人员手工完成。只有财会人员将在一定控制下产生的数据输入计算机后，才能获得真实可靠的会计信息。因而，在实现对电算化系统全过程的控制，离不开电算化会计内部控制系统，更离不开人的积极作用。
2．会计电算化内部控制系统的控制过程具有规律性
电算化系统的内部控制点是由人设定的，在控制点上的控制过程也是由人事先按科学的方法规定的，因而，大量的信息在任何时间通过控制点都要接受监督，这样就使得会计电算化系统控制过程具有明显规律性。但这样也带来一个问题：对于特殊业务的处理，如支票的保管和使用，就不能按其他业务控制的规律来处理，而要另辟蹊径，专门在会计电算化系统内部建立有别于其他原始凭证业务的支票处理及控制系统。这也说明，会计电算化只要不进入智能处理时代，其控制系统的应用就缺乏一定的灵活性。
3．会计电算化内部控制系统的控制形式与信息处理同时进行
由于控制系统在会计软件开发时就被置定于整个电算化系统中，所以在应用时，电算化就对有关会计信息边处理边控制，一旦发现信息存在问题就提示用户，并停止进行下一步骤的处理；在用户按系统要求对信息进行修改调整后，再继续下一步骤的信息处理。这种控制形式具有不同于传统手工会计作业的明显特点。
4．会计电算化内部控制系统的控制内容并不限于软件系统内部
一提到会计电算化内部控制系统，人们的眼光往往就会盯住一个信息处理的会计软件包，试图在软件系统内寻找建立、健全内部控制系统的办法。实际上，会计电算化内部控制系统涉及会计组织的重新组合，涉及仪器设备和机房设备的科学管理，涉及计算机程序和文件的维护等等。这些内容并不是软件系统可以自行控制的，而需要人在软件外部的环境中加以控制。
5．寓于会计软件系统内部的控制行为自动化不允许人的接近
在解释这一点时，需要强调：系统控制行为自动化既不包括在控制数据开始时人直接参与的阶段，也不包括环境控制中人作为主体控制的行为。它仅指会计信息被录入计算机后到信息输出这一过程行为的自动化。在这一过程中，如果允许人的参与，那么各环节中的信息就会存在被篡改的可能，这样输出的信息将无真实、可靠之言。因此，人们设计的内部控制系统往往具有封闭性，在这种封闭的系统内部，控制系统执行控制职能的同时，对于非法信息通过计算机自动提示，允许用户修改调整，直到合法为止。
（二）会计电算化信息系统内部控制制度设计的内容
会计电算化信息系统内部控制制度，是指为确保会计信息计算机处理结果的准确性、处理过程的一贯性和自动性、处理环境的稳定性和安全性，而建立起来的对会计电算化系统的管理组织和应用过程进行相互牵制、相互联系的一系列具有控制职能的措施的规定的总称。这个系统创造了良好运行环境，保证其运行安全、可靠。会计电算化信息系统内部控制制度设计主要包括以下内容：管理控制，操作控制，系统开发控制，安全性控制等。
（三）会计电算化信息系统作业制度设计的内容
会计电算化信息系统作业方面的制度，包括会计软件每个子系统的初始化和日常处理以及各个子系统之间的数据连接、共享等。会计电算化信息系统作业制度设计主要有以下内容。
（1）软件各子系统初始化设计。系统初始化主要包括系统参数设置、科目设置、输入账户余额、输入银行往来账余额、输入客户往来账余额以及科目类型设置功能。
（2）软件各子系统日常处理的设计。在初始化账务子系统之后，接着就可以进行日常账务处理了。日常账务处理以会计月份为基本单位。一个会计月份处理完毕（结账之后），便可以输入和处理下一个会计月份的记账凭证信息。日常账务处理过程设计如下：①输入和修改记账凭证；②凭证复核；③科目汇总，记账；④月末处理，包括月末转账、试算平衡、对账、结账等处理；⑤打印账簿和报表；⑥银行对账。
在日常账务处理设计中，凭证复核、凭证记账、结账是三个关键性操作，为了使系统处理具有较大的灵活性，允许在凭证复核、记账、结账之后，取消复核、取消记账和取消结账分别恢复到凭证、凭证记账之前或者结账之前的状态，但只能由专人进行这些操作。
（3）会计软件各子系统之间数据传递、共享的设计。
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